Den enkla guiden till Kotters 8 Step Change Model

Change är svår. Speciellt i en organisations sammanhang kan förändringar avbryta status quo och leda till konflikter. Men förändring behövs. Och för att framgångsrikt kunna genomföra förändringar måste du lita på ett korrekt ramverk.

Det är här Kotters 8-stegs förändringsmodell spelar in. Den beskriver hur man systematiskt och effektivt implementerar förändringar i en organisation.

Det här inlägget förklarar Kotters 8-stegs förändringsmodell i detalj, vilket förenklar processen för att tillämpa den på din organisation.

Vad är Kotters 8 Step Change Model

John Kotters åtta stegs förändringsmodell är ett populärt ramverk för framgångsrik implementering av organisationsförändringar och används i många branscher. Det introducerades i sin bok ”Leading Change” som baserades på år av forskning som visade att det bara är 30% chans att lyckas med organisationsförändringar.

Förändring kan komma som ny teknik, sammanslagningar och förvärv. , nya strategier, kulturell omvandling etc.

Lite om Kotter

John P. Kotter, professor vid Harvard Business School, är känd över hela världen som myndighet för ledarskap och förändring.

Hans bästsäljande bok ”Leading Change” som diskuterar misstag som organisationer ofta gör när de implementerar förändring och en åtta-stegsprocess för att framgångsrikt åstadkomma förändring, kallas allmänt av chefer som förändringsbibeln över hela världen.

Vilka är de 8 stegen i Kotters Change Model

Att implementera förändring är inte alltid lätt. Barriärer kan förekomma i olika former; brist på lagarbete eller ledarskap, stela arbetsplatskulturer, arroganta attityder, allmän mänsklig rädsla etc. kan störa alla förändringsimplementeringsprojekt.

Kotter lyfter fram åtta steg som organisationer bör följa för att lösa sådana utmaningar och genomföra storskaliga förändringar framgångsrikt. Att följa dessa steg kommer att säkerställa att i slutet av processen kommer organisationen inte bara att vara beredd utan också engagerad i att omfamna förändringarna.

Skapa en känsla av brådska

Processen bör börja med att skapa en känsla av brådska bland både chefer och anställda. Alla inblandade bör känna behovet av förändring eller att förändring är avgörande för organisationens tillväxt. Utan deras stöd kommer det att göra det svårt att hålla fart på förändringsinitiativet och uppnå varaktig omvandling.

Målet med detta steg bör vara att förbereda de anställda för den kommande förändringen och motivera dem att erbjuda sina bidrag.

För att detta steg ska lyckas bör ungefär 75% av organisationens ledning stödja förändringsinitiativet. För att skapa en miljö där alla är medvetna om det befintliga problemet

• Identifiera befintliga hot och möjligheter som påverkar organisationen. Här kan du använda en SWOT-analys med teamet. Baserat på den kan du sedan utveckla framtida scenarier som visar vad som kan hända

• Diskutera öppet med anställda om vad som händer och varför förändringar är nödvändiga just nu
• Skapa ett forum att prata om frågorna, hoten och de möjliga lösningarna
• Be support från intressenter och branschexperter att stödja dig på din hållning

Att sätta ihop en vägledande koalition

Detta steg är tillägnad att samla ett kompetent team med rätt kompetens, kvalifikationer, rykte, kontakter och tillräcklig kraft för att ge ledarskap till förändringsinsatserna och påverka intressenter.

Teamets storlek kommer att variera beroende på typen av den föreslagna ändringen. Ett effektivt team bör dock inkludera följande supportrar,

• Sponsorn: detta är vanligtvis en ledande befattningshavare som kommer att vara ansvarig för förändringsinitiativet. Hans / hennes ansvarsområden inkluderar att tillhandahålla stöd på verkställande nivå och de resurser som behövs för att genomföra förändringsinitiativet.
• Seniorledarteamet: medlemmarna här väljs av sponsorn. Den består av individer (ledare) med tillräcklig auktoritet i området för att fatta beslut och samla in relevanta resurser och stöd för projektet. Teamet kommer att ansvara för att utveckla visionen och strategierna, tillhandahålla resurser, ta bort hinder, vägleda organisationen under processen, lösa konflikter och kommunicera med intressenterna.
• Arkiverat vägledande team: detta inkluderar mycket trovärdiga och respekterade personer som representerar valkretsarna i organisationen som har en del av förändringen. Deras roll är att kommunicera visionen och vägleda organisationen genom processen.
• Ändra team: det här är grupperna av chefer och handledare vars ansvar är att se till att uppgifterna är framgångsrika i tid. De kommer också att spela en roll i utformningen och implementeringen av förändringsprogrammet.

När ett team har samlats, fokusera på att sätta tydliga mål och utveckla en miljö av förtroende och engagemang. Ett effektivt team ska

• Ha en gemensam förståelse för behovet av förändring
• Ha en gemensam förståelse för gruppens uppdrag och syfte, liksom målen och målen det försöker uppnå
• Ha en tydlig uppfattning om varandras roller och ansvar samt prestationsåtgärder
• Förstå riskerna och utmaningarna i samband med förändringsinitiativet och framgångsfaktorerna
• Ha tydliga processer för att mäta framgång, beslutsfattande, spåra problem och lösa konflikter
• Ha tydliga kommunikationskanaler

Utveckla vision och strategier

Målet med detta steg är att skapa en förnuftig vision för att styra initiativet och utveckla effektiva strategier för att hjälpa teamet att uppnå det. Det hjälper till att skapa en bild av hur organisationens framtid ser ut när förändringen har genomförts.

Rätt vision hjälper till att uppnå förändringar framgångsrikt genom att inspirera och vägleda laghandlingar och beslut. Den bör också definiera tydliga och realistiska mål för att enkelt kunna mäta framgång och vädja till företagets intressenter.

För att skapa en tydlig och tilltalande vision,

• Rikta in den med värden som är centrala för organisationen och förändringsinitiativet
• Acceptera de anställdas idéer när utveckla visionen
• Se till att den kan kommuniceras enkelt och är lätt att förstå för alla
• Inkorporera data som prognoser, marknadsundersökningsdata, affärstrender etc.
• Se till att det är enkelt nog att förklaras på fem minuter eller mindre

Kommunicera förändringsvisionen

I detta steg är fokus på effektiv kommunikation visionen och strategierna på sätt som hjälper till att uppmuntra resten av organisationen att acceptera och stödja förändringsinitiativet.

Målet här är att fånga de anställdas hjärtan och sinnen; för att få dem att offra för att stödja förändringen, få dem att tro att förändring är möjlig och de resulterande fördelarna är för organisationens bästa såväl som för dem själva.

För att göra detta effektivt

• Kommunicera visionen och strategierna så ofta du kan genom att integrera den i det dagliga beslutsfattandet, problemlösningen och handlingarna
• Prata. Det är viktigt att ledningen visar det ideala beteende som de förväntar sig av resten av de anställda
• Uppmuntra feedback från anställda och ta itu med deras oro, problem, ilska och oro öppet och ärligt
• Använd enkla ord när du kommunicerar meddelandet för att undvika förvirring och tvivel
• Använd alla organisationskommunikationskanaler för att få ut ordet. Detta kan inkludera plattformar som varierar från e-postmeddelanden och nyhetsbrev till företagets intranät

Ta bort hinder för åtgärder

Vid genomförande av organisationsomfattande förändringar kan hinder uppstå ofta. Barriärer kan komma i form av otillräckliga processer, motstånd mot förändring av anställda själva, befriande ledare, organisatorisk politik och dess struktur, etc.

Och i detta steg bör den ledande koalitionen och ledningen fokusera på ta bort sådana hinder som blockerar organisationens väg att uppnå förändringsvisionen.

• Förstå tydligt de hinder inom organisationen som blockerar genomförandet av förändring. Den vägledande koalitionen som består av anställda med olika expertis kan hjälpa till i detta steg. Och öppet att kommunicera med anställda och intressenter kan också hjälpa till att identifiera hindren.
• Se till att organisatoriska processer, strukturer, policyer, belöningssystem etc. är anpassade till den nya förändringsvisionen.
• Erkänna och belöna medarbetare som aktivt arbetar med att genomföra förändring
• Stärka anställda att göra sitt bästa och möta utmaningar framgångsrikt genom att ge dem nödvändig utbildning, coachning och mentorskap.

Uppnå kortsiktiga vinster

Att uppnå fullständig verklig transformation kan ta tid. Att gå så länge utan några segrar för att fira kan avskräcka anställda. För att hålla fart och uppmuntra anställda att fortsätta stödja initiativet är det viktigt att ha kortsiktiga mål att uppnå och fira tidigt i förändringsprocessen.

En kortsiktig vinst är en organisatorisk förbättring som kan genomföras inom en kort tidsperiod. En sådan snabb vinst bör vara synlig i hela organisationen, entydig och relaterad till förändringsinitiativet.

• Identifiera möjliga kortsiktiga vinster; till exempel kan detta inkludera ansträngningar som kan hjälpa till att sänka kostnaderna, förbättra processerna, öka vinsten etc. Det är viktigt att noga överväga fördelarna och nackdelarna med det mål du väljer eftersom att misslyckas med ett tidigt mål kan avskräcka laget.
• Dela upp förändringsprojektet i mindre delar med kortsiktiga mål
• Erkänna och belöna de som är ansvariga för dessa snabba vinster för att också uppmuntra andra anställda

Bygg vidare på förändringen

Detta steg handlar om att upprätthålla genomförandet av förändring genom att se till att teamen arbetar kontinuerligt för att uppnå förändringsvisionen medan de mäter framsteg. Det är viktigt att se till att laget inte förklarar seger i förtid efter några snabba segrar.

För att fortsätta förändringsmomentet,

• Identifiera efter varje seger vad som fungerade och vad som gick fel för att bestämma vad som måste förbättras
• Konsolidera vinsterna från snabba vinster och fortsätta arbeta med att genomföra större förändringar i hela organisationen
• Identifiera och ta bort onödiga processer och interberoenden
• Fortsätt kommunicera visionen och ge fördelar

Make Change Stick

I detta steg arbetar förändringsledarna med att vårda en ny kultur där förändring kan hålla fast. Detta inkluderar förändrade organisationsnormer och värden, processer, belöningssystem och andra infrastrukturelement för att se till att allt stämmer överens med den nya riktningen.

För att framgångsrikt kunna genomföra förändringar,

• Diskutera vikten av de nya ändringarna genom att peka på fördelarna med dem
• Identifiera och införliva normer och värden som förstärka förändringen
• Inkorporera dessa nya normer och värderingar när de väljer och anställer nya talanger, marknadsför anställda etc.
• Skapa nya utbildnings- och utvecklingsprogram för att hjälpa anställda att utveckla färdigheter och kompetenser som är relevanta för de nya förändringarna
• Förbättra eller eliminera organisatoriska processer som inte stämmer överens med den nya kulturen. Ta också bort personer som hindrar framsteg.

Redo att genomföra förändringar?

Det är inte snabbt eller enkelt att genomföra förändringar i hela organisationen. Det kräver tålamod, förberedelse och uthållighet. Ett bra ramverk som hjälper dig att hålla dig på rätt spår under denna långa resa är Kotters 8-stegs förändringsmodell. Genom att följa dessa 8 steg kan du säkerställa ett framgångsrikt genomförande av förändringar inom din organisation.