3 documente de care aveți nevoie atunci când angajați un lucrător contractual

Angajați un antreprenor independent pentru a lucra în afacerea dvs.? Documentele de angajare pentru contractori independenți sunt mult mai simple decât pentru angajați, fiind necesare doar câteva documente, dar acestea sunt documente importante. Obținerea acestora la începutul relației de muncă este mult mai ușoară decât atunci când s-a încheiat munca sau contractul și nu poți găsi persoana respectivă.

Angajarea unui contractor independent

Înainte de a angaja un contractant independent, trebuie să aveți trei documente importante:

• Un formular W-9 cu informațiile de contact ale persoanei și numărul de identificare al contribuabilului,
• Un CV pentru verificarea calificărilor persoanei și
• Un contract scris care arată detaliile acordului dintre dvs. și contractantul independent.
• În plus, unele companii necesită un formular de cerere de la contractanți independenți, dar această cerere nu este la fel ca o cerere de angajare.

Ce este un antreprenor independent?

Un contractant independent poate fi una sau mai multe persoane care se află într-o afacere separată de a dvs. Aceasta include profesioniști independenți (cum ar fi artiști, planificatori sau web) proiectanți, o companie externă (care face lucrări de curățenie, de exemplu), un profesionist, cum ar fi un avocat sau un pregătitor de impozite – oricine pe care îl plătiți pentru servicii și care nu este angajat. Contractanții independenți sunt considerați a fi angajați pe cont propriu business.

Document # 1 – Formular W-9

Când angajați un lucrător extern, trebuie mai întâi să obțineți informațiile fiscale ale acestora înainte de a putea Fiecare contractant independent trebuie să completeze un formular W-9, care reprezintă o cerere de identificare și certificare a contribuabilului. Scopul formularului este de a

• Certificarea ID-ului contribuabilului persoanei (EIN sau numărul de securitate socială),
• Certificarea faptului că persoana respectivă nu este supus reținerii de rezervă (explicat mai jos) și
• Certifică scutirea lor de anumite tipuri de raportare și plăți.

Partea I din formular sunt informații generale despre contribuabil, inclusiv:

• Numărul de identificare al contribuabilului,
• numele și adresa și
• Clasificare fiscală federală (tip de afacere).
• Scutiri de la reținerea de rezervă și raportarea FATCA.

Partea II este codul contribuabilului a beneficiarului plății.

Partea III este o declarație de certificare.

Responsabilitățile angajatorului pentru formularul W-9

Formularul de depunere W-9. Nu trebuie să trimiteți formularul către IRS. Păstrați-l în fișierele destinatarului respectiv, astfel încât să îl puteți arăta unui auditor, dacă este necesar.

Reținere de rezervă. Este posibil să primiți o notificare de la IRS conform căreia ID-ul contribuabilului beneficiarului plății nu se potrivește cu înregistrările IRS. În acest caz, trebuie să începeți reținerea de rezervă pentru această persoană. Începând cu data la care desemnează comanda, rețineți 24% din suma plății din fiecare plată. De asemenea, trebuie să efectuați plăți către IRS a sumelor pe care le-ați reținut și să depuneți un raport (formularul 945). Dacă nu colectați rapoarte de rezervă, după cum este necesar, este posibil să fiți răspunzător pentru suma neîncasată.

Scutiri de la reținere. Dacă un beneficiar declară că este scutit de reținerea de rezervă, vă puteți baza pe această cerere, cu excepția cazului în care știți efectiv că codul sau clasificarea beneficiarului scutit nu este valid.

Raportarea FATCA. Legea legii privind conformitatea fiscală a conturilor străine (FATCA) impune ca instituțiile financiare străine și alte entități străine să raporteze activele străine deținute de deținătorii lor de cont din S.U.A. O instituție financiară americană cu un cont în SUA nu trebuie să primească un cod de scutire pentru această raportare.

Dacă primiți un formular W-9 cu un cod de scutire FATCA și știți că persoana respectivă este o persoană specificată din SUA, nu vă puteți baza pe formular pentru a trata persoana ca fiind scutită de raportarea FATCA.

Raportarea veniturilor W-9 . Trebuie să aveți un W-9 la dosar pentru fiecare contractant independent, astfel încât să nu trebuie să rețineți impozitele pe venit de la persoana respectivă. Apoi, începând din 2020 și înainte, aveți informațiile pentru a crea un formular 1099-NEC pentru acel persoană pentru anul fiscal.

Document # 2 – CV și referințe

Înainte de a angaja pe cineva, ar trebui să solicitați și să păstrați o copie a documentelor care indică calificările acestui persoană pentru munca depusă. În cele mai multe cazuri, veți dori un CV, nu o cerere de angajare. Solicitați referințe de la clienți anteriori sau clienți și persoane fizice care cunosc această persoană.

Este posibil să doriți să faceți o verificare a antecedentelor acestei persoane, în funcție de tipul de muncă se face. De exemplu, cineva care are acces la evidențele dvs. financiare ar trebui verificat. De asemenea, puteți consulta asociația profesională pentru acest tip de muncă în statul dvs. (cum ar fi asociația baroului de stat sau consiliul de stat CPA).

Documentul nr. 3 – Un contract scris

Pentru fiecare contractant independent care lucrează pentru compania dvs., ar trebui să aveți un contract semnat la dosar, semnat de ambele părți. Poate suna ca o exagerare pentru a solicita să aveți un contract pentru fiecare relație de contractant independent, dar unele acorduri trebuie să fie puse în scris. Contractul vă protejează pe amândoi în cazul unei dispute.

Unele probleme care trebuie abordate în acest contract și unii termeni care trebuie incluși:

• Domeniul de activitate, inclusiv momentul în care lucrarea urmează să fie realizată, și termenele limită
• Sumele și calendarul plăților, când sunt datorate plățile, ce se întâmplă dacă nu se fac plăți
• Proprietatea lucrarea – contractantul sau firma angajatoare.

Este posibil să doriți și acorduri suplimentare

În funcție de tipul de muncă efectuată și de nevoile specifice ale afacerii dvs., este posibil să doriți să obțineți alte acorduri, în funcție de tipul de muncă pe care persoana respectivă Aceste sub-acorduri (uneori clauze dintr-un contract) se numesc convenții restrictive, deoarece restricționează ceea ce poate face contractantul independent.

Un acord de confidențialitate (uneori numit acord de nedivulgare) solicită antreprenorului să păstreze confidențialitatea secretelor dvs. comerciale și să nu le împărtășească altora decât dacă este de acord.

Se stabilește un acord de neconcurență eliminați restricțiile impuse lucrătorului contractual de a părăsi compania dvs. și de a vă duce clienții sau clienții la o altă companie ny. De obicei, este scris pentru a restricționa acțiunile cuiva pentru anumite activități, pentru o anumită perioadă de timp și într-o anumită zonă. Unele state (California, de exemplu) nu vor câștiga acorduri de neconcurență, deci verificați cu statul dvs. înainte de dvs. încercați să introduceți una dintre aceste clauze într-un contract.

Un acord de non-solicitare îi împiedică pe angajați să lucreze pentru concurență și poate fi, de asemenea, utilizat pentru a păstra o independență contractor să nu-ți fure angajații sau clienții.

Păstrarea evidenței lucrătorilor contractuali

Dvs., în calitate de proprietar de afacere, nu trebuie să transmiteți aceste documente nimănui, dar dacă sunteți vreodată auditat de IRS sau trebuie să verificați relația, va trebui să le produceți. Creați un fișier pentru fiecare contractant independent pe care îl angajați, cu aceste documente.