So senden Sie Ihrem Professor eine E-Mail (ohne AF zu nerven)

Jedes Semester sehe ich die Tweets und Facebook-Beiträge. Meine Professor Freunde, sie sind verärgert. Ihre Schüler wissen nicht, wie man E-Mails schreibt, sagen sie. Was sie wirklich meinen, ist, dass ihre Schüler nicht wissen, wie sie die Konventionen der E-Mail-Etikette in der Akademie befolgen sollen. Früher war ich auch über Studenten-E-Mails verärgert. Bis mir klar wurde, dass es eine einfache Erklärung dafür gab, warum sie nicht wussten, wie man sie schreibt – ihnen wurde nie beigebracht, wie. *

Aber jetzt haben ahnungslose Schüler keine Entschuldigung, weil sie es können Lesen Sie diesen Beitrag. Profis, teilen Sie es mit Ihren Schülern. Schüler, teile es mit deinen Freunden. Oder tun Sie es nicht und seien Sie die einzige Person in der Klasse, von der Ihr Professor gerne E-Mails erhält.

Hier ist eine Vorlage, die Sie beim Erstellen Ihrer E-Mail an einen Professor befolgen können. Jedes Element wird weiter unten erläutert.

Sehr geehrter Professor Nachname,

Dies ist eine Zeile, die unsere gemeinsame Menschlichkeit erkennt.

Ich bin in Ihrer Klasse Name, Abschnittsnummer, die sich an diesem Tag trifft. Dies ist die Frage, die ich habe oder die Hilfe, die ich brauche. Ich habe im Lehrplan und in meinen Notizen aus der Klasse und online nachgesehen und jemanden aus der Klasse gefragt, und ich denke, das ist die Antwort, aber ich bin mir immer noch nicht sicher. Dies ist die Aktion, die Sie ausführen sollen.

Es ist immer eine gute Idee, sich mit einem Dankeschön abzumelden.
Lieblingsschüler

Element 1: Anrede

Auf Anhieb können Sie hier feststellen, dass Sie Ihre Beziehung zu Ihrem Professor als professionell betrachten. Verwenden Sie „Dear“, oder wenn sich das für Sie schrecklich formal anfühlt, können Sie „Hello“ oder „Hi“ verwenden. („Hi“ drückt darauf. Siehe Hinweis zu Ausnahmen unten.)

Element Nr. 2: Ehrenwert

Hier stochern viele Studenten unabsichtlich direkt in das sensible Ego und die Sensibilität ihres Professors ein Sinn für Gerechtigkeit in der Welt. Du hast nicht gedacht, dass dieses kleine Wort eine super große Sache ist, aber es geht sie tatsächlich an. Ein Ehrentitel ist ein Titel, der verwendet wird, um den Respekt für die Position einer Person zu kommunizieren. Unabhängig davon, ob Sie als Student die Autorität oder Position Ihres Professors tatsächlich respektieren oder nicht, ist es eine gute Idee, so zu handeln, wie Sie es tun. Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, sie als „Professor“ anzusprechen. Wenn sie promoviert haben, können Sie sie technisch „Dr.“ nennen. Aber mit „Professor“ sind Sie sicherer. Nicht alle Ausbilder haben einen Doktortitel (und viele haben nicht einmal das Wort Professor in ihrer offiziellen Berufsbezeichnung), aber wenn sie eine College-Klasse unterrichten, übernehmen sie die Rolle eines Professors und können als solche angesprochen werden. Der Bonus von „Professor“ „Und“ Dr. “ ist, dass Sie nichts über die Geschlechtsidentität oder den Familienstand Ihres Professors wissen müssen. Wenn Sie Ihren Professor „Frau“ nennen oder „Miss“, Herr, hilf dir.

Element 3: Name

Sie werden überrascht sein, wie oft Studenten den Namen ihres Professors falsch verstehen. Dies ist keine schwierige Information, die nachgeschlagen werden muss , Leute. Es steht auf Ihrem Lehrplan, es steht auf der Website der Abteilung, es ist wahrscheinlich auch Google-fähig. Verwenden Sie ihren Nachnamen. Buchstabieren Sie das Ganze. Schreiben Sie es richtig. Wenn ein Bindestrich darin ist, verwenden Sie beide Namen und den Bindestrich ( Dies fällt wirklich unter die Rechtschreibung des Ganzen und die korrekte Schreibweise, aber ich verstehe, es ist ein Sonderfall und es verursacht aus irgendeinem Grund viel Verwirrung, obwohl es 2016 ist.

Ausnahmen zu # 1–3 (versuchen Sie es erst, wenn Sie den Pro-E-Mailer-Status erreicht haben)

Sie können eine weniger formelle Anrede verwenden und Ihren Professor in Ihrer E-Mail mit etwas anderem als dem Nachnamen des Professors ansprechen, wenn: und nur wenn Sie eine E-Mail von ihnen erhalten haben, in der sie eine informelle Anrede verwenden und diese mit etwas anderem als Professor Last-Name unterschreiben. Zum Beispiel, als ich Co war llege Professor, ich habe meine E-Mails oft abgemeldet „Prof. P-S “, weil ich wusste, dass mein Nachname lang und für die Menschen verwirrend war. Mir hat es dann eher gefallen, wenn mir Leute E-Mails an „Prof. P-S“ geschickt haben. Aber weichen Sie nicht von dem ab, was sie selbst nennen. Versuchen Sie NIEMALS, einen Vornamen zu verwenden, es sei denn, Sie haben die ausdrückliche Erlaubnis dazu erhalten. Wenn der Professor seine E-Mails kryptisch nur mit Initialen signiert, halten Sie sich am besten an Professor Last-Name Beginnen Sie unter keinen Umständen eine E-Mail mit „Hey“, weil einige Leute darüber sehr verärgert sind.

Element 4: Sinnlose Nizza

Es tut nie weh, so etwas wie „Ich hoffe“ zu sagen Sie genießen heute das schöne Wetter “oder„ Ich hoffe, Sie hatten ein erholsames Wochenende “, um zu beginnen. Es zeigt, dass Sie Ihren Professor als eine Person sehen, die eine Art Leben hat. Professoren mögen es, wenn Sie sie als Menschen sehen, die außerhalb ihres Klassenzimmers leben (auch wenn dies aus der Ferne der Wahrheit ähnelt). Es spielt keine Rolle, was Sie hier sagen, es zählt eher das Ritual des höflichen Interesses. Wenn du es schaffen kannst, so wie du es wirklich meinst, Bonuspunkte für dich.

Element Nr. 5: Erinnerung daran, wie sie dich kennen

Dies ist der Schlüssel, besonders wenn es so ist Wenn Sie zum ersten Mal Ihren Professor kontaktieren.Sie können sich nicht darauf verlassen, dass sie sich Ihren Namen aus ihren Dienstplänen merken oder Ihr Gesicht mit Ihrem Namen versehen können. Wenn Sie etwas Besonderes an sich haben, das ihr Gedächtnis auf Trab hält und sie dazu bringt, Sie liebevoll anzusehen, schließen Sie dies ein. Zum Beispiel: „Ich bin nach dem Unterricht geblieben, um dich einmal nach dem Lesen zu fragen“ oder „Ich sitze in der ersten Reihe und habe blaue Haare“, was auch immer. Wenn Sie sie noch nicht kennengelernt haben, erklären Sie ihnen Ihre gewünschte Beziehung, z. B. „Ich bin daran interessiert, mich im nächsten Semester für Ihre Klasse einzuschreiben.“ Wenn Sie ziemlich sicher sind, dass sie Sie beim Namen kennen, können Sie dies weglassen. Einige Profis sind jedoch sehr schlecht darin, sich Namen zu merken. Sie können ihnen also genauso gut einen Knochen hier werfen. (Wenn Sie Glück haben, werden es diese Profis sein Selbstbewusst und einfühlsam genug, um Sie nicht dazu zu bringen, sich Namen für Prüfungen in ihren Klassen zu merken.)

Element 6: Der wahre Grund für Ihre E-Mail

Dies ist der ganze Grund, warum Sie Ich sende die E-Mail, also machen Sie es gut. Das Wichtigste hier ist, ein- und auszusteigen und dabei höflich zu bleiben. Geben Sie genau an, was Sie vom Professor benötigen, ohne eine Reihe von Ausreden zu nennen oder auf übermäßige Details einzugehen oder zu klingen Wenn Sie nicht erklären können, warum Sie in ein oder zwei Sätzen eine E-Mail senden, sollten Sie einen Termin vereinbaren, um sich persönlich mit dem Professor zu treffen. In diesem Fall lautet Ihre Zeile hier „Ich hatte gehofft, wir könnten uns treffen.“ über X zu sprechen. Was wäre ein guter Zeitpunkt dafür? “ Wenn sie sich nicht treffen können und es nur per E-Mail besprechen möchten, werden sie es Sie wissen lassen.

Elemente Nr. 7 und 8: Hier beweisen Sie, dass Sie eine wundervolle Person sind

Im Internet steht ein T-Shirt zum Verkauf, auf dem steht: „Es steht im Lehrplan.“ Denken Sie eine Sekunde darüber nach, warum es einen Markt für dieses Produkt gibt. Eine große Anzahl von E-Mails, die von Studenten an Professoren gesendet werden, suchen nach Informationen, die bereits vom Professor übermittelt wurden. Bevor Sie die E-Mail senden, sollten Sie den Lehrplan und Ihren Lehrplan überprüfen Notizen (und die Klassenwebsite, falls vorhanden), um festzustellen, ob Ihre Frage dort tatsächlich beantwortet wurde. Es tut nicht weh, auch eine andere Person aus der Klasse zu fragen. Deshalb sollten Sie versuchen, die Telefonnummer eines Klassenkameraden zu ermitteln oder E-Mail-Adresse in der ersten Woche. Wenn Sie all diese Dinge tatsächlich getan haben und noch eine Frage haben, erhalten Sie durch Ihre Kontaktaufnahme mit dem Professor hilfreiche Informationen, dass sie möglicherweise nicht über etwas klar waren.

Wenn Sie versuchen können, Ihre eigene Frage zu beantworten, und Sie sich als richtig herausstellen, sparen Sie ihnen ein wenig Zeit bei der Beantwortung. Wenn Sie beispielsweise schreiben, um eine Besprechung einzurichten, können Sie sagen: „Auf dem Lehrplan steht, dass du weg bist Eisstunden sind dienstags um 15 Uhr. Könnte ich diesen Dienstag um 3:15 kommen? “ Dies zeigt auch, dass Sie länger als zwei Sekunden über das Ganze nachgedacht haben, bevor Sie sich entschieden haben, die E-Mail-Lesezeit in Anspruch zu nehmen.

Element 9: Super höfliche Anpassung Ihrer Anfrage

Wenn Sie eine Frage stellen, auf die Sie eine Antwort benötigen, können Sie etwas sagen wie „Wenn Sie mich so schnell wie möglich informieren könnten, wäre ich Ihnen sehr dankbar.“ Wenn Sie ein Formular ausfüllen oder jemanden in Ihrem Namen kontaktieren oder etwas tun müssen, das mehr Maßnahmen erfordert als nur das Beantworten Ihrer E-Mail, geben Sie dies hier ganz klar an. Dies hilft ihnen, es auf ihre To-Do-Liste zu setzen und es zu erhalten erledigt.

Element 10: Abmelden

Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie eine E-Mail abmelden sollen, ist „Danke“ fast immer angemessen. Sie können „Best“ oder „All the best“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ oder was auch immer tun, aber eine Form des Dankes ist hier eine doppelte Pflicht, sowohl als Abmeldung als auch als Ausdruck der Dankbarkeit.

Das Verborgene Element Nr. 11: Das Follow-up

Wenn Ihr Professor nicht auf Ihre E-Mail geantwortet hat und soziale Hinweise Ihnen mitteilen, dass dies wahrscheinlich beabsichtigt ist, können Sie ein sanftes Follow-up senden. Sie können formatieren Das Follow-up mit allen Elementen hier, aber Sie können „Nur meine vorherige E-Mail nachverfolgen“ hinzufügen, bevor Sie zu Element 6 gelangen. Sie müssen es nicht einreiben, weil sie vergessen haben, Ihnen eine E-Mail zu senden, sie werden es verstehen (und wenn sie es wirklich vergessen haben, fühlen sie sich möglicherweise schlecht). Wenn sie Sie nicht absichtlich per E-Mail zurückschickten, haben Sie sie wahrscheinlich bereits beim ersten Mal verärgert, und Sie könnten bei der Nachverfolgung genauso höflich wie möglich sein. Wann ist es sicher, eine Nacherinnerung zu senden? Sie müssen dies daran messen, wie schnell sie normalerweise auf Dinge reagieren und wie dringend Ihr Bedürfnis nach einer Antwort wirklich ist. Wenn es eine Woche warten kann, lassen Sie es eine Woche warten (oder bis Sie sie persönlich sehen).

Warum dies wichtig ist

Es ist eine Fähigkeit, zu lernen, wie man professionelle E-Mails erstellt Sie können in die sogenannte reale Welt mitnehmen. Eine höfliche und durchdachte Anfrage erhält mit größerer Wahrscheinlichkeit die gewünschte Antwort. Und seien wir ehrlich, Professoren sind Menschen mit Gefühlen, die nur als solche behandelt werden wollen.

Sie könnten denken, dass Professoren, die sich über E-Mails von Studenten ärgern, überempfindlich und faul sind (es ist ihre Aufgabe, mit dieser Scheiße umzugehen, oder?). Und du könntest recht haben. Bedenken Sie jedoch, dass Sie zwar immer nur wenige Professoren gleichzeitig haben, diese aber möglicherweise Hunderte von Studenten haben. Möglicherweise bekommen sie die gleiche Frage von zehn verschiedenen Personen. Sie könnten ein außerordentlicher Professor sein, der tatsächlich nur für die Stunden bezahlt wird, die sie im Klassenzimmer verbringen (und dafür werden sie auch nicht sehr viel bezahlt). Möglicherweise haben sie aufgrund ihres Geschlechts oder ihrer Rasse weniger Respekt von Menschen erhalten. Machen Sie Ihre E-Mail zu der, über die sie ihre Freunde nicht beschweren. Jetzt wissen Sie, wie.

* Dies wurde für mich bestätigt, als ich einige meiner ehemaligen Studenten befragte, wie sie herausgefunden haben, wie sie in ihrer College-Karriere mit elektronischer Kommunikation umgehen können. Diejenigen, die sich sicher und effektiv fühlten, hatten viel Erfahrung mit der elektronischen Interaktion mit Erwachsenen außerhalb ihrer Familie, bevor sie das College erreichten. Wir müssen nicht auf die soziologischen Dimensionen eingehen, wer am wahrscheinlichsten solche Möglichkeiten hatte, aber Sie können wahrscheinlich die Lücken ausfüllen.