43 Projektomfattande mallar och exempel
Ett bra exempel på projektomfång är ett effektivt verktyg som vanligtvis används i projektledning. Den används för att förklara de viktigaste resultaten i ett projekt. Dessa inkluderar de viktigaste milstolparna, högsta nivåkrav, antaganden samt begränsningar. Det är oerhört användbart att göra ett sådant dokument för att underlätta beslutsfattandet under hela projektprocessen. Särskilt när förfrågningar om ändring funderas på att ändra projektets omfattning. Bortsett från det fastställer det också begränsningarna för ett specifikt projekt och klargör vilka leveranser som ligger inom och utanför ramen.
En mall för projektomfång används för att fastställa allt arbete och de uppgifter som behöver slutföras i projektet. Den beskriver:
- allt som behöver uppnås under hela projektet,
- de resultat eller slutprodukter som ska levereras av kunden vid varje given tidpunkt, inom en specifik budget,
- begränsningarna av arbetet och uppgifterna, som gör det möjligt för projektmedlemmarna att korrekt utvärdera vilken som är en del och inte en del av den ansträngning som behövs.
Till kunna göra projektets omfattning måste projektledaren arbeta med alla andra projektdeltagare. Deltagarna inkluderar medlemmarna i teamet, kunderna eller kunderna, de verkställande sponsorerna och de stora intressenterna. De arbetar alla tillsammans för att förstå och kunna beskriva den produktion som krävs för initiativet till projektet. Denna utgång är också känd som den levererbara. Kostnaden eller åtminstone ett tillfredsställande utbud av kostnader verifieras vid planering och uppskattning av aktiviteterna i projektet. Detta ingår i leveranserna.
Exempel på projektomfång
# 01
# 02
# 03
# 04
# 05
# 06
# 07
# 08
# 09
# 10
# 11
När du har bestämt leveranserna är det dags att göra omfattning. Den definierar de viktigaste funktionerna som måste inkluderas och schemat för slutförandet av hela projektet. När alla är överens om allt kan det slutföras. När det är klart måste alla ändringar av detta dokument göras genom en förändringsprocess som kontrolleras noggrant och registreras.
När omfattningsdokumentet har slutförts använder projektets deltagare informationen i det att göra en uppskattning av sina uppgifter, den tidsram de behöver arbeta med och budgeten.Ju mer specifikt dokumentet är, desto högre är sannolikheten att deltagarna kommer att kunna komma med exakta uppskattningar. Det finns emellertid också fall då dokumentet också innehåller vissa föremål som inte ingår i det faktiska omfånget, så de ingår inte i det arbete som ska levereras.
Nyckelelementen i ett projektomfattande uttalande
Att göra ett sådant dokument är enkelt om du vet vilka element som behöver ingå i det. För att kunna skapa ett effektivt dokument kommer du att kunna använda det som ett kraftfullt verktyg för ditt projekt. Läs vidare för att lära dig mer om nyckelelementen i ett bra exempel på projektomfång:
För att kunna uppnå effektiva mål, se till att inkludera den tid som resultaten ska levereras tillsammans med den beräknade budgeten eller kostnaden.
Inkludera alla dessa element när du gör ditt scope så att du se till att den är komplett. Innan vi går vidare till att skapa ditt faktiska dokument är det bra att veta fördelarna med att göra det. Som du kommer att se i nästa avsnitt är det mycket fördelaktigt att göra en omfattning av ditt projekt.
Projektomfattningsmallar
# 12
# 13
# 14
# 15
# 16
# 17
# 19
# 20
# 21
# 22
Projektets omfattning är en väsentlig del av projektprocessen. Den innehåller viktig information om vad som ingår i hela projektet och vad som inte är. I alla organisationer får du i uppdrag att starta ett projekt som har sina egna mål. Innan du börjar är det mycket fördelaktigt att komma med ett dokument som innehåller hela omfånget. Här är skälen till:
- Dokumentet gör det möjligt för projektdeltagaren såväl som kunderna eller kunderna att se till att de är på samma sida. Det visar att de alla delar samma syn på vilka funktioner som kan förväntas samt kvaliteten och tidsramen för hela projektet.
- Det ger projektdeltagarna möjlighet att tydligt etablera och ha samtal med de stora intressenterna. Det här är de människor eller grupper av människor som har stor inverkan på projektet, så det är viktigt för dig att få deras stöd.
- Det hjälper till att hjälpa projektdeltagarna att fokusera på det arbete de behöver göra specifikt för att tillgodose kundernas eller kundernas behov.
- Om det finns några ändringar som ska göras, kommer uttalandet att fungera som en referens för att göra uppskattningar och förslag för nämnda ändringar. Om ändringarna godkänns av de stora intressenterna kan uttalandet ändras.
- Det hjälper projektdeltagarna att prioritera det arbete de behöver göra. Detta sparar organisationen mycket tid, pengar och ansträngning också.
- Det används som ett effektivt verktyg för projektledning. Du kan använda den för att hantera dina kunders eller kunders förväntningar, balansera arbetsbelastningen och öka teamets moral, särskilt om du kan uppnå milstolpar.
Som du kan se, att göra ett sådant uttalande är mycket viktigt. Det fungerar till förmån för din organisation främst för att det håller alla inblandade i slingan och väl informerade. Låt oss nu gå igenom några användbara tips som du kan använda för att skriva ditt dokument.
Tips för att skriva ett bra projektomfattande exempel
För att kunna göra ett bra exempel på projektomfång kommer du behöver några användbara tips. Dessa tips hjälper dig att skapa ett SMART-dokument. Detta är en akronym som du kan komma ihåg när du skriver din mall.
Det här är praktiska tips som hjälper dig att göra ditt uttalande. Egentligen är detta praktiska tips som kan hjälpa dig att skapa olika typer av dokument. Med dessa guider i åtanke kan du skapa effektiva mallar och rapporter. Låt oss nu lära oss att faktiskt skriva ditt uttalande för ditt projektomfång. Detta är det sista avsnittet i den här artikeln och det kommer att vägleda dig om hur du kommer att skriva ditt projektomfattande uttalande väl.
Uttalande om projektets omfattning
# 23
# 24
# 25
# 26
# 27
# 28
# 29
# 30
# 31
# 32
Writi ng ett exempel på projektomfång innebär mycket tid och ansträngning, men det betyder inte att det måste vara svårt. Faktum är att om du har all nödvändig information plus några användbara tips kommer det att vara ganska enkelt att skriva hela uttalandet. När du fortsätter att skriva ett sådant dokument blir processen lite enklare varje gång du gör det.
Som du har läst i ett av föregående avsnitt är det mycket fördelaktigt för dig att gör ett sådant uttalande innan du startar ditt projekt. Utan detta dokument (och den forskning som följer med det) kan du ha svårt att genomföra ditt projekt. De personer som är inblandade i projektet kommer inte att vara särskilt välinformerade, vilket leder till dålig prestanda och produktivitet. Omfattningen definierar begränsningarna för ditt projekt, så om det inte är klart fastställt kan projektet drabbas. Du kan stöta på förseningar eller gå igenom budgeten som du har för ditt projekt.
Rollen i projektledning
Ett projekt är i grunden en icke-permanent satsning att komma med en viss tjänst, produkt eller resultat. Därför spelar projektets omfattning en stor roll i det. Det fastställde vilka uppgifter eller arbete som ingår i projektet och vad som inte är det. Den identifierar syftet med ditt projekt, målen och hur projektet kommer att uppnå målen. Så i princip definierar det hela ditt projekt.
Omfattningens relevans
Utan omfattning har ditt projekt stor sannolikhet för misslyckande. Om du inte definierar projektets begränsningar kan du inte förvänta dig de risker och problem som kommer upp. När det händer har projektdeltagarna ingen aning om vad de ska göra när dessa problem uppstår, och så kan ditt projekt hamna och krascha. Omfattningen innehåller all denna viktiga information, varför du måste komma med den som ett första steg.
Uttalandet
Det faktiska dokumentet är viktigt för att undvika oförutsedda och obehagliga händelser som kan hända medan projektet genomförs. Omfattningen är ett viktigt uttalande för projektdeltagarna och för de stora intressenterna.Det möjliggör kommunikation innan projektet faktiskt startas, vilket sparar din organisation mycket tid och pengar.
# 33
# 35
# 36
# 37
# 38
# 39
# 40
# 42
# 43
Skrivning av projektets omfattning
- När du skriver omfattningen av ditt projekt har du för att tempo själv. Skynda dig inte igenom det eftersom du kanske saknar viktiga detaljer och element. Men ta inte för mycket tid när du skriver det också. Chansen är stor att du har en tidsfrist för att skicka in detta dokument för att projektet ska kunna starta i tid också.
- Var väldigt specifik. Ju mer specifik du är, desto bättre är det. När du anger all information i dokumentet förstår läsarna det lättare. Du behöver inte svara på många frågor bara för att dina uttalanden är vaga.
- Gör ditt dokument till en bra längd. Den ska inte vara för lång eller för kort. Den allra minsta längden på ett uttalande är det som fortfarande ger all relevant information som behöver kommuniceras om i projektet. Om du vill göra en kort räckvidd ska du inte ta med information som saknar värde. Allmänna uttalanden är inte särskilt användbara så du kan välja att utelämna dem. Använd istället specifika data som minskar risken att behöva ändra ditt uttalande senare.
- Om du gör ett dokument som är för långt, kanske dina läsare inte är särskilt intresserade av att läsa det hela. Ta inte för mycket tid när du skriver ditt dokument. Så länge du har skrivit ner allt viktigt är det nog.
- Inkludera alla viktiga delar i ditt dokument. De som vi har diskuterat tidigare. Var uppmärksam på och spendera mest tid på att skriva:
- Övergripande beskrivning av det arbete som ska göras;
- De resultat som kommer att produceras av projektet tillsammans med de viktigaste funktionerna;
- Motiveringen för att ditt projekt ska kunna ge dina läsare en bättre förståelse för hela omfattningen.
- Begränsningarna i ditt projekt eller eventuella risker som du kan stöta på under hela process;
- Antagandena som är relevanta för projektet;
- Och inklusionerna och undantagen för att ge ditt projekt mer tydlighet.
- Skapa mål för ditt omfång som är mycket uppnåbara. Sminka inte mål som är imponerande men svåra att uppnå. Då kan du sluta förstöra ditt projekt från början.
- Försök också att lista upp alla osäkerheter du kan tänka på. I detta skede kanske du inte känner till alla projektets begränsningar, men du kanske har en bättre uppfattning om osäkerheten. Osäkerhet kan bli risker medan projektet implementeras. Och dessa risker kan bli problem som kommer att försena ditt projekt eller orsaka problem när det gäller kostnader eller budget. När du noterar dina osäkerheter måste du också skriva ner hur du kommer att hantera dem. Du kan:
- Acceptera osäkerheterna som risker. Om riskerna händer är du åtminstone beredd på dem. Skriv ner vad som behöver göras om du slutar behöva hantera dem. Ju mer förberedd du är på riskerna, desto bättre är det för ditt projekt.
- Överför risken till en annan part.Om du stöter på den risk du angav kan du överföra ansvaret till en tredje part. Om den tredje parten samtycker är du täckt och ditt projekt behöver inte försenas.
- Minska risken. När du väl vet vad riskerna är kan du göra något åt det. Arbeta med de planer du har gjort för att minska riskerna för osäkerhet.
- Att definiera osäkerheter är viktigt i ditt uttalande för att hålla dig förberedd på vad som helst.
- När du har samlat all information du behöver är det dags att börja skriva ditt dokument. Detta är det längsta steget i processen som kommer att innebära mycket tanke och ansträngning. Om du inte redan har gjort ett utkast, se till att inkludera följande:
- Gör en lista över alla större intressenter i ditt projekt. Detta är viktigt så att du har en uppfattning om din publik och du kommer att kunna skriva ditt dokument för dem.
- När du skriver projektets begränsningar, skriv dem i punktform. Försök också skriva informationen medan du tänker på intressenternas synvinkel. Se till att dina poäng är lätta att läsa och förstå.
- Notera alla de stora riskerna som kan hindra framgången för ditt projekt. Detta hjälper dig att planera nödvändiga steg att ta när de uppstår.
- Notera projektets viktigaste mål. Ditt projekt kan ha mer än ett mål, men du måste veta vilket som är det viktigaste.
- Lista ner alla de mest relevanta gränserna samt riskerna med projektet.