O guia fácil para o modelo de mudança de 8 etapas do Kotter

Mudar é difícil. Especialmente no contexto de uma organização, a mudança pode interromper o status quo e levar ao conflito. Mas a mudança é necessária. E para implementar a mudança com sucesso, você precisa contar com uma estrutura adequada.

É aqui que o modelo de mudança de 8 etapas do Kotter entra em jogo. Ele descreve como implementar mudanças de forma sistemática e eficaz em uma organização.

Esta postagem explica o modelo de mudança de 8 etapas do Kotter em detalhes, simplificando o processo de aplicá-lo à sua organização.

O que é o modelo de mudança de 8 etapas do Kotter

O modelo de mudança de 8 etapas de John Kotter é uma estrutura popular para a implementação bem-sucedida de mudanças organizacionais e é usado em muitos setores. Foi apresentado em seu livro “Leading Change”, que foi baseado em anos de pesquisa que revelaram que há apenas 30% de chance de implementação bem-sucedida de mudança organizacional.

A mudança pode vir como novas tecnologias, fusões e aquisições , novas estratégias, transformação cultural, etc.

Um pouco sobre Kotter

John P. Kotter, professor da Harvard Business School, é conhecido mundialmente como a autoridade em liderança e mudança.

Seu livro best-seller “Leading Change”, que discute os erros que as organizações muitas vezes cometem ao implementar mudanças e um processo de oito etapas para trazer mudanças com sucesso, é amplamente referido pelos gerentes como a Bíblia da mudança em todo o mundo.

Quais são as 8 etapas no modelo de mudança do Kotter

Implementar mudanças nem sempre é fácil. As barreiras podem assumir várias formas; falta de trabalho em equipe ou liderança, culturas rígidas no local de trabalho, atitudes arrogantes, medo humano geral, etc. podem interromper qualquer projeto de implementação de mudança.

Kotter destaca 8 etapas que as organizações devem seguir para superar esses desafios e colocar em prática mudanças em grande escala com sucesso. Seguir essas etapas garantirá que, ao final do processo, a organização não esteja apenas preparada, mas também comprometida em abraçar as mudanças.

Criando um senso de urgência

O processo deve começar com o estabelecimento de um senso de urgência entre gerentes e funcionários. Todos os envolvidos devem sentir a necessidade de mudança ou que a mudança é crítica para o crescimento organizacional. Sem o apoio deles, será difícil manter o ímpeto da iniciativa de mudança e alcançar uma transformação duradoura.

O objetivo desta etapa deve ser preparar os funcionários para a mudança iminente e motivá-los a oferecer seus contribuição.

Para que esta etapa seja bem-sucedida, cerca de 75% da administração da organização deve apoiar a iniciativa de mudança. Para criar um ambiente onde todos estejam cientes do problema existente

• Identifique as ameaças e oportunidades existentes que afetam a organização. Aqui você pode usar uma análise SWOT com a equipe. Com base nele, você pode desenvolver cenários futuros que retratem o que poderia acontecer

• Discuta abertamente com os funcionários sobre o que está acontecendo e por que mudanças são necessárias neste momento
• Crie um fórum para falar sobre os problemas, ameaças e as soluções possíveis
• Peça o apoio das partes interessadas e especialistas da indústria para apoiá-lo em sua posição

Juntando uma coalizão orientadora

Esta etapa é dedicada a reunir uma equipe competente com as habilidades certas, qualificações, reputação, conexões e poder suficiente para fornecer liderança aos esforços de mudança e influenciar as partes interessadas.

O tamanho da equipe irá variar dependendo da natureza da mudança proposta. No entanto, uma equipe eficaz deve incluir os seguintes apoiadores:

• O patrocinador: geralmente é um executivo sênior que será responsável pela iniciativa de mudança. Suas responsabilidades incluem fornecer suporte de nível executivo e os recursos necessários para realizar a iniciativa de mudança.
• A equipe de orientação sênior: os membros aqui são selecionados pelo patrocinador. É composto por indivíduos (líderes) com autoridade suficiente na área para tomar decisões e reunir os recursos e suporte relevantes para o projeto. A equipe será responsável por desenvolver a visão e as estratégias, prover os recursos, remover obstáculos, orientar a organização durante o processo, resolver conflitos e se comunicar com as partes interessadas.
• Equipe orientadora arquivada: inclui pessoas altamente confiáveis e respeitadas que representam os constituintes da organização que têm interesse na mudança. Seu papel é comunicar a visão e guiar a organização ao longo do processo.
• Equipes de mudança: são os grupos de gerentes e supervisores cuja responsabilidade é garantir que as tarefas sejam concluídas com êxito no prazo. Eles também desempenharão um papel no design e na implantação do programa de mudança.

Assim que a equipe estiver montada, concentre-se em definir metas claras e desenvolver um ambiente de confiança e comprometimento. Uma equipe eficaz deve

• Ter um entendimento compartilhado da necessidade de mudança
• Ter um entendimento comum da missão e do propósito da equipe, bem como das metas e objetivos está tentando alcançar
• Ter uma ideia clara sobre as funções e responsabilidades de cada um, bem como as medidas de desempenho
• Compreender os riscos e desafios associados à iniciativa de mudança e os fatores de sucesso
• Tenha processos claros para medir o sucesso, tomada de decisão, rastreamento de problemas e resolução de conflitos.
• Tenha canais de comunicação claros

Desenvolvimento de visão e estratégias

O objetivo desta etapa é criar uma visão sensível para direcionar a iniciativa e desenvolver estratégias eficazes para ajudar a equipe a alcançá-la. Ajuda a criar uma imagem de como será o futuro da organização depois que a mudança for implementada.

A visão certa ajuda a alcançar mudanças com sucesso, inspirando e orientando as ações e decisões da equipe. Deve também definir metas claras e realistas para ajudar a medir facilmente o sucesso e apelar ao interesse das partes interessadas da empresa.

Para definir uma visão clara e atraente,

• Alinhe-a com os valores centrais da organização e da iniciativa de mudança
• Aceite as ideias dos funcionários quando desenvolvendo a visão
• Certifique-se de que ela pode ser comunicada facilmente e de fácil compreensão para todos
• Incorpore dados como previsões, dados de pesquisa de mercado, tendências de negócios, etc.
• Certifique-se de que seja simples o suficiente para ser explicado em cinco minutos ou menos

Comunicando a visão de mudança

Nesta etapa, o foco está na comunicação eficaz a visão e as estratégias de formas que ajudem a incentivar o resto da organização a aceitar e apoiar a iniciativa de mudança.

O objetivo aqui é capturar os corações e mentes dos funcionários; para levá-los a fazer sacrifícios para apoiar a mudança, para levá-los a acreditar que a mudança é possível e que os benefícios resultantes são para o melhor da organização e também deles próprios.

Para fazer isso de forma eficaz,

• Comunique a visão e as estratégias com a maior freqüência possível, incorporando-as na tomada de decisões, solução de problemas e ações diárias
• Faça o que falar. É importante que a alta administração demonstre o comportamento ideal que espera do restante dos funcionários
• Incentive o feedback dos funcionários e trate de suas ansiedades, problemas, raiva e preocupações de forma aberta e honesta
• Use palavras simples ao comunicar a mensagem para evitar confusão e dúvida.
• Use todos os canais de comunicação da organização para divulgar a mensagem. Isso pode incluir plataformas que variam de e-mails e boletins informativos à intranet da empresa

Remover barreiras para ação

Ao implementar mudanças em toda a organização, obstáculos podem ocorrer com frequência. As barreiras podem vir na forma de processos insuficientes, resistência à mudança por parte dos próprios funcionários, gerentes de desempoderamento, políticas organizacionais e sua estrutura, etc.

E nesta etapa, a coalizão de orientação e a alta administração devem se concentrar em remover os obstáculos que bloqueiam o caminho da organização para alcançar a visão de mudança.

• Compreenda claramente as barreiras dentro da organização que estão bloqueando a implementação da mudança. A coalizão orientadora formada por funcionários com diferentes especialidades pode ajudar nessa etapa. E a comunicação aberta com funcionários e partes interessadas também pode ajudar a identificar as barreiras.
• Certifique-se de que os processos organizacionais, estruturas, políticas, sistemas de recompensa etc. estejam alinhados com a nova visão de mudança.
• Reconheça e recompense os funcionários que trabalham ativamente na implementação de mudanças
• Capacite os funcionários a fazerem o seu melhor e enfrentar os desafios com sucesso, dando-lhes o treinamento, coaching e mentoria necessários.

Conquiste vitórias em curto prazo

Alcançar uma transformação real completa pode levar tempo. Ficar tanto tempo sem nenhuma vitória para comemorar pode desestimular os funcionários. Para manter o ímpeto e incentivar os funcionários a continuar apoiando a iniciativa, é importante ter metas de curto prazo para cumprir e comemorar no início do processo de mudança.

Uma vitória de curto prazo é uma melhoria organizacional que pode ser implementada em um curto período de tempo. Essa vitória rápida deve ser visível em toda a organização, inequívoca e relacionada à iniciativa de mudança.

• Identificar vitórias viáveis a curto prazo; por exemplo, isso pode incluir esforços que podem ajudar a cortar custos, melhorar processos, aumentar o lucro, etc. É importante considerar cuidadosamente os prós e contras do alvo que você selecionou, pois falhar em uma meta inicial pode desestimular a equipe.
• Divida o projeto de mudança em partes menores com metas de curto prazo
• Reconheça e recompense aqueles que são responsáveis por esses ganhos rápidos para incentivar outros funcionários também

Construir na mudança

Esta etapa é para sustentar a implementação da mudança, garantindo que as equipes trabalhem persistentemente para alcançar a visão da mudança enquanto medem o progresso. É importante se certificar de que a equipe não declare vitória prematuramente após algumas vitórias rápidas.

Para continuar o ímpeto da mudança,

• Após cada vitória, identifique o que funcionou e o que deu errado para decidir o que precisa ser melhorado
• Consolidar os ganhos das vitórias rápidas e continue a trabalhar na implementação de mudanças maiores em toda a organização
• Identifique e remova processos desnecessários e interdependências
• Continue comunicando a visão e entregando benefícios

Faça a mudança persistir

Nesta etapa, os líderes de mudança trabalham para nutrir uma nova cultura onde a mudança pode durar. Isso inclui a mudança de normas e valores organizacionais, processos, sistemas de recompensa e outros elementos de infraestrutura para garantir que tudo esteja alinhado com a nova direção.

Para implementar a mudança com sucesso,

• Discuta a importância das novas mudanças, apontando os benefícios que trazem
• Identifique e incorpore normas e valores que reforce a mudança
• Incorpore essas novas normas e valores ao selecionar e contratar novos talentos, promover funcionários, etc.
• Criar novos programas de treinamento e desenvolvimento para ajudar os funcionários a desenvolver habilidades e competências relevantes para as novas mudanças
• Melhorar ou eliminar processos organizacionais que não se alinham com a nova cultura. Além disso, remova indivíduos que estão impedindo o progresso.

Pronto para implementar a mudança?

Implementar mudanças em toda a organização não é rápido nem fácil. Requer paciência, preparação e persistência. Uma boa estrutura para ajudá-lo a se manter no caminho certo durante esta longa jornada é o modelo de mudança de 8 etapas de Kotter. Seguindo essas 8 etapas, você pode garantir a implementação bem-sucedida da mudança em sua organização.