43 Modelos e exemplos de declaração do escopo do projeto
Um ótimo exemplo de escopo de projeto é uma ferramenta eficaz normalmente usada em gerenciamento de projetos. É usado para explicar as entregas mais importantes de um projeto. Isso inclui os principais marcos, requisitos de nível superior, premissas e limitações. É extremamente útil fazer esse documento para auxiliar na tomada de decisões ao longo do processo do projeto. Especialmente quando as solicitações de mudança são pensadas para modificar o escopo do projeto. Além disso, também estabelece as restrições de um projeto específico e deixa claro quais entregas estão dentro e fora do escopo.
Um modelo de escopo do projeto é usado para estabelecer todo o trabalho e as tarefas que precisam ser concluídas no projeto. Ele descreve:
- tudo o que precisa ser realizado ao longo do projeto,
- os resultados ou produtos finais que devem ser fornecidos pelo cliente a qualquer momento, dentro de um orçamento específico,
- as limitações do trabalho e das tarefas, que permitirão aos membros do projeto avaliar corretamente o que faz parte e não parte do esforço necessário.
Para Para poder definir o escopo do projeto, o gerente do projeto precisa trabalhar com todos os outros participantes do projeto. Os participantes incluem os membros da equipe, os clientes ou clientes, os patrocinadores executivos e os principais stakeholders. Todos eles trabalham juntos para compreender e ser capazes de descrever a saída necessária para a iniciativa do projeto. Essa saída também é conhecida como entrega. O custo ou pelo menos uma faixa de custo satisfatória é verificado no planejamento e estimativa das atividades do projeto. Isso está incluído nas entregas.
Exemplos do escopo do projeto
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Depois de determinar as entregas, é hora de fazer o escopo. Ele vai definir as principais características que precisam ser incluídas e o cronograma para a conclusão de todo o projeto. Uma vez que todos concordam com tudo, então pode ser finalizado. Uma vez finalizado, qualquer modificação neste documento deve ser feita por meio de um processo de mudança que é cuidadosamente controlado e registrado.
Uma vez que o documento de escopo foi finalizado, os participantes do projeto fazem uso das informações nele para fazer uma estimativa de suas tarefas, o período de tempo que eles precisam para trabalhar e o orçamento.Quanto mais específico for o documento, maior será a probabilidade de os participantes chegarem a estimativas precisas. No entanto, também há casos em que o documento também inclui alguns itens que não fazem parte do escopo real, portanto, não fazem parte do trabalho a ser fornecido.
Os elementos-chave de uma declaração do escopo do projeto
Criar tal documento é fácil se você souber quais elementos precisam ser incluídos nele. Para ser capaz de fazer um documento eficaz, você poderá usá-lo como uma ferramenta poderosa para seu projeto. Continue lendo para aprender sobre os elementos-chave de um bom exemplo de escopo de projeto:
Para poder fazer objetivos eficazes, certifique-se de incluir o tempo em que os resultados devem ser fornecidos junto com o orçamento ou custo estimado.
Inclua todos esses elementos ao fazer seu escopo para que você tenha certeza de que está completo. Antes de passarmos a fazer seu documento real, é útil saber os benefícios de fazê-lo. Como você verá na próxima seção, é muito benéfico definir o escopo do seu projeto.
Modelos de escopo do projeto
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O escopo do projeto é uma parte essencial do processo do projeto. Ele contém informações importantes sobre o que está incluído em todo o projeto e o que não está. Em qualquer organização, você terá a tarefa de iniciar um projeto, que tem seus próprios objetivos. Antes de começar, é muito benéfico elaborar um documento contendo todo o escopo. Aqui estão os motivos:
- O documento permitirá que o participante do projeto, bem como os clientes ou clientes, tenham certeza de que estão na mesma página. Isso mostra que todos eles compartilham a mesma visão de quais recursos são esperados, bem como a qualidade e o prazo de todo o projeto.
- Isso dá aos participantes do projeto a capacidade de estabelecer claramente e ter conversas com principais interessados. Estas são as pessoas ou grupos de pessoas que têm um grande impacto no projeto, por isso é importante que você obtenha o apoio deles.
- Ele ajuda os participantes do projeto a se concentrarem no trabalho que precisam fazer especificamente, para ir de encontro às necessidades dos clientes ou clientes.
- Havendo modificações a efectuar, a declaração servirá de referência para a realização de orçamentos e propostas para as referidas modificações. Se as mudanças forem aprovadas pelas principais partes interessadas, a declaração pode ser modificada.
- Isso ajuda os participantes do projeto a priorizar o trabalho que precisam fazer. Isso economiza muito tempo, dinheiro e esforço da organização também.
- É usado como uma ferramenta eficaz no gerenciamento de projetos. Você pode usá-lo para gerenciar as expectativas de seus clientes ou clientes, equilibrar as cargas de trabalho e elevar o moral da equipe, especialmente no caso em que é capaz de cumprir marcos.
Como você pode ver, fazer tal declaração é muito importante. Ele funciona para o benefício de sua organização principalmente porque mantém todos os envolvidos no circuito e bem informados. Agora vamos ver algumas dicas úteis que você pode usar para escrever seu documento.
Dicas para escrever um ótimo exemplo de escopo de projeto
Para ser capaz de fazer um ótimo exemplo de escopo de projeto, você preciso de algumas dicas úteis. Essas dicas o orientarão na criação de um documento SMART. Este é um acrônimo que você pode manter em mente ao escrever seu modelo.
Estas são dicas práticas para ajudá-lo a fazer sua declaração. Na verdade, são dicas práticas que podem te ajudar a fazer diversos tipos de documentos. Manter esses guias em mente permitirá que você crie modelos e relatórios eficazes. Agora vamos aprender como realmente escrever sua declaração para o escopo do projeto. Esta é a seção final deste artigo e irá guiá-lo sobre como você escreverá bem a declaração do escopo do seu projeto.
Declaração do escopo do projeto
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Writi ng um exemplo de escopo de projeto envolve muito tempo e esforço, mas isso não significa que tenha que ser difícil. Na verdade, se você tiver todas as informações necessárias e algumas dicas úteis, será muito fácil escrever a declaração inteira. Além disso, quando você continua escrevendo esse documento, cada vez que o faz, o processo se torna um pouco mais fácil.
Como você leu em uma das seções anteriores, é muito benéfico para você faça tal declaração antes de iniciar seu projeto. Sem este documento (e a pesquisa que o acompanha), você pode ter dificuldades para implementar seu projeto. As pessoas envolvidas no projeto não estarão muito bem informadas, o que resultará em baixo desempenho e produtividade. O escopo define as limitações do seu projeto, portanto, se não for claramente estabelecido, o projeto pode ser prejudicado. Você pode encontrar atrasos ou pode ultrapassar o orçamento que tem para o seu projeto.
O papel no gerenciamento de projetos
Um projeto é basicamente um empreendimento não permanente para se chegar um determinado serviço, produto ou resultado. Portanto, o escopo do projeto desempenha um grande papel nele. Estabeleceu quais tarefas ou trabalhos fazem parte do projeto e quais não são. Ele identifica o propósito do seu projeto, os objetivos e como o projeto irá cumprir os objetivos. Basicamente, define todo o seu projeto.
A relevância do escopo
Sem um escopo, seu projeto tem uma alta probabilidade de fracasso. Se você não definir as limitações do projeto, não será capaz de esperar os riscos e problemas que surgirão. Quando isso acontecer, os participantes do projeto não terão ideia do que fazer quando esses problemas surgirem e, portanto, seu projeto pode travar e queimar. O escopo contém todas essas informações importantes, por isso você deve apresentá-lo como uma primeira etapa.
A declaração
O documento real é importante para evitar quaisquer ocorrências imprevistas e desagradáveis que podem acontecer durante a implementação do projeto. O escopo é uma declaração importante para os participantes do projeto e para as principais partes interessadas.Permite a comunicação antes do projeto ser realmente iniciado, economizando muito tempo e dinheiro para sua organização.
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Escrevendo a declaração do escopo do projeto
- Ao escrever o escopo do seu projeto, você tem para se controlar. Não se apresse, pois você pode perder detalhes e elementos importantes. Mas não demore muito ao escrevê-lo. Provavelmente, você tem um prazo para enviar este documento para que o projeto possa começar no prazo também.
- Seja muito específico. Quanto mais específico você for, melhor será. Quando você especifica todas as informações no documento, os leitores entenderão mais facilmente. Além disso, você não terá que responder a muitas perguntas apenas porque suas afirmações são vagas.
- Faça seu documento um bom comprimento. Não deve ser muito longo ou muito curto. O comprimento mínimo de uma declaração é aquele que ainda fornece todas as informações relevantes que precisam ser comunicadas no projeto. Se você quiser fazer um escopo breve, não inclua informações que não tenham valor. Declarações gerais não são muito úteis, então você pode optar por omiti-las. Em vez disso, use dados específicos que reduzirão o risco de ter que modificar sua declaração mais tarde.
- Se você fizer um documento muito longo, seus leitores podem não se interessar em ler tudo. Não demore muito ao escrever seu documento. Contanto que você tenha escrito tudo que é importante, isso é o suficiente.
- Inclua todos os elementos importantes em seu documento. Aqueles que discutimos anteriormente. Preste atenção e gaste o máximo de tempo escrevendo:
- Descrição geral do trabalho a ser feito;
- As entregas que serão produzidas pelo projeto junto com as principais características;
- A justificativa para o seu projeto ser capaz de dar aos seus leitores uma melhor compreensão de todo o escopo;
- As limitações do seu projeto ou quaisquer riscos que você possa enfrentar durante todo o processo;
- Os pressupostos que são relevantes para o projeto;
- E as inclusões e exclusões para fornecer mais clareza ao seu projeto.
- Crie objetivos para o seu escopo que sejam perfeitamente alcançáveis. Não crie objetivos que são impressionantes, mas difíceis de alcançar. Então você pode acabar estragando seu projeto desde o início.
- Além disso, tente listar todas as incertezas em que puder pensar. Neste estágio, você pode não conhecer todas as limitações do seu projeto, mas pode ter uma ideia melhor sobre as incertezas. As incertezas podem se tornar riscos enquanto o projeto está sendo implementado. E esses riscos podem se transformar em problemas que irão atrasar seu projeto ou causar problemas em termos de custos ou orçamento. Ao listar suas incertezas, você também deve escrever como lidará com elas. Você pode:
- Aceitar as incertezas como riscos. Se os riscos acontecerem, pelo menos você está preparado para eles. Escreva o que precisa ser feito se você acabar tendo que lidar com eles. Quanto mais preparado você estiver para os riscos, melhor será para o seu projeto.
- Transfira o risco para outra parte.Se você se deparar com o risco que listou, pode transferir a responsabilidade para terceiros. Se o terceiro concordar, você estará coberto e seu projeto não precisará ser atrasado.
- Reduza o risco. Depois de saber quais são os riscos, você pode fazer algo a respeito. Trabalhe com os planos que você fez para diminuir os riscos de incerteza.
- Definir incertezas é importante em sua declaração para se manter preparado para qualquer coisa.
- Quando tiver reunido todas as informações de que precisa, é hora de começar a escrever seu documento. Esta é a etapa mais longa do processo, que envolve muito pensamento e esforço. Se você ainda não fez um rascunho, certifique-se de incluir o seguinte:
- Faça uma lista de todos os principais interessados em seu projeto. Isso é importante para que você tenha uma ideia do seu público e seja capaz de escrever o seu documento para ele.
- Ao escrever as limitações do seu projeto, escreva-as na forma de marcadores. Além disso, tente escrever as informações enquanto pensa sobre o ponto de vista das partes interessadas. Certifique-se de que seus pontos sejam fáceis de ler e entender.
- Anote todos os principais riscos que podem impedir o sucesso do seu projeto. Isso o ajudará a planejar as etapas necessárias quando surgirem.
- Anote o objetivo principal do projeto. Seu projeto pode ter mais de um objetivo, mas você deve saber qual é o mais importante.
- Liste todos os limites mais relevantes, bem como os riscos do projeto.