40+ sponsringsbrev & sponsringsmallar

Om du letar efter finansiering för ett evenemang, tävling eller turné, kan ett sponsringsbrev eller förslag hjälpa dig att säkra den finansiering du behöver för att göra vårt evenemang till en framgång. Många företag med lokal eller nationell närvaro har möjlighet att göra socialt gott för samhället genom att sponsra evenemang. Även om du eller din organisation är relativt okända kan ett sponsringsbrev hjälpa dig att säkra de pengar du behöver samt skapa trovärdighet för ditt projekt eller evenemang.

Sponsringsbrevmallar

Hur man skriver ett sponsringsbrev

Innan du ger dig iväg för att skriva ditt brev bör du tänka på företaget eller personen som får det. Att förstå din publik är avgörande för din framgång och att förstå vad sponsorer letar efter är en del av den ekvationen.

Potentiella sponsorer vill veta vem du når när de sponsrar dig. Om du till exempel letar efter sponsring för din racerbil måste du kunna förklara flera viktiga detaljer, till exempel:

• Vem som kommer att delta i loppet (demografi som ålder , geografi osv.?)
• Hur många kommer att delta?
• Sänds loppet på tv?
• Hur många kommer att titta på det om det är på TV?
• Kommer det att finnas lokala medier närvarande? Stora medier? Vem når de?
• Hur länge kommer evenemanget att vara?

Det bästa sättet att samla in denna information är precis vid dina fingertoppar – du kan enkelt slå upp det här information online eller få det genom ett snabbt telefonsamtal. De flesta publikationer och mediaorganisationer online kommer att ha en mediesats som beskriver deras läsarkrets, tittare osv. Samt deras demografi som ålder, ras, inkomst.

Med denna information kan du nu vara beredd på eventuella frågor om din publik för evenemanget och en detaljerad uppdelning av demografi och eventuell mediatäckning. (Det är ännu bättre om du kan hitta information om vilka mediegrupper eller journalister som har svarat på evenemanget.)

Nu har du den information du behöver för att kontakta potentiella sponsorer. Först måste du dock välja vilka företag du vill kontakta om sponsring. Du kanske vill använda en sponsringsbrevmall för att formatera brevet.

Vilket företag ska du välja för ett sponsringsförslag?

När du söker efter sponsorer måste du välja företag som vill ansluta till den potentiella målgrupp du är når. Om du till exempel är värd för en konsert som kommer att locka många tonåringar, vill du tänka på mat- och dryckeshandlare samt livsstilsvarumärken som anser att tonåringar är deras demografiska mål. Om du är värd för en prisutdelning för en lokal ideell organisation vill du välja företag som fokuserar på att ge tillbaka till samhället och har sponsrat evenemang som ditt tidigare. Om du kör i en tävling men inte har råd att betala på ditt eget sätt kan en sponsor hjälpa till att täcka dina resekostnader med hopp om att du ska ge dem ära med din prestation. Vanligtvis är en sponsor för atletiska evenemang skoföretag, atletisk klädsel och andra livsstilsmärken med fokus på kondition och hälsa.

Ta dig tid att brainstorma företag – både lokala och nationella – som kan hjälpa till att finansiera eller tillhandahålla tjänster eller donera leveranser till ditt evenemang. Fundera på vad du kan erbjuda dem och vad de kommer att hoppas få genom att sponsra dig.

Sponsringsförslagsmallar

Använda sponsringsbrev till att finansiera bandrundor & Andra kulturella evenemang

Använda sponsring för att sätta pengar på ditt band turnén kan vara mycket givande – för att du inte går sönder. Att få din turné, band eller evenemang sponsrad är avgörande för din framgång eftersom det säkerställer finansiering som du inte behöver betala tillbaka. Sponsring kan kompensera för dina kostnader. Du kanske undrar om du eller ditt evenemang är tillräckligt viktigt för att förtjäna sponsring. Var inte blyg för att kontakta sponsorer! De får fördelar från din publik, får mer erkännande och du behöver inte be om donationer från individer för varje kostnad.

Ditt sponsringsbrev är ett introduktionsbrev

Det första steg för att säkra sponsringsdollar är att skapa ett professionellt introduktionsbrev. Det är här du kan lyfta fram möjligheten du erbjuder. Om du är värd för en konsert, ge information om varje bands publik. Om du springer i ett lopp, förklara ditt värde, mål och bakgrund. Om inget annat kan du erbjuda dina sponsorer en chans att hjälpa dig att inspirera andra.

Om du har problem med att komma igång, samla in information om evenemanget som broschyrer, pressmeddelanden, biografier om deltagare och gå därifrån. Du bör kunna summera funktioner och fördelar med att delta i evenemanget genom att gå igenom funktionerna och fördelarna med sponsring. Funktionerna inkluderar evenemangets deltagare, olika aktiviteter och andra aspekter av evenemanget. Om du till exempel deltar i ett lopp med flera varv får en sponsor funktionen i en annons som visas flera gånger på tv. Fördelarna är köttare; du kanske vill använda siffror för att hjälpa din läsare att förstå hur många personer som en annons når, liksom den potentiella målgruppen från mediatäckning

Hur man skriver ett sponsringsförslag

De flesta sponsoravtal är i grunden marknadsföringsavtal där en part erbjuder materiellt stöd till en sponsor som i sin tur får en viss mängd reklam och publicitet. Det bästa sättet att hitta sponsringsarrangemang är att skriva ett affärsförslag som förklarar varför ditt evenemang kommer att gynna potentiella sponsorer.

Du bör använda en sponsringsförslagsmall för att hjälpa dig att formatera ditt förslag korrekt. Vi har inkluderat en på denna sida för din referens. Ett förslagsbrev bör bifogas ett förslag som sponsorer ska svara på.

Ditt förslag i sig ska ha en försättsblad med en innehållsförteckning.

Nytt för att skriva förslag? Oroa dig inte. Ett sponsringsförslag är inte svårt att skriva. Det är helt enkelt ett dokument som du använder för att presentera dig själv, beskriva din marknad, beskriv dina behov och visa sponsorer hur de drar nytta av att stödja ditt evenemang.

• Steg 1: Gör din forskning. När du kontaktar potentiella sponsorer bör du visa att du förstår dem, deras varumärke och hur deras sponsring kan gynna deras verksamhet. Du måste skapa varje förslag för varje sponsor – använd inte en cookie-cutter-mall ensam. Ditt förslag måste visa djup och att du tog dig tid att förstå varje sponsor.
• Steg 2: Skriv ett stycke två till tre av din möjlighet. Detta kommer att upprepa fakta om evenemangets fördelar och funktioner.
• Steg 3: Ge en detaljerad överblick över publiken, marknaderna och den totala medieräckvidden för evenemanget. Låt dem veta vilken typ av PR-stöd som kommer att ingå i deras sponsring. Kommer du att nämna dem i ett pressmeddelande? Ge dem tillgång till media direkt?
• Steg 4: Namnleveranser. Vilka detaljer kan du garantera att varje sponsor får? Deras namn på 1500 t-shirts?
• Steg 5: Ange hur mycket pengar / varor / tjänster du letar efter från sponsorn.
• Steg 6: Hävda dina uppgifter och expertis. Avsluta ditt förslag som beskriver tidigare projekt som lyckades, förklara händelsens historia, värderingar och förmågan hos deltagarna.
• Steg 7: Ge dem en svarsfrist. Detta hjälper dig att rensa bort de företag som inte är intresserade av ditt förslag.

När du känner att ditt förslag är klart, se till att du korrekt läser igenom och stavar det. Läs det högt för att lyssna på besvärliga delar och få en kollega eller vän att läsa det och korrekturläsa det åt dig. Ett polerat slutligt utkast som är övertygande är värt extra ansträngning och kan vara skillnaden mellan att sjunka och simma när det gäller ditt förslag.

Tips för sponsring av evenemangsförslag

Oavsett vad du söker sponsring för kommer förslagets grundläggande inställning att vara det samma. Många förslagsförfattare gör ett misstag att de pratar för mycket om sig själva och sina egna organisationer eller deltagare, snarare än att fokusera på hur deras evenemang kan gynna sponsorn.

Ett sponsringsförslag är ett dokument som är avsett att övertala en annan part att ge dig deras pengar eller materiella stöd. För att lyckas måste du vinna beslutsfattarnas förtroende och få dem att förstå hur du hjälper dem att utöka sin varumärkesimage och nå en ny publik. Var inte rädd för att vara kreativ med olika aspekter av ditt evenemang och potentialen att inkludera sponsorer i olika aspekter.

Tänk på marknadsföringen och hur du kan göra ditt ännu mer marknadsföringsvänligt. Kommer du att ge utdelningar? Raffles för priser? Kanske kan du lägga till din sponsors kupong i en kampanjväska? Kanske kan du erbjuda att hjälpa dem att skapa sin lista genom att vara värd för en present av deras produkt under ditt evenemang, så att de kan behålla de ifyllda anmälningsblanketterna. Om en sponsor inte vill ge monetärt stöd kan de vara villiga att donera tid, färdigheter eller varor till saken för att hjälpa till med ditt evenemang.

Företag ger sällan sponsorsupport eller finansiering utan förväntningar på något i gengäld, så det är viktigt att göra det värt det, och det bästa sättet att göra detta är att införliva sätt att göra inte bara evenemanget minnesvärd för dina deltagare, utan också dina sponsorer.

När du har skickat ut sponsringsförslag, det är nu dags att vänta. Du borde ha gett dina potentiella sponsorer ett svarsdatum och intresserade kommer vanligtvis att svara. Det är okej att ringa företag några dagar före tidsfristen som en påminnelse – men förvandla dig inte till en telefonsäljare och gör flera uppföljande parter. Du kan behöva gå till deras konkurrenter för att få hjälp med sponsring om de inte är intresserade. Det är okej. Se bara till att du ger dig mycket tid mellan förslaget och det faktiska evenemanget, och att du skapar allt ditt material professionellt.