43 Șabloane și exemple de declarații pentru domeniul de aplicare al proiectului
Un exemplu excelent privind domeniul de aplicare al proiectului este un instrument eficient utilizat de obicei în gestionarea proiectelor. Este folosit pentru a explica cele mai importante rezultate ale unui proiect. Acestea includ etapele majore, cerințele de nivel superior, ipoteze, precum și limitări. Este extrem de util să creați un astfel de document care să ajute la luarea deciziilor pe tot parcursul procesului de proiect. Mai ales atunci când solicitările de modificare sunt gândite pentru a modifica domeniul de aplicare al proiectului. În afară de aceasta, stabilește, de asemenea, restricțiile unui anumit proiect și clarifică livrabilele care se află în interiorul și în afara domeniului de aplicare. >
Un șablon de scop de proiect este utilizat pentru a stabili toate lucrările și sarcinile care trebuie finalizate în proiect. Acesta descrie:
- tot ceea ce trebuie realizat pe tot parcursul proiectului,
- rezultatele sau produsele finale care urmează să fie furnizate de client în orice moment, într-un buget specific,
- limitările muncii și sarcinilor, care vor permite membrilor proiectului să evalueze corect care face parte și nu parte din efortul necesar.
pentru a putea realiza sfera proiectului, managerul de proiect trebuie să colaboreze cu toți ceilalți participanți la proiect. Participanții includ membrii echipei, clienții sau clienții, sponsorii executivi și principalele părți interesate. Toți lucrează împreună pentru a înțelege și a putea descrie rezultatele necesare pentru inițiativa proiectului. Această ieșire este, de asemenea, cunoscută sub numele de livrabil. Costul sau cel puțin o gamă satisfăcătoare de costuri este verificată în planificarea și estimarea activităților din proiect. Aceasta este inclusă în livrabile.
Exemple de domeniu de proiect
# 01
# 02
# 03
# 04
# 05
# 06
# 07
# 08
# 09
# 10
# 11
Odată ce ați stabilit livrabilele, este timpul să faceți scop. Acesta va defini caracteristicile majore care trebuie incluse și programul pentru finalizarea întregului proiect. Odată ce toată lumea este de acord cu totul, atunci aceasta poate fi finalizată. Odată finalizat, orice modificare a acestui document trebuie făcută printr-un proces de modificare care este atent controlat și înregistrat.
Odată ce documentul de scop a fost finalizat, participanții la proiect folosesc informațiile din acesta. să facă o estimare a sarcinilor lor, a intervalului de timp cu care trebuie să lucreze și a bugetului.Cu cât documentul este mai specific, cu atât este mai mare probabilitatea ca participanții să poată veni cu estimări exacte. Cu toate acestea, există și cazuri în care documentul include și unele elemente care nu fac parte din domeniul de aplicare real, deci nu fac parte din lucrarea care urmează să fie furnizată.
Elementele cheie ale unei declarații privind domeniul de aplicare al proiectului
Realizarea unui astfel de document este ușoară dacă știți ce elemente trebuie incluse în acesta. Pentru a putea crea un document eficient, îl veți putea folosi ca un instrument puternic pentru proiectul dvs. Citiți mai departe pentru a afla despre elementele cheie ale unui exemplu bun de aplicare a proiectului:
Pentru a putea realiza obiective eficiente, asigurați-vă că includeți timpul în care rezultatele vor fi furnizate împreună cu bugetul sau costul estimat.
Includeți toate aceste elemente atunci când creați domeniul de aplicare astfel încât să sunteți sigur că este complet. Înainte de a trece la realizarea documentului dvs. real, este util să cunoașteți avantajele realizării acestuia. După cum veți vedea în secțiunea următoare, este foarte benefic să creați un domeniu de aplicare al proiectului dvs.
Șabloane pentru domeniul de aplicare al proiectului
# 12
# 13
# 14
# 15
# 16
# 17
# 19
# 20
# 21
# 22
Scopul proiectului este o parte esențială a procesului proiectului. Conține informații importante despre ceea ce este inclus în întregul proiect și ce nu. În orice organizație, veți avea sarcina de a începe un proiect care are propriile sale obiective. Înainte de a începe, venirea cu un document care conține întregul domeniu de aplicare este foarte benefică. Iată motivele pentru care:
- Documentul va permite participantului la proiect, precum și clienților sau clienților să se asigure că se află pe aceeași pagină. Arată că toți împărtășesc aceeași viziune asupra caracteristicilor de așteptat, precum și calitatea și intervalul de timp al întregului proiect.
- Oferă participanților la proiect capacitatea de a stabili în mod clar și de a purta conversații cu principalele părți interesate. Acestea sunt persoanele sau grupurile de oameni care au un impact mare asupra proiectului, deci este important pentru dvs. să obțineți sprijinul lor.
- Acesta ajută participanții la proiect să se concentreze asupra muncii pe care trebuie să o facă. în mod specific, pentru a satisface nevoile clienților sau clienților.
- Dacă există modificări de făcut, declarația va servi drept referință pentru efectuarea estimărilor și propunerea modificărilor menționate. Dacă modificările sunt aprobate de părțile interesate majore, atunci declarația poate fi modificată.
- Ajută participanții la proiect să acorde prioritate muncii pe care trebuie să o facă. Acest lucru economisește organizației și mult timp, bani și efort.
- Este folosit ca un instrument eficient în gestionarea proiectelor. Îl puteți folosi pentru a gestiona așteptările clienților sau clienților dvs., pentru a echilibra volumul de muncă și pentru a ridica moralul echipei, mai ales în cazul în care sunteți capabil să realizați etape.
poate vedea, a face o astfel de afirmație este foarte important. Funcționează în beneficiul organizației dvs., în principal pentru că îi ține pe toți implicați în buclă și bine informați. Acum, să trecem prin câteva sfaturi utile pe care le puteți folosi pentru a vă scrie documentul.
Sfaturi pentru scrierea unui exemplu excelent de domeniu de proiect
Pentru a putea crea un exemplu de domeniu de proiect excelent, veți face am nevoie de câteva sfaturi utile. Aceste sfaturi vă vor ghida în realizarea unui document SMART. Acesta este un acronim pe care îl puteți ține cont în timp ce vă scrieți șablonul.
Acestea sunt sfaturi practice care vă vor ajuta să vă faceți declarația. De fapt, acestea sunt sfaturi practice care vă pot ajuta să creați diferite tipuri de documente. Ținând cont de aceste ghiduri vă va permite să realizați șabloane și rapoarte eficiente. Acum, să trecem la învățarea modului de scriere a declarației dvs. pentru scopul proiectului. Aceasta este secțiunea finală a acestui articol și vă va îndruma cu privire la modul în care veți scrie bine declarația de sfera proiectului.
Declarație privind domeniul de aplicare al proiectului
# 23
# 24
# 25
# 26
# 27
# 28
# 29
# 30
# 31
# 32
Writi Un exemplu de amploare a proiectului implică mult timp și efort, dar asta nu înseamnă că trebuie să fie dificil. De fapt, dacă aveți toate informațiile necesare plus câteva sfaturi utile, scrierea întregii declarații va fi destul de ușoară. De asemenea, când continuați să scrieți un astfel de document, de fiecare dată când faceți acest lucru, procesul va deveni puțin mai ușor.
După cum ați citit într-una din secțiunile anterioare, este foarte benefic pentru dvs. faceți o astfel de declarație înainte de a începe proiectul. Fără acest document (și cercetarea care îl însoțește), s-ar putea să vă fie greu să vă implementați proiectul. Persoanele implicate în proiect nu vor fi foarte bine informați, ceea ce va duce la performanțe și productivitate slabe. Domeniul de aplicare definește limitele proiectului dvs., astfel încât, dacă nu este clar stabilit, proiectul ar putea suferi. Este posibil să întâmpinați întârzieri sau să depășiți bugetul pe care îl aveți pentru proiectul dvs. un anumit serviciu, produs sau rezultat. Prin urmare, scopul proiectului joacă un rol important în acesta. A stabilit ce sarcini sau lucrări fac parte din proiect și ce nu. Identifică scopul proiectului dvs., obiectivele și modul în care proiectul va îndeplini obiectivele. Deci, practic, vă definește întregul proiect.
Relevanța domeniului de aplicare
Fără scop, proiectul dvs. are o mare probabilitate de eșec. Dacă nu definiți limitările proiectului, nu vă veți putea aștepta la riscurile și problemele care vor apărea. Când se întâmplă acest lucru, atunci participanții la proiect nu vor avea idee ce să facă atunci când apar aceste probleme, astfel încât proiectul dvs. ar putea ajunge să se prăbușească și să ardă. Domeniul de aplicare conține toate aceste informații importante, motiv pentru care trebuie să veniți cu ele ca prim pas.
Declarația
Documentul actual este important pentru a evita orice evenimente neprevăzute și neplăcute care se pot întâmpla în timp ce proiectul este în implementare. Domeniul de aplicare este o declarație importantă pentru participanții la proiect și pentru părțile interesate majore.Permite comunicarea înainte de începerea efectivă a proiectului, economisind astfel organizației dvs. mult timp și bani.
# 33
# 35
# 36
# 37
# 38
# 39
# 40
# 42
# 43
Scrierea declarației privind domeniul de aplicare al proiectului
- Când scrieți scopul proiectului dvs., aveți să te ritm. Nu vă grăbiți, deoarece este posibil să pierdeți detalii și elemente importante. Dar nu luați prea mult timp când îl scrieți. Este posibil să aveți un termen limită pentru a trimite acest document pentru ca proiectul să poată începe și la timp.
- Fiți foarte specific. Cu cât ești mai specific, cu atât este mai bine. Când specificați toate informațiile din document, cititorii o vor înțelege mai ușor. De asemenea, nu va trebui să răspundeți la multe întrebări doar pentru că afirmațiile dvs. sunt vagi.
- Faceți ca documentul dvs. să aibă o lungime bună. Nu ar trebui să fie prea lung sau prea scurt. Lungimea minimă a unei declarații este aceea care oferă încă toate informațiile relevante despre care trebuie comunicate în cadrul proiectului. Dacă doriți să faceți un scop scurt, nu includeți informații care nu au valoare. Declarațiile generale nu sunt foarte utile, așa că puteți alege să le omiteți. În schimb, utilizați date specifice care vor reduce riscul de a vă modifica declarația ulterior.
- Dacă creați un document prea lung, cititorii dvs. ar putea să nu fie foarte interesați să citească totul. Nu luați prea mult timp când scrieți documentul. Atâta timp cât ați scris totul important, atunci este suficient.
- Includeți toate elementele importante în document. Cele despre care am discutat anterior. Acordați atenție și petreceți cel mai mult timp scriind:
- Descrierea generală a lucrării care urmează a fi realizată;
- Livrabilele care vor fi produse de proiect împreună cu principalele caracteristici;
- Justificarea pentru ca proiectul dvs. să poată oferi cititorilor dvs. o mai bună înțelegere a întregului domeniu;
- Limitările proiectului dvs. sau orice riscuri pe care le-ați putea întâlni pe tot parcursul proces;
- Ipotezele relevante pentru proiect;
- Și incluziunile și excluderile pentru a oferi mai multă claritate proiectului dvs.
- Creați obiective pentru domeniul dvs. de aplicare care sunt foarte realizabile. Nu vă machiați obiective impresionante, dar greu de atins. Apoi s-ar putea să sfârșiți prin a vă distruge proiectul de la început.
- De asemenea, încercați să enumerați toate incertitudinile la care vă puteți gândi. În această etapă, este posibil să nu cunoașteți toate limitările proiectului dvs., dar este posibil să aveți o idee mai bună despre incertitudini. Incertitudinile pot deveni riscuri în timpul implementării proiectului. Și aceste riscuri se pot transforma în probleme care vă vor întârzia proiectul sau pot provoca probleme în ceea ce privește costurile sau bugetul. Când vă indicați incertitudinile, trebuie să notați și cum veți avea de-a face cu ele. Puteți:
- Acceptați incertitudinile ca riscuri. Dacă riscurile se întâmplă, atunci cel puțin ești pregătit pentru ele. Notați ce trebuie făcut dacă ajungeți să aveți de-a face cu ei. Cu cât sunteți mai pregătiți pentru riscuri, cu atât este mai bun pentru proiectul dvs.
- Transferați riscul către o altă parte.Dacă vă confruntați cu riscul pe care l-ați enumerat, atunci puteți transfera responsabilitatea către o terță parte. Dacă terțul este de acord, atunci sunteți acoperit, iar proiectul dvs. nu va trebui să fie întârziat.
- Reduceți riscul. Odată ce știți care sunt riscurile, puteți face ceva în acest sens. Lucrați cu planurile pe care le-ați făcut pentru a reduce riscurile de incertitudine.
- Definirea incertitudinilor este importantă în declarația dvs. pentru a vă menține pregătit pentru orice.
- Când ați adunat toate informațiile de care aveți nevoie, atunci este timpul să începeți să scrieți documentul. Acesta este cel mai lung pas al procesului, care va implica multă gândire și efort. Dacă nu ați făcut deja o schiță, asigurați-vă că includeți următoarele:
- Faceți o listă cu toate părțile interesate majore ale proiectului dvs. Acest lucru este important, astfel încât să aveți o idee despre publicul dvs. și veți putea scrie documentul pentru ei.
- Când scrieți limitările proiectului dvs., scrieți-le sub formă de glonț. De asemenea, încercați să scrieți informațiile în timp ce vă gândiți la punctul de vedere al părților interesate. Asigurați-vă că punctele dvs. sunt ușor de citit și de înțeles.
- Luați notă de toate riscurile majore care ar putea împiedica succesul proiectului dvs. Acest lucru vă va ajuta să planificați pașii necesari pe care să îi faceți atunci când apar.
- Luați notă de cel mai important obiectiv al proiectului. Proiectul dvs. poate avea mai multe obiective, dar trebuie să știți care este cel mai important.
- Enumerați toate limitele cele mai relevante, precum și riscurile proiectului.