Så här skickar du e-post till din professor (utan att vara irriterande AF)
Varje termin ser jag tweets och Facebook-inlägg. Mina professorvänner, de är irriterade. Deras elever vet inte hur man skriver e-post, säger de. Vad de egentligen menar är att deras elever inte vet hur man följer konventionerna för e-postetikett i akademin. Jag brukade också bli upprörd av studentens e-postmeddelanden. Tills jag insåg att det fanns en enkel förklaring till varför de inte visste hur de skulle skriva dem – de har faktiskt aldrig fått lära sig hur. *
Men nu har ingen lediga studenter ingen ursäkt, för de kan läs det här inlägget. Profs, dela det med dina elever. Studenter, dela det med dina vänner. Eller gör det inte och var den person i klassen din prof tycker om att få e-post från.
Här är en mall som du kan följa när du skapar din e-post till en professor. Varje element förklaras längre ner.
Kära professor Efternamn,
Detta är en linje som känner igen vår gemensamma mänsklighet.
Jag är i din klass Namn, sektionsnummer som möts den här dagen. Det här är den fråga jag har eller den hjälp jag behöver. Jag har tittat i kursplanen och på mina anteckningar från klassen och online och jag frågade någon annan från klassen, och jag tror att detta är svaret, men jag är fortfarande inte säker. Det här är den åtgärd som jag vill att du ska vidta.
Att skriva av med ett tack är alltid en bra idé,
Favoritstudent
Element # 1: Hälsning
Det är här du kan fastställa att du ser ditt förhållande till din professor som en professionell. Använd ”Kära” eller om det känns hemskt formellt för dig kan du använda ”Hej” eller ”Hej.” (”Hej” driver det. Se anmärkning om undantag nedan.)
Element # 2: Honorific
Det är här många studenter som oavsiktligt pekar rätt på sin professors känsliga ego och känsla för rättvisa i världen. Du tyckte inte att det här lilla ordet var en super big deal, men det är faktiskt för dem. En hedersbeteckning är en titel som används för att kommunicera respekt för en persons position. Oavsett om du som student faktiskt respekterar din professors auktoritet eller position är det en bra idé att agera som du gör. Det enklaste sättet att göra detta är att tala till dem som ”professor”. Om de har doktorsexamen kan du tekniskt kalla dem ”Dr.” men du är säkrare med ”professor”. Inte alla instruktörer har doktorsexamen (och många kommer inte ens att ha ordet professor i sin officiella titel), men om de undervisar en högskoleklass bor de i rollen som professor och kan tas upp som sådana. Bonusen av ”Professor ”Och” Dr. ” är att de inte kräver att du vet något om din professors könsidentitet eller civilstånd. Om du kallar din prof ”fru” eller ”Fröken”, herre hjälper dig.
Element # 3: Namn
Du kanske blir förvånad över hur ofta studenter missar sin professors namn. Det är ingen svår information att slå upp , människor. Det finns på din kursplan, det finns på avdelningswebbplatsen, det kan antagligen också vara Google. Använd deras efternamn. Skriv ut det hela. Stava det korrekt. Om det finns ett bindestreck i det, använd både namn och bindestreck ( detta faller verkligen under stavning av hela saken och stavning korrekt, men jag förstår det, det är ett speciellt fall och det orsakar mycket förvirring av någon anledning trots att det är 2016).
Undantag från # 1–3 (försök inte förrän du har kommit upp till pro-e-poststatus)
Du kan använda en mindre formell hälsning och adressera din professor med något annat än professor Efternamn i din e-post, om, och bara om du har fått ett mejl från dem där de använder en informell hälsning och undertecknar den med något annat än professor Efternamn. Till exempel när jag var medarbetare professor, skulle jag ofta skriva ut mina e-postmeddelanden ”Prof. P-S ”eftersom jag visste att mitt efternamn var långt och förvirrande för människor. Jag gillade det snarare när folk skickade mejl till ”Prof. P-S.” Men avvik inte från vad de kallar sig själva. Försök ALDRIG att använda ett förnamn såvida du inte har fått uttryckligt tillstånd att göra det. Om profilen kryptiskt signerar sina e-postmeddelanden med endast initialer, bäst att hålla sig till professor Efternamn. Gör inte under några omständigheter starta ett e-postmeddelande med ”Hej” eftersom vissa människor blir riktigt huffy om det.
Element # 4: Meningslös Nicety
Det gör aldrig ont att säga något som ”Jag hoppas du njuter av det vackra vädret idag, ”eller” jag hoppas att du hade en avkopplande helg, ”för att börja. Det visar att du ser din professor som en person som har något slags liv. Professorer gillar det när du ser dem som människor som har liv utanför klassrummet (hur avlägset det här kan likna sanningen). Det spelar ingen roll vad du säger här, det är mer ritualen av artigt intresse som räknas. Om du kan få det att gå ut som om du verkligen menar det, bonuspoäng för dig.
Element # 5: Påminnelse om hur de känner dig
Den här är nyckeln, speciellt om den är första gången du kontaktar din professor.Du kan inte lita på dem att komma ihåg ditt namn från deras listor eller att kunna sätta ditt ansikte med ditt namn. Om det finns något distinkt med dig som skulle jogga deras minne och få dem att se dig gärna, inkludera det. Till exempel ”Jag stannade efter lektionen för att fråga dig om läsningen en gång,” eller ”Jag sitter på första raden och har blått hår,” vad som helst. Om du inte har träffat dem ännu, förklara önskat förhållande till dem, till exempel ”Jag är intresserad av att anmäla mig till din klass nästa termin.” Om du är ganska säker på att de kommer att känna dig med namn kan du utelämna detta. Men vissa prof är mycket dåliga i att komma ihåg namn, så du kan lika gärna kasta dem ett ben här. självmedveten och empatisk nog för att inte få dig att memorera några namn för tentor i deras klasser.)
Element # 6: Den verkliga anledningen till din e-post
Detta är hela anledningen till att du skickar e-postmeddelandet, så gör det bra. Det viktiga här är att komma in och komma ut, samtidigt som du är artig. Ange noggrant vad du behöver från professorn utan att erbjuda en massa ursäkter eller gå in i alltför stora detaljer eller låta som om du ställer krav. Om du inte kan förklara varför du mailar i en mening eller två, överväg att boka ett möte för att träffa professorn personligen. att prata om X. Vad skulle vara en bra tid för det? ” Om de inte kan träffas och bara vill diskutera det via e-post kommer de att meddela dig.
Element # 7 och 8: Det är här du bevisar att du är en underbar person
Det finns en t-shirt till salu på internet som säger ”Det finns i kursplanen.” Tänk en stund på varför det finns en marknad för den här produkten. Ett stort antal mejl som skickas till professorer av studenter söker information som redan har kommunicerats av professorn. Innan du ens skickar e-postmeddelandet bör du faktiskt kontrollera kursplanen och din anteckningar (och klasswebbplatsen om det finns en) för att se om din fråga verkligen har besvarats där. Det gör inte ont att fråga någon annan från klassen också – det är därför du bör försöka få åtminstone en klasskamrats telefonnummer eller e-postadress under den första veckan. Om du faktiskt har gjort alla dessa saker och du fortfarande har en fråga kommer din kontakta professorn faktiskt att ge användbar information till dem om att de kanske inte har varit tydliga om något.
Om du kan försöka svara på din egen fråga, och du visar dig vara rätt, sparar det lite tid i deras svar. Om du till exempel skriver för att sätta upp ett möte kan du säga, ”Det står i kursplanen att du är ute istimmar är tisdagar klockan 15.00. Kan jag komma denna tisdag klockan 3:15? ” Detta visar också att du tänkte på det hela i mer än två sekunder innan du bestämde dig för att ta upp deras e-postläsningstid.
Element # 9: Super artig omformulering av din begäran
Om du ställer en fråga som du behöver svar på kan du säga något som ”Om du skulle kunna meddela mig så snart som möjligt, skulle jag verkligen uppskatta det.” Om du behöver dem för att fylla i ett formulär, eller kontakta någon för dina räkning, eller göra något som kräver mer åtgärder än att bara svara på din e-post, ange det mycket tydligt här. Detta hjälper dem att lägga det på sin att göra-lista och få det gjort.
Element nr 10: Avloggning
Om du inte är säker på hur du ska logga ut ett e-postmeddelande är ”Tack” nästan alltid lämpligt. Du kan göra ”Bäst” eller ”All the best” eller ”Med vänliga hälsningar” eller vad som helst, men någon form av tack här gör dubbla plikter som både avloggning och uttryck för tacksamhet.
Det dolda Element # 11: Uppföljningen
Om din professor inte har svarat på din e-post och sociala ledtrådar säger att de förmodligen menade det nu, kan du skicka en mild uppföljning. Du kan formatera uppföljningen med alla element här, men du kan lägga till i ”Bara följa upp min tidigare e-post”, precis innan du kommer till Element # 6. Du behöver inte gnugga det genom att de glömde att skicka tillbaka dig via e-post, de kommer att få poängen (och om de verkligen glömmer kan de må dåligt). Om de inte skickade tillbaka dig avsiktligt har du förmodligen redan irriterat dem första gången, och du kan lika gärna vara så artig som möjligt med uppföljningen. När är det säkert att skicka en uppföljningspåminnelse? Du måste mäta detta baserat på hur snabbt de vanligtvis svarar på saker och hur stort ditt behov av svar verkligen är. Om det kan vänta en vecka, låt det vänta en vecka (eller tills du ser dem personligen).
Varför något av detta betyder
Att lära sig att skapa professionella e-postmeddelanden är en färdighet du kan ta med dig in i den så kallade verkliga världen. En artig och omtänksamt konstruerad begäran är mycket mer sannolikt att få den typ av svar du vill ha. Och låt oss inse det, professorer är människor med känslor som bara vill behandlas som sådana.
Du kanske tror att professorer som är irriterade över e-postmeddelanden från studenter är överkänsliga och lata (det är deras jobb att hantera den här skiten, eller hur?). Och du kanske har rätt. Men tänk på att även om du bara har några professorer samtidigt kan de ha hundratals studenter. De får möjligen samma fråga från tio olika personer. De kan vara en adjungerad professor som faktiskt bara får betalt för de timmar de spenderar i klassrummet (och de får inte särskilt mycket för det ens). De kan ha upplevt ett mönster för att få mindre respekt från människor baserat på deras kön eller ras. Gör din e-post till den de inte bryr sig om till sina vänner. Nu vet du hur.
* Detta bekräftades för mig när jag intervjuade ett gäng av mina tidigare studenter om hur de fick reda på hur man navigerar i elektronisk kommunikation i sin college-karriär. De som kände sig självsäkra och effektiva var de som hade haft mycket erfarenhet av att interagera elektroniskt med vuxna utanför sin familj innan de någonsin kom på college. Vi behöver inte gå in på de sociologiska dimensionerna av vem som mest sannolikt har haft sådana möjligheter, men du kan antagligen fylla i tomrummen.