Cum să vă organizați căsuța de e-mail Gmail în 15 minute: șaptesprezece secrete

Un angajat mediu își petrece o treime din timpul biroului prin e-mailuri. La 142.000 de dolari (salariul mediu al lucrătorului din domeniul tehnologiei din Bay Area), plătim angajaților 47.000 de dolari pe an pentru a-și gestiona căsuțele de e-mail!

Aceasta nu este chiar partea cea mai rea. De fiecare dată când oprești ceea ce faci pentru a-ți verifica e-mailul, durează aproximativ 23 de minute pentru a-ți recapata atenția.

Adevărul urât este: oamenii vor continua să te contacteze indiferent dacă îți place sau nu . Și nu este foarte ușor să ignorați această fereastră pop-up necitită.

Vă petreceți ore trecând prin e-mailuri, stabilind ce să faceți cu și, în cele din urmă, să tratezi cu ei în cele din urmă – în sfârșit vei ajunge să petreci mult mai mult timp în căsuța de e-mail decât ai plănuit inițial.

Când nu poți scăpa complet, dar îți dorești totuși liniștea sufletească, devii mai organizat este cea mai bună cale de ieșire.

Această postare vă va spune cum să vă organizați căsuța de e-mail Gmail astfel încât să fie mai mult un instrument de productivitate și colaborare și nu o distragere a atenției.

Puneți e-mailuri mai relevante deasupra

Chiar aveți nevoie de toate noile e-mailuri chiar în partea de sus a căsuței de e-mail? Sunt sigur că nu le citiți imediat.

O modalitate excelentă de a vă menține căsuța de e-mail organizată este să puneți e-mailurile relevante în partea de sus, cum ar fi cele marcate ca importante sau cu stea.

Gmail vă oferă cinci opțiuni pentru organizarea căsuței de e-mail.

• Accesați setările (pictograma roată din partea de sus)
• Faceți clic pe meniul derulant următor la tipul de mesaje primite.

Și iată ce înseamnă fiecare dintre ele:

Implicit: afișează e-mailurile în ordinea în care au intrat – aspectul pe care îl vedem în fiecare zi.

Important mai întâi: Gmail folosește propria predicție pentru a determina ce e-mailuri sunt importante și le plasează în partea de sus a căsuța de e-mail cu un marker galben. Toate celelalte sunt mai mici decât acestea.

Mai necitite: această setare afișează e-mailurile necitite deasupra e-mailurilor recente. Acest lucru este util mai ales dacă utilizați citirea / necitirea ca listă de sarcini.

În primul rând cu stea: aceasta este pentru cei care folosesc stele pentru a-și acorda prioritate în căsuța de e-mail. Mesajele cu stea apar mai întâi, urmate de orice altceva.

Mesaje primite prioritare: Gmail află ce tip de e-mailuri interacționați cel mai mult și le plasează în partea de sus a meselor primite. Acest lucru este minunat pentru cei care au de a face cu multe e-mailuri în fiecare zi.

Acesta este unul dintre acele sfaturi de organizare Gmail pe care le pot garanta. A făcut minuni pentru mine în ceea ce privește păstrarea e-mailurilor pe care nu vreau să le tratez imediat.

Scapă de filele pe care nu le folosești mult

Tu nu Nu trebuie să aveți toate cele cinci file din Gmail. Puteți dezactiva cele pe care nu le utilizați mult. Singura filă pe care nu o puteți dezactiva este fila Primară.

Iată ce trebuie să faceți:

• Faceți clic pe Setări.
• Din meniul derulant , faceți clic pe Configurare mesaje primite
• Selectați filele pe care doriți să le activați sau să le dezactivați.

Acordați o atenție deosebită aici: dacă dezactivați o filă, mesajele acesteia vor apărea în fila Primară. Eliminați întotdeauna cele care nu primesc multe e-mailuri. Unul pentru organizația Gmail!

Folosiți etichete pentru a organiza cu atenție Gmail

Gmail este un sistem bazat pe etichete. Mesaje primite, Coș de gunoi, Schițe – sunt etichete din punct de vedere tehnic.

Etichetele reprezintă o modalitate excelentă de a organiza Gmail. Sunt ca niște etichete pe care le puteți adăuga la e-mailurile pe care le trimiteți sau le primiți. Lucrul minunat este că puteți adăuga mai multe etichete la un e-mail. O altă caracteristică pe care ți-ar plăcea este abilitatea de a adăuga culori la etichete.

De asemenea, puteți solicita Gmail aplicarea etichetelor la e-mailuri pe măsură ce acestea sosesc, economisindu-vă efortul manual. De exemplu, puteți avea toate e-mailurile de la avocații dvs. etichetate ca Documente. Tot ce trebuie să faceți este să creați un filtru.

Postare asociată: tot ce trebuie să știți despre etichetele Gmail

Automatizați e-mailurile care vor fi atribuite echipei dvs. (fără redirecționare)

Un număr mare de e-mailuri pe care le primiți ar necesita ca altcineva din echipa dvs. să lucreze la ele.

Cursul obișnuit de acțiune atunci când doriți să organizați Gmail este să treceți prin e-mailuri și să le transmiteți colegilor de echipă – o pierdere absolută de timp.

Dacă delegați o mulțime de e-mailuri echipei dvs., trebuie să încercați Hiver. Veți putea specifica condițiile pe baza cărora e-mailurile vor fi atribuite automat colegilor dvs. de echipă.

De exemplu, spuneți că aveți un coechipier care se ocupă de toate e-mailurile de la partenerul dvs. de expediere. Folosind Hiver, puteți primi toate e-mailurile primite de la adresa lor de e-mail.

De asemenea, aveți posibilitatea de a specifica mai multe condiții, cum ar fi e-mailul expeditorului și un cuvânt specific în linia subiectului.Posibilitățile sunt practic nesfârșite. Încercați-l

Opriți scrierea e-mailurilor pentru conversații interne

Unicul mod în care toți ne inundăm căsuța de e-mail a noastră și a colegilor noștri – trimiterea de e-mailuri pentru lucruri care se pot face foarte bine altfel.

Dacă un subiect are multe aspecte care vor trebui explicate sau discutate, duceți-l la o întâlnire personală. Dacă există o anulare de ultimă oră a întâlnirilor, întâlnirilor sau interviurilor, spuneți-le personal sau utilizați telefonul.

Dacă nimic altceva nu pare suficient de fezabil, există o stațiune care funcționează ca un farmec de fiecare dată – Note prin e-mail.

Notele sunt mesaje pe care le puteți scrie colegilor dvs. de echipă și apar chiar lângă firul de e-mail pe care îl discutați (spre deosebire de Slack sau Hangouts, unde trebuie să le spuneți persoanelor care vă trimit un e-mail) vorbim despre și ce s-a întâmplat și toate astea).

Spre deosebire de chat, puteți oricând să vă întoarceți și să vedeți ce conversați despre un fir – nu pierdeți niciodată contextul.

Puteți utiliza Note pentru schimbul de informații despre clienți, oferirea de sfaturi sau practic orice nu implică scrierea unei povești întregi. Merită fiecare pas către desfundarea căsuței de e-mail.

Arhivează e-mailurile de care nu ai nevoie în viitorul apropiat

De multe ori, nu ștergem e-mailurile doar pentru că s-ar putea să le avem nevoie mai târziu. Și apoi continuă să se acumuleze ca și cum nu ar fi mâine.

De exemplu, de fiecare dată când cumpărați ceva de la un furnizor, vă trimit o chitanță. Nu aveți nevoie de ele acum, dar s-ar putea să fie utile atunci când vă faceți conturile la sfârșitul anului. Aici intră în joc funcția de arhivare.

Arhivarea nu șterge e-mailul, ci îl elimină din căsuța de e-mail. Rămân și ele căutabile. Mesaje primite Gmail este mai bine organizat. Toată lumea câștigă!

Selectați un e-mail și căutați pictograma asemănătoare unui fișier din partea de sus. Faceți clic pe acesta și ați terminat.

De asemenea, puteți automat arhivarea folosind filtre – vă explic acest lucru în punctul următor .

Utilizați filtre pentru a automatiza acțiunile comune

Gmail are o capacitate de filtrare foarte puternică. Puteți filtra e-mailurile după subiect, expeditor, destinatar, conținut și multe altele. După ce ați filtrat mesajele, puteți instrui Gmail ce să facă cu ele – etichetați-le, setați prioritatea, decideți dacă e-mailurile ajung în căsuța dvs. de e-mail.

Ceea ce vă va plăcea absolut este filtrarea automată . Puteți seta criterii și acțiuni – fiecare e-mail care îndeplinește criteriile este tratat automat de Gmail.

Tot ce trebuie să faceți este să începeți o căutare avansată. Faceți clic pe săgeata gri din extrema dreaptă a barei de căutare.

Și se deschide o listă derulantă.

Introduceți o adresă de e-mail și faceți clic pe „Creați filtru cu această căutare” în partea dreaptă jos a ferestrei pop-up.

De exemplu, dacă primiți o grămadă de e-mailuri de buletin informativ de care nu vă interesează, puteți crea un filtru care va arhiva automat toate e-mailurile care provin de la adresa respectivă.

Modalități prin care puteți utiliza filtre pentru a organiza Gmail:

• Marcați fiecare e-mail de la cineva important (spuneți banca dvs. )
• Redirecționează automat e-mailurile de la o anumită adresă
• Arhivează e-mailurile care conțin un anumit cuvânt (spune Free de încercare)

Cu filtrele potrivite, veți economisi cu ușurință ore în fiecare săptămână. Consultați acest ghid exhaustiv pentru filtrele Gmail

Experimentați cu Gmail Advanced (v-ar plăcea mai multe cutii primite)

Dacă sunteți nou în Gmail Advance (fostele Labs), primul lucru pe care trebuie să-l știți este că este un teren de testare pentru Google. Cele de succes continuă să devină capabilități Gmail standard, iar altele s-ar putea să fie puse la dispoziție – însă merită cu siguranță să faceți o lovitură.

Singura caracteristică care face parte din Gmail Advanced de ani de zile este Căsuțele de intrare multiple. Vă permite să creați mai multe panouri, fiecare conceput pentru a afișa o anumită categorie de e-mailuri, pe baza tipului de e-mail, a subiectului sau a preferințelor personale.

Puteți avea e-mailuri de la un anumit expeditor sau e-mailuri care poartă o anumită etichetă apare într-o cutie poștală separată.

De exemplu, puteți adăuga etichete, cum ar fi răspunsul la necesități, sarcini, restanțe de proiect și lectură săptămânală – toate e-mailurile cu o anumită etichetă apar în căsuță de e-mail:

Iată un videoclip la îndemână dacă doriți să organizați Gmail utilizând mai multe căsuțe de intrare.

Configurați notificări pe desktop pentru e-mailuri noi

Dacă aveți un rol orientat spre client, suntem destul de siguri că primiți multe e-mailuri în fiecare zi. Dacă preferați implicarea în timp real, vă recomandăm cu tărie să configurați notificările desktop. În acest fel, veți vedea notificări care apar în partea dreaptă sus a ecranului de fiecare dată când primiți un nou e-mail.

Pentru a activa notificările desktop, iată ce trebuie să faceți:

• Accesați setările (pictograma roată din partea de sus)
• În general meniul de setări, derulați până la „Notificări desktop” și faceți clic pe butoanele radio pentru a le activa.

Sfat Pro: Uneori, notificările desktop pot deveni deranjante, precum și distractive. Pentru a nu cădea în această capcană, activați notificările de pe desktop pentru e-mailurile marcate numai ca „Important”.

Activați Nudges

Mulțumită multor e-mailuri spam, este adesea foarte ușor să pierdeți un e-mail important pe Gmail. Nudge este un algoritm din Gmail care readuce e-mailurile în partea de sus a căsuței de e-mail atunci când un răspuns nu a fost primit trimis de dvs. sau de un destinatar. Este minunat dacă aveți nevoie de mementouri constante pentru a trimite răspunsuri sau urmăriri la e-mailurile importante.

Nudges in Gmail are of two types:

• Sugerați e-mailuri la care să răspundeți: e-mailurile la care s-ar putea să fi uitat să răspundeți vor apărea în partea de sus a căsuței de e-mail.
• Sugerați e-mailuri la care să urmăriți: e-mailurile trimise pe care ar putea fi necesar să le urmăriți vor apărea partea de sus a căsuței de e-mail.

Puteți activa / dezactiva Nudges în fila „General” din setări.

Marcați mesajele importante

Gmail încearcă întotdeauna să facă tot posibilul pentru a detecta ce e-mailuri (ambele mesajele individuale, precum și firele) sunt mai importante pentru dvs. decât celelalte. De obicei, acestea le evidențiază cu „Marcatori de importanță” (o săgeată galbenă chiar lângă stea).

Până de curând, Gmail avea indicații în aplicație care clarificau de ce un e-mail a fost marcat ca important, spre deosebire de „important în funcție de sosul nostru magic” pe care îl spune acum.

În timp ce Gmail, în cea mai bună parte, reușește să marcheze corect majoritatea e-mailurilor importante, există uneori când reușește să greșească lucrurile.

Pentru ca algoritmul să funcționeze mai bine pentru dvs., asigurați-vă că etichetați singur mesaje importante – astfel algoritmul va prinde în cele din urmă rapid. Un mod în acest sens este adăugarea / eliminarea manuală a markerilor de importanță. Un alt mod de a face aceasta se face prin marcarea cu stea a mesajelor.

În Gmail, Stelele sunt folosite pentru mesaje individuale într-un singur fir, în timp ce Marcatorii de importanță sunt utilizați pentru fire de e-mail întregi. Stelele și Marcatorii de importanță vă ajută, de asemenea, să organizați căutările Gmail mai rapid, așa că merită cu siguranță să-ți iei timp pentru a le adăuga.

Mu Conversațiile

Dacă v-ați săturat să vă blocați în conversațiile prin e-mail între colegi / clienți care nu vă implică neapărat? Apoi, funcția „Dezactivați conversațiile” din Gmail este doar pentru dvs.

Dezactivați o conversație în Gmail și nu veți mai vedea alte mesaje legate de aceasta în căsuța de e-mail. Toate e-mailurile care sunt adăugate la conversație după ce ați dezactivat-o vor fi în continuare stocate în contul dvs. Gmail, dar vor fi arhivate automat. Veți putea în continuare să căutați conversația și să vizualizați mesaje noi.

Pentru a dezactiva o conversație în Gmail, deschideți conversația și apoi dați clic pe meniul derulant „Mai multe”. Alegeți „Dezactivați” din lista și conversația sunt arhivate.

Orice mesaj nou trimis către firul conversației nu va apărea în căsuța de e-mail, dar va apărea să fie adăugat la arhivă.

Sfat Pro: pentru a găsi mai rapid conversațiile dezactivate, tastați „este: dezactivat” în bara de căutare Gmail.

Puteți oricând să dezactivați o conversație. , pur și simplu căutați conversația dezactivată și ștergeți eticheta „Dezactivată” din firul de e-mail.

Utilizați opțiunile Răspuns inteligent și Compunere inteligentă Gmail

Funcția „Răspuns inteligent” Gmail arată sugerate răspunde cu fraze scurte pe baza conținutului e-mailului pe care l-ați primit.

Puteți activa Răspunsul inteligent pentru Gmail din fila Setări generale.

Prin utilizarea acestei funcții, puteți face clic pe sugerat fraze scurte pe care doriți să le utilizați ca răspuns și să le trimiteți ca atare sau să editați răspunsul înainte de a da clic pe Trimiteți.

Acest lucru este util mai ales dacă trebuie să declanșați răspunsuri rapide la e-mailurile dvs.

Compunerea inteligentă se bazează pe ideea de răspuns inteligent, dar vă ajută să compuneți răspunsuri complete la e-mailurile dvs., spre deosebire de doar fraze scurte.

(imagine oferită de Google Blog)

Puteți activa Smart Compose din fila Setări generale din Gmail.

Sfat Pro: utilizați opțiunea Personalizare Smart Compose pentru a permite opțiunii Smart Compose să se adapteze stilului dvs. de scriere și să îmbunătățească sugestiile de scriere.

Puteți activa Smart Compuneți Personalizare din fila Setări generale din Gmail.

Răspundeți mai rapid la e-mailuri cu Răspunsuri predefinite

Dacă vă aflați tastând același tip de răspunsuri de e-mail pentru mai mulți clienți sau colegi, ar trebui să luați în considerare stabilirea g up Răspunsuri conservate (șabloane).

Răspunsurile predefinite sunt șabloane de e-mail care vă permit să răspundeți la e-mailuri cu text predeterminat.

Puteți activa șabloanele din fila „Avansat” din setările Gmail.

Activare Anulare trimitere

Aceasta trebuie să fie una dintre cele mai bune funcții Gmail. Dacă ați trimis vreodată un e-mail către un destinatar neintenționat sau ați făcut o greșeală de scriere într-un e-mail, nu sunteți străin de jena nefericită cauzată de gaffe-ul dvs.

Din fericire, Gmail are o opțiune Anulare trimitere care vă permite să „anulați” e-mailurile timp de până la 30 de secunde după ce au fost trimise.

Puteți activa această opțiune din fila Setări generale din setările Gmail.

După ce ați activat acest lucru, nu trebuie să intrați în panică asupra unui destinatar greșit sau a unei greșeli de scriere. În schimb, aveți acum între cinci și 30 de secunde pentru a „anula trimiterea” ”Adresa dvs. de e-mail și luați măsuri pentru a vă corecta erorile.

Activați acțiunile Hover

Odată cu noul aspect al Gmail dezvăluit în aprilie 2018, Gmail a introdus acțiunile Hover. Plasați cursorul mouse-ului peste orice e-mail din căsuța de e-mail și veți vedea o colecție de butoane.

De asemenea, aceste butoane denumit „Acțiune cu mouse-ul” vă permite să acționați rapid asupra unui e-mail dintr-un singur clic. Puteți să arhivați e-mailurile, să le ștergeți, să le marcați ca necitite sau chiar să le amânați. Este o caracteristică mică, care face ca interacțiunea cu e-mailurile să fie mult mai rapidă.

Acțiunile Hover pot fi activate din fila General din setările Gmail.

Amânați e-mailurile pentru mai târziu

Vorbind despre acțiunile de hover în Gmail, acum aveți și opțiunea Amânați e-mailurile. Această opțiune elimină e-mailurile din căsuța de e-mail numai pentru a le aduce înapoi mai târziu, ceea ce este perfect pentru orice lucru pe care trebuie să îl acționați în cele din urmă, dar nu puteți acționa chiar acum.

Funcționalitatea este simplă: trebuie doar să faceți clic pe funcția Snooze hover și să alegeți când doriți să vedeți din nou e-mailul. Când timpul a expirat, mesajul se afișează înapoi în Mesaje primite.

Câteva instrumente pentru a începe

Hiver – Delegați automat e-mailurile ca sarcini. Scrieți note (și nu e-mailuri) pentru conversații interne. Utilizați șabloane de e-mail.

Sanebox – Priorizează și rezumă mesajele analizând antetele acestora. Înregistrează e-mailuri neimportante sub o etichetă „SaneLater” pentru ca tu să le tratezi ulterior.

Maildrop – Vă ajută să stați departe de spam.

Unroll.Me – Vă ajută să vă gestionați toate buletinele informative dintr-un singur tablou de bord. Dezabonarea face surprinzător de ușoară.

AwayFind – Vă permite să decideți ce e-mailuri merită o notificare. Puteți alege între a fi informat prin SMS, apel telefonic, alertă desktop sau aplicația AwayFind.

Încheierea

Distracțiile la locul de muncă ocupă mai mult timp decât credeți. Îți deraiază progresul mental și creierul tău durează puțin pentru a reveni la focalizarea din nou. Având în vedere că e-mailurile reprezintă o mare sursă de distragere a atenției la locul de muncă, este firesc să faceți ceva în acest sens.

V-ar fi surprins de timpul pe care îl puteți elibera doar organizându-vă Gmail mai bine.

Nu lăsați căsuța de e-mail să preia.