Ordningens lag

Nästan alla kan definiera det grundläggande parlamentariska förfarandebegreppet ”kvorum” – antalet medlemmar som behövs vid ett möte för att vidta giltiga åtgärder. Roberts Rules, dock, och du kommer att hitta några vanliga missuppfattningar som faktiskt riskerar styrelsens och organisationernas åtgärder för ineffektivitet och juridisk utmaning.

Myt 1: Ett stort kvorum är bästa praxis

Välmenande medlemmar förespråkar ofta ett stort kvorum i hopp om att förhindra att en grupp agerar utan en representativ grupp av medlemmar. Men ett stort kvorum gör mer än att förhindra några åtgärder, det förhindrar ofta handling. Många har en grupp sätt ett stort kvorum, bara för att bli frustrerad över den sällsynta närvaron av tillräckligt många medlemmar för att få någonting gjort. Och ingen har tid att brinna. Vi träffas för att få saker gjorda.

Så, gruppens kvorum borde vara ett korrekt återspegling av antalet personer som du rimligen kan förvänta dig att delta i ett vanligt möte. t gör kvorumet det antal personer du önskar skulle delta eller du hoppas kommer att delta. Gör det till antalet personer som faktiskt deltar även när det är svårt att komma till mötet.

I allmänhet behöver de flesta stora organisationer inte ett kvorum som är högre än 10 procent. Chockerande liten, eller hur? Du skulle bli förvånad. Många stora grupper kämpar för att möta ett kvorum som är mycket högre än 10 procent. Mindre grupper, inklusive styrelser och kommittéer, och kanske vissa typer av organisationer (som en kyrka) kanske vill (och kan tolerera) en högre tröskel.

Naturligtvis när du ställer in (eller ändrar) din kvorumkrav, se till att du kontrollerar statens lagar för att vara säker på att du följer lagstadgade bestämmelser. Var medveten om att statliga lagar ibland har olika kvorumkrav för styrelsemöten jämfört med allmänna medlemsmöten. Kontrollera också dina stadgar. Det befintliga kvorumkravet noteras sannolikt där, och att göra några justeringar kommer att kräva en ändring av stadgar.

Myt 2: Kvorum försvinner aldrig

En gång ett kvorum, alltid ett kvorum, eller hur? Fel. Om ordföranden vet att det inte finns ett kvorum längre (vissa medlemmar lämnade till lunch eller andra blev trötta på det långa affärsmötet!), Måste han / hon meddela detta innan han röstar eller lägger fram ett annat förslag till diskussion. Medlemmar som märker att ett kvorum är borta, kan (och borde) ta upp en ordningsfråga i detta syfte.

Det är sant att när ordföranden bekräftar att det finns ett beslutfört beslut vid mötets början är den pågående närvaron kvorum antas tills ordföranden eller en medlem meddelar något annat. Men detta antagande ger inte ordföranden eller medlemmarna tillstånd att ignorera det uppenbara och fortsätta att vidta åtgärder utan det nödvändiga antalet medlemmar.

Vilka är dina alternativ om dina siffror faller?

Fortsätt läsa . . . .

Myt 3: En grupp kan inte göra något utan kvorum

Inget kvorum behöver inte betyda några framsteg. Men enligt Roberts Rules, utan beslutsförmåga, kan en grupp inte vidta några väsentliga åtgärder eller meddela det, inte ens med en enhällighet från dem som fortfarande finns där. Men här är några av de saker en grupp kan göra även utan kvorum:

Ring mötet till ordning – Att kalla mötet till ordning, även utan beslutsförmåga, säger, ”Vi hade ett möte. Vi följde med våra stadgar som kräver att vi träffas X gånger per år. ” Detta hjälper dig att hålla dig borta från anklagelser som du misslyckats med att möta.

Diskutera ämnen informellt – Använd tiden för att prata igenom relevanta frågor och frågor. Även utan ett officiellt förslag kan du skapa enighet och få klarhet som sparar tid när dessa ämnen presenteras för omröstning.

Fortsätt mötet – Om affärer måste göras före nästa regelbundet planerade affärsmöte, flytta bara för att fortsätta det aktuella mötet till ett visst datum och tid i framtiden. Det fortsatta mötet är just det – en förlängning av det aktuella mötet. Det är inte ett separat, särskilt möte som kräver meddelande. Men det ger dig en chans att gruppera om vid ett senare tillfälle och få tillräckligt människor i rummet igen för att avsluta det du började.

Myt 4: Att genomföra åtgärder som vidtas utan kvorum är enkelt

Enkelt och enkelt, åtgärder som fattas utan beslutsförmåga är ogiltiga och kan inte verkställas. Du kan vidta åtgärder och sedan försöka följa upp ratificeringen vid nästa möte. Men det är riskabelt. Vid nästa möte har gruppen ingen skyldighet att ratificera något som hände när det inte fanns något beslut. Om du antar att allt går bra öppnar du dig själv och din grupp för potentiellt ansvar. Inte.

Sammanfattningsvis bestäm det bästa kvorumnumret för din grupp och följ det. Om du inte har beslutsfattande vid ett möte, gör vad du kan för att flytta gruppen framåt, men vänta med att vidta några konkreta åtgärder.