Zarządzanie biurem

Zarządzanie biurem to zawód obejmujący projektowanie, wdrażanie, ocenę i utrzymywanie procesu pracy w biurze lub innej organizacji w celu w celu utrzymania i poprawy wydajności i produktywności.

Zarządzanie biurem jest zatem częścią ogólnego zarządzania biznesem, a ponieważ elementy zarządzania obejmują prognozowanie i planowanie, organizowanie, dowodzenie, kontrolę i koordynację, biuro jest część funkcji całkowitego zarządzania.

Zarządzanie biurem to technika planowania, organizowania, koordynowania i kontrolowania działalności biura w celu osiągnięcia celów biznesowych i dotyczy wydajnego i efektywnego wykonywania pracy biura rk. Sukces firmy zależy od wydajności jej biura. W dzisiejszych czasach ilość pracy papierkowej w biurach wzrosła wielokrotnie z powodu industrializacji, eksplozji populacji, kontroli rządowej i stosowania różnych przepisów podatkowych i prawa pracy w każdym przedsiębiorstwie. Sprawność i efektywność, które są słowami kluczowymi w zarządzaniu, osiąga się tylko poprzez odpowiednie planowanie i kontrolę działań, redukcję kosztów biurowych oraz koordynację wszystkich działań biznesowych.

„Zarządzanie biurem można określić jako zadanie planowania , koordynacja, motywowanie innych do konkretnych celów w urzędzie. ”

„ Zarządzanie biurem jako funkcja jest tą gałęzią sztuki i nauki o zarządzaniu, która zajmuje się sprawnym wykonywaniem urzędu pracować zawsze i wszędzie tam, gdzie ma być wykonana ”. – William If. Leffingwell i Edwin M. Rot.

„Zarządzanie biurem to manipulacja i kontrola ludzi, metod, maszyn i materiałów w celu osiągnięcia możliwie najlepszych wyników – wyników o najwyższej możliwej jakości przy jak najmniejszym nakładzie kosztów i efektów , w jak najkrótszym możliwym czasie i w sposób akceptowany przez najwyższe kierownictwo. ”- Harry H. Wylie.

Ta definicja podkreśla wykorzystanie zasobów firmy, takich jak materiały, metody itp., aby osiągnąć cele i skutkuje w najlepszy i najtańszy sposób oraz w jak najkrótszym czasie.

„Zarządzanie biurem to sztuka kierowania personelem urzędu przy użyciu środków właściwych dla jego otoczenia w celu osiągnięcia określonego celu. ”- Mills and Standinhford.

Zgodnie z tą definicją, właściwe zrozumienie celu jest konieczne, aby wszystkie wysiłki i działania były ukierunkowane na jego osiągnięcie Środowisko, w którym mają być wykonywane prace biurowe, jest zapewnione przez kierownictwo po prop planowanie. Środowisko to otoczenie, w którym działają pracownicy przedsiębiorstwa. Obejmuje czynniki fizyczne, takie jak lokalizacja, układ, temperatura oświetlenia, wentylacja, czystość itp. Pracownicy muszą również zapoznać się z różnymi przepisami prawa biznesowego, zwyczajami celnymi itp.

W tej definicji autor traktował zarządzanie biurem jako sztuka kierowania i kierowania osobami lub pracownikami w organizacji w zakresie korzystania z różnych środków, takich jak wyposażenie maszyn, formularze biurowe, podręcznik, metody itp. Definicja kładzie nacisk na rozwój osób w biurze, a nie kierowanie rzeczami. Kierownictwo biura musi rozumieć zachowanie i potrzeby swojego pracownika, aby zmotywować go do pracy poprzez wpływanie na niego i dostarczanie zachęt, tak aby cel organizacji został osiągnięty.

W prostych słowach można zdefiniować zarządzanie biurem jako „odrębny proces planowania, organizacji, obsady kadrowej, kierowania, koordynowania i kontrolowania biura w celu ułatwienia osiągania celów każdego przedsiębiorstwa” definicja przedstawia funkcje kierownicze menedżera administracyjnego. Poniższy diagram przedstawia różne elementy lub funkcje w procesie zarządzania biurem.