O que é Kanban?

TRIVIA – Kanban, também escrito “kamban” em japonês, significa “Billboard” (“quadro indicador” em chinês) que indica “capacidade disponível (para trabalhar)”. Kanban é um conceito relacionado à produção enxuta e just-in-time (JIT), onde é usado como um sistema de programação que diz o que produzir, quando produzir e quanto produzir.

Aprenda os fundamentos do Kanban:

• Onde o Kanban se originou?
• O que é o método Kanban?
• Princípios fundamentais do Kanban
• 6 principais práticas do Kanban
• Como funciona o Kanban? – O conceito
• Limites de WIP em Kanban
• Kanban em TI & Software
• Kanban em desenvolvimento Lean / Agile
• Kanban além do software & TI
• Comece a usar uma ferramenta Kanban

Onde o Kanban se originou ? – Um breve histórico sobre Kanban

Tudo começou no início dos anos 1940. O primeiro sistema Kanban foi desenvolvido por Taiichi Ohno (Engenheiro Industrial e Empresário) para a Toyota automotiva no Japão. Ele foi criado como um sistema de planejamento simples, com o objetivo de controlar e gerenciar o trabalho e o estoque em todas as fases da produção de forma otimizada.

Uma razão importante para o desenvolvimento de Kanban era a produtividade e eficiência inadequadas da Toyota em comparação com seus rivais automotivos americanos. Com Kanban, a Toyota alcançou um sistema de controle de produção just-in-time flexível e eficiente que aumentou a produtividade enquanto reduzia o estoque de custo intensivo de matérias-primas, materiais semiacabados e produtos acabados.

Um sistema Kanban controla, de maneira ideal, toda a cadeia de valor, do fornecedor ao consumidor final. Desta forma, ajuda a evitar interrupção do fornecimento e excesso de estoque de mercadorias em vários estágios do processo de fabricação. Kanban requer monitoramento contínuo do processo. Atenção especial deve ser dada para evitar gargalos que podem retardar o processo de produção. O objetivo é obter maior rendimento com prazos de entrega mais baixos. Com o tempo, Kanban se tornou uma forma eficiente em uma variedade de sistemas de produção.

“O dois pilares do sistema de produção Toyota são just-in-time e automação com um toque humano, ou autonomação. ” – David J. Anderson Clique para twittar

O que é o método Kanban?

Embora o kanban tenha sido introduzido por Taiichi Ohno na indústria de manufatura, é David J. Anderson foi o primeiro a aplicar o conceito de TI, desenvolvimento de software e trabalho de conhecimento em geral no ano de 2004. David se baseou nos trabalhos de Taiichi Ohno, Eli Goldratt, Edward Demmings, Peter Drucker e outros para definir o Método Kanban, com conceitos como sistemas puxados, teoria de filas e fluxo. Seu primeiro livro sobre Kanban – “Kanban: Mudança Evolucionária com Sucesso para seu Negócio de Tecnologia”, publicado em 2010, é a definição mais abrangente do Método Kanban para trabalho de conhecimento.

O Método Kanban é um processo para melhorar gradualmente tudo você faz – seja desenvolvimento de software, TI / Ops, Pessoal, Recrutamento, Marketing e Vendas, Aquisições etc. Na verdade, quase todas as funções de negócios pode se beneficiar da aplicação dos princípios da Metodologia Kanban.

O corpo de conhecimento Kanban abstraiu e se beneficiou dos trabalhos de vários líderes pensantes desde que o livro original foi escrito! Pessoas como Don Reinertsen (autor de Principles of Product Development Flow), Jim Benson (pioneiro do Personal Kanban) e vários outros.

Kanban não é uma metodologia de ciclo de vida de desenvolvimento de software ou uma abordagem de gerenciamento de projeto. Requer que algum processo já esteja em vigor para que Kanban possa ser aplicado para alterar incrementalmente o processo subjacente. – DJA Click To Tweet

Princípios Kanban & Práticas

O Método Kanban segue um conjunto de princípios e práticas para gerenciar e melhorar o fluxo de trabalho. É um método evolutivo e não disruptivo que promove melhorias graduais nos processos de uma organização. Se você seguir esses princípios e práticas, será capaz de usar Kanban com sucesso para maximizar os benefícios de seu processo de negócios – melhorar o fluxo, reduzir o tempo de ciclo, aumentar o valor para o cliente, com maior previsibilidade – todos os quais são cruciais para qualquer negócio hoje.

Os quatro princípios fundamentais e as seis práticas básicas da metodologia Kanban são fornecidos abaixo:

4 princípios fundamentais:

1. Comece com o que você está fazendo agora
2. Concorde em buscar uma mudança incremental e evolutiva
3. Inicialmente, respeite as funções, responsabilidades e cargos atuais
4. Incentive atos de liderança em todos os níveis

• Comece com o que você está fazendo agora: O Método Kanban (doravante referido como apenas Kanban) enfatiza fortemente não fazer nenhuma mudança em sua configuração / processo existente imediatamente. Kanban deve ser aplicado diretamente ao fluxo de trabalho atual. Quaisquer mudanças necessárias podem ocorrer gradualmente ao longo de um período de tempo em um ritmo com o qual a equipe se sinta confortável.

• Concordar em buscar mudanças incrementais e evolutivas : Kanban encoraja você a fazer pequenas mudanças incrementais ao invés de fazer mudanças radicais que podem levar a resistência dentro da equipe e organização.

• Inicialmente, respeitar as funções, responsabilidades e cargos atuais: Ao contrário de outros métodos, Kanban não impõe nenhuma mudança organizacional por si só. Portanto, não é necessário fazer alterações em seus papéis e funções existentes que podem estar funcionando bem. A equipe identificará e implementará de forma colaborativa todas as mudanças necessárias. Esses três princípios ajudam as organizações a superar a resistência emocional típica e o medo da mudança que geralmente acompanha qualquer iniciativa de mudança em uma organização.

• Incentivar atos de liderança em todos os níveis: Kanban incentiva a melhoria contínua em todos os níveis da organização e diz que os atos de liderança não precisam se originar apenas dos gerentes seniores. Pessoas em todos os níveis podem fornecer ideias e mostrar liderança para implementar mudanças para melhorar continuamente a forma como entregam seus produtos e serviços.

” Pedir às pessoas que mudem de comportamento é difícil! ” – David J. Anderson Clique para twittar

TRIVIA – Um ótimo exemplo de sistema Kanban é usado hoje em Tóquio Jardins do Palácio Imperial no Japão. A equipe aqui usa um método infalível para limitar o fluxo de visitantes. Cada visitante recebe um cartão de plástico na entrada, que deve ser devolvido ao sair do jardim. Porque o número total de cartões é significativamente limitado, apenas tantos visitantes podem passear pelo palácio em um determinado momento. Novos visitantes têm que esperar na fila até que o próximo cartão / slot esteja disponível. O acesso ao palácio é gratuito, mas só é concedido se os cartões pré-atribuídos estiverem disponíveis .

6 práticas básicas do método Kanban:

1. Visualize o fluxo de trabalho
2. Limite WIP (trabalho em andamento)
3. Gerenciar o fluxo
4. Tornar as políticas do processo explícitas
5. Implementar ciclos de feedback
6. Melhorar colaborativamente, evoluir experimentalmente

• Visualize o fluxo de trabalho: Esta é a primeira etapa fundamental para a adoção e implementação do Método Kanban. Você precisa visualizar – em um quadro físico ou em um quadro Kanban eletrônico, as etapas do processo que você usa atualmente para entregar seu trabalho ou serviços. Dependendo da complexidade do seu processo e da sua combinação de trabalho (os diferentes tipos de itens de trabalho nos quais você trabalha e entrega), seu quadro Kanban pode ser muito simples para muito elaborado. Depois de visualizar seu processo, você pode visualizar o trabalho atual que você e sua equipe estão fazendo.

Isso pode ser na forma de adesivos ou cartões com cores diferentes para significar classes de serviço diferentes ou podem ser simplesmente os tipos diferentes de itens de trabalho. (No SwiftKanban, as cores significam os diferentes tipos de item de trabalho!) Se você acha que pode ser útil, seu quadro Kanban pode ter diferentes faixas de natação, uma para cada classe de serviço ou para cada tipo de item de trabalho. No entanto, inicialmente, para manter as coisas simples, você também pode ter apenas uma única raia para gerenciar todo o seu trabalho – e fazer qualquer redesenho da prancha mais tarde.

• Limite WIP (Work in Progress): Limitar o trabalho em andamento (WIP) é fundamental para implementar Kanban – um sistema pull. Ao limitar o WIP, você incentiva sua equipe a concluir o trabalho em mãos antes de iniciar um novo trabalho. Portanto, o trabalho atualmente em andamento deve ser concluído e marcado como concluído. Isso cria capacidade no sistema, para que um novo trabalho possa ser puxado pela equipe. Inicialmente, pode não ser fácil decidir quais devem ser seus limites de WIP. Na verdade, você pode começar sem limites de WIP.O grande Don Reinertsen sugere (ele fez isso em uma das conferências Lean Kanban) que você pode começar sem limites de WIP e simplesmente observar o trabalho inicial em andamento conforme sua equipe começa a usar Kanban. Assim que tiver dados suficientes, defina os limites do WIP para cada estágio do fluxo de trabalho (cada coluna do quadro Kanban) como sendo igual à metade do WIP médio.

Normalmente, muitas equipes começam com um Limite de WIP de 1 a 1,5 vezes o número de pessoas trabalhando em um estágio específico. Limitar o WIP e colocar os limites do WIP em cada coluna do quadro não só ajuda os membros da equipe a terminar o que estão fazendo antes de assumir novas tarefas – mas também comunica ao cliente e outras partes interessadas que há capacidade limitada de trabalho para qualquer equipe – e eles precisam planejar cuidadosamente o trabalho que pedem que a equipe faça.

“Um efeito colateral interessante dos sistemas pull é que eles limitam o trabalho em andamento (WIP) a uma quantidade combinada” – David J. Anderson Click To Tweet

• Gerenciar o fluxo: Gerenciar e melhorar o fluxo é o ponto crucial do seu sistema Kanban depois de implementar as 2 primeiras práticas. Um sistema Kanban ajuda a gerenciar fluxo, destacando os vários estágios do fluxo de trabalho e o status do trabalho em cada estágio. Dependendo de quão bem o fluxo de trabalho é definido e os Limites de WIP são definidos, você observará um fluxo suave dentro dos limites de WIP ou trabalho se acumulando conforme algo é interrompido e começa a manter a capacidade. Tudo isso afeta a rapidez com que o trabalho vai do início ao fim do fluxo de trabalho (algumas pessoas o chamam de fluxo de valor). Kanban ajuda sua equipe a analisar o sistema e fazer ajustes para melhorar o fluxo, a fim de reduzir o tempo que leva para concluir cada parte do trabalho.

Uma chave aspecto deste processo de observar seu trabalho e resolver / eliminar gargalos é olhar para os estágios de espera intermediários (os estágios intermediários Concluídos) e ver quanto tempo os itens de trabalho permanecem nesses “estágios de transferência”. Como você aprenderá, reduzindo o tempo gasto nesses estágios de espera é fundamental para reduzir o tempo de ciclo. À medida que você melhora o fluxo, a entrega de trabalho da sua equipe se torna mais suave e previsível. À medida que se torna mais previsível, fica mais fácil para você fazer compromissos confiáveis com seu cliente sobre quando você receberá feito com qualquer trabalho que você está fazendo para eles. Melhorar sua capacidade de prever tempos de conclusão de forma confiável é uma grande parte da implementação de um sistema Kanban!

• Faça políticas de processo Explícito: como parte da visualização do seu processo, também faz sentido defina e visualize explicitamente suas políticas (regras de processo ou diretrizes) de como você faz o trabalho que faz. Ao formular diretrizes de processo explícitas, você cria uma base comum para que todos os participantes entendam como fazer qualquer tipo de trabalho no sistema. As políticas podem estar no nível do conselho, no nível da raia e para cada coluna. Elas podem ser uma lista de verificação das etapas a serem realizadas para cada tipo de item de trabalho, critérios de entrada-saída para cada coluna ou qualquer coisa que ajude os membros da equipe gerenciam bem o fluxo de trabalho no quadro. Exemplos de políticas explícitas incluem a definição de quando uma tarefa é concluída, a descrição de pistas ou colunas individuais, quem puxa quando, etc. As políticas devem ser definidas explicitamente e visualizadas geralmente no topo do quadro e em cada pista e coluna.

• Implementar circuitos de feedback: os circuitos de feedback são parte integrante de qualquer bom sistema. O Método Kanban encoraja e ajuda a implementar ciclos de feedback de vários tipos – estágios de revisão em seu fluxo de trabalho do quadro Kanban, métricas e relatórios e uma gama de dicas visuais que fornecem feedback contínuo sobre o progresso do trabalho – ou a falta dele – em seu sistema. Enquanto o mantra de “Falha rápido! Falha frequentemente!” pode não ser compreendido intuitivamente por muitas equipes, a ideia de obter feedback cedo, especialmente se você estiver no caminho errado com seu trabalho, é crucial para entregar o trabalho certo, o produto ou serviço certo para o cliente no menor tempo possível . Os loops de feedback são essenciais para garantir isso.

• Melhore colaborativamente, evolua experimentalmente (usando o método científico): o método Kanban é um processo de melhoria evolutiva. Ele ajuda você a adotar pequenas mudanças e melhorar gradualmente em um ritmo e tamanho que sua equipe pode controlar facilmente. Ele incentiva o uso de o método científico – você forma uma hipótese, a testa e faz alterações dependendo do resultado do seu teste. Como uma equipe que implementa os princípios Lean / Agile, sua tarefa principal é avaliar seu processo constantemente e melhorar continuamente conforme necessário e possível .

O impacto de cada mudança que você faz pode ser observado e medido usando os vários sinais que seu sistema Kanban fornece. Usando esses sinais, você pode avaliar se uma mudança está ajudando você a melhorar ou não e decidir se deseja mantê-la ou tentar outra coisa. Os sistemas Kanban ajudam você a coletar muitos dados de desempenho do seu sistema – manualmente, se você usar um quadro físico, ou automaticamente, se você usar uma ferramenta como o SwiftKanban. Usando esses dados e as métricas que eles ajudam a gerar, você pode avaliar facilmente se seu desempenho está melhorando ou diminuindo – e ajustar seu sistema conforme necessário.

Como funciona o Kanban? – O conceito

Kanban é um sistema de gerenciamento de mudança evolucionária sem interrupções. Isso significa que o processo existente é aprimorado em pequenas etapas. Ao implementar muitas mudanças menores (em vez de grandes), o risco para o sistema geral é reduzido. A abordagem evolutiva do Kanban leva a pouca ou nenhuma resistência na equipe e nas partes interessadas envolvidas.

A primeira etapa na introdução do Kanban é visualizar o fluxo de trabalho. Isso é feito na forma de um quadro Kanban que consiste em um quadro branco simples e notas ou cartões adesivos. Cada cartão do quadro representa uma tarefa.

Em um modelo de quadro Kanban clássico, há três colunas, conforme mostrado na imagem acima:

• “Tarefas”: esta coluna lista os tarefas que ainda não foram iniciadas. (também conhecido como “backlog”)
• “Fazendo”: consiste nas tarefas que estão em andamento.
• “Concluído”: consiste nas tarefas que estão concluído.

Esta visualização simples por si só leva a uma grande transparência sobre a distribuição do trabalho, bem como aos gargalos existentes, se houver. Obviamente, os quadros Kanban podem mostrar fluxos de trabalho elaborados dependendo da complexidade do fluxo de trabalho e da necessidade de visualizar e examinar partes específicas do fluxo de trabalho para identificar gargalos a fim de removê-los.

O conceito de FLOW

No núcleo do Kanban está o conceito de “Fluxo”. Isso significa que os cartões devem fluir pelo sistema da maneira mais uniforme possível, sem longos tempos de espera ou bloqueios. Tudo que atrapalhe o fluxo deve ser examinado criticamente. Kanban tem diferentes técnicas, métricas e modelos e, se forem aplicados de forma consistente, pode levar a uma cultura de melhoria contínua (kaizen).

O conceito de Fluxo é crítico e medindo as métricas de Fluxo e trabalhando para melhorá-las, você pode melhorar drasticamente a velocidade de seus processos de entrega, reduzindo o tempo de ciclo e melhorando a qualidade de seus produtos ou serviços, obtendo feedback mais rápido de seus clientes – internos ou externos.

Isso é tratado em detalhes no livro intitulado “Actionable Agile” de Dan Vacanti.

Limites de WIP de Kanban

A O aspecto principal do Kanban é reduzir a quantidade de multitarefas que a maioria das equipes e trabalhadores do conhecimento estão propensos a fazer e, em vez disso, incentivá-los a “Parar de começar! E comece a terminar! ”, Um mantra cunhado pelo Dr. Arne Roock (de www.Software-Kanban.de). WIP – Trabalho em andamento – Limites definidos em cada estágio do fluxo de trabalho em um quadro Kanban incentivam os membros da equipe a terminar o trabalho em andamento e, só então, assumir a próxima parte do trabalho. “>

Não force a visualização, a transparência e os limites de WIP em qualquer departamento que não se voluntaria para colaborar.” – David J. Anderson Clique para twittar

Exemplos de sistema Kanban

A beleza do Kanban está em sua simplicidade. No entanto, Kanban não se trata apenas de visualizar um processo em um quadro branco (ou quadro eletrônico) e trabalhar com adesivos ou cartões eletrônicos. Como você pode ver de cima, é muito mais do que isso. Você realmente se beneficiará de sua implementação se aplicar todos os princípios e práticas de maneira metodológica.

As tendências atuais em todo o mundo mostram que Kanban está ganhando popularidade e está sendo usado em muitas áreas diferentes, desde pequenas agências e start-ups até organizações tradicionais de todos os tamanhos.

Kanban em TI & Software

Kanban não é um desenvolvimento de software ou uma metodologia de gerenciamento de projeto – David deixa isso muito claro em seu Livro Azul. Kanban não diz nada sobre como um software deve ser desenvolvido. Nem mesmo diz nada sobre como os projetos de software devem ser planejados e implementados.Portanto, Kanban não é uma estrutura de gerenciamento como o Scrum. Em vez disso, o objetivo do Kanban é melhorar continuamente o próprio processo de trabalho.

O Kanban foi usado nas operações de desenvolvimento de software da Microsoft em 2004. Desde então, o Kanban foi adotado com entusiasmo nas equipes de TI, Ops, DevOps e aplicativos / software.

A beleza do Kanban é que ele pode ser aplicado a qualquer processo ou metodologia. Se você já está usando métodos Agile como Scrum, XP e outros, ou métodos mais tradicionais – cascata, iterativo, etc. – você pode aplicar Kanban em cima disso para começar a melhorar gradualmente seus processos, reduzir o tempo de ciclo e melhorar seu fluxo. No processo, você se encontrará no caminho da entrega contínua de recursos, produtos ou serviços.

Kanban em Lean / Agile software / desenvolvimento de produto

O software aplicativo e as equipes de desenvolvimento de produtos de tecnologia adotaram o Kanban como uma forma de implementar os princípios Lean e Agile. O Método Kanban fornece às equipes de tecnologia um grande conjunto de princípios para visualizar seu trabalho, entregando produtos e serviços continuamente e obtendo feedback do cliente com mais frequência e velocidade. Consequentemente, está ajudando as equipes a chegar ao mercado mais rapidamente com maior fidelidade ao que os clientes desejam desses produtos e serviços.

A definição de Kanban no setor de TI passou por sua própria evolução nos últimos 3 a 5 anos. Hoje, Kanban é considerado um método que traz agilidade no gerenciamento e melhoria da entrega de serviços de maneira gradual e evolutiva.

Além disso, o Método Kanban fornece importantes princípios e técnicas para melhor gerenciar os compromissos do Acordo de Nível de Serviço (SLA), entregando produtos ao mercado just in time e minimizando o risco e o custo de atraso. Usando conceitos como Classe de Serviços, comprometimento diferido e comprometimento de 2 fases, o Kanban ajuda os clientes e as equipes de entrega a colaborar de forma eficaz e ajuda a garantir que as coisas certas sejam trabalhadas no momento certo.

O advento do Kanban Upstream, Kanban de Portfólio e Planejamento de Serviços Corporativos nos últimos anos proporcionou às empresas um motivo ainda maior para implementar Kanban para obter agilidade corporativa e melhorar o desempenho do mercado.

Kanban como um caminho alternativo para a agilidade empresarial

O método Kanban ajuda você a melhorar gradualmente a entrega de seus produtos e serviços. Ele faz isso ajudando a eliminar gargalos em seu sistema, melhorar o fluxo e reduzir o tempo de ciclo. Ele ajuda você a fornecer mais continuamente e obter feedback mais rápido para fazer quaisquer alterações que possam ser necessárias para o seu cliente. Isso ajuda você a se tornar mais responsivo.

Em geral, Kanban ativa todos os princípios do Manifesto Ágil e ajuda a entregar produtos e serviços de que seu mercado realmente precisa. Esteja você atualmente usando Scrum e outras técnicas ou metodologias Agile, Kanban ajuda a melhorar seus processos para um melhor desempenho de suas equipes e organizações.

Kanban além do software & TI

Dadas suas raízes na manufatura, Kanban é um ajuste natural em processos de negócios não relacionados a TI, com enormes benefícios para organizações que desejam se tornar enxutas e ágeis e entregar produtos e serviços de alta qualidade de maneira responsiva.

Embora organizações de produtos e serviços de médio e grande porte, especialmente empresas de manufatura de alta tecnologia, tenham implementado iniciativas Lean / 6-Sigma por vários anos, o Kanban habilita todos os tipos de empresas e funções de negócios, como RH, Marketing, Vendas , Aquisições e assim por diante.

Kanban também está sendo aplicado em contextos de gerenciamento de projeto tradicionais, suc h como projetos de construção e engenharia. como construções e projetos de engenharia. Uma ampla variedade de organizações, empresas de recursos humanos, organizações de recrutamento, agências de publicidade, seguradoras e muitas outras procuram o Kanban para otimizar suas operações, eliminando desperdícios e melhorando drasticamente o rendimento e a qualidade.

Recursos adicionais que podem ser de interesse no Kanban –

• Como faço para começar?
• O que é Scrumban?
• O que é um quadro Kanban?
• Como posso gerenciar meu projeto / função usando Kanban?

Você também pode se inscrever para os próximos webinars sobre Kanban – ou olhar alguns excelentes webinars anteriores conduzidos por líderes como David Anderson e vários outros líderes de pensamento!

Se quiser explorar o SwiftKanban, você pode verificar nosso rico conjunto de recursos ou se estiver procurando por uma inscrição gratuita no quadro Kanban para o SwiftKanban aqui! Se você tiver alguma dúvida imediata, pergunte a um de nossos representantes de vendas em [email protected]