O que é um formulário W-3?

Tem funcionários? Então você sabe que parte das responsabilidades do seu empregador inclui o relatório anual de salários e impostos dos funcionários no Formulário W-2. E nenhum relatório do Formulário W-2 está completo sem seu fiel companheiro, o Formulário W-3. O que é um formulário W-3?

O que é um formulário W-3?

O formulário W-3, transmissão de declarações de salários e impostos, é um documento anexo do formulário W-2 que resume as informações do formulário W-2. O Formulário W-3 do IRS fornece uma lista compilada de informações de funcionários incluída em todos os Formulários W-2. O formulário W-3 não é um formulário autônomo – apenas arquive-o com cópias de todos os seus formulários W-2.

O formulário W-3 mostra ao IRS o valor total que você pagou a todos os seus funcionários, bem como a receita federal total, seguro social e impostos do Medicare que você reteve de seus funcionários. Ele também informa ao IRS sobre o número de pessoas que você emprega e indica o número total de Formulários W-2 com os quais você está preenchendo.

Como você sabe, o Formulário W-2 tem várias cópias que vão para o seu funcionário, a Administração da Previdência Social (SSA) e as agências fiscais estaduais aplicáveis. Aqui está uma análise de quais cópias do Formulário W-2 vão para onde:

1. Cópia A: SSA
2. Cópia B: Funcionário
3. Cópia C: Funcionário
4. Cópia D: Seus registros
5. Cópia 1: Departamento de impostos estadual, municipal ou local, se aplicável
6. Cópia 2: Funcionário

Por outro lado, há apenas uma cópia do Formulário W-3 e ele vai para uma parte: o SSA. E você deve fazer e manter uma cópia do formulário – junto com a Cópia D do Formulário W-2 – para seus registros.

Envie o Formulário W-3 mesmo se estiver preenchendo apenas um Formulário W-2 com o SSA.

Então, qual é o objetivo do formulário fiscal W-3? O Formulário W-3 verifica a precisão de seus Formulários W-2. O formulário W-3 também fornece uma reconciliação formal de seus pagamentos de impostos trimestrais para o ano.

Informações de que você precisa para preencher o formulário fiscal W-3

Para preencher o formulário W-3, você precisa de algumas informações comerciais básicas, incluindo o nome legal da sua empresa, número de identificação do empregador federal (FEIN ou EIN) e endereço para correspondência.

Além disso, você precisa dos registros da folha de pagamento e dos Formulários W-2. Seus registros de folha de pagamento, como seu registro de folha de pagamento e informações da folha de pagamento acumulada no ano, mostram os salários brutos dos funcionários, impostos e deduções retidas e salários líquidos.

Em vez de inserir informações diretamente dos Formulários W-2, cruze as informações do Formulário W-2 com os registros da folha de pagamento para verificação adicional. Dessa forma, você pode confirmar se as informações do Formulário W-2 estão corretas antes de preencher o Formulário W-3.

Instruções do formulário W-3

Preencher e preencher o formulário W-3 é bastante simples processar. O formulário tem uma configuração semelhante ao Formulário W-2.

As caixas a-h pedem informações do empregador. Os Quadros 1-19 perguntam sobre o salário total e informações fiscais para todos os funcionários. Existem também quatro caixas não numeradas e sem letras na parte inferior que solicitam informações de contato do empregador.

Esta é uma visão geral de como preencher um formulário W-3, por caixa:

• a: Número de controle
• b: Tipo de pagador / Tipo de empregador / Subsídio de doença de terceiros (se
• aplicável)
• c: Número total de formulários W-2
• d: Número do estabelecimento
• e: Número de identificação do empregador
• f: Nome do empregador
• g: endereço e CEP do empregador
• h: Outro EIN usado este ano
• 1: Salários, gorjetas, outras compensações
• 2: Imposto de renda federal retido
• 3: Salários da previdência social
• 4: Previdência social imposto retido na fonte
• 5: Salários e gorjetas do Medicare
• 6: Imposto retido no Medicare
• 7: Dicas do seguro social
• 8: Dicas alocadas
• 9: Em branco
• 10: Benefícios de cuidados a dependentes
• 11: Planos não qualificados
• 12a. Remuneração diferida
• 12b. Em branco
• 13: Planos não qualificados
• 14: Imposto de renda retido na fonte pelo pagador de auxílio-doença de terceiros
• 15: Estado e número de identificação do estado do empregador
• 16: Salários estaduais, gorjetas, etc.
• 17: Imposto de renda estadual
• 18: Salários locais, gorjetas etc.
• 19: Imposto de renda local
• Pessoa de contato do empregador
• Número de telefone do empregador
• Número de fax do empregador
• Endereço de e-mail do empregador

Como apresentar

Você pode enviar o formulário W-3 por e-mail com os formulários W-2 ou enviar os formulários W-3 e W-2 ao SSA. Lembre-se de que o SSA o incentiva a enviar seus formulários por e-mail.

Prazo

O formulário W-3 deve ser entregue junto com os formulários W-2 até 31 de janeiro. Se 31 de janeiro cair em um fim de semana, o prazo final é adiado para o próximo dia útil.

Este prazo é para arquivamento em papel e eletrônico.

Corrigindo erros do Formulário W-3

Erros no Formulário W-2 podem afetar a precisão do Formulário W -3. Se você descobrir um erro no Formulário W-3, use o Formulário W-3c, Transmissão de Salário Corrigido e Declarações Fiscais, para corrigir o erro.

Se você corrigir um Formulário W-2, deverá apresentar o Formulário W-3c também.

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Este artigo foi atualizado a partir da data de publicação original de 20 de março de 2012.

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