A Lei da Ordem
Quase qualquer pessoa pode definir o conceito de procedimento parlamentar básico de “quorum” – o número de membros necessários em uma reunião para tomar medidas válidas. Procure um pouco mais a fundo Regras de Robert, porém, e você encontrará alguns equívocos comuns que realmente colocam as ações de conselhos e organizações em risco de ineficiência e desafio legal.
Mito 1: Um grande quorum é a melhor prática
Membros bem-intencionados geralmente defendem um quórum grande, na esperança de impedir um grupo de agir sem uma coorte representativa de membros. Mas um quórum grande faz mais do que impedir algumas ações, muitas vezes impede qualquer ação. Muitos grupos têm definir um grande quorum, apenas para ficar frustrado com a rara presença de membros suficientes para fazer qualquer coisa. E ninguém tem tempo para queimar. Nós nos encontramos para fazer as coisas.
Portanto, o quórum do seu grupo deve ser um reflexo preciso do número de pessoas que você pode razoavelmente esperar para comparecer a uma reunião regular. t faça quorum o número de pessoas que você gostaria que comparecessem ou que você espera que comparecerão. Faça com que seja o número de pessoas que realmente comparecem, mesmo quando é difícil chegar à reunião.
Em geral, a maioria das grandes organizações não precisa de um quorum superior a 10%. Chocantemente pequeno, certo? Você ficaria surpreso. Muitos grupos grandes lutam para atingir um quórum muito superior a 10 por cento. Grupos menores, incluindo conselhos e comitês, e talvez certos tipos de organizações (como uma igreja) podem querer (e ser capazes de tolerar) um limite mais alto.
Claro, ao definir (ou alterar) o seu requisitos de quorum, certifique-se de verificar as leis do seu estado para ter certeza de que está em conformidade com as disposições legais. Esteja ciente de que as leis estaduais às vezes têm requisitos de quorum diferentes para reuniões de diretores e assembleias gerais de membros. Verifique também seu estatuto. O requisito de quorum existente provavelmente está anotado lá, e quaisquer ajustes exigirão uma alteração do estatuto.
Mito 2: Os quóruns nunca desaparecem
Uma vez que o quorum, sempre um quorum, certo? Errado. Se o presidente souber que o quorum não está mais presente (alguns membros saíram para almoçar ou alguns se cansaram da longa reunião de negócios!), Ele / ela deve anunciar esse fato antes de fazer uma votação ou apresentar outra moção para discussão. Os membros que perceberem que o quorum acabou, podem (e devem) levantar um ponto de ordem para esse efeito.
É verdade que, assim que o presidente confirmar a existência de quorum no início da reunião, a presença contínua de quorum é assumido até que o presidente ou um membro informe o contrário. Mas essa presunção não dá ao presidente ou aos membros licença para ignorar o óbvio e continuar a agir sem o número necessário de membros.
Quais são suas opções se o número de membros cair?
Continue lendo . . . .
Mito 3: Um grupo não pode fazer nada sem um quorum
Nenhum quorum não significa necessariamente nenhum progresso. Mas de acordo com as Regras de Robert, sem quorum, um grupo não pode tomar qualquer ação substantiva ou notificar, mesmo com o voto unânime daqueles que ainda estão lá. Mas aqui estão algumas das coisas que um grupo pode fazer mesmo sem quorum:
Convocar a reunião – Chamar a reunião, mesmo sem quorum, diz: “Tivemos uma reunião. Cumprimos com nossos estatutos exigindo que nos reunamos X vezes por ano. ” Isso ajuda você a ficar longe de acusações que você não cumpriu.
Discuta os tópicos informalmente – use o tempo para conversar sobre questões e questões relevantes. Mesmo sem uma moção oficial, você pode construir um consenso e obter clareza isso economizará tempo quando esses tópicos forem apresentados para votação.
Continuar a reunião – se os negócios precisarem ser feitos antes da próxima reunião de negócios agendada regularmente, basta mover para continuar a reunião atual para uma data e hora específicas no futuro. A reunião contínua é apenas isso – uma extensão da reunião atual. Não é uma reunião especial separada que requer notificação. Mas lhe dará a chance de se agrupar novamente em uma data posterior e obter o suficiente pessoas na sala novamente para terminar o que você começou.
Mito 4: Impor ações realizadas sem um quorum é fácil
Puro e simples, as ações realizadas sem um quorum são nulas e inexequíveis. Você pode tomar uma atitude e depois tentar fazer o acompanhamento com a ratificação na próxima reunião. Mas isso é arriscado. Na próxima reunião, o grupo não tem obrigação de ratificar algo que aconteceu quando não havia quorum. Se você presumir que tudo ficará bem, você está abrindo a si mesmo e a seu grupo a possíveis responsabilidades. Não faça isso.
Em suma, determine o melhor número de quorum para o seu grupo e cumpra-o. Se você não tiver um quórum em uma reunião, faça o que puder para levar o grupo adiante, mas espere para tomar qualquer ação substantiva.