Gerenciamento de escritórios

Gerenciamento de escritório é uma profissão que envolve o design, implementação, avaliação e manutenção do processo de trabalho em um escritório ou outra organização, em ordem para sustentar e melhorar a eficiência e a produtividade.

A gestão do escritório é, portanto, uma parte da administração geral da empresa e, uma vez que os elementos da gestão são previsão e planejamento, organização, comando, controle e coordenação, o escritório é um parte da função de gestão total.

A gestão de escritório é a técnica de planear, organizar, coordenar e controlar as actividades do escritório com vista a atingir os objectivos de negócio e preocupa-se com o desempenho eficiente e eficaz do escritório wo rk. O sucesso de uma empresa depende da eficiência de seu escritório. O volume de papelada nos escritórios aumentou muito nos dias de hoje devido à industrialização, explosão populacional, controle governamental e aplicação de várias leis tributárias e trabalhistas a qualquer empresa. Eficiência e eficácia, que são palavras-chave na gestão, só são alcançadas por meio de planejamento e controle adequados das atividades, redução dos custos do escritório e coordenação de todas as atividades da empresa.

“A gestão do escritório pode ser definida como uma tarefa de planejamento , coordenação, motivando os esforços dos outros para os objetivos específicos do escritório. ”

“ A gestão de escritório, como função, é o ramo da arte e da ciência da gestão que se preocupa com o desempenho eficiente do escritório trabalhe quando e onde quer que esse trabalho seja feito. ” – William If. Leffingwell e Edwin M. Rot.

“Gerenciamento de escritório é a manipulação e controle de homens, métodos, máquinas e materiais para alcançar os melhores resultados possíveis – resultados da mais alta qualidade possível com o gasto do menor efeito e despesa possível , no menor tempo possível e de uma maneira aceitável para a alta administração. ”- Harry H. Wylie.

Esta definição enfatiza a utilização de recursos de negócios como materiais, métodos etc. para atingir os objetivos e resulta da melhor e mais barata forma e no mínimo de tempo possível.

“Gestão de escritório é a arte de orientar o pessoal do escritório na utilização de meios adequados ao seu ambiente para atingir o seu propósito. ”- Mills e Standinhford.

De acordo com esta definição, um entendimento adequado do propósito objetivo é necessário para que todos os esforços e atividades sejam direcionados para a sua realização. Ambiente onde o trabalho de escritório será executado é fornecido pela administração após prop planejamento er. Meio ambiente significa o entorno onde os funcionários de uma empresa operam. Inclui fatores físicos como localização, layout, temperatura de iluminação, ventilação, limpeza, etc. Várias leis comerciais, práticas alfandegárias etc. também devem ser informadas aos funcionários.

Nesta definição, o autor tratou a administração de escritório como uma arte de orientar e orientar pessoal ou funcionários da organização no uso de vários meios, como máquinas, equipamentos, formulários de escritório, manuais, métodos etc. A definição enfatiza o desenvolvimento das pessoas no escritório e não a direção das coisas. A gestão de escritório deve compreender o comportamento e as necessidades de seu funcionário de forma a motivá-lo a trabalhar, influenciando-o e fornecendo incentivos para que o objetivo da organização seja alcançado.

Em palavras simples, a gestão de escritório pode ser definida como “um processo distinto de planejamento, organização, pessoal, direção, coordenação e controle do escritório, a fim de facilitar a realização dos objetivos de qualquer empresa”, a definição mostra as funções gerenciais de um gerente administrativo. O diagrama a seguir indica vários elementos ou funções no processo de gerenciamento de escritório.