So organisieren Sie Ihren Google Mail-Posteingang in 15 Minuten: Siebzehn Geheimnisse

Ein durchschnittlicher Mitarbeiter verbringt 1/3 seiner Bürozeit mit E-Mails. Bei 142.000 US-Dollar (Durchschnittsgehalt der Techniker in der Bay Area) zahlen wir den Mitarbeitern 47.000 US-Dollar pro Jahr für die Verwaltung ihrer Posteingänge!

Das ist nicht einmal das Schlimmste. Jedes Mal, wenn Sie aufhören, was Sie tun, um Ihre E-Mails zu lesen, dauert es ungefähr 23 Minuten, bis Sie sich wieder konzentrieren.

Die hässliche Wahrheit ist: Die Leute werden sich immer wieder an Sie wenden, ob es Ihnen gefällt oder nicht . Und es ist nicht einfach, dieses ungelesene Popup zu ignorieren.

Sie verbringen Stunden damit, E-Mails zu durchsuchen und zu bestimmen, was Sie tun sollen Wenn Sie sich letztendlich mit ihnen befassen, verbringen Sie im Grunde viel mehr Zeit in Ihrem Posteingang als ursprünglich geplant.

Wenn Sie nicht ganz entkommen können, aber dennoch Ruhe haben möchten, werden Sie organisierter ist der beste Ausweg.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihren Google Mail-Posteingang so organisieren, dass er eher ein Tool für Produktivität und Zusammenarbeit und keine Ablenkung darstellt.

Legen Sie relevantere E-Mails ab oben

Benötigen Sie wirklich alle neuen E-Mails ganz oben in Ihrem Posteingang? Ich bin sicher, dass Sie nicht alle sofort lesen.

Eine gute Möglichkeit, Ihren Posteingang zu organisieren, besteht darin, die relevanten E-Mails oben zu platzieren, z. B. diejenigen, die als wichtig oder mit einem Stern markiert sind.

Google Mail bietet Ihnen fünf Optionen zum Organisieren Ihres Posteingangs.

• Gehen Sie zu Ihren Einstellungen (das Zahnradsymbol oben).
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü als Nächstes zum Posteingangstyp.

Und hier ist, was jeder von ihnen bedeutet:

Standard: Die E-Mails werden in der Reihenfolge angezeigt, in der sie eingegangen sind – das Layout, das wir jeden Tag sehen.

Wichtig zuerst: Google Mail verwendet seine eigene Vorhersage, um festzustellen, welche E-Mails wichtig sind, und platziert sie oben Ihr Posteingang mit einer gelben Markierung. Alles andere geht darunter.

Zuerst ungelesen: In dieser Einstellung werden ungelesene E-Mails über den letzten E-Mails angezeigt. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie das Lesen / Ungelesene als Aufgabenliste verwenden.

Markiert zuerst: Dies ist für diejenigen, die Sterne verwenden, um ihren Posteingang zu priorisieren. Die markierten Nachrichten werden zuerst angezeigt, gefolgt von allem anderen.

Prioritäts-Posteingang: Google Mail erfährt, mit welcher Art von E-Mails Sie am meisten interagieren, und legt sie oben in Ihrem Posteingang ab. Dies ist ideal für Leute, die jeden Tag mit vielen E-Mails zu tun haben.

Dies ist einer der Tipps für die Google Mail-Organisation, für die ich bürgen kann. Es hat Wunder für mich gewirkt, E-Mails fernzuhalten, mit denen ich mich nicht sofort befassen möchte.

Tabs entfernen, die Sie nicht viel verwenden

Sie tun es nicht. Es müssen nicht alle fünf Registerkarten in Google Mail vorhanden sein. Sie können diejenigen deaktivieren, die Sie nicht viel verwenden. Die einzige Registerkarte, die Sie nicht deaktivieren können, ist die Registerkarte Primär.

Folgendes müssen Sie tun:

• Klicken Sie auf Einstellungen.
• Im Dropdown-Menü Klicken Sie auf Posteingang konfigurieren.
• Wählen Sie Registerkarten aus, die Sie aktivieren oder deaktivieren möchten.

Achten Sie hier genau darauf: Wenn Sie eine Registerkarte deaktivieren, werden ihre Meldungen auf der Registerkarte Primär angezeigt. Entfernen Sie immer diejenigen, die nicht viele E-Mails erhalten. Eine für die Google Mail-Organisation!

Verwenden Sie Labels, um Google Mail ordentlich zu organisieren.

Google Mail ist ein Label-basiertes System. Posteingang, Papierkorb, Entwürfe – sind technisch gesehen Beschriftungen.

Beschriftungen sind eine hervorragende Möglichkeit, Google Mail zu organisieren. Sie sind wie Tags, die Sie E-Mails hinzufügen können, die Sie senden oder empfangen. Das Tolle ist, dass Sie einer E-Mail mehr als ein Label hinzufügen können. Eine weitere Funktion, die Sie lieben würden, ist die Möglichkeit, Etiketten Farben hinzuzufügen.

Sie können Google Mail auch Etiketten auf E-Mails anwenden lassen, wenn diese eintreffen, wodurch Sie den manuellen Aufwand sparen. Beispielsweise können Sie alle E-Mails Ihrer Anwälte als Dokumente kennzeichnen lassen. Sie müssen lediglich einen Filter erstellen.

Zugehöriger Beitrag: Alles, was Sie über Google Mail-Labels wissen müssen

Automatisieren Sie die Zuweisung von E-Mails an Ihr Team (ohne Weiterleitung).

Für eine große Anzahl von E-Mails, die Sie erhalten, muss eine andere Person aus Ihrem Team daran arbeiten.

Die übliche Vorgehensweise beim Organisieren von Google Mail besteht darin, E-Mails zu durchsuchen und an Teammitglieder weiterzuleiten – eine absolute Zeitverschwendung.

Wenn Sie viele E-Mails an Ihr Team delegieren, müssen Sie Hiver ausprobieren. Sie können Bedingungen festlegen, basierend darauf, welche E-Mails Ihren Teamkollegen automatisch zugewiesen werden.

Angenommen, Sie haben einen Teamkollegen, der sich um sie kümmert alle E-Mails von Ihrem Versandpartner. Mit Hiver können Ihnen alle eingehenden E-Mails von ihrer E-Mail-Adresse automatisch zugewiesen werden.

Sie können auch mehrere Bedingungen angeben, z. B. die Absender-E-Mail und ein bestimmtes Wort in der Betreffzeile.Die Möglichkeiten sind grundsätzlich endlos. Probieren Sie es aus

Hören Sie auf, E-Mails für interne Gespräche zu schreiben

Die eine Möglichkeit, wie wir alle unsere und die Posteingänge unserer Teamkollegen überfluten – E-Mails für Dinge senden, die sonst sehr gut erledigt werden können.

Wenn ein Thema viele Aspekte enthält, die erklärt oder diskutiert werden müssen, nehmen Sie es zu einem persönlichen Meeting mit. Wenn Besprechungen, Zusammenkünfte oder Interviews in letzter Minute abgesagt werden, teilen Sie dies ihnen persönlich mit oder verwenden Sie das Telefon.

Wenn nichts anderes machbar genug erscheint, gibt es ein Resort, das wie ein Zauber wirkt jedes Mal – E-Mail-Notizen.

Notizen sind Nachrichten, die Sie an Ihre Teamkollegen schreiben können. Sie werden direkt neben dem E-Mail-Thread angezeigt, über den Sie sprechen (im Gegensatz zu Slack oder Hangouts, in denen Sie den Leuten mitteilen müssen, welche E-Mail Sie senden Ich spreche über und was passiert ist und all das.

Im Gegensatz zum Chat können Sie jederzeit zurückgehen und sehen, was Sie tun Konversation über einen Thread – Sie verlieren nie den Kontext.

Sie können Notes verwenden, um Kundeninformationen auszutauschen, Tipps anzubieten oder im Grunde alles, was nicht das Schreiben einer ganzen Geschichte beinhaltet. Jeder Schritt zur Freigabe des Posteingangs lohnt sich.

Archivieren Sie E-Mails, die Sie in naher Zukunft nicht benötigen.

Oft löschen wir E-Mails nicht nur, weil wir sie möglicherweise später benötigen. Und dann häufen sie sich an, als gäbe es kein Morgen.

Zum Beispiel senden sie Ihnen jedes Mal, wenn Sie etwas von einem Verkäufer kaufen, eine Quittung. Sie brauchen sie jetzt nicht, aber sie könnten nützlich sein, wenn Sie Ihre Konten Ende des Jahres fertigstellen. Hier kommt die Archivierungsfunktion ins Spiel.

Durch die Archivierung werden Ihre E-Mails nicht gelöscht, sondern aus Ihrem Posteingang entfernt. Sie bleiben auch durchsuchbar. Ihr Google Mail-Posteingang ist besser organisiert. Jeder gewinnt!

Wählen Sie eine E-Mail aus und suchen Sie oben nach dem dateiähnlichen Symbol. Klicken Sie darauf und Sie sind fertig.

Sie können die Archivierung auch mithilfe von Filtern automatisieren – dies wird im nächsten Punkt erläutert .

Verwenden Sie Filter, um allgemeine Aktionen zu automatisieren.

Google Mail verfügt über eine sehr starke Filterfunktion. Sie können E-Mails nach Betreff, Absender, Empfänger, Inhalt und mehr filtern. Sobald Sie die Nachrichten gefiltert haben, können Sie Google Mail anweisen, was mit ihnen zu tun ist – kennzeichnen Sie sie, legen Sie die Priorität fest und entscheiden Sie, ob die E-Mails in Ihren Posteingang gelangen.

Was Sie absolut lieben, ist die automatische Filterung . Sie können Kriterien und Aktionen festlegen. Jede E-Mail, die die Kriterien erfüllt, wird von Google Mail automatisch bearbeitet.

Sie müssen lediglich eine erweiterte Suche starten. Klicken Sie auf den grauen Pfeil ganz rechts in Ihrer Suchleiste.

Ein Dropdown-Menü wird geöffnet.

Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein und klicken Sie unten rechts im Popup auf „Filter mit dieser Suche erstellen“.

Wenn Sie beispielsweise eine Reihe von Newsletter-E-Mails erhalten, an denen Sie kein Interesse haben, können Sie einen Filter erstellen, der automatisch alle E-Mails archiviert, die von dieser Adresse stammen.

Möglichkeiten, wie Sie mithilfe von Filtern Google Mail organisieren können:

• Markieren Sie jede E-Mail von einer wichtigen Person (z. B. Ihrer Bank) )
• Leiten Sie E-Mails automatisch von einer bestimmten Adresse weiter.
• Archivieren Sie E-Mails, die ein bestimmtes Wort enthalten (z. B. „Kostenlos“) Testversion)

Mit den richtigen Filtern sparen Sie problemlos jede Woche Stunden. Lesen Sie diese ausführliche Anleitung zu Google Mail-Filtern

Experimentieren Sie mit Google Mail Advanced (Sie würden mehrere Posteingänge lieben)

Wenn Sie mit Google Mail Advance (ehemals Labs) noch nicht vertraut sind, müssen Sie zunächst wissen, dass es sich um ein Testfeld handelt Google. Die erfolgreichen werden zu Standard-Google Mail-Funktionen, andere werden möglicherweise eingestellt – aber es lohnt sich auf jeden Fall, einen Versuch zu unternehmen.

Die einzige Funktion, die seit Jahren Teil von Google Mail Advanced ist, sind mehrere Posteingänge. Sie können mehrere Bereiche erstellen, in denen jeweils eine bestimmte Kategorie von E-Mails angezeigt wird, basierend auf dem E-Mail-Typ, dem Thema oder den persönlichen Vorlieben.

Sie können E-Mails von einem bestimmten Absender oder E-Mails mit E-Mails erhalten Ein bestimmtes Etikett wird in einem separaten Postfach angezeigt.

Sie können beispielsweise Etiketten hinzufügen, z. B. Bedarfsantwort, Aufgaben, Projektrückstand und wöchentliches Lesen. Alle E-Mails mit einem bestimmten Etikett werden im jeweiligen Postfach angezeigt Posteingang:

Hier ist ein praktisches Video, wenn Sie Google Mail mithilfe mehrerer Posteingänge organisieren möchten.

Einrichten von Desktop-Benachrichtigungen für neue E-Mails

Wenn Sie eine kundenorientierte Rolle spielen, sind wir ziemlich sicher, dass Sie jeden Tag viele E-Mails erhalten. Wenn Sie Echtzeit-Engagement bevorzugen, empfehlen wir dringend, Desktop-Benachrichtigungen einzurichten. Auf diese Weise werden jedes Mal, wenn Sie eine neue E-Mail erhalten, Benachrichtigungen oben rechts auf Ihrem Bildschirm angezeigt.

Um Desktop-Benachrichtigungen zu aktivieren, müssen Sie Folgendes tun:

• Gehen Sie zu Ihren Einstellungen (das Zahnradsymbol oben)
• Im Allgemeinen Blättern Sie im Einstellungsmenü zu „Desktop-Benachrichtigungen“ und klicken Sie auf die Optionsfelder, um sie zu aktivieren.

Pro-Tipp: Manchmal können Desktop-Benachrichtigungen sowohl störend als auch ablenkend sein. Um nicht in diese Falle zu tappen, aktivieren Sie Desktop-Benachrichtigungen für E-Mails, die nur als „Wichtig“ gekennzeichnet sind.

Aktivieren Sie Nudges

Dank einer Menge Spam-E-Mails ist es oft sehr leicht, eine wichtige E-Mail in Google Mail zu übersehen. Der Nudge ist ein Algorithmus in Google Mail, der E-Mails wieder an den Anfang Ihres Posteingangs bringt, wenn keine Antwort eingegangen ist Es ist großartig, wenn Sie ständige Erinnerungen benötigen, um Antworten oder Follow-ups auf wichtige E-Mails zu senden.

Es gibt zwei Arten von Nudges in Google Mail:

• E-Mails vorschlagen, auf die geantwortet werden soll: E-Mails, auf die Sie möglicherweise vergessen haben zu antworten, werden oben in Ihrem Posteingang angezeigt.
• Vorgeschlagene E-Mails zum Nachverfolgen: Gesendete E-Mails, die Sie möglicherweise nachverfolgen müssen, werden unter angezeigt oben in Ihrem Posteingang.

Sie können Nudges in Ihren Einstellungen auf der Registerkarte „Allgemein“ ein- und ausschalten.

Wichtige Nachrichten markieren

Google Mail versucht immer sein Bestes, um festzustellen, welche E-Mails (beide) Einzelne Nachrichten sowie Threads) sind für Sie wichtiger als die anderen. Diese werden normalerweise mit „Wichtigkeitsmarkierungen“ (ein gelber Pfeil direkt neben dem Stern) hervorgehoben.

Bis vor kurzem hatte Google Mail Zeiger in der App, die klarstellten, warum eine E-Mail als wichtig markiert wurde, im Gegensatz zu der „Laut unserer magischen Soße wichtig“, heißt es jetzt.

Während Google Mail zum größten Teil immer noch die meisten wichtigen E-Mails korrekt markiert, gibt es Zeiten, in denen es immer noch gelingt, Fehler zu machen.

Damit der Algorithmus für Sie besser funktioniert, müssen Sie wichtige Nachrichten selbst markieren. Auf diese Weise wird sich der Algorithmus schließlich schnell durchsetzen. Eine Möglichkeit besteht darin, die Wichtigkeitsmarkierungen manuell hinzuzufügen / zu entfernen. Eine andere Möglichkeit Dies erfolgt durch Markieren von Nachrichten.

In Google Mail werden Sterne für einzelne Nachrichten in einem einzelnen Thread verwendet, während Wichtigkeitsmarkierungen für ganze E-Mail-Threads verwendet werden. Sterne und Wichtigkeitsmarkierungen helfen Ihnen auch dabei, die Google Mail-Suche schneller zu organisieren. Es lohnt sich also auf jeden Fall, sich die Zeit zu nehmen, um diese hinzuzufügen.

Mu te Gespräche

Wenn Sie es satt haben, in E-Mail-Gesprächen zwischen Mitarbeitern / Kunden stecken zu bleiben, an denen Sie nicht unbedingt beteiligt sind? Dann ist die Funktion „Konversationen stummschalten“ in Google Mail genau das Richtige für Sie.

Wenn Sie eine Konversation in Google Mail stummschalten, werden in Ihrem Posteingang keine weiteren Nachrichten dazu angezeigt. Alle E-Mails, die der Konversation hinzugefügt werden, nachdem Sie sie stummgeschaltet haben, werden weiterhin in Ihrem Google Mail-Konto gespeichert, aber automatisch archiviert. Sie können weiterhin nach der Konversation suchen und neue Nachrichten anzeigen.

Um eine Konversation in Google Mail stummzuschalten, öffnen Sie die Konversation und klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Mehr“. Wählen Sie „Stumm“ aus Die Liste und die Konversation werden archiviert.

Alle neuen Nachrichten, die an den Konversationsthread gesendet werden, werden nicht in Ihrem Posteingang angezeigt, sondern werden angezeigt zum Archiv hinzugefügt werden.

Pro-Tipp: Um stummgeschaltete Konversationen schneller zu finden, geben Sie „is: stumm“ in die Google Mail-Suchleiste ein.

Sie können die Stummschaltung einer Konversation jederzeit aufheben. Zum Aufheben der Stummschaltung Suchen Sie einfach nach der stummgeschalteten Konversation und löschen Sie das Etikett „Stumm“ aus dem E-Mail-Thread.

Verwenden Sie die Optionen „Intelligente Antwort“ und „Intelligentes Verfassen“ von Google Mail Antworten mit kurzen Sätzen basierend auf dem Inhalt der E-Mail, die Sie erhalten haben.

Sie können Smart Reply for Gmail auf der Registerkarte Allgemeine Einstellungen aktivieren.

Mit dieser Funktion können Sie auf den Vorschlag klicken kurze Sätze, die Sie als Antwort verwenden und unverändert senden möchten, oder bearbeiten Sie die Antwort, bevor Sie auf Senden klicken.

Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie schnelle Antworten auf Ihre E-Mails auslösen müssen.

Smart Compose baut auf der Idee von Smart Reply auf, hilft Ihnen jedoch dabei, Antworten in voller Länge auf Ihre E-Mails zu verfassen, anstatt nur kurze Sätze.

(mit freundlicher Genehmigung des Google-Blogs)

Sie können Smart Compose auf der Registerkarte Allgemeine Einstellungen in Google Mail aktivieren.

Pro-Tipp: Verwenden Sie die Option Smart Compose Personalization, um die Smart Compose-Option an Ihren Schreibstil anzupassen und Schreibvorschläge zu verbessern.

Sie können Smart aktivieren Erstellen Sie die Personalisierung auf der Registerkarte „Allgemeine Einstellungen“ in Google Mail.

Antworten Sie schneller auf E-Mails mit gespeicherten Antworten

Wenn Sie feststellen, dass Sie dieselbe Art von E-Mail-Antworten an mehrere Kunden oder Mitarbeiter eingeben, sollten Sie eine Einigung in Betracht ziehen g up Eingemachte Antworten (Vorlagen).

Eingemachte Antworten sind E-Mail-Vorlagen, mit denen Sie auf E-Mails mit vorgegebenem Text antworten können.

Sie können Vorlagen in den Google Mail-Einstellungen auf der Registerkarte „Erweitert“ aktivieren.

Senden rückgängig machen

Dies muss eine der handlichsten Google Mail-Funktionen sein. Wenn Sie jemals eine E-Mail an einen unbeabsichtigten Empfänger gesendet oder einen Tippfehler in einer E-Mail gemacht haben, ist die unglückliche Verlegenheit, die durch Ihre Gaffe verursacht wird, kein Unbekannter.

Glücklicherweise verfügt Google Mail über die Option „Senden rückgängig machen“ Auf diese Weise können Sie E-Mails nach dem Senden bis zu 30 Sekunden lang „absenden“.

Sie können diese Option auf der Registerkarte „Allgemeine Einstellungen“ in den Google Mail-Einstellungen aktivieren.

Nachdem Sie dies aktiviert haben, müssen Sie nicht über einen falschen Empfänger oder einen Tippfehler in Panik geraten. Stattdessen haben Sie jetzt zwischen fünf und 30 Sekunden Zeit, um „zu senden“ „Ihre E-Mail und ergreifen Sie Maßnahmen, um Ihre Fehler zu korrigieren.

Aktivieren von Hover-Aktionen

Mit dem neuen Erscheinungsbild von Google Mail, das im April 2018 vorgestellt wurde, führte Google Mail Hover-Aktionen ein. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine E-Mail in Ihrem Posteingang und Sie sehen eine Sammlung von Schaltflächen.

Auch diese Schaltflächen Mit der Funktion „Hover-Aktionen“ können Sie schnell mit einem Klick auf eine E-Mail reagieren. Sie können E-Mails archivieren, löschen, als ungelesen markieren oder sogar deaktivieren. Dies ist eine kleine Funktion, die die Interaktion mit E-Mails erheblich beschleunigt.

Hover-Aktionen können auf der Registerkarte „Allgemein“ in den Google Mail-Einstellungen aktiviert werden.

Snooze-E-Mails für später

Wenn Sie von Hover-Aktionen in Google Mail sprechen, haben Sie jetzt auch die Option Snooze-E-Mails. Diese Option entfernt E-Mails aus Ihrem Posteingang, um sie später wieder aufzurufen. Dies ist perfekt für alles, was Sie eventuell bearbeiten müssen, aber momentan nicht bearbeiten können.

Die Funktionalität ist einfach: Klicken Sie einfach auf die Snooze-Hover-Funktion und wählen Sie aus, wann Sie die E-Mail wieder sehen möchten. Wenn die Zeit abgelaufen ist, wird die Nachricht wieder in Ihrem Posteingang angezeigt.

Einige Tools für den Einstieg

Hiver – Delegieren Sie E-Mails automatisch als Aufgaben. Schreiben Sie Notizen (und keine E-Mails) für interne Gespräche. Verwenden Sie E-Mail-Vorlagen.

Sanebox – Priorisiert und fasst Nachrichten durch Analyse ihrer Kopfzeilen zusammen. Speichert unwichtige E-Mails unter dem Label „SaneLater“, damit Sie sie später bearbeiten können.

Maildrop – Hilft Ihnen, sich von Spam fernzuhalten.

Unroll.Me – Hilft Ihnen, Ihren gesamten Newsletter über ein Dashboard zu verwalten. Das Abbestellen ist überraschend einfach.

AwayFind – Hier können Sie entscheiden, welche E-Mails eine Benachrichtigung wert sind. Sie können wählen, ob Sie per SMS, Telefonanruf, Desktop-Alarm oder über die AwayFind-App informiert werden möchten.

Zusammenfassung

Ablenkungen bei der Arbeit nehmen mehr Zeit in Anspruch als Sie denken. Sie entgleisen Ihren geistigen Fortschritt und Ihr Gehirn braucht eine Weile, um sich wieder zu konzentrieren. Angesichts der Tatsache, dass E-Mails bei der Arbeit eine große Ablenkungsquelle darstellen, ist es nur natürlich, etwas dagegen zu unternehmen.

Sie wären überrascht, wie viel Zeit Sie sparen können, wenn Sie Google Mail besser organisieren.

Lassen Sie den Posteingang nicht übernehmen.