Skonfiguruj firmowe konto bankowe w 6 krokach: przewodnik dla małych firm

Posiadanie firmowego konta bankowego to bardziej profesjonalny sposób na prowadzenie małej firmy. Ułatwia to również znacznie łatwiejsze śledzenie dochodów i wydatków, zgodnie z Inc ..

Jest to niezwykle ważne w czasie opodatkowania, ponieważ wiele wydatków można odpisać (odliczyć od należnych podatków). Korzystanie z osobistego konta bankowego w celach biznesowych znacznie utrudnia wychwycenie potencjalnych potrąceń.

Firmowe konto bankowe pozwala również właścicielowi planować budżet, wpłacać depozyty, otrzymywać płatności, zarządzać listą płac i generować raporty finansowe dla potencjalnych pożyczkodawcy lub inwestorzy.

W tym artykule omówimy:

• Sprawdź, jakich kont potrzebujesz
• Wybierz bank
• Zarejestruj nazwę firmy
• Zbierz niezbędne dokumenty
• Skontaktuj się z bankiem
• Skonfiguruj konto usług handlowych

UWAGA: Członkowie zespołu wsparcia FreshBooks nie są certyfikowanymi specjalistami od podatku dochodowego ani księgowymi i nie mogą udzielać porad w tych obszarach, poza pytaniami pomocniczymi dotyczącymi FreshBooks. Jeśli potrzebujesz porady dotyczącej podatku dochodowego, skontaktuj się z księgowym w Twojej okolicy.

Sprawdź, jakich kont potrzebujesz

Możesz potrzebować różnych firmowych kont bankowych do celów dochodowych, płacowych i podatków, zgodnie z Inc .. To zależy od złożoności spraw Twojej firmy. Poproś księgowego o rekomendacje.

Najczęściej spotykane są następujące konta firmowe:

• Konto rozliczeniowe
• Konto oszczędnościowe
• Kredyt konto karty
• Konto usług handlowych (patrz krok szósty)

Firmy, które dopiero rozpoczynają działalność, prawdopodobnie potrzebują tylko czterech kont wymienionych powyżej, a zwłaszcza firmowego konta czekowego.

Wybierz bank

Nie otwieraj automatycznie konta firmowego, w którym prowadzisz bankowość osobistą. Unia kredytowa może nawet nie oferować opcji bankowości biznesowej.

Wybierz bank, który najlepiej będzie obsługiwał Twoją małą firmę. Niektóre banki specjalizują się w określonych rodzajach działalności lub branżach. Ich specjalistyczna wiedza i niestandardowe oferty będą lepiej odpowiadały Twoim potrzebom, zwłaszcza jeśli chodzi o linie kredytowe lub firmowe karty kredytowe.

Mimo to możesz użyć osobistego banku jako punktu odniesienia. Mimo to mogą istnieć lepsze opcje, zwłaszcza jeśli oferują korzyści, takie jak niższe opłaty bankowe dla biznesu lub specjalizują się w Twojej branży.

Kolejna uwaga: Twój bank biznesowy powinien spełniać wszystkie Twoje potrzeby i być w stanie rozwijać się wraz z w przyszłości. Dokładnie porównaj dostępne opcje.

Poniższe czynniki są ważne przy wyborze banku, zgodnie z Small Business Administration (SBA):

• Zwolnienie z opłat miesięcznych, jeśli saldo minimalne jest utrzymane
• Oprocentowanie rachunków czekowych i oszczędnościowych
• Oprocentowanie linii biznesowych
• Opłaty transakcyjne
• Opłaty za wcześniejsze rozwiązanie umowy (opłaty do zakończenia umowy bankowej)
• Oferty wstępne (takie jak premia)

WalletHub rekomenduje Axos Bank Business Interest Checking jako najlepsze konto bankowe dla firm oraz BBVA Compass ClearConnect Business Sprawdzanie najniższych opłat.

Zarejestruj nazwę firmy

Zanim porozmawiasz z potencjalnym nowym bankiem, skonfiguruj nazwę firmy – to znaczy, chyba że chcesz działać pod swoim imię i nazwisko. To naturalny krok w zakładaniu firmy.

• Na przykład copywriter może ustawić nazwę firmy, taką jak „Sarah Smith Copywriting”.

Sprawdź, czy nazwa Twojej firmy nie jest zajęta, korzystając z bazy danych znaków towarowych Urzędu Patentów i Znaków Towarowych USA. Poszukaj również nazwy w Internecie, aby upewnić się, że Twoja obecność w Internecie nie zostanie przytłoczona podobnymi nazwami.

Teraz, gdy wybrałeś nazwę firmy, odwiedź urzędnika hrabstwa lub urząd stanowy i wnieś wymaganą opłatę za zarejestrowanie nazwy firmy. Powinna kosztować mniej niż 100 USD. W tym przewodniku US Small Business Administration dowiesz się, gdzie się zarejestrować.

Możesz także zrobić dodatkowy krok i złożyć wniosek o ochronę znaku towarowego. To kosztuje mniej niż 300 USD.

Zbierz niezbędne dokumenty

Zanim podejdziesz, musisz zebrać pewne informacje wybrany bank i otwarcie konta.

Będziesz potrzebował co najmniej:

• Numer NIP (uzyskaj go w IRS za darmo)
• Numer ubezpieczenia społecznego (jeśli jesteś jedynym właścicielem)
• Dowód założycielski (w przypadku struktur biznesowych, takich jak LLC)
• Licencja na prowadzenie działalności lub dokumenty dotyczące nazwy firmy

Skontaktuj się z wybranym bankiem, aby sprawdzić, jakie dokumenty musisz dostarczyć, aby otworzyć konto.

Skontaktuj się z bankiem

Zwykle możesz otworzyć firmowe konto bankowe online. Jednak niektóre firmy będą musiały to zrobić osobiście w oddziale banku. Należą do nich firmy z branży telemarketingu, hazardu i usług pieniężnych. Jedną z zalet osobistego spotkania jest możliwość natychmiastowego otrzymania firmowej karty debetowej.

Skonfiguruj konto usług handlowych

Teraz, gdy masz już firmowe konto bankowe, przejdź o krok dalej i upewnij się, że Twoja firma może przyjmować płatności. Aby to zrobić, musisz otworzyć konto usług handlowych, które umożliwia przyjmowanie płatności. Na przykład konto sprzedawcy karty kredytowej umożliwia przyjmowanie płatności kartą kredytową.

Podczas podejmowania decyzji dotyczącej konta, zgodnie z SBA, sprawdź następujące kryteria:

• Minimalny miesięczny opłaty
• Opłaty za transakcje
• Stawki rabatowe: procent naliczany za każdą przetworzoną transakcję
• Opłaty za usługę weryfikacji adresu (AVS): pomoc w weryfikacji karty kredytowej w celu zapobiegania oszustwom
• Niskie dzienne opłaty zbiorcze ACH: opłaty za codzienne rozliczanie transakcji kartą kredytową

Alternatywne usługi przetwarzania płatności są również popularne i łączą się z Twoim firmowym kontem bankowym. Jeśli akceptujesz płatności online, możesz rozważyć systemy płatności online, takie jak PayPal lub Shopify. Płatności osobiste mogą być przetwarzane za pośrednictwem systemów punktów sprzedaży, takich jak Square.

Ludzie pytają również:

• Co jest potrzebne do otwarcia firmowego konta bankowego?
• Czy możesz używać osobistego konta bankowego w małej firmie?
• Ile kosztuje otwarcie firmowego konta bankowego?

Co zrobić Chcesz otworzyć firmowe konto bankowe?

Każdy bank wymaga innych informacji, aby otworzyć firmowe konto bankowe.

Najprawdopodobniej będziesz potrzebować przynajmniej:

• Numer identyfikacji podatkowej: urząd skarbowy dostarczy jeden
• numer ubezpieczenia społecznego: dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą lub spółek osobowych
• Dowód zarejestrowania: dla korporacji, takich jak LLC
• Dokumentacja związana z licencją biznesową lub nazwą firmy

Czy możesz korzystać z osobistego konta bankowego w małej firmie?

Możesz używać osobistego konta bankowego do mała firma, ale według National Federation of Independent Businesses prawdopodobnie nie powinieneś. Oto dlaczego:

Wyższe opłaty księgowe

Chociaż osobiste konta bankowe kosztują mniej, ten typ konta biznesowego ostatecznie będzie Cię kosztował więcej w opłatach księgowych, ponieważ księgowy będzie musiał poświęcić więcej czasu na oddzielenie wydatki biznesowe i dochody z wydatków osobistych i dochodów.

Trudniej uzyskać pożyczkę biznesową

Nawet jeśli otworzysz osobne konto bankowe dla swojej firmy, będziesz mieć trudniej uzyskać pożyczkę. Pożyczkodawcy zwykle nie oferują pożyczek firmom korzystającym z osobistych kont bankowych, ponieważ małe firmy korzystające z firmowych kont bankowych zwykle mają dokładniejsze dane. A jeśli Twoje finanse osobiste i biznesowe są mieszane, banki nie będą miały jasnego obrazu przepływów pieniężnych ani nie będą w stanie zobaczyć rachunku zysków i strat.

Poza tym konta firmowe zwykle mają opcję uzyskać linię kredytową, która jest ważna w nagłych przypadkach, zgodnie z SBA.

Podatki są trudniejsze

Czas podatkowy będzie prawdopodobnie koszmarem, jeśli korzystasz z osobistego konta bankowego. Połączenie finansów osobistych i biznesowych sprawi, że audyt będzie prawdziwym problemem. Poza tym trudniej jest udowodnić, że wydatki zakupione za pośrednictwem konta osobistego zostały wykorzystane do celów biznesowych. Utrudnia to odpisywanie podatków.

Nie można przetworzyć płatności

Płatności są prostsze w przypadku firmowego konta bankowego. Jeśli robisz czeki osobiste, będą przetwarzane wolniej. Ponadto osobiste konta czekowe nie pozwalają na podłączenie kont handlowych, które mogą przetwarzać płatności kartą kredytową i debetową.

Ile kosztuje otwarcie konta bankowego dla firm?

Stawki i opłaty różnią się w zależności od banku. Wiele banków nie pobiera miesięcznych opłat, ale będą wymagać wpłacenia minimalnej kwoty, aby otworzyć konto.

Minimalne depozyty mogą jednak wynosić nawet 25 USD w przypadku zwykłego konta biznesowego. wiąże się to z pewnymi wymaganiami, takimi jak utrzymywanie dziennego salda w wysokości 1500 USD. Niektóre banki nie oferują nawet minimalnych depozytów ani minimalnego salda.

Istnieją również koszty związane z uzyskaniem wymaganych dokumentów, aby otworzyć firmowe konto bankowe:

• Zarejestruj nazwę firmy : poniżej 100 USD
• Opłaty rejestracyjne: opłaty za zgłoszenie (50–800 USD w zależności od stanu) i opłaty prawne (500–1500 USD, opcjonalnie, ponieważ możesz złożyć wniosek samodzielnie)
• Licencja na prowadzenie działalności lub zezwolenie : zależy od typu i stanu, dotyczy tylko niektórych branż