Ce este Kanban?

TRIVIA – Kanban, scris și în limba japoneză „kamban”, se traduce prin „Billboard” („panou”) în chineză) care indică „capacitatea disponibilă (de a funcționa)”. Kanban este un concept legat de producția slabă și just-in-time (JIT), unde este folosit ca sistem de planificare care vă spune ce să produceți, când să îl produceți și cât să produceți.

Aflați noțiunile de bază ale Kanban:

• De unde a apărut Kanban?
• Ce este metoda Kanban?
• Principii fundamentale Kanban
• 6 practici de bază ale Kanban
• Cum funcționează Kanban? – Conceptul
• Limite WIP în Kanban
• Kanban în IT & Software
• Kanban în dezvoltarea Lean / Agile
• Kanban dincolo de software & IT
• Începeți să utilizați un instrument Kanban

De unde a apărut Kanban ? – O scurtă istorie despre Kanban

Totul a început la începutul anilor 1940. Primul sistem Kanban a fost dezvoltat de Taiichi Ohno (inginer industrial și om de afaceri) pentru Toyota automobile din Japonia. A fost creat ca un sistem simplu de planificare, al cărui scop era de a controla și gestiona în mod optim munca și inventarul în fiecare etapă a producției.

Un motiv cheie al dezvoltării a lui Kanban a fost productivitatea și eficiența inadecvate ale Toyota în comparație cu rivalii auto americani. Cu Kanban, Toyota a obținut un sistem de control al producției flexibil și eficient, la timp, care a crescut productivitatea, reducând în același timp inventarul costisitor de materii prime, materiale semifabricate și produse finite.

Un sistem Kanban controlează în mod ideal întregul lanț valoric de la furnizor la consumatorul final. În acest fel, ajută la evitarea întreruperii aprovizionării și a depășirii stocurilor de mărfuri în diferite etape ale procesului de fabricație. Kanban necesită monitorizarea continuă a procesului. O atenție specială trebuie acordată pentru a evita blocajele care ar putea încetini procesul de producție. Scopul este de a obține un randament mai mare cu timpi de livrare mai mici. De-a lungul timpului, Kanban a devenit un mod eficient într-o varietate de sisteme de producție.

„The cei doi piloni ai sistemului de producție Toyota sunt just-in-time și automatizarea cu o atingere umană sau autonomie. ” – David J. Anderson Click To Tweet

Ce este metoda Kanban?

În timp ce kanban a fost introdus de Taiichi Ohno în industria prelucrătoare, este David J. Anderson, care a fost primul care a aplicat conceptul în IT, dezvoltarea de software și activitatea de cunoaștere în general în anul 2004. David a construit pe lucrările lui Taiichi Ohno, Eli Goldratt, Edward Demmings, Peter Drucker și alții pentru a defini metoda Kanban, cu concepte precum sistemele de tragere, teoria și fluxul de așteptare. Prima sa carte despre Kanban – „Kanban: Schimbare evolutivă cu succes pentru afacerea dvs. de tehnologie”, publicată în 2010, este cea mai cuprinzătoare definiție a metodei Kanban pentru activitatea de cunoaștere.

Metoda Kanban este un proces care îmbunătățește treptat orice faceți – indiferent dacă este vorba de dezvoltare de software, IT / Ops, personal, recrutare, marketing și vânzări, achiziții etc. De fapt, aproape orice funcție de afaceri poate beneficia de aplicarea principiilor Metodologiei Kanban.

Corpul de cunoștințe Kanban a extras și a beneficiat de lucrările diferiților lideri de gândire de când a fost scrisă cartea originală! Oameni precum Don Reinertsen (autorul Principiilor de dezvoltare a produsului), Jim Benson (pionierul Personal Kanban) și alții.

Kanban nu este o metodologie a ciclului de viață al dezvoltării software-ului sau o abordare a managementului de proiect. Este necesar ca un anumit proces să fie deja în vigoare, astfel încât Kanban să poată fi aplicat pentru a schimba progresiv procesul de bază. – DJA Click To Tweet

Principiile Kanban & Practici

Metoda Kanban urmează un set de principii și practici pentru gestionarea și îmbunătățirea fluxului de muncă. Este o metodă evolutivă, non-perturbatoare, care promovează îmbunătățiri treptate ale proceselor unei organizații. Dacă urmați aceste principii și practici, veți putea folosi cu succes Kanban pentru a maximiza beneficiile procesului dvs. de afaceri – îmbunătățiți fluxul, reduceți timpul ciclului, creșteți valoarea pentru client, cu o predictibilitate mai mare – toate acestea fiind cruciale pentru orice afacere astăzi.

Cele patru principii fundamentale și șase practici fundamentale ale metodologiei Kanban sunt furnizate mai jos:

4 principii fundamentale:

1. Începeți cu ceea ce faceți acum
2. Sunt de acord să urmărească o schimbare progresivă, progresivă
3. Respectați inițial rolurile, responsabilitățile și titlurile posturilor actuale
4. Încurajați actele de conducere la toate nivelurile

• Începeți cu ceea ce faceți acum: Metoda Kanban (denumită în continuare to as just Kanban) subliniază cu tărie faptul că nu faceți nicio modificare în procesul de configurare / proces existent imediat. Kanban trebuie aplicat direct fluxului de lucru curent. Orice schimbări necesare pot apărea treptat pe o perioadă de timp într-un ritm cu care echipa se simte confortabilă.

• Sunt de acord să urmărească schimbări evolutive incrementale : Kanban vă încurajează să faceți mici modificări incrementale, mai degrabă decât să faceți schimbări radicale care ar putea duce la rezistență în cadrul echipei și al organizației.

• Inițial, respectă rolurile actuale, responsabilitățile și titlurile posturilor: spre deosebire de alte metode, Kanban nu impune nicio modificare organizațională de la sine. Deci, nu este necesar să faceți modificări rolurilor și funcțiilor dvs. existente care ar putea fi performante. Echipa va identifica și implementa în colaborare orice schimbări necesare. Aceste trei principii ajută organizațiile să depășească rezistența emoțională tipică și frica de schimbare care însoțesc de obicei orice inițiativă de schimbare într-o organizație.

• Încurajați acte de conducere la toate nivelurile: Kanban încurajează îmbunătățirea continuă la toate nivelurile organizației și spune că actele de conducere nu trebuie să provină doar de la manageri superiori. Oamenii de la toate nivelurile pot oferi idei și demonstra conducere pentru a implementa schimbări pentru a îmbunătăți continuu modul în care își livrează produsele și serviciile.

” Cererea oamenilor să schimbe comportamentul este dificil! ” – David J. Anderson Click To Tweet

TRIVIA – Un exemplu excelent de sistem Kanban este folosit astăzi în Tokyo Grădinile Palatului Imperial din Japonia. Personalul de aici folosește o metodă infailibilă pentru a limita fluxul de vizitatori. Fiecare vizitator primește un card de plastic la intrare, care trebuie returnat la ieșirea din grădină. Deoarece numărul total de cărți este semnificativ limitat, doar atât de mulți vizitatori se pot plimba prin palat într-un anumit timp. Vizitatorii noi trebuie să aștepte la coadă până când următorul card / slot este disponibil. Accesul la palat este gratuit, dar se acordă numai dacă sunt disponibile cărțile prealocate .

6 practici de bază ale metodei Kanban:

1. Vizualizați fluxul de lucru
2. Limitați WIP (Work in Progress)
3. Gestionați fluxul
4. Faceți politicile de proces explicite
5. Implementați bucle de feedback
6. Îmbunătățiți-vă în colaborare, evoluați experimental

• Vizualizați fișierul fluxul de lucru: Acesta este primul pas fundamental pentru adoptarea și implementarea Metodei Kanban. Trebuie să vizualizați – fie pe o placă fizică, fie pe o placă electronică Kanban, pașii de proces pe care îi utilizați în prezent pentru a vă livra munca sau serviciile. În funcție de complexitatea procesului și mixul de lucru (diferitele tipuri de articole de lucru pe care lucrați și le livrați), placa dvs. Kanban poate fi foarte simplă până la foarte elaborată. După ce vă vizualizați procesul, puteți vizualiza munca curentă pe care o desfășurați dvs. și echipa dvs.

Acest lucru poate fi sub formă de lipici sau cărți cu culori diferite pentru a semnifica fie clase diferite de servicii, fie ar putea fi pur și simplu tipul diferit de articole de lucru. (În SwiftKanban, culorile semnifică diferitele tipuri de articole de lucru!) Dacă credeți că poate fi util, placa dvs. Kanban poate avea diferite Benzi de înot, una pentru fiecare clasă de servicii sau pentru fiecare tip de articol de lucru. Cu toate acestea, inițial, pentru a simplifica lucrurile, ați putea avea doar un singur swimlane pentru a vă gestiona toată munca – și pentru a face orice reproiectare a plăcii mai târziu.

• Limit WIP (Work in Progress): Limitarea lucrărilor în curs (WIP) este fundamentală pentru implementarea Kanban – un „sistem Pull”. Limitând WIP, vă încurajați echipa să finalizeze mai întâi munca la îndemână înainte de a începe o nouă lucrare. Astfel, lucrările în curs de desfășurare trebuie finalizate și marcate ca fiind terminate. Acest lucru creează capacitate în sistem, astfel încât munca nouă poate fi trasă de echipă. Inițial, este posibil să nu fie ușor să decideți care ar trebui să fie limitele dvs. WIP. De fapt, este posibil să începeți fără limite WIP.Marele Don Reinertsen sugerează (a făcut-o la una dintre conferințele Lean Kanban) că poți începe fără limite WIP și pur și simplu să observi lucrările inițiale în desfășurare pe măsură ce echipa ta începe să folosească Kanban. După ce aveți suficiente date, definiți limitele WIP pentru fiecare etapă a fluxului de lucru (fiecare coloană a plăcii Kanban) ca fiind egală cu jumătate din media WIP.

De obicei, multe echipe încep cu o limită WIP de 1 până la 1,5 ori numărul de persoane care lucrează într-o etapă specifică. Limitarea WIP și punerea limitelor WIP pe fiecare coloană a forumului nu numai că îi ajută pe membrii echipei să termine mai întâi ceea ce fac înainte de a prelua lucruri noi – dar comunică, de asemenea, clientului și altor părți interesate că există o capacitate limitată de a lucra pentru orice echipa – și trebuie să planifice cu atenție ce muncă solicită echipei să facă.

„Un efect secundar interesant al sistemelor de tragere este că limitează lucrările în curs (WIP) la o anumită cantitate convenită” – David J. Anderson Click To Tweet

• Gestionați fluxul: gestionarea și îmbunătățirea fluxului este esența sistemului Kanban după ce ați implementat primele 2 practici. Un sistem Kanban vă ajută să gestionați prin evidențierea diferitelor etape ale fluxului de lucru și starea de lucru în fiecare etapă. În funcție de cât de bine este definit fluxul de lucru și de limitele WIP, veți observa fie un flux lin în limitele WIP, fie lucrări care se acumulează pe măsură ce ceva este ținut și începe să-și susțină capacitatea. Toate acestea afectează cât de repede trece munca de la începutul până la sfârșitul fluxului de lucru (unii oameni îl numesc flux de valoare). Kanban vă ajută echipa să analizeze sistemul și să facă ajustări pentru a îmbunătăți fluxul, astfel încât să reduceți timpul necesar pentru finalizarea fiecărei lucrări.

O cheie aspectul acestui proces de observare a muncii dvs. și de rezolvare / eliminare a blocajelor este să vă uitați la etapele intermediare de așteptare (etapele intermediare Gata) și să vedeți cât timp rămân articolele de lucru în aceste „etape de transfer”. După cum veți învăța, reducerea timpului petrecut în aceste etape de așteptare este esențială reducerea timpului ciclului. Pe măsură ce îmbunătățiți fluxul, livrarea lucrărilor de către echipa dvs. devine mai ușoară și mai previzibilă. Pe măsură ce devine mai previzibilă, vă este mai ușor să vă asumați angajamente fiabile față de clientul dvs. despre momentul în care veți obține realizat cu orice lucru pe care îl faceți pentru ei. Îmbunătățirea capacității dvs. de a prognoza în mod fiabil timpii de finalizare este o parte importantă a implementării unui sistem Kanban!

• Elaborați politici de proces Explicit: ca parte a vizualizării procesului dvs., are sens definiți și vizualizați în mod explicit politicile dvs. (reguli sau reguli de proces) pentru modul în care faceți munca pe care o faceți. Prin formularea liniilor directoare de proces explicite, creați o bază comună pentru toți participanții să înțeleagă cum să efectueze orice tip de muncă în sistem. Politicile pot fi la nivelul planșei, la nivelul benzii de înot și pentru fiecare coloană. Pot fi o listă de verificare a pașilor de făcut pentru fiecare tip de articol de lucru, criterii de intrare-ieșire pentru fiecare coloană sau orice altceva care ajută membrii echipei gestionează bine fluxul de lucru la bord. Exemple de politici explicite includ definiția momentului în care o sarcină este finalizată, descrierea benzilor sau coloanelor individuale, cine trage când, etc. Politicile trebuie definite în mod explicit și vizualizate de obicei în partea de sus a tabloului și pe fiecare bandă și coloană.

• Implementați bucle de feedback: buclele de feedback sunt o parte integrantă a oricărui sistem bun. Metoda Kanban vă încurajează și vă ajută să implementați bucle de feedback de diferite tipuri – etape de revizuire în fluxul de lucru al tabloului Kanban, valori și rapoarte și o serie de indicii vizuale care vă oferă feedback continuu cu privire la progresul lucrării – sau lipsa acestuia – în sistemul dvs. În timp ce mantra „Fail fast! Fail often!” s-ar putea să nu fie înțeleasă intuitiv de multe echipe, ideea de a obține feedback devreme, mai ales dacă sunteți pe un drum greșit cu munca dvs., este crucială pentru a furniza în cele din urmă munca potrivită, produsul sau serviciul potrivit clientului în cel mai scurt timp posibil . Buclele de feedback sunt esențiale pentru a se asigura că.

• Îmbunătățiți-vă în colaborare, evoluați experimental (folosind metoda științifică): Metoda Kanban este un proces de îmbunătățire evolutivă. Vă ajută să adoptați mici modificări și să vă îmbunătățiți treptat într-un ritm și dimensiuni pe care echipa dvs. le poate gestiona cu ușurință. Încurajează utilizarea metoda științifică – formați o ipoteză, o testați și faceți modificări în funcție de rezultatul testului dvs. Ca echipă care implementează principiile Lean / Agile, sarcina dvs. cheie este să vă evaluați procesul în mod constant și să vă îmbunătățiți continuu, după cum este necesar și cât mai posibil .

Impactul fiecărei modificări pe care îl efectuați poate fi observat și măsurat folosind diferitele semnale pe care vi le oferă sistemul Kanban. Folosind aceste semnale, puteți evalua dacă o schimbare vă ajută să vă îmbunătățiți sau nu și puteți decide dacă să o păstrați sau să încercați altceva. Sistemele Kanban vă ajută să colectați o mulțime de date de performanță ale sistemului dvs. – fie manual, dacă utilizați o placă fizică, fie automat, dacă utilizați un instrument precum SwiftKanban. Folosind aceste date și valorile pe care vă ajută să le generați, puteți evalua cu ușurință dacă performanța dvs. se îmbunătățește sau scade – și puteți modifica sistemul după cum este necesar.

Cum funcționează Kanban? – Conceptul

Kanban este un sistem evolutiv non-perturbator de gestionare a schimbărilor. Aceasta înseamnă că procesul existent este îmbunătățit în pași mici. Prin implementarea multor modificări minore (mai degrabă decât una mare), riscul pentru sistemul general este redus. Abordarea evolutivă a Kanban duce la rezistență redusă sau deloc în echipă și în părțile interesate implicate.

Primul pas în introducerea Kanban este vizualizarea fluxului de lucru. Acest lucru se face sub forma unei table Kanban formată dintr-o tablă simplă și note sau cărți lipicioase. Fiecare carte de pe tablă reprezintă o sarcină.

Într-un model clasic de bord Kanban, există trei coloane, așa cum se arată în imaginea de mai sus:

• „De făcut”: Această coloană listează sarcini care nu sunt încă începute. (aka „restante”)
• „Efectuând”: constă în sarcinile în curs.
• „Terminat”: constă în sarcinile care sunt finalizată.

Această vizualizare simplă conduce singură la o mare transparență cu privire la distribuția lucrării, precum și la blocajele existente, dacă există. Desigur, plăcile Kanban pot afișa fluxuri de lucru elaborate în funcție de complexitatea fluxului de lucru și de necesitatea vizualizării și examinării unor părți specifice ale fluxului de lucru pentru a identifica blocaje pentru a le elimina.

Conceptul de FLUX

La baza Kanban se află conceptul de „Flux”. Aceasta înseamnă că cardurile ar trebui să curgă prin sistem cât mai uniform posibil, fără timp de așteptare sau blocaje lungi. care împiedică fluxul ar trebui să fie examinat critic. Kanban are diferite tehnici, valori și modele și, dacă acestea sunt aplicate în mod consecvent, poate duce la o cultură a îmbunătățirii continue (kaizen).

Conceptul de flux este esențial și prin măsurarea valorilor fluxului și lucrând pentru a le îmbunătăți, vă poate îmbunătăți dramatic viteza proceselor de livrare, reducând în același timp timpul de ciclu și îmbunătățind calitatea produselor sau serviciilor dvs. prin obținerea feedback mai rapid de la clienții dvs. – intern sau extern.

Acestea sunt tratate în detaliu în cartea intitulată „Actionable Agile” de Dan Vacanti.

Limite Kanban WIP

A aspectul cheie al Kanban este de a reduce cantitatea de multi-tasking pe care majoritatea echipelor și lucrătorilor din domeniul cunoștințelor sunt predispuși să o facă și, în schimb, să-i încurajeze să „nu înceapă! Și începeți să terminați! ”, O mantră inventată de Dr. Arne Roock (de pe www.Software-Kanban.de). WIP – Work-in-Progress – Limitele definite în fiecare etapă a fluxului de lucru pe o placă Kanban încurajează membrii echipei să termine lucrările la îndemână și abia apoi să preia următoarea lucrare.

Nu forțați vizualizarea, transparența și limitele WIP niciunui departament care nu se oferă voluntar să colaboreze.” – David J. Anderson Click To Tweet

Exemple de sistem Kanban

Frumusețea lui Kanban este în simplitatea sa. Cu toate acestea, Kanban nu înseamnă doar vizualizarea unui proces pe o tablă albă (sau o placă electronică) și lucrul cu stick-uri sau carduri electronice. După cum puteți vedea de sus, este mult mai mult decât atât. Veți beneficia cu adevărat de implementarea acestuia dacă aplicați toate principiile și practicile într-o manieră metodologică.

Tendințele actuale din întreaga lume arată că Kanban câștigă popularitate și este utilizat în multe domenii diferite, de la agenții mici și start-up-uri la organizații tradiționale de toate dimensiunile.

Kanban în IT & Software

Kanban nu este o dezvoltare de software sau o metodologie de gestionare a proiectelor – David arată foarte clar acest lucru în „Cartea albastră”. Kanban nu spune nimic despre cum ar trebui dezvoltat un software. Nici măcar nu spune nimic despre cum ar trebui planificate și implementate proiectele software.Prin urmare, Kanban nu este un cadru de management precum Scrum. În schimb, scopul Kanban este de a îmbunătăți continuu propriul proces de lucru.

Kanban a fost utilizat în operațiunile de dezvoltare software Microsoft în 2004. De atunci, Kanban a fost adoptat cu entuziasm în echipele IT, Ops, DevOps și aplicații / software.

Frumusețea Kanban este că poate fi aplicată oricărui proces sau metodologie. Fie că utilizați deja metode Agile precum Scrum, XP și altele, sau metode mai tradiționale – cascadă, iterative etc. – puteți aplica Kanban pe deasupra pentru a începe treptat să vă îmbunătățiți procesele, să reduceți timpul ciclului și să vă îmbunătățiți fluxul. În acest proces, vă veți găsi pe calea către livrarea continuă de caracteristici, produse sau servicii.

Kanban în Lean / Agile software / dezvoltare produs

Echipele de dezvoltare de produse software și aplicații tehnice au adoptat Kanban ca modalitate de implementare a principiilor Lean și Agile. Metoda Kanban oferă echipelor tehnologice un set excelent de principii pentru vizualizarea muncii lor, livrarea continuă de produse și servicii și obținerea feedback-ului clienților mai des și cu o viteză mai mare. Prin urmare, ajută echipele să ajungă mai rapid pe piață, cu o fidelitate mai mare față de ceea ce doresc clienții de la produsele și serviciile respective.

Definiția Kanban în sectorul IT a suferit o evoluție proprie în ultimii 3-5 ani. Astăzi, Kanban este considerat a fi o metodă care aduce agilitate în gestionarea și îmbunătățirea prestării serviciilor într-o manieră treptată, evolutivă.

În plus, Metoda Kanban oferă o importanță importantă principii și tehnici pentru o mai bună gestionare a angajamentelor acordului de nivel de serviciu (SLA), livrarea produselor pe piață la timp și minimizarea riscului și costului întârzierii. Folosind concepte precum Clasa de servicii, angajamentul amânat și angajamentul în două faze, Kanban ajută clienții și echipele de livrare să colaboreze eficient și să se asigure că lucrurile corecte se lucrează la momentul potrivit.

Apariția Upstream Kanban, Portfolio Kanban și Enterprise Services Planning în ultimii ani a oferit companiilor un motiv și mai mare pentru a implementa Kanban pentru a obține agilitatea întreprinderii și a îmbunătăți performanța pieței.

Kanban ca o cale alternativă la Enterprise Agility

Metoda Kanban vă ajută să îmbunătățiți treptat livrarea produselor și serviciilor dvs. Acesta face acest lucru, ajutându-vă să eliminați blocajele din sistemul dvs., să îmbunătățiți fluxul și să reduceți timpul ciclului. Vă ajută să livrați mai continuu și să obțineți feedback mai rapid pentru a face orice schimbări care ar putea fi necesare de către clientul dvs. Vă ajută să deveniți mai receptivi.

În general, Kanban permite toate principiile Manifestului Agil și vă ajută să livrați produse și servicii de care piața dvs. are de fapt nevoie. Indiferent dacă utilizați în prezent Scrum și alte tehnici sau metodologii Agile, Kanban vă ajută să vă îmbunătățiți procesele pentru o performanță mai mare a echipelor și organizațiilor dvs.

Kanban dincolo de software & IT

Având în vedere rădăcinile sale în producție, Kanban este o potrivire naturală și în procesele de afaceri non-IT, cu beneficii extraordinare pentru organizațiile care doresc să devină slabe și agile și să livreze produse și servicii de înaltă calitate într-un mod receptiv.

În timp ce organizațiile de produse și servicii medii și mari, în special companiile producătoare de înaltă tehnologie, implementează inițiative Lean / 6-Sigma de câțiva ani, Kanban permite toate tipurile de companii și funcții de afaceri precum HR, Marketing, Vânzări , Achiziții și așa mai departe.

Kanban este de asemenea aplicat în contextele tradiționale de gestionare a proiectelor h ca proiecte de construcții și inginerie. precum construcții și proiecte de inginerie. O mare varietate de organizații, companii de personal, organizații de recrutare, agenții de publicitate, companii de asigurări și multe altele caută Kanban pentru eficientizarea operațiunilor lor, eliminarea deșeurilor și îmbunătățirea dramatică a randamentului și a calității.

Resurse suplimentare care ar putea fi de interes pentru Kanban –

• Cum încep?
• Ce este Scrumban?
• Ce este o placă Kanban?
• Cum îmi pot gestiona proiectul / funcția folosind Kanban?

De asemenea, vă puteți înscrie pentru viitoarele seminarii web de pe Kanban – sau vă puteți uita la câteva seminare web minunate anterioare realizate de lideri de gândire precum David Anderson și alți alți lideri de gândire!

Dacă doriți să explorați SwiftKanban, puteți consulta setul nostru bogat de caracteristici sau dacă sunteți în căutarea unei înscrieri gratuite la bordul Kanban pentru SwiftKanban Aici! Dacă aveți întrebări imediate, adresați-vă unuia dintre reprezentanții noștri de vânzări la adresa [email protected]