Cum să-ți trimit un e-mail profesorului (fără a fi AF supărător)

În fiecare semestru, văd tweet-urile și postările de pe Facebook. Prietenii mei profesori, sunt enervați. Studenții lor nu știu să scrie e-mailuri, spun ei. Ceea ce înseamnă cu adevărat este că studenții lor nu știu cum să respecte convențiile privind eticheta de e-mail din academie. Am fost exasperat și de e-mailurile studenților. Până când mi-am dat seama că există o explicație simplă a motivului pentru care nu știau cum să le scrie – nu au fost niciodată învățați cum. *

Dar acum, studenții fără idei nu au nicio scuză, deoarece pot citeste aceasta postare. Profesori, împărtășiți-le studenților dvs. Studenți, împărtășiți-l cu prietenii voștri. Sau nu o faceți și fiți singura persoană din clasa de care prof. Se bucură să primească e-mailuri.

Iată un șablon pe care îl puteți urma în construirea e-mailului către un profesor. Fiecare element este explicat mai jos mai jos.

Stimate profesor Prenume,

Aceasta este o linie care recunoaște umanitatea noastră comună.

Sunt în clasa ta Numele, numărul secțiunii care se întâlnește în această zi. Aceasta este întrebarea pe care o am sau ajutorul de care am nevoie. M-am uitat în programa și la notițele mele din clasă și online și am întrebat pe altcineva din clasă și cred că acesta este răspunsul, dar încă nu sunt sigur. Aceasta este acțiunea pe care aș dori să o întreprindeți.

Deconectarea cu o mulțumire este întotdeauna o idee bună,
Student preferat

Element # 1: Salutation

Imediat, aici puteți stabili că vedeți relația cu profesorul dvs. ca fiind una profesională. Folosiți „Dragă” sau, dacă vi se pare oribil de formal, puteți folosi „Bună ziua” sau „Bună ziua”. („Bună ziua” îl împinge. A se vedea nota despre excepțiile de mai jos.)

Elementul 2: Onorific

Aici sunt mulți studenți care, în mod involuntar, se lovesc de ego-ul sensibil al profesorului și simțul dreptății în lume. Nu credeați că acest mic cuvânt este o afacere foarte mare, dar este de fapt pentru ei. Un onorific este un titlu folosit pentru a comunica respectul față de poziția unei persoane. Indiferent dacă tu, ca student, îți respecți autoritatea sau poziția profesorului, este o idee bună să te comporti așa cum faci tu. Cea mai simplă modalitate de a face acest lucru este să vă adresați acestora ca „profesor”. Dacă au un doctorat, îi poți numi tehnic „Dr.” dar ești mai sigur cu „Profesor”. Nu toți instructorii au doctorat (și mulți nici măcar nu vor avea cuvântul profesor în titlul lor oficial de post), dar dacă predă o clasă de facultate, aceștia ocupă rolul de profesor și pot fi abordați ca atare. ”Și„ Dr. ” este că nu îți cer să știi nimic despre identitatea de gen sau starea civilă a profesorului tău. Dacă îi spui prof. „Doamna” sau „Domnișoară”, lordul vă ajută.

Elementul 3: Nume

S-ar putea să fiți surprinși de frecvența în care studenții își înșeală numele profesorului. Nu este o informație dificilă de căutat. , oameni. Se află în programa dvs., se află pe site-ul web al departamentului, probabil că este și capabil de Google. Folosiți-le numele de familie. Explicați totul. Scrieți-l corect. Dacă există o cratimă, folosiți atât numele, cât și cratima ( acest lucru intră într-adevăr în explicarea întregului lucru și ortografierea corectă a acestuia, dar îl înțeleg, este un caz special și provoacă o mulțime de confuzie din anumite motive, chiar dacă este 2016).

Excepții la # 1–3 (nu încercați până nu ați ajuns la statutul de profesionist prin e-mail)

Puteți utiliza o salutare mai puțin formală și vă puteți adresa profesorului prin altceva decât numele de familie al profesorului în e-mail, dacă, și numai dacă ați primit un e-mail de la ei în care utilizează un salut informal și îl semnează cu altceva decât numele de familie al profesorului. De exemplu, când eram co domnule profesor, aș semna de multe ori pe e-mailurile mele „Prof. P-S ”pentru că știam că numele meu de familie era lung și confuz pentru oameni. Mi-a plăcut atunci când oamenii mi-au trimis e-mailuri adresate „prof. P-S”. Dar nu vă abateți de la ceea ce se numesc ei înșiși. NICIODATĂ nu încercați să utilizați un prenume, cu excepția cazului în care vi s-a acordat permisiunea explicită de a face acest lucru. Dacă profesorii își semnează criptic e-mailurile cu doar inițiale, cel mai bine trebuie să rămâneți la numele de familie al profesorului. în niciun caz nu începe un e-mail cu „Hei”, pentru că unii oameni se simt foarte înțelepți în legătură cu asta.

Elementul 4: Frumusețe fără sens

Nu strică niciodată să spui ceva de genul „Sper vă bucurați de vremea frumoasă astăzi ”sau„ Sper că ați avut un weekend relaxant ”, pentru a începe. Arată că vă vedeți profesorul ca pe o persoană care are un fel de viață. Profesorilor le place când îi vedeți ca oameni care trăiesc în afara sălii de clasă (oricum de la distanță acest lucru seamănă cu adevărul). Nu contează cu adevărat ce spui aici, ci mai mult ritualul de interes politicos care contează. Dacă îl poți face să iasă așa cum spui cu adevărat, puncte bonus pentru tine.

Element # 5: Memento despre cum te cunosc

Acesta este esențial, mai ales dacă este prima dată când vă contactați profesorul.Nu puteți conta pe ei pentru a vă aminti numele din listele lor sau pentru a vă putea pune fața cu numele dvs. Dacă există ceva distinctiv la tine care le-ar trece memoria și i-ar face să te privească cu drag, include asta. De exemplu, „Am rămas după oră pentru a vă întreba despre lectură odată” sau „Stau în primul rând și am părul albastru”, orice. Dacă nu i-ai întâlnit încă, explică-i relația dorită, cum ar fi „Sunt interesat să mă înscriu la cursul tău în semestrul următor”. Dacă sunteți destul de sigur că vă vor cunoaște după nume, puteți să nu lăsați acest lucru. Dar unii profesori sunt foarte răi în a-și aminti numele, așa că ar fi bine să le aruncați un os aici. (Dacă aveți noroc, acești profesori vor fi conștient de sine și suficient de empatic pentru a nu vă face să memorați niciun nume pentru examene la cursurile lor.)

Elementul 6: adevăratul motiv al e-mailului dvs.

Acesta este întregul motiv pentru care Trimiteți e-mailul, deci faceți-l bine. Important este să intrați și să ieșiți, rămânând în același timp politicos. Afirmați concis de ce aveți nevoie de la profesor, fără a oferi o grămadă de scuze sau de a intra în detalii sau sunete excesive. ca și cum ați face cereri. Dacă nu puteți explica de ce trimiteți prin e-mail o frază sau două, luați în considerare stabilirea unei întâlniri pentru a vă întâlni cu profesorul în persoană, caz în care linia dvs. aici va fi „Speram că ne putem întâlni să vorbim despre X. Care ar fi momentul potrivit pentru asta? ” Dacă nu se pot întâlni și vor să discute doar prin e-mail, vă vor anunța.

Elemente # 7 și 8: Aici demonstrați că sunteți o persoană minunată

Există un tricou de vânzare pe internet pe care scrie „Este în programa”. Gândiți-vă pentru o secundă de ce există o piață pentru acest produs. Un număr mare de e-mailuri trimise profesorilor de către studenți caută informații care au fost deja comunicate de către profesor. Înainte chiar de a trimite e-mailul, ar trebui să verificați de fapt programa și note (și site-ul clasei, dacă există) pentru a vedea dacă întrebarea dvs. a primit într-adevăr răspuns acolo. Nu este rău să întrebați și pe altcineva din clasă – de aceea ar trebui să încercați să obțineți numărul de telefon al unui coleg sau adresa de e-mail în prima săptămână. Dacă ați făcut de fapt toate aceste lucruri și aveți în continuare o întrebare, atunci contactarea profesorului vă va oferi de fapt informații utile pentru că este posibil să nu fi fost clar despre ceva.

Dacă puteți încerca să vă răspundeți la propria întrebare și vă dovediți că aveți dreptate, acest lucru le economisește puțin timp în răspunsul lor. De exemplu, dacă scrieți pentru a organiza o întâlnire, ați putea spune: „Pe programa scrie că te oprești orele de gheață sunt marți la 15:00. Aș putea veni marți în această oră la 3:15? ” Acest lucru arată, de asemenea, că v-ați gândit la toate lucrurile timp de mai mult de două secunde înainte de a decide să vă ocupați timpul de citire a e-mailurilor.

Element # 9: reformulare super-politicoasă a cererii dvs.

Dacă puneți o întrebare la care aveți nevoie de un răspuns, puteți spune ceva de genul „Dacă ați putea să mă anunțați cât mai curând posibil, aș aprecia cu adevărat”. Dacă aveți nevoie ca aceștia să completeze un formular sau să contactați pe cineva în numele dvs. sau să faceți ceva care necesită mai multe acțiuni decât să răspundeți la adresa dvs. de e-mail, spuneți acest lucru foarte clar aici. Acest lucru îi ajută să îl introducă pe lista lor de sarcini și să îl primească gata.

Element # 10: Deconectare

Dacă nu sunteți sigur cum să deconectați un e-mail, „Vă mulțumim” este aproape întotdeauna adecvat. Puteți face „Cel mai bun” sau „Tot ce este mai bun” sau „Cu stimă” sau orice altceva, dar o formă de mulțumire aici are o dublă datorie ca semnare și expresie de recunoștință.

Element # 11: Urmărire

Dacă profesorul dvs. nu a răspuns la e-mailul dvs., iar indicațiile sociale vă spun că probabil au intenționat până acum, puteți trimite o urmărire ușoară. Puteți formata urmărirea utilizând toate elementele de aici, dar puteți adăuga în „Doar urmărirea e-mailului meu anterior” chiar înainte de a ajunge la Elementul nr. 6. Nu trebuie să-l frecați în sensul că au uitat să vă trimită prin e-mail, vor primi ideea (și dacă au uitat cu adevărat, s-ar putea simți rău). Dacă nu v-ar fi trimis prin e-mail în mod intenționat, probabil că deja i-ați enervat prima dată și s-ar putea să fiți la fel de politicos posibil cu urmărirea. Când este sigur să trimiteți un memento de urmărire? Trebuie să evaluați acest lucru pe baza cât de repede răspund de obicei la lucruri și cât de gravă este cu adevărat nevoia dvs. de răspuns. Dacă poate aștepta o săptămână, lăsați-l să aștepte o săptămână (sau până când le vedeți în persoană).

De ce contează oricare dintre acestea

A învăța cum să creați e-mailuri profesionale este o abilitate poți lua cu tine în așa-numita lume reală. O cerere politicoasă și gândită este mult mai probabil să primească tipul de răspuns dorit. Și, să recunoaștem, profesorii sunt oameni cu sentimente care vor doar să fie tratați ca atare.

S-ar putea să credeți că profesorii care sunt deranjați de e-mailurile studenților sunt prea sensibili și leneși (este treaba lor să se ocupe de acest rahat, nu?). Și s-ar putea să ai dreptate. Dar luați în considerare faptul că, deși aveți doar câțiva profesori la un moment dat, ar putea avea sute de studenți. Este posibil să primească aceeași întrebare de la zece oameni diferiți. S-ar putea să fie un profesor adjunct, care este de fapt plătit doar pentru orele petrecute în clasă (și nici nu sunt plătiți prea mult pentru asta). S-ar putea să fi experimentat un model de a primi mai puțin respect de la oameni în funcție de sex sau rasă. Faceți din e-mail-ul dvs. prietenii despre care nu le atrage. Acum știi cum.

* Acest lucru a fost confirmat de mine atunci când am intervievat o grămadă de foști studenți despre cum au descoperit cum să navigheze în comunicarea electronică în cariera lor universitară. Cei care s-au simțit încrezători și eficienți au fost cei care avuseseră multă experiență interacționând electronic cu adulți din afara familiei lor înainte de a ajunge vreodată la facultate. Nu trebuie să intrăm în dimensiunile sociologice ale celui care este cel mai probabil să fi avut astfel de oportunități, dar probabil că puteți completa spațiile libere.