Vad är ett W-3-formulär?

Har du anställda? Då vet du att en del av ditt arbetsgivaransvar inkluderar den årliga rapporteringen av anställdas löner och skatter på formulär W-2. Och ingen form W-2-rapportering är komplett utan dess pålitliga sidekick, Form W-3. Vad är en W-3-form?

Vad är en W-3-form?

Formulär W-3, överföring av lön- och skatteuppgifter, är ett formulär W-2 medföljande dokument som sammanfattar information om formulär W-2. IRS-formuläret W-3 tillhandahåller en sammanställd lista över anställdsinformation som ingår i alla formulär W-2. W-3-formuläret är inte en fristående form, utan bara arkivera det med kopior av alla dina formulär W-2.

Formulär W-3 visar skattemyndighetens totala belopp som du betalat till alla dina anställda, samt den totala federala inkomsten, socialförsäkringsskatten och Medicare-skatten som du innehöll från dina anställda. Det berättar också skattemyndigheterna om antalet personer du anställer och anger det totala antalet blanketter W-2 som du lämnar in det.

Som du vet har Form W-2 många exemplar som går till din anställd, Social Security Administration (SSA) och tillämpliga statliga skattemyndigheter. Här är en sammanfattning av vilka formulär W-2-kopior går där:

1. Kopia A: SSA
2. Kopia B: Anställd
3. Kopia C: Anställd
4. Kopia D: Dina register
5. Kopia 1: Stat, stad eller lokal skatteavdelning, om tillämpligt
6. Kopia 2: Anställd

Å andra sidan finns det bara en kopia av Form W-3, och den går till en part: SSA. Och du måste skapa och behålla en kopia av formuläret – tillsammans med kopia D av formulär W-2 – för dina register.

Skicka formulär W-3 även om du bara lämnar in ett formulär W-2 till SSA.

Så, vad är syftet med W-3-skatteformuläret? Form W-3 verifierar noggrannheten för dina formulär W-2. Form W-3 ger också en formell avstämning av dina kvartalsskattbetalningar för året.

Information du behöver för att fylla i W-3-skattformuläret

För att fylla i formulär W-3, du behöver grundläggande affärsinformation, inklusive ditt företags juridiska namn, federala arbetsgivaridentifieringsnummer (FEIN eller EIN) och postadress.

Dessutom behöver du dina löneregister och formulär W-2. Dina löneregister, till exempel ditt löneregister och den senaste löneinformationen, visar anställdas bruttolöner, skatt och avdrag som hålls kvar och nettolön.

I stället för att mata in information direkt från formulär W-2, korsreferera din formulär W-2-information med dina löneregister för ytterligare verifiering. På så sätt kan du bekräfta att formulär W-2-informationen är korrekt innan du fyller i formulär W-3.

Instruktioner för formulär W-3

Att fylla i och arkivera formulär W-3 är ganska enkelt bearbeta. Formuläret har en liknande inställning som Form W-2.

Rutor a-h ber om arbetsgivarinformation. Rutorna 1-19 frågar om den totala löne- och skatteinformationen för alla anställda. Det finns också fyra omnumrerade och omärkta rutor längst ner som ber om kontaktinformation från arbetsgivaren.

Här är en översikt över hur du fyller i ett W-3-formulär, per ruta:

• a: Kontrollnummer
• b: Typ av betalare / Typ av arbetsgivare / Sjuklön från tredje part (om
• tillämpligt)
• c: Totalt antal blanketter W-2
• d: Företagsnummer
• e: Arbetsgivarens identifieringsnummer
• f: Arbetsgivarens namn
• g: Arbetsgivarens adress och postnummer
• h: Annan EIN som används i år
• 1: Löner, tips, annan ersättning
• 2: Federal inkomstskatt kvarhållen
• 3: Socialförsäkringslön
• 4: Socialförsäkring skatt kvarhållen
• 5: Medicare löner och tips
• 6: Medicare skatt kvarhållen
• 7: Socialförsäkringstips
• 8: Tilldelade tips
• 9: tomt
• 10: beroende vårdförmåner
• 11: icke-kvalificerade planer
• 12a. Uppskjuten ersättning
• 12b. Tomt
• 13: Icke kvalificerade planer
• 14: Inkomstskatt som hålls kvar av betalaren av tredjeparts sjuklön
• 15: Statens och arbetsgivarens ID-nummer
• 16: Statslöner, tips etc.
• 17: Statlig inkomstskatt
• 18: Lokala löner, tips osv.
• 19: Lokal inkomstskatt
• Arbetsgivarens kontaktperson
• Arbetsgivarens telefonnummer
• Arbetsgivarens faxnummer
• Arbetsgivarens e-postadress

Hur man arkiverar

Du kan e-filformulär W-3 med formulär W-2 eller skicka formulär W-3 och W-2 till SSA. Tänk på att SSA uppmuntrar dig att e-filera dina formulär.

Tidsfrist

Formulär W-3 förfaller tillsammans med formulär W-2 senast den 31 januari. Om den 31 januari faller på en helg, skjuts tidsfristen till nästa arbetsdag.

Denna tidsfrist gäller både pappers- och elektronisk arkivering.

Åtgärdande av formulär W-3-fel

Fel på formulär W-2 kan påverka noggrannheten för formulär W -3. Om du upptäcker ett fel på formulär W-3, använd formulär W-3c, överföring av korrigerade löner och skatteuppgifter, för att rätta till misstaget.

Om du korrigerar ett formulär W-2 måste du också lämna in formulär W-3c.

Vill du inte hantera besväret med att skicka in blankett W-3? Patriots Full Service-löntjänster genererar och skickar in formulär W-3 på dina vägnar. Prova med en gratis testversion idag!

Den här artikeln har uppdaterats från dess ursprungliga publiceringsdatum den 20 mars 2012.

Detta är inte avsett som juridisk rådgivning; för mer information, klicka här.