Mobilpolicy i arbetet: Nedladdningsbar mall
Mobiltelefoner och mobila enheter är en integrerad del av våra personliga och professionella liv. Men den allestädes närvarande tekniken har skapat en unik uppsättning problem som du kanske inte har tagit upp i din medarbetarhandbok. Det är därför som det är viktigt att skapa en mobiltelefonpolicy på jobbet.
Frågor angående mobiltelefonanvändning på jobbet som kan påverka ditt företag inkluderar:
- Åtkomst till olämpligt innehåll eller bilder under arbetstid.
- Överanvändning av mobila enheter som leder till en minskning av anställdas produktivitet.
- Ständiga distraktioner för andra anställda.
- Användning av texter, e-postmeddelanden, och fotografier i tvister och skiljeförfarande.
Dessa problem kan få konsekvenser för företag av alla slag och storlekar. Antag inte att endast företag med flera anställda ska implementera en mobiltelefonpolicy. Även om du bara har en anställd behöver du en policy för mobiltelefoner.
Men hur ska du göra för att skapa din egen mobiltelefonpolicy på jobbet? Slingens experter avslöjar allt du behöver veta och tillhandahåller en mall för att komma igång.
Så här implementerar du en mobiltelefonpolicy på jobbet
Här är fem enkla steg för att implementera din egen mobiltelefonpolicy på jobbet.
1) Skriv din mobiltelefonpolicy skriftligt
Du bör alltid skriva din mobiltelefonpolicy skriftligen, gör den till en del av din medarbetarhandbok och låt alla skriva under att de förstår den. Inkludera språk som täcker all teknik som kan komma åt internet och skicka och ta emot telefonsamtal och texter.
För att se till att alla läser det nya materialet kan du använda Slings Task-funktion för att skapa en att göra-lista för du och dina anställda. Du kan till och med ställa in ett förfallodatum och skicka påminnelser när datumet närmar sig.
2) Inkludera säkerhetsproblem, ansvarsskyldighet och tillåten användning
Säkerhet är viktigt, så det är viktigt att ta itu med säkerhetsproblem i din mobiltelefonpolicy. Du bör också nämna ansvarsskyldighet så att anställda vet att uppsägning är en möjlighet om de bryter mot reglerna.
Kom ihåg att inkludera riktlinjer för när teammedlemmar får använda sina personliga mobiltelefoner under arbetstiden.
3) Räkna upp vad som inte är tillåtet
Var specifik när du räknar upp vilka typer av mobiltelefonanvändning som dina anställda inte får bedriva. Inkludera saker som:
- Mobiltelefonanvändning när du kör ett företagsfordon.
- Alltför långa samtal under arbetstiden.
- Olämplig kameranvändning.
- Olämplig röstinspelningsanvändning.
- Nedladdning, uppladdning eller visning av stötande, obscena eller diskriminerande bilder och text.
För att ge dig en idé om hur du införlivar all nödvändig information i din mobiltelefonpolicy, har vi skapat en policymall nedan. Skräddarsy gärna den här mallen för ditt specifika företag, och när du behöver göra uppdateringar, använd Slings Newsfeed-funktion för att varna alla dina teammedlemmar.
Mall för anställds mobiltelefonpolicy
< Infoga företagets logotyp, namn och / eller information här >
Medarbetarpolicy
Syfte med policy
Den här anställdens mobilpolicy beskriver < infoga företagsnamn här > riktlinjer för användning av mobiltelefoner och andra mobila enheter på jobbet.
Vi inser att smartphones är en integrerad del av vardagen och är en stor tillgång om de används för produktivitetsappar, kalendrar, affärssamtal och liknande. Men smartphones är en nackdel för fokus och effektivitet om de används oklokt och överdrivet under kontorstid.
Omfattning
Vår mobilpolicy gäller alla ägare, chefer och anställda.
Policyriktlinjer
Anställda som använder smartphones för mycket under arbetstiden kan:
- Störa kollegor genom att ringa onödiga samtal.
- Bli distraherad från deras arbete.
- Orsaka problem eller olyckor när de använder sina mobiltelefoner i företagsfordon eller i områden där telefoner är förbjudna.
- Skapa säkerhetsproblem genom att missbruka personliga enheter eller företagets internetanslutning. .
< Infoga företagsnamn här > förväntar sig att alla anställda använder mobiltelefoner på ett förnuftigt sätt sätt under arbetstid.
Anställda uppmanas att:
- Använd personliga och företagsutgivna enheter endast för affärsändamål.
- Underhålla företagsutfärdade utrustning i samma skick som nytt.
- Prata, texta och använda internet på sin personliga mobiltelefon eller mobila enhet bara några minuter per dag.
- Stäng av eller tystna alla mobiltelefoner / enheter när du blir ombedd.
Anställda får inte:
- Spela spel på sin mobiltelefon (personligt eller företagsutfärdat) under arbetstiden.
- Använd enhetens kamera eller mikrofon för att spela in konfidentiell affärsinformation.
- Använd deras enhet (personlig eller företagsutfärdad) av någon anledning när du kör ett företagsfordon.
- Använd deras enhet i ett område där cellanvändning uttryckligen är förbjuden (t.ex. vissa tingshus, laboratorier, möten).
- Stör kollegor genom att prata i telefonen av personliga skäl under arbetstiden.
- Ladda ner, ladda upp eller visa olämpligt, olagligt eller obscent material på någon enhet eller över företagets internetanslutning.
Tillåtna aktiviteter:
Anställda är tillåtna till:
- Ring affärssamtal.
- Kontrollera viktiga meddelanden.
- Använd produktivitetsappar.
- Ringa korta personliga samtal bort från kollegornas arbetsyta.
- Använd sina telefoner och enheter under pauser.
- Använd sina telefoner och enheter under lunchtiden.
- Använd deras telefon eller enhet i ett parkerat fordon.
Skiva iplinära konsekvenser
< Infoga företagsnamn här > förbehåller sig rätten att övervaka anställda för olämplig och / eller överdriven användning av mobila enheter. Om enhetsanvändning leder till en minskning av produktiviteten eller stör den normala affärsverksamheten kommer ledningen att upphäva den anställdas rätt att använda en mobilapparat.
Anställda utsätts för stränga disciplinära åtgärder (till och med uppsägning) i fall där de:
- Bryter mot företagets sekretesspolicy.
- Orsaka ett säkerhetsbrott.
- Orsaka en olycka genom vårdslös användning av en mobil enhet.
< Infoga företagets kontaktinformation här >
< SLUTMALL >
4) Distribuera din mobiltelefonpolicy i flera format
När du har skapat din mobiltelefonpolicy, distribuera den till alla i flera format. Skicka ett mejl till alla anställda som innehåller texten i policyn eller en länk där de kan se den. Om det inte kostar oöverkomligt, skriv ut mobilpolicyn och se till att alla dina teammedlemmar får en papperskopia.
Slutligen använder du Slings Meddelandefunktion för att skicka mobiltelefonpolicyn till alla dina anställda så att de kan stanna kvar informerade.
5) Tillämpa policyn konsekvent och hela tiden
Som med alla andra företagspolicyer måste dina anställda veta att du kommer att tillämpa reglerna konsekvent och hela tiden. Din mobilpolicy gäller för varje teammedlem från den senaste anställningen till företagets ägare.
Om undantag är nödvändiga, förklara ditt resonemang för varje anställd så att de kan lära sig av situationen .
Inrätta en policy för mobiltelefoner på jobbet för att förbättra produktiviteten
En noggrant utformad mobiltelefonpolicy på jobbet skyddar inte bara ditt företag från juridiska frågor utan förbättrar också fokus och moral ja.
Dina anställda kommer inte längre att distraheras ständigt av inkommande sms, telefonsamtal och varningar på sina telefoner eller enheter och från kollegornas. Detta ger en mycket mer produktiv arbetsmiljö. Det är bra för dina teammedlemmar och ditt företag.