3 dokument du behöver när du anställer en kontraktsarbetare
Anställer du en oberoende entreprenör för att arbeta i ditt företag? Att anställa pappersarbete för oberoende entreprenörer är mycket enklare än för anställda, med endast ett fåtal dokument som behövs, men det här är viktiga dokument. Att få dem i början av arbetsförhållandet är mycket lättare än när jobbet eller kontraktet är klart, och du kan inte hitta personen.
Anställa en oberoende entreprenör
Innan du anställer en oberoende entreprenör måste du ha tre viktiga dokument:
- Ett W-9-formulär med personens kontaktinformation och skattebetalarens ID-nummer,
- Ett CV för att verifiera personens kvalifikationer och
- Ett skriftligt avtal som visar detaljerna i avtalet mellan dig och den oberoende entreprenören.
- Dessutom kräver vissa företag ett ansökningsformulär från oberoende entreprenörer, men den här ansökan är inte samma sak som en anställningsansökan.
Att anställa en oberoende entreprenör kontra att anställa en anställd
Att anställa en oberoende entreprenör skiljer sig från att anställa en anställd. Det finns mindre pappersarbete involverat eftersom förhållandet är mellan två oberoende enheter, och du behöver inte hålla kvar löneskatter (inkomstskatter och socialförsäkrings- / Medicare-skatter) från en oberoende entreprenör.
Vad är en oberoende entreprenör?
En oberoende entreprenör kan vara en eller flera personer som är i en separat verksamhet från din. Detta inkluderar frilansare (som artister, planerare eller webb formgivare, ett externt företag (till exempel rengöringsarbete), en professionell som advokat eller skatteförberedare – alla du betalar för tjänster och som inte är anställda. Oberoende entreprenörer anses vara egenföretagare, som äger sina egna företag.
Dokument nr 1 – W-9-formulär
När du anställer en extern arbetare måste du först få deras skatteinformation innan du kan börja betala dem. Varje oberoende entreprenör måste fylla i ett W-9-formulär, vilket är en begäran om skattebetalares identifiering och certifiering. Formålet med formuläret är att
- Certifiera personens skattebetalar-ID (EIN eller personnummer),
- Certifiera att personen är inte föremål för reservkvarhållning (förklaras nedan) och
- Certifierar deras undantag från vissa typer av rapportering och betalningar.
Del I i formuläret är allmän information om skattebetalaren, inklusive:
- Skattebetalarens identifikationsnummer,
- namn och adress och
- Federal skatteklassificering (företagstyp).
- Undantag från reservkvarhållning och FATCA-rapportering.
Del II är skattebetalarens ID av betalningsmottagaren.
Del III är ett certifieringsuttalande.
Arbetsgivaransvar för formulär W-9
Arkiveringsformulär W-9. Du behöver inte skicka formuläret till skattemyndigheten. Förvara det i dina filer för den betalningsmottagaren, så att du kan visa det för en revisor vid behov.
Säkerhetskopiering av säkerhetskopiering. Du kan få ett meddelande från IRS om att betalningsmottagarens skattebetalar-ID inte stämmer överens med IRS-posterna. I det här fallet måste du börja hålla tillbaka reserven för den här personen. Från och med det datum då ordern utses, håll 24% av betalningsbelopp från varje betalning. Du måste också göra betalningar till skattemyndigheten för de belopp som du innehöll och lämna in en rapport (formulär 945). Om du inte samlar in reservrapportering efter behov kan du vara ansvarig för det icke-insamlade beloppet.
För att kontrollera skatte-ID-nummer för betalningsmottagare kan du använda webbplatsen för IRS e-tjänster. Personen som registrerar sig för ditt företag måste vara huvudansvarig eller ansvarig tjänsteman.
Undantag från källskatt. Om en betalningsmottagare säger att de är undantagna från reservkvarhållning kan du förlita dig på detta krav såvida du inte vet faktiskt att den undantagna betalningsmottagarkoden eller klassificeringen inte är giltig. FATCA-lagen (Foreign Account Tax Compliance Act) kräver att utländska finansinstitut och andra utländska enheter rapporterar om de utländska tillgångarna som innehas av deras amerikanska kontoinnehavare, eller att de hålls kvar på vissa betalningar. Ett amerikanskt finansinstitut med ett konto i USA behöver inte få en undantagskod för denna rapportering.
Om du får ett W-9-formulär med en FATCA-undantagskod och du vet att personen är en specificerad amerikansk person kan du inte lita på formuläret för att behandla personen som undantagen från FATCA-rapportering.
Rapportering av W-9-inkomst . Du måste ha en W-9 registrerad för varje oberoende entreprenör så att du inte behöver hålla inne inkomstskatt från den personen. Sedan börjar du 2020 och framöver har informationen att skapa ett 1099-NEC-formulär för det person för skatteåret.
Dokument nr 2 – CV och referenser
Innan du anställer någon bör du begära och behålla en kopia av dokumenten som visar kvalifikationerna för detta person för det arbete som utförs. I de flesta fall vill du ha ett CV, inte en ansökan. Be om referenser från tidigare kunder eller klienter och arbetsrelaterade personer som känner till den här personen.
Du kanske vill göra en bakgrundskontroll av den här personen, beroende på vilken typ av arbete. vara klar. Till exempel bör någon som har tillgång till dina finansiella poster kontrolleras. Du kan också kontrollera med yrkesföreningen om den typen av arbete i ditt tillstånd (som statens advokatsamfund eller statlig CPA-styrelse).
Dokument # 3 – Ett skriftligt avtal
För varje oberoende entreprenör som arbetar för ditt företag ska du registrera ett undertecknat kontrakt, undertecknat av båda parter. Det kan låta som överdrivet att kräva att du har ett kontrakt för varje oberoende entreprenörsförhållande, men vissa avtal måste skrivas skriftligen. Avtalet skyddar er båda i händelse av en tvist.
Några frågor som måste behandlas i detta kontrakt och några villkor som måste inkluderas:
- Arbetets omfattning, inklusive när jobbet ska utföras, och tidsfrister
- Belopp och tidpunkt för betalningar, när betalningar förfaller, vad händer om betalningar inte görs
- Äganderätt till arbetet – entreprenören eller det anställande företaget.
Den viktigaste klausulen i detta kontrakt bör vara ett uttalande att denna person är en oberoende entreprenör, inte en anställd. Det är viktigt att både du och den oberoende entreprenören förstår typen av förhållande och det faktum att de är ansvariga för att betala sina egna inkomstskatter och sociala avgifter / Medicare-skatter.
Du kanske också vill ha ytterligare avtal
Beroende på vilken typ av arbete som utförs och dina företags specifika behov kanske du vill få andra avtal, beroende på vilken typ av arbete personen har Dessa underavtal (ibland klausuler i ett kontrakt) kallas restriktiva avtal eftersom de begränsar vad den oberoende entreprenören kan göra.
Ett sekretessavtal (ibland kallat sekretessavtal) kräver att entreprenören håller dina affärshemligheter hemliga och inte delar dem med andra såvida det inte har godkänts.
Ett konkurrensavtal anger begränsa kontraktsanställdas begränsningar från att lämna ditt företag och ta dina kunder eller kunder till ett annat företag ny. Det är vanligtvis skrivet för att begränsa någons handlingar för specifika aktiviteter, under en viss tidsperiod och inom ett visst område. Vissa stater (till exempel Kalifornien) kommer inte att genomdriva konkurrensavtal, så kolla med din stat innan du försök att sätta en av dessa klausuler i ett kontrakt.
Ett avtal som inte är en uppmaning hindrar de anställda från att arbeta för tävlingen, och det kan också användas för att hålla en entreprenör från att stjäla dina anställda eller kunder.
För alla dessa avtal är nyckeln om du kan ta personen till domstol om de bryter mot villkoren i avtalet. Ju mer restriktivt avtalet är, desto mer sannolikt kommer en domstol att betrakta det som en återhämtning av handeln och slänga avtalet. Att vara rimlig när det gäller tid och avstånd kan göra det mer troligt att domstolen kommer att pröva ditt ärende.
Att hålla register över kontraktsarbetare
Du som företagsägare är inte skyldig att överlämna dessa dokument till någon, men om du någonsin granskas av IRS, eller om du måste verifiera förhållandet, måste du producera dem. Skapa en fil för varje oberoende entreprenör du anställer med dessa dokument.