Como organizar sua caixa de entrada do Gmail em 15 minutos: dezessete segredos

Um funcionário comum gasta 1/3 do tempo do escritório em e-mails. Por US $ 142 mil (salário médio de um trabalhador de tecnologia da área da baía), pagamos aos funcionários US $ 47 mil por ano para gerenciar suas caixas de entrada!

Essa não é a pior parte. Cada vez que você interrompe o que está fazendo para verificar seu e-mail, leva cerca de 23 minutos para recuperar o foco.

A verdade é que as pessoas continuarão entrando em contato com você, quer você goste ou não . E não é muito fácil ignorar aquele pop-up não lido.

Você passa horas examinando e-mails, determinando o que fazer com eles e, na verdade, lidando com eles eventualmente – você basicamente acaba gastando muito mais tempo em sua caixa de entrada do que havia planejado inicialmente.

Quando você não consegue escapar completamente, mas ainda quer sua paz de espírito, tornando-se mais organizado é a melhor saída.

Esta postagem explicará como organizar sua caixa de entrada do Gmail de forma que seja mais uma ferramenta de produtividade e colaboração do que uma distração.

Coloque e-mails mais relevantes no topo

Você realmente precisa de todos os novos e-mails logo no topo da sua caixa de entrada? Tenho certeza de que você não leu todos eles imediatamente.

Uma ótima maneira de manter sua caixa de entrada organizada é colocar os e-mails relevantes na parte superior, como os marcados como importantes ou com estrela.

O Gmail oferece cinco opções para organizar sua caixa de entrada.

• Vá para suas configurações (o ícone de engrenagem na parte superior)
• Clique no menu suspenso ao lado para digitar na caixa de entrada.

E aqui está o que cada um deles significa:

Padrão: mostra os e-mails na ordem em que chegaram – o layout que vemos todos os dias.

Importante primeiro: o Gmail usa sua própria previsão para determinar quais e-mails são importantes e os coloca no topo de sua caixa de entrada com um marcador amarelo. Todo o resto vai abaixo disso.

Não lidos primeiro: esta configuração exibe e-mails não lidos acima dos e-mails recentes. Isso é especialmente útil se você usar a lista de lidas / não lidas como uma lista de tarefas.

Com estrela primeiro: para aqueles que usam estrelas para priorizar sua caixa de entrada. As mensagens marcadas com estrela aparecem primeiro, seguidas de todo o resto.

Caixa prioritária: o Gmail aprende com que tipo de e-mail você mais interage e os coloca no topo da sua caixa de entrada. Isso é ótimo para pessoas que precisam lidar com muitos e-mails todos os dias.

Esta é uma daquelas dicas de organização do Gmail que posso garantir. Funcionou maravilhas para mim em termos de evitar e-mails com os quais não quero lidar imediatamente.

Livre-se das guias que você não usa muito

Você não usa não preciso ter todas as cinco guias dentro do Gmail. Você pode desabilitar aqueles que você não usa muito. A única guia que você não pode desativar é a guia Principal.

Aqui está o que você deve fazer:

• Clique em Configurações.
• No menu suspenso , clique em Configurar caixa de entrada
• Selecione as guias que deseja ativar ou desativar.

Preste atenção aqui: Se você desativar uma guia, suas mensagens aparecerão na guia Principal. Remova sempre aqueles que não recebem muitos e-mails. Um para a organização do Gmail!

Use rótulos para organizar o Gmail de maneira organizada

O Gmail é um sistema baseado em rótulos. Caixa de entrada, Lixeira, Rascunhos – são tecnicamente rótulos.

Os rótulos são uma ótima maneira de organizar o Gmail. Eles são como tags que você pode adicionar aos e-mails que envia ou recebe. A grande vantagem é que você pode adicionar mais de um rótulo a um e-mail. Outro recurso que você adoraria é a capacidade de adicionar cores aos rótulos.

Você também pode fazer com que o Gmail aplique marcadores aos e-mails conforme eles chegam, economizando o esforço manual. Por exemplo, você pode ter todos os e-mails de seus advogados marcados como Documentos. Tudo que você precisa fazer é criar um filtro.

Postagem relacionada: tudo o que você precisa saber sobre os marcadores do Gmail

Automatizar e-mails para serem atribuídos à sua equipe (sem encaminhamento)

Um grande número de e-mails que você recebe exigiria que outra pessoa de sua equipe trabalhe neles.

O curso de ação normal quando você deseja organizar o Gmail é peneirar e-mails e encaminhá-los para colegas de equipe – uma perda de tempo absoluta.

Se você delega muitos e-mails para sua equipe, você precisa experimentar o Hiver. Você poderá especificar condições com base em quais e-mails serão atribuídos automaticamente aos seus colegas de equipe.

Por exemplo, digamos que você tenha um colega de equipe que cuida de todos os e-mails do seu parceiro de envio. Usando o Hiver, você pode ter todos os e-mails recebidos de seus endereços de e-mail atribuídos a ele automaticamente.

Você também pode especificar várias condições, como o e-mail do remetente e uma palavra específica na linha de assunto.As possibilidades são basicamente infinitas. Experimente

Pare de escrever e-mails para conversas internas

A única maneira de todos nós inundarmos as nossas caixas de entrada e as de nossos colegas de equipe – enviando e-mails para coisas que poderiam muito bem ser feitas de outra forma.

Se um tópico tem muitos aspectos que precisam ser explicados ou discutidos, leve-o para uma reunião pessoal. Se houver um cancelamento de última hora de reuniões, encontros ou entrevistas, conte-as pessoalmente ou use o telefone.

Se nada mais parecer viável, há um resort que funciona perfeitamente todas as vezes – Anotações por e-mail.

Anotações são mensagens que você pode escrever para seus colegas de equipe e aparecem ao lado da conversa de e-mail que você está discutindo (ao contrário do Slack ou Hangouts, onde você tem que dizer às pessoas qual e-mail estamos falando sobre o que aconteceu e tudo isso).

Ao contrário do bate-papo, você sempre pode voltar e ver o que você conversou sobre um tópico – você nunca perde o contexto.

Você pode usar o Notes para trocar informações do cliente, oferecer dicas ou basicamente qualquer coisa que não envolva escrever uma história inteira. Cada passo para desobstruir sua caixa de entrada vale a pena.

Arquive e-mails de que você não precisará em um futuro próximo

Muitas vezes, não excluímos e-mails apenas porque podemos precisar deles mais tarde. E eles continuam se acumulando como se não houvesse amanhã.

Por exemplo, toda vez que você compra algo de um fornecedor, eles enviam um recibo. Você não precisa deles agora, mas eles podem ser úteis quando você estiver concluindo suas contas no final do ano. É aqui que o recurso de arquivamento entra em ação.

Arquivar não exclui seu e-mail, mas o remove de sua caixa de entrada. Eles também permanecem pesquisáveis. Sua caixa de entrada do Gmail está mais bem organizada. Todos ganham!

Selecione um e-mail e procure o ícone semelhante a um arquivo na parte superior. Clique e pronto.

Você também pode automatizar o arquivamento usando filtros – explicarei isso no próximo ponto .

Use filtros para automatizar ações comuns

O Gmail tem uma capacidade de filtragem muito forte. Você pode filtrar e-mails por assunto, remetente, destinatário, conteúdo e muito mais. Depois de filtrar as mensagens, você pode instruir o Gmail sobre o que fazer com elas: rotule-as, defina a prioridade, decida se os e-mails chegarão à sua caixa de entrada.

O que você vai adorar é a filtragem automática . Você pode definir critérios e ações – todo e-mail que atenda aos critérios é tratado pelo Gmail automaticamente.

Tudo que você precisa fazer é iniciar uma pesquisa avançada. Clique na seta cinza na extremidade direita da barra de pesquisa.

E um menu suspenso é aberto.

Digite um endereço de e-mail e clique em “Criar filtro com esta pesquisa” no canto inferior direito do pop-up.

Por exemplo, se você receber um monte de e-mails de boletins informativos nos quais não tem interesse, pode criar um filtro que arquivará automaticamente todos os e-mails provenientes desse endereço.

Maneiras de usar filtros para organizar o Gmail:

• Marcar com estrela cada e-mail de alguém importante (digamos, seu banco )
• Encaminhar e-mails automaticamente de um determinado endereço
• Arquivar e-mails que contenham uma determinada palavra (digamos gratuito teste)

Com os filtros certos, você economizará horas facilmente todas as semanas. Confira este guia completo para filtros do Gmail

Experimente o Gmail Advanced (você adoraria Várias Caixas de entrada)

Se você é novo no Gmail Advance (antigo Labs), a primeira coisa que você precisa saber é que ele é um campo de testes para Google. Os bem-sucedidos passam a se tornar recursos padrão do Gmail e outros podem ser arquivados – mas definitivamente vale a pena tentar.

O único recurso que faz parte do Gmail Advanced há anos são as várias caixas de entrada. Ele permite que você crie vários painéis, cada um projetado para exibir uma determinada categoria de e-mails, com base no tipo de e-mail, tópico ou preferência pessoal.

Você pode ter e-mails de um remetente específico ou e-mails que contenham um determinado rótulo aparece em uma caixa de correio separada.

Por exemplo, você pode adicionar rótulos como precisa de resposta, tarefas, lista de pendências de projeto e leitura semanal – todos os e-mails com um rótulo específico aparecem no respectivo caixa de entrada:

Este é um vídeo útil se você deseja organizar o Gmail usando várias caixas de entrada.

Configurar notificações na área de trabalho para novos e-mails

Se você está voltado para o cliente, temos quase certeza de que recebe muitos e-mails todos os dias. Se você preferir engajamento em tempo real, recomendamos fortemente a configuração de notificações na área de trabalho. Dessa forma, você verá notificações pop-up no canto superior direito da tela sempre que receber um novo e-mail.

Para habilitar notificações na área de trabalho, aqui está o que você deve fazer:

• Vá para suas configurações (o ícone de engrenagem na parte superior)
• No geral No menu de configurações, vá até Notificações da área de trabalho e clique nos botões de opção para ativá-las.

Dica profissional: às vezes, as notificações da área de trabalho podem se tornar irritantes e também distrativas. Para evitar cair nessa armadilha, ative as notificações na área de trabalho para e-mails marcados apenas como “Importante”.

Ativar Nudges

Graças a uma tonelada de e-mails de spam, muitas vezes é muito fácil perder um e-mail importante no Gmail. O Nudge é um algoritmo no Gmail que traz os e-mails de volta para a parte superior da sua caixa de entrada quando uma resposta não foi enviado por você ou por um destinatário. É ótimo se você precisar de lembretes constantes para enviar respostas ou acompanhamentos a e-mails importantes.

Os empurrões no Gmail podem ser de dois tipos:

• Sugerir e-mails para responder: os e-mails que você pode ter esquecido de responder aparecerão na parte superior da sua caixa de entrada.
• Sugerir e-mails para acompanhamento: Os e-mails enviados que talvez você precise acompanhar serão exibidos em na parte superior da sua caixa de entrada.

Você pode ativar / desativar o Nudges na guia “Geral” em suas configurações.

Marcar mensagens importantes com estrela

O Gmail sempre tenta fazer o melhor para detectar quais e-mails (ambos mensagens individuais, bem como tópicos) são mais importantes para você do que os outros. Geralmente, os destaca com Marcadores de importância (uma seta amarela ao lado da estrela).

Até recentemente, o Gmail tinha ponteiros no aplicativo que esclareciam por que um e-mail foi marcado como importante, ao contrário do “importante de acordo com nosso molho mágico”, que diz agora.

Embora o Gmail na melhor parte ainda consiga marcar a maioria dos e-mails importantes corretamente, às vezes ele consegue errar.

Para fazer com que o algoritmo funcione melhor para você, certifique-se de marcar as mensagens importantes você mesmo – dessa forma, o algoritmo irá eventualmente pegar rapidamente. Uma maneira de fazer isso é adicionar / remover manualmente os Marcadores de importância. Outra maneira de fazer isso é Estrelando mensagens.

No Gmail, as estrelas são usadas para mensagens individuais em uma única conversa, enquanto os marcadores de importância são usados para conversas de e-mail inteiras. Estrelas e marcadores de importância também ajudam a organizar as pesquisas do Gmail mais rapidamente, então, dedicar algum tempo para adicioná-los definitivamente vale a pena.

Mu te Conversas

Se você está cansado de ficar preso em conversas de e-mail entre colegas de trabalho / clientes que não necessariamente envolvem você? Então, o recurso ‘Silenciar conversas’ no Gmail é apenas para você.

Desative uma conversa no Gmail e você não verá mais mensagens relacionadas a ela em sua caixa de entrada. Todos os e-mails adicionados à conversa depois que você silenciar ainda serão armazenados em sua conta do Gmail, mas serão arquivados automaticamente. Você ainda poderá pesquisar a conversa e visualizar novas mensagens.

Para silenciar uma conversa no Gmail, abra a conversa e clique no menu suspenso “Mais”. Escolha “Silenciar” em a lista e a conversa são arquivadas.

Quaisquer novas mensagens enviadas para o tópico de conversa não aparecerão na sua caixa de entrada, mas irão ser adicionado ao arquivo.

Dica profissional: para encontrar conversas silenciadas com mais rapidez, digite “is: mute” na barra de pesquisa do Gmail.

Você sempre pode ativar o som de uma conversa. Para ativar o som , simplesmente pesquise a conversa silenciada e exclua o marcador “Silenciado” da conversa do e-mail.

Use as opções de Resposta inteligente e Escrita inteligente do Gmail

O recurso “Resposta inteligente” do Gmail mostra sugestões responde com frases curtas com base no conteúdo do e-mail que você recebeu.

Você pode ativar a Resposta inteligente para Gmail na guia Configurações gerais.

Ao usar este recurso, você pode clicar no sugerido frases curtas que você deseja usar como resposta e enviar como está ou edite a resposta antes de clicar em enviar.

Isso é especialmente útil se você precisar enviar respostas rápidas aos seus e-mails.

A Escrita inteligente desenvolve a ideia da Resposta inteligente, mas ajuda você a redigir respostas completas para seus e-mails em vez de apenas frases curtas.

(imagem cortesia: o blog do Google)

Você pode ativar a Composição inteligente na guia Configurações gerais do Gmail.

Dica profissional: use a opção Personalização da Composição inteligente para permitir que a opção Composição inteligente se adapte ao seu estilo de escrita e melhore as sugestões de escrita.

Você pode ativar o Smart Compor Personalização na guia Configurações gerais do Gmail.

Responda a e-mails mais rápido com respostas automáticas

Se você estiver digitando o mesmo tipo de respostas por e-mail para vários clientes ou colegas de trabalho, deve considerar definir g up Respostas predeterminadas (modelos).

Respostas automáticas são modelos de e-mail que permitem que você responda a e-mails com texto predeterminado.

Você pode ativar os modelos na guia Avançado nas configurações do Gmail.

Ativar Desfazer envio

Esse deve ser um dos recursos mais úteis do Gmail. Se você já enviou um e-mail para um destinatário não intencional ou cometeu um erro de digitação em um e-mail, não é estranho ao infeliz constrangimento causado por sua gafe.

Felizmente, o Gmail tem a opção Desfazer envio que permite “cancelar o envio” de e-mails por até 30 segundos após o envio.

Você pode habilitar essa opção na guia Configurações gerais nas configurações do Gmail.

Depois de habilitar isso, você não precisa entrar em pânico com um destinatário errado ou um erro de digitação. Em vez disso, agora você tem entre cinco e 30 segundos para “cancelar o envio ”Seu e-mail e tomar medidas para corrigir seus erros.

Habilitar ações de passar o mouse

Com a nova aparência do Gmail revelada em abril de 2018, o Gmail introduziu as ações de passar o mouse. Passe o ponteiro do mouse sobre qualquer e-mail em sua caixa de entrada e você verá uma coleção de botões.

Esses botões também chamadas de Ações de navegação permitem que você atue rapidamente em um e-mail com um clique. Você pode arquivar e-mails, excluí-los, marcá-los como não lidos ou até mesmo suspendê-los. É um pequeno recurso que torna a interação com e-mails muito mais rápida.

As ações de passar o mouse podem ser ativadas na guia Geral nas configurações do Gmail.

Suspender e-mails para mais tarde

Falando em ações de foco no Gmail, agora você também tem a opção Suspender e-mails. Esta opção remove e-mails de sua caixa de entrada apenas para trazê-los de volta mais tarde, o que é perfeito para qualquer coisa em que você precise agir eventualmente, mas não possa agir agora.

A funcionalidade é simples: basta clicar na função Snooze hover e escolher quando deseja ver o e-mail novamente. Quando o tempo acabar, a mensagem aparecerá novamente na sua caixa de entrada.

Algumas ferramentas para você começar

Hiver – Delegar emails como tarefas automaticamente. Escreva notas (e não e-mails) para conversas internas. Use modelos de e-mail.

Sanebox – prioriza e resume as mensagens analisando seus cabeçalhos. Arquiva e-mails sem importância com um rótulo ‘SaneLater’ para você lidar com eles mais tarde.

Maildrop – Ajuda a evitar spam.

Unroll.Me – Ajuda a gerenciar todos os seus boletins informativos a partir de um painel. Torna o cancelamento da inscrição surpreendentemente fácil.

AwayFind – permite que você decida quais e-mails merecem uma notificação. Você pode escolher entre ser informado por SMS, ligação telefônica, alerta de área de trabalho ou o aplicativo AwayFind.

Concluindo

Distrações no trabalho demoram mais do que você pensa. Eles atrapalham seu progresso mental e seu cérebro demora um pouco para voltar a se concentrar. Como os e-mails são uma grande fonte de distração no trabalho, é natural fazer algo a respeito.

Você ficaria surpreso com a quantidade de tempo que pode liberar apenas organizando melhor o Gmail.

Não deixe a caixa de entrada assumir o controle.