3 documentos de que você precisa ao contratar um trabalhador contratado

Você está contratando um empreiteiro independente para trabalhar em sua empresa? A papelada de contratação para contratados independentes é muito mais simples do que para funcionários, com apenas alguns documentos necessários, mas são documentos importantes. Obtê-los no início da relação de trabalho é muito mais fácil do que quando o trabalho ou contrato está concluído, e você não consegue encontrar a pessoa.

Contratação de um empreiteiro independente

Antes de contratar um contratado independente, você precisa ter três documentos importantes:

• Um formulário W-9 com as informações de contato da pessoa e número de identificação de contribuinte,
• um currículo para verificar as qualificações da pessoa e
• um contrato por escrito mostrando os detalhes do acordo entre você e o contratante independente.
• Além disso, algumas empresas exigem um formulário de inscrição de contratantes independentes, mas esta inscrição não é o mesmo que uma inscrição de emprego.

O que é um contratante independente?

Um contratante independente pode ser uma ou mais pessoas que estão em um negócio diferente do seu. Isso inclui freelancers (como artistas, planejadores ou web designers, uma empresa externa (fazendo trabalho de limpeza, por exemplo), um profissional como um advogado ou fiscal – qualquer pessoa que você esteja pagando por serviços e que não seja um funcionário. Os contratados independentes são considerados trabalhadores autônomos, possuindo seus próprios comercial.

Documento nº 1 – Formulário W-9

Ao contratar um trabalhador externo, você deve primeiro obter suas informações fiscais antes de poder Cada contratante independente deve preencher um formulário W-9, que é uma solicitação de identificação e certificação do contribuinte. O objetivo do formulário é

• Certificar a identidade de contribuinte da pessoa (EIN ou CPF),
• Certificar que a pessoa não está sujeito a retenção na fonte (explicado abaixo) e
• Certificar sua isenção de certos tipos de relatórios e pagamentos.

Parte I do formulário contém informações gerais sobre o contribuinte, incluindo:

• número de identificação do contribuinte,
• nome e endereço e
• Classificação de imposto federal (tipo de negócio).
• Isenções de retenção na fonte e relatórios FATCA.

A parte II é o ID do contribuinte do beneficiário.

A Parte III é uma declaração de certificação.

Responsabilidades do empregador para o formulário W-9

Formulário de arquivamento W-9. Você não precisa enviar o formulário para o IRS. Mantenha-o em seus arquivos para o beneficiário, para que possa mostrá-lo a um auditor, se necessário.

Retenção de reserva. Você pode receber um aviso do IRS informando que o ID do contribuinte do beneficiário não corresponde aos registros do IRS. Nesse caso, você deve iniciar a retenção na fonte para essa pessoa. A partir da data designada pelo pedido, retenha 24% do valor do pagamento de cada pagamento. Você também deve fazer pagamentos ao IRS dos valores retidos e apresentar um relatório (formulário 945). Se você não coletar relatórios de backup conforme necessário, poderá ser responsabilizado pelo valor não cobrado.

Isenções de retenção na fonte. Se um beneficiário disser que está isento de retenção na fonte, você pode contar com esta reivindicação, a menos que tenha conhecimento real de que o código ou classificação do beneficiário isento não é válido.

Relatórios FATCA. A Lei de Conformidade Fiscal de Contas Estrangeiras (FATCA) exige que as instituições financeiras estrangeiras e outras entidades estrangeiras informem sobre os ativos estrangeiros detidos por seus titulares de contas nos EUA ou estejam sujeitas à retenção na fonte de alguns pagamentos. Uma instituição financeira dos EUA com uma conta nos EUA não precisa obter um código de isenção para este relatório.

Se você receber um formulário W-9 com um código de isenção FATCA e você sabe que a pessoa é uma pessoa especificada dos EUA, você não pode “contar com o formulário para tratar a pessoa como isenta de relatórios FATCA.

Relatórios de renda W-9 . Você deve ter um W-9 em arquivo para cada contratante independente para que não precise reter imposto de renda desse indivíduo. Então, a partir de 2020 e daqui para frente, você terá as informações para criar um formulário 1099-NEC para esse pessoa para o ano fiscal.

Documento nº 2 – Currículo e referências

Antes de contratar alguém, você deve solicitar e manter uma cópia dos documentos que comprovem as qualificações deste pessoa pelo trabalho que está sendo feito. Na maioria dos casos, você desejará um currículo, não um formulário de emprego. Peça referências de clientes anteriores ou clientes e indivíduos relacionados ao trabalho que conheçam essa pessoa.

Você pode querer fazer uma verificação de antecedentes dessa pessoa, dependendo do tipo de trabalho sendo feito. Por exemplo, alguém que tem acesso aos seus registros financeiros deve ser verificado. Você também pode verificar com a associação profissional para esse tipo de trabalho em seu estado (como a ordem dos advogados estadual ou o conselho estadual de CPA).

Documento nº 3 – Um contrato escrito

Para cada contratado independente que trabalha para sua empresa, você deve ter um contrato assinado em arquivo, assinado por ambas as partes. Pode parecer exagero exigir que você tenha um contrato para cada relação de contratante independente, mas alguns acordos precisam ser feitos por escrito. O contrato protege vocês dois em caso de litígio.

Algumas questões que precisam ser abordadas neste contrato e alguns termos que precisam ser incluídos:

• O escopo do trabalho, incluindo quando o trabalho deve ser feito e os prazos
• Valores e prazos de pagamentos, quando os pagamentos são devidos, o que acontece se os pagamentos não forem feitos
• Propriedade de o trabalho – o empreiteiro ou a empresa contratante.

Você também pode desejar acordos adicionais

Dependendo do tipo de trabalho que está sendo feito e das necessidades específicas do seu negócio, você pode desejar obter outros acordos, dependendo do tipo de trabalho da pessoa fará. Esses subcontratos (às vezes cláusulas de um contrato) são chamados de convênios restritivos porque restringem o que o contratante independente pode fazer.

Um acordo de confidencialidade (às vezes chamado de acordo de não divulgação) exige que o contratante mantenha seus segredos comerciais comerciais confidenciais e não os compartilhe com terceiros, a menos que seja acordado.

Um acordo de não concorrência define as restrições para o trabalhador contratado deixar sua empresa e levar seus clientes ou clientes para outra empresa Nova Iorque. Geralmente é escrito para restringir as ações de alguém para atividades específicas, por um período de tempo específico e dentro de uma área particular. Alguns estados (Califórnia, por exemplo) não irão cumprir acordos de não concorrência, então verifique com seu estado antes de tente colocar uma dessas cláusulas em um contrato.

Um acordo de não solicitação impede os funcionários de trabalhar para a concorrência e também pode ser usado para manter um funcionário independente contratante de roubar seus funcionários ou clientes.

Manutenção de registros sobre trabalhadores contratados

Você, como proprietário de uma empresa, não é obrigado a entregar esses documentos a ninguém, mas se alguma vez for auditado pelo IRS ou precisar verificar o relacionamento, você precisará apresentá-los. Crie um arquivo para cada autônomo que você contratar, com esses documentos.