Så här organiserar du din Gmail-inkorg på 15 minuter: Sjutton hemligheter

En genomsnittlig anställd spenderar 1/3 av sin kontortid på e-post. Med $ 142 000 (genomsnittlig lön för teknikarbetare i Bay Area) betalar vi anställda $ 47 000 per år för att hantera sina inkorgar!

Det är inte ens den värre delen. Varje gång du slutar göra det för att kontrollera din e-post tar det cirka 23 minuter att få tillbaka ditt fokus.

Den fula sanningen är: människor kommer att fortsätta nå ut till dig oavsett om du gillar det eller inte . Och det är inte så lätt att ignorera den olästa popupen.

Du spenderar timmar på att sikta genom e-postmeddelanden och bestämma vad du ska göra och faktiskt hantera dem så småningom – i slutändan spenderar du mycket mer tid i din inkorg än vad du ursprungligen hade planerat. är den bästa vägen ut.

Det här inlägget berättar hur du organiserar din Gmail-inkorg så att det är mer ett produktivitets- och samarbetsverktyg och inte en distraktion.

Lägg till mer relevanta e-postmeddelanden på toppen

Behöver du verkligen alla nya e-postmeddelanden högst upp i inkorgen? Jag är säker på att du inte läser dem alla direkt.

Ett bra sätt att hålla din inkorg organiserad är att placera relevanta e-postmeddelanden högst upp, till exempel de som är markerade som viktiga eller stjärnmärkta.

Gmail ger dig fem alternativ för att organisera din inkorg.

• Gå till dina inställningar (kugghjulsikonen högst upp)
• Klicka på rullgardinsmenyn nästa till inkorgstyp.

Och här är vad var och en av dem betyder:

Standard: Den visar e-postmeddelandena i den ordning de kom in – layouten vi ser varje dag.

Viktigt först: Gmail använder sin egen förutsägelse för att avgöra vilka e-postmeddelanden som är viktiga och placerar dem högst upp på din inkorg med en gul markör. Allt annat går under det.

Oläst först: Den här inställningen visar olästa e-postmeddelanden ovanför de senaste e-postmeddelandena. Detta är särskilt användbart om du använder läst / oläst som en att göra-lista.

Stjärnmärkt: Detta är för de som använder stjärnor för att prioritera sin inkorg. De stjärnmärkta meddelandena visas först, följt av allt annat.

Prioriterad inkorg: Gmail lär sig vilken typ av e-post du interagerar mest med och placerar dem högst upp i inkorgen. Det här är bra för människor som måste hantera många e-postmeddelanden varje dag.

Detta är ett av de Gmail-organisationstips jag kan garantera. Det har gjort underverk för mig när det gäller att hålla bort e-postmeddelanden som jag inte vill ta itu med direkt.

Bli av med flikar du inte använder mycket

Du don jag måste ha alla de fem flikarna i Gmail. Du kan inaktivera de du inte använder mycket. Den enda fliken du inte kan inaktivera är fliken Primär.

Här är vad du måste göra:

• Klicka på Inställningar.
• Från rullgardinsmenyn , klicka på Konfigurera inkorg
• Välj flikar du vill aktivera eller inaktivera.

Var uppmärksam här: Om du inaktiverar en flik visas dess meddelanden på fliken Primär. Ta alltid bort de som inte får många e-postmeddelanden. En upp för Gmail-organisation!

Använd etiketter för att ordna Gmail

Gmail är ett etikettbaserat system. Inkorgen, papperskorgen, utkast – är tekniskt etiketter.

Etiketter är ett utmärkt sätt att organisera Gmail. De är som taggar som du kan lägga till i e-postmeddelanden du skickar eller tar emot. Det fantastiska är att du kan lägga till mer än en etikett i ett e-postmeddelande. En annan funktion du skulle älska är möjligheten att lägga till färger i etiketter.

Du kan också låta Gmail tillämpa etiketter på e-postmeddelanden när de anländer, vilket sparar dig manuellt. Du kan till exempel ha alla e-postmeddelanden från dina advokater märkta som dokument. Allt du behöver göra är att skapa ett filter.

Relaterat inlägg: Allt du behöver veta om Gmail-etiketter

Automatisera e-postmeddelanden som ska tilldelas ditt team (utan vidarebefordran)

Ett stort antal e-postmeddelanden du får kräver att någon annan från ditt team arbetar med dem.

Den vanliga åtgärden när du vill organisera Gmail är att sända via e-post och vidarebefordra dem till lagkamrater – ett absolut slöseri med tid.

Om du delegerar många e-postmeddelanden till ditt team måste du prova Hiver. Du kan ange villkor baserat på vilka e-postmeddelanden som automatiskt tilldelas dina lagkamrater.

Till exempel, säg att du har en lagkamrat som ser efter alla e-postmeddelanden från din leveranspartner. Med Hiver kan du automatiskt tilldela alla inkommande e-postmeddelanden från deras e-postadress.

Du får också möjlighet att ange flera villkor, till exempel avsändarens e-post och ett specifikt ord i ämnesraden.Möjligheterna är i princip oändliga. Testa det

Sluta skriva e-postmeddelanden för interna konversationer

Det enda sättet som vi alla översvämmer vår och våra lagkamrats inkorgar – skicka e-postmeddelanden för saker som mycket väl kan göras annars.

Om ett ämne har många aspekter som måste förklaras eller diskuteras, ta det till ett personligt möte. Om det i sista minuten avbryts möten, möten eller intervjuer, berätta för dem personligen eller använda telefonen.

Om inget annat ser tillräckligt genomförbart ut, finns det en utväg som fungerar som en charm varje gång – E-postanteckningar.

Anteckningar är meddelanden som du kan skriva till dina lagkamrater och de visas precis bredvid e-posttråden du diskuterar (till skillnad från Slack eller Hangouts där du måste berätta för folk vilken e-post du vi pratar om och vad som hände och allt detta).

Till skillnad från chatt kan du alltid gå tillbaka och se vad du samtal om en tråd – du tappar aldrig sammanhang.

Du kan använda anteckningar för att utbyta klientinformation, erbjuda tips eller i princip allt som inte innebär att skriva en hel historia. Varje steg mot att rensa inkorgen är värt det.

Arkivera e-postmeddelanden som du inte behöver inom en snar framtid

Många gånger tar vi inte bort e-postmeddelanden bara för att vi kan behöva dem senare. Och sedan fortsätter de att staplas upp som om det inte finns någon morgondag.

Till exempel, varje gång du köper något från en leverantör skickar de dig ett kvitto. Du behöver inte dem nu men de kan komma till nytta när du gör dina konton i slutet av året. Det är här arkiveringsfunktionen spelar in.

Arkivering tar inte bort din e-post utan tar bort den från din inkorg. De är fortfarande sökbara. Din Gmail-inkorg är bättre organiserad. Alla vinner!

Välj ett e-postmeddelande och leta efter den filliknande ikonen högst upp. Klicka på den och du är klar.

Du kan också automatisera arkivering med hjälp av filter – jag förklarar detta i nästa punkt .

Använd filter för att automatisera vanliga åtgärder

Gmail har en riktigt stark filtreringsförmåga. Du kan filtrera e-postmeddelanden efter ämne, avsändare, mottagare, innehåll och mer. När du har filtrerat meddelandena kan du instruera Gmail vad du ska göra med dem – märka dem, ange prioritet, avgöra om e-postmeddelandena kommer till din inkorg.

Vad du absolut kommer att älska är automatiserad filtrering . Du kan ställa in kriterier och åtgärder – varje e-post som uppfyller kriterierna hanteras av Gmail automatiskt.

Allt du behöver göra är att starta en avancerad sökning. Klicka på den grå pilen längst till höger i sökfältet.

Och en rullgardinsmeny öppnas.

Skriv in en e-postadress och klicka på ”Skapa filter med den här sökningen” längst ned till höger i popup-fönstret.

Om du till exempel får en massa nyhetsbrev som du inte har något intresse av kan du skapa ett filter som automatiskt arkiverar alla e-postmeddelanden som kommer från den adressen.

Sätt som du kan använda filter för att organisera Gmail:

• Stjärna varje e-post från någon viktig (säg din bank )
• Vidarebefordra e-post automatiskt från en viss adress
• Arkivera e-postmeddelanden som innehåller ett visst ord (säg Gratis test)

Med rätt filter sparar du enkelt timmar varje vecka. Kolla in den här uttömmande guiden till Gmail-filter

Experimentera med Gmail Advanced (du skulle gärna ha flera inkorgar)

Om du inte har använt Gmail Advance tidigare (tidigare Labs) är det första du behöver veta att det är en testplats för Google. De framgångsrika fortsätter att bli standardfunktioner för Gmail och andra kan hängas – men det är definitivt värt att ge ett skott.

Den enda funktionen som har varit en del av Gmail Advanced i flera år är flera inkorgar. Det låter dig skapa flera rutor, var och en utformad för att visa en viss kategori av e-postmeddelanden, baserat på e-posttyp, ämne eller personlig preferens.

Du kan ha e-postmeddelanden från en viss avsändare eller e-postmeddelanden som innehåller en viss etikett visas i en separat postlåda.

Du kan till exempel lägga till etiketter som behovssvar, att göra, projektlogg och veckoläsning – alla e-postmeddelanden med en viss etikett visas i respektive inkorg:

Här är en praktisk video om du vill organisera Gmail med flera inkorgar.

Ställ in skrivbordsaviseringar för nya e-postmeddelanden

Om du har en kundinriktad roll är vi ganska säkra på att du får många e-postmeddelanden varje dag. Om du föredrar realtidsengagemang rekommenderar vi starkt att du ställer in skrivbordsaviseringar. På det här sättet ser du meddelanden dyker upp längst upp till höger på skärmen varje gång du får ett nytt e-postmeddelande.

Så här aktiverar du skrivbordsaviseringar:

• Gå till dina inställningar (kugghjulsikonen högst upp)
• I allmänhet inställningsmenyn, bläddra till ”Skrivbordsaviseringar” och klicka på alternativknapparna för att aktivera dem.

Pro tips: Ibland kan skrivbordsaviseringar bli irriterande såväl som störande. För att undvika att hamna i den här fällan aktiverar du skrivbordsaviseringar för e-postmeddelanden som bara är markerade som ”Viktigt.”

Slå på Nudges

Tack vare massor av skräppostmeddelanden är det ofta mycket lätt att missa ett viktigt e-postmeddelande på Gmail. Nudge är en algoritm i Gmail som tar tillbaka e-postmeddelanden till toppen av din inkorg när ett svar inte har skickats skickas av dig eller en mottagare. Det är bra om du behöver ständiga påminnelser för att skicka svar eller uppföljningar till viktiga e-postmeddelanden.

Nudges i Gmail är av två slag:

• Föreslå e-postmeddelanden att svara på: E-postmeddelanden som du kanske har glömt att svara på visas högst upp i inkorgen.
• Föreslå e-postmeddelanden att följa upp: Skickade e-postmeddelanden som du kan behöva följa upp visas kl. högst upp i inkorgen.

Du kan slå på / stänga av Nudges under fliken ”Allmänt” i dina inställningar.

Stjärna viktiga meddelanden

Gmail försöker alltid göra sitt bästa för att upptäcka vilka e-postmeddelanden (båda individuella meddelanden såväl som trådar) är viktigare för dig än de andra. Vanligtvis framhävs dessa med ”Viktighetsmarkörer” (en gul pil bredvid stjärnan).

Fram till nyligen hade Gmail pekare i appen som klargjorde varför ett e-postmeddelande var markerat som viktigt, i motsats till ”viktigt enligt vår magiska sås” att det står nu.

Även om Gmail fortfarande är bättre att markera de flesta viktiga e-postmeddelanden korrekt, finns det tillfällen att det fortfarande lyckas få saker fel.

För att få algoritmen att fungera bättre för dig, se till att du taggar viktiga meddelanden själv – så kommer algoritmen så småningom snabbt att fånga upp. Ett sätt att göra detta är att manuellt lägga till / ta bort viktmarkörer. Ett annat sätt att göra det här är genom att stjärna meddelanden.

I Gmail används stjärnor för enskilda meddelanden i en enda tråd, medan viktighetsmarkörer används för hela e-posttrådar. Stjärnor och viktighetsmarkörer hjälper dig också att organisera Gmail-sökningar snabbare, så att ta sig tid att lägga till dessa är definitivt värt det.

Mu te Konversationer

Om du är trött på att fastna i e-postkonversationer mellan medarbetare / kunder som inte nödvändigtvis involverar dig? Då är funktionen ”Stäng av konversationer” i Gmail bara för dig.

Stäng av en konversation i Gmail och du ser inga fler meddelanden relaterade till den i din inkorg. Alla e-postmeddelanden som läggs till i konversationen efter att du har tystnat lagras fortfarande i ditt Gmail-konto men arkiveras automatiskt. Du kan fortfarande söka efter konversationen och visa nya meddelanden.

Om du vill stänga av en konversation i Gmail öppnar du konversationen och klickar sedan på rullgardinsmenyn ”Mer”. Välj ”Ignorera” från listan och konversationen arkiveras.

Alla nya meddelanden som skickas till konversationstråden visas inte i din inkorg men kommer läggs till i arkivet.

Proffstips: För att hitta dämpade konversationer snabbare, skriv ”is: muted” i sökfältet i Gmail.

Du kan alltid stänga av ljudet för en konversation. , sök bara efter den avstängda konversationen och ta bort etiketten ”Dämpad” från e-posttråden.

Använd Gmails alternativ för smart svar och smart skrivning

Gmails ”smarta svar” -funktion visar förslag svar med korta fraser baserat på innehållet i e-postmeddelandet du fick.

Du kan aktivera Smart svar för Gmail från fliken Allmänna inställningar.

Genom att använda den här funktionen kan du klicka på det föreslagna korta fraser som du vill använda som svar och skicka det som det är, eller redigera svaret innan du klickar på skicka.

Detta är särskilt användbart om du behöver aktivera snabba svar på dina e-postmeddelanden.

Smart Compose bygger tanken på Smart Reply men hjälper dig att skriva svar i full längd på dina e-postmeddelanden i motsats till bara korta fraser.

(bild med tillstånd: Google-bloggen)

Du kan aktivera Smart Compose från fliken Allmänna inställningar i Gmail.

Pro-tips: Använd alternativet Smart Compose Personalization för att låta Smart Compose-alternativet anpassa sig till din skrivstil och förbättra skrivförslag.

Du kan aktivera Smart Skriv personalisering från fliken Allmänna inställningar i Gmail.

Svara på e-postmeddelanden snabbare med Canned Respons

Om du tycker att du skriver ut samma typ av e-postsvar till flera kunder eller medarbetare, bör du överväga att sätta in g upp Konserverade svar (mallar).

Konserverade svar är e-postmallar som låter dig svara på e-postmeddelanden med förutbestämd text.

Du kan aktivera mallar från fliken ”Avancerat” i Gmail-inställningar.

Aktivera Ångra skicka

Detta måste vara en av de smidigaste Gmail-funktionerna. Om du någonsin har skickat ett e-postmeddelande till en oavsiktlig mottagare eller gjort ett skrivfel i ett e-postmeddelande är du inte främmande för den olyckliga förlägenhet som orsakats av din gaffe.

Lyckligtvis har Gmail ett alternativ för ångra skicka som låter dig ”avsända” e-postmeddelanden i upp till 30 sekunder efter det att de har skickats.

Du kan aktivera det här alternativet på fliken Allmänna inställningar i Gmail-inställningar.

När du har aktiverat detta behöver du inte få panik över en fel mottagare eller ett skrivfel. Istället har du nu mellan fem och 30 sekunder på att ”avsända ”Din e-post och vidta åtgärder för att rätta till dina fel.

Aktivera svävaråtgärder

Med det nya utseendet på Gmail presenterades i april 2018 introducerade Gmail Hover-åtgärder. Håll muspekaren över alla e-postmeddelanden i inkorgen så ser du en samling knappar.

Dessa knappar också kallad Hover Actions låter dig snabbt agera på ett e-postmeddelande med ett enda klick. Du kan arkivera e-postmeddelanden, radera dem, markera dem som olästa eller till och med snooze dem. Det är en liten funktion som gör att interagera med e-postmeddelanden mycket snabbare.

Hover Actions kan aktiveras från fliken Allmänt i Gmail-inställningar.

Utsätt e-postmeddelanden för senare

På tal om svävaråtgärder i Gmail har du nu också alternativet Utsätt e-postmeddelanden. Det här alternativet tar bort e-postmeddelanden från din inkorg bara för att ta tillbaka dem senare, vilket är perfekt för allt du behöver agera så småningom men inte kan agera just nu.

Funktionaliteten är enkel: klicka bara på snooze-svävarfunktionen och välj när du vill se e-postmeddelandet igen. När tiden är ute visas meddelandet i din inkorg.

Några verktyg för att komma igång

Hiver – Delegera e-postmeddelanden som uppgifter automatiskt. Skriv anteckningar (och inte e-postmeddelanden) för interna konversationer. Använd e-postmallar.

Sanebox – Prioriterar och sammanfattar meddelanden genom att analysera deras rubriker. Registrerar oviktiga e-postmeddelanden under en ”SaneLater” -etikett så att du kan hantera dem senare.

Maildrop – Hjälper dig att hålla dig fri från skräppost.

Unroll.Me – Hjälper dig att hantera allt ditt nyhetsbrev från en instrumentpanel. Gör det överraskande enkelt att avsluta prenumerationen.

AwayFind – Låter dig bestämma vilka e-postmeddelanden som är värda ett meddelande. Du kan välja mellan att bli informerad via SMS, telefonsamtal, skrivbordsvarning eller appen AwayFind.

Avslutning

Distraktioner på jobbet tar mer tid än du tror. De avspår dina mentala framsteg och din hjärna tar ett tag att återvända till fokuseringen igen. Med tanke på att e-postmeddelanden är en stor källa till distraktion på jobbet är det bara naturligt att göra något åt det.

Du skulle bli förvånad över hur mycket tid du kan frigöra bara genom att organisera ditt Gmail bättre.

Låt inte inkorgen ta över.