Prosty przewodnik po modelu 8-stopniowej zmiany Kottera

Zmiana jest trudna. Zwłaszcza w kontekście organizacji zmiana mogłaby zakłócić status quo i doprowadzić do konfliktu. Ale zmiana jest potrzebna. Aby skutecznie wprowadzić zmiany, musisz polegać na odpowiednim frameworku.

Tutaj do gry wkracza model 8-stopniowej zmiany Kottera. Pokazuje, jak systematycznie i skutecznie wdrażać zmiany w organizacji.

Ten post szczegółowo wyjaśnia 8-stopniowy model zmiany Kottera, upraszczając proces stosowania go w Twojej organizacji.

Co to jest 8-stopniowy model zmiany Kottera

8-stopniowy model zmian Johna Kottera to popularna struktura skutecznego wdrażania zmian organizacyjnych i jest stosowana w wielu branżach. Został on przedstawiony w jego książce „Leading Change”, która została oparta na latach badań, które wykazały, że istnieje tylko 30% szans na pomyślne wprowadzenie zmian organizacyjnych.

Zmiana może nadejść w postaci nowych technologii, fuzji i przejęć , nowe strategie, transformacja kulturowa itp.

Trochę o Kotterze

John P. Kotter, profesor Harvard Business School, jest znany na całym świecie jako autorytet w dziedzinie przywództwa i zmian.

Jego bestsellerowa książka „Leading Change”, która omawia błędy, jakie organizacje często popełniają podczas wdrażania zmian, oraz ośmiostopniowy proces skutecznego wprowadzania zmian, jest powszechnie nazywana przez menedżerów biblią zmian na całym świecie.

Jakie jest 8 kroków w modelu zmian Kottera

Wdrażanie zmian nie zawsze jest łatwe. Bariery mogą przybierać różne formy; brak pracy zespołowej lub przywództwa, sztywna kultura pracy, aroganckie postawy, ogólny ludzki strach itp. mogą zakłócić każdy projekt wdrażania zmiany.

Kotter podkreśla osiem kroków, które organizacje powinny wykonać, aby pokonać takie wyzwania i skutecznie wprowadzić zmiany na dużą skalę. Podążanie za tymi krokami zapewni, że pod koniec procesu organizacja nie tylko będzie przygotowana, ale także będzie zaangażowana w przyjęcie zmian.

Tworzenie poczucia pilności

Proces powinien rozpocząć się od ustalenia poczucia pilności wśród menedżerów i pracowników. Wszyscy zaangażowani powinni czuć potrzebę zmiany lub że zmiana jest kluczowa dla rozwoju organizacji. Bez ich wsparcia utrudni to utrzymanie tempa inicjatywy zmian i osiągnięcie trwałej transformacji.

Celem tego kroku powinno być przygotowanie pracowników na nadchodzącą zmianę i zmotywowanie ich do zaoferowania swoich wkład.

Aby ten krok odniósł sukces, około 75% kierownictwa organizacji powinno wspierać inicjatywę zmian. Aby stworzyć środowisko, w którym każdy jest świadomy istniejącego problemu

• Zidentyfikuj istniejące zagrożenia i szanse wpływające na organizację. Tutaj możesz użyć analizy SWOT z zespołem. Na jego podstawie możesz następnie opracować przyszłe scenariusze przedstawiające, co może się zdarzyć

• Otwarcie rozmawiaj z pracownikami o tym, co się dzieje i dlaczego zmiana jest obecnie konieczna.
• Utwórz forum, aby porozmawiać problemy, zagrożenia i możliwe rozwiązania
• Poproś o wsparcie interesariuszy i ekspertów branżowych, aby poparli Cię w Twoim stanowisku

Zbierz koalicję przewodnią

Ten krok ma na celu zebranie kompetentnego zespołu z odpowiednimi umiejętnościami, kwalifikacjami, reputacją, powiązaniami i wystarczającą mocą, aby zapewnić przywództwo w wysiłkach na rzecz zmiany i wpłynąć na interesariuszy.

Wielkość zespołu będzie się różnić w zależności od charakteru proponowanej zmiany. Jednak skuteczny zespół powinien składać się z następujących osób wspierających:

• Sponsor: zazwyczaj jest to dyrektor zarządzający, który będzie odpowiedzialny za inicjatywę zmiany. Do jego obowiązków należy zapewnienie wsparcia na szczeblu kierowniczym i zasobów niezbędnych do przeprowadzenia inicjatywy zmian.
• Starszy zespół prowadzący: członkowie tutaj są wybierani przez sponsora. Składa się z osób (liderów) posiadających wystarczające autorytety w tej dziedzinie do podejmowania decyzji i gromadzenia odpowiednich zasobów oraz wsparcia dla projektu. Zespół będzie odpowiedzialny za opracowanie wizji i strategii, zapewnienie zasobów, usuwanie przeszkód, kierowanie organizacją w trakcie procesu, rozwiązywanie konfliktów i komunikację z interesariuszami.
• Zgłoszony zespół przewodników: obejmuje to wysoce wiarygodnych i szanowanych ludzi, którzy reprezentują okręgi wyborcze w organizacji, które mają udział w zmianie. Ich rolą jest przekazywanie wizji i prowadzenie organizacji przez cały proces.
• Zespoły zmian: są to grupy menedżerów i przełożonych, których zadaniem jest dopilnowanie, aby zadania zostały pomyślnie wykonane na czas. Będą również odgrywać rolę w projektowaniu i wdrażaniu programu zmian.

Po zebraniu zespołu skoncentruj się na wyznaczaniu jasnych celów i tworzeniu atmosfery zaufania i zaangażowania. Efektywny zespół powinien

• mieć wspólne zrozumienie potrzeby zmiany
• mieć wspólne zrozumienie misji i celu zespołu, a także celów i zadań stara się to osiągnąć
• Mieć jasne wyobrażenie o swoich rolach i obowiązkach, a także o miernikach wydajności
• Zrozumieć ryzyko i wyzwania związane z inicjatywą zmiany oraz czynniki sukcesu
• Miej jasne procesy pomiaru sukcesu, podejmowania decyzji, śledzenia problemów i rozwiązywania konfliktów
• Miej przejrzyste kanały komunikacji

Opracowywanie wizji i strategii

Celem tego kroku jest stworzenie rozsądnej wizji, która pozwoli pokierować inicjatywą i opracować skuteczne strategie, które pomogą zespołowi to osiągnąć. Pomaga stworzyć obraz tego, jak wygląda przyszłość organizacji po wprowadzeniu zmiany.

Właściwa wizja pomaga skutecznie wprowadzać zmiany, inspirując i kierując działaniami i decyzjami zespołu. Powinien również zdefiniować jasne i realistyczne cele, aby ułatwić mierzenie sukcesu i odwołać się do interesu interesariuszy firmy.

Aby wyznaczyć jasną i atrakcyjną wizję,

• Dostosuj ją do wartości kluczowych dla organizacji i inicjatywy zmian
• Zaakceptuj pomysły pracowników, gdy opracowanie wizji
• Upewnij się, że można ją łatwo zakomunikować i łatwo zrozumieć.
• Uwzględnij dane, takie jak prognozy, dane z badań rynkowych, trendy biznesowe itp.
• Upewnij się, że jest to na tyle proste, aby można było je wyjaśnić w pięć minut lub krócej

Przekazywanie wizji zmiany

Na tym etapie skupiamy się na skutecznej komunikacji wizja i strategie w sposób, który pomoże zachęcić resztę organizacji do zaakceptowania i wsparcia inicjatywy zmiany.

Celem jest zdobycie serc i umysłów pracowników; aby skłonić ich do poświęceń w celu wspierania zmiany, aby uwierzyli, że zmiana jest możliwa, a wynikające z niej korzyści są dla organizacji i dla niej samych.

Aby robić to skutecznie,

• Jak najczęściej komunikuj wizję i strategie, włączając je do codziennego podejmowania decyzji, rozwiązywania problemów i działań
• Przejdź rozmowę. Ważne jest, aby kierownictwo wyższego szczebla wykazywało idealne zachowanie, którego oczekuje od reszty pracowników.
• Zachęcaj pracowników do wyrażania opinii oraz otwarcie i szczerze zajmując się ich lękami, problemami, złością i obawami.
• Przekazując wiadomość, używaj prostych słów, aby uniknąć nieporozumień i wątpliwości.
• Wykorzystaj wszystkie kanały komunikacji organizacji, aby przekazać wiadomość. Może to obejmować różne platformy, od e-maili i biuletynów po firmowy intranet

Usuń bariery działania

Podczas wdrażania zmian obejmujących całą organizację często mogą pojawiać się przeszkody. Bariery mogą przybrać postać niewystarczających procesów, oporu przed zmianą przez samych pracowników, pozbawiania kierowników uprawnień, polityki organizacyjnej i jej struktury itp.

I na tym etapie koalicja przewodnia i kierownictwo wyższego szczebla powinny skupić się na usuwanie takich przeszkód, które blokują drogę organizacji do realizacji wizji zmiany.

• Wyraźnie zrozum bariery w organizacji, które blokują wdrażanie zmian. Koalicja przewodnia składająca się z pracowników o różnym doświadczeniu może pomóc w tym kroku. Otwarta komunikacja z pracownikami i interesariuszami może również pomóc w zidentyfikowaniu barier.
• Upewnij się, że procesy organizacyjne, struktury, zasady, systemy wynagrodzeń itp. są zgodne z nową wizją zmiany.
• Rozpoznawaj i nagradzaj pracowników, którzy aktywnie pracują nad wdrożeniem zmiany.
• Daj pracownikom możliwości, aby dawali z siebie wszystko i skutecznie stawiali czoła wyzwaniom, zapewniając im niezbędne szkolenia, coaching i mentoring.

Osiągnij krótkoterminowe zwycięstwa

Osiągnięcie całkowitej prawdziwej transformacji może zająć trochę czasu. Przebywanie tak długo bez żadnych zwycięstw z okazji świętowania może zniechęcić pracowników. Aby utrzymać impet i zachęcić pracowników do dalszego wspierania inicjatywy, ważne jest, aby mieć krótkoterminowe cele do osiągnięcia i świętować na wczesnym etapie procesu zmiany.

Krótkoterminowe zwycięstwo to usprawnienie organizacyjne, które można wdrożyć w krótkim czasie. Taka szybka wygrana powinna być widoczna w całej organizacji, jednoznaczna i związana z inicjatywą zmian.

• Zidentyfikuj możliwe krótkoterminowe wygrane; na przykład może to obejmować wysiłki, które mogą pomóc obniżyć koszty, usprawnić procesy, zwiększyć zyski itp. Ważne jest, aby dokładnie rozważyć zalety i wady wybranego celu, ponieważ niepowodzenie wczesnego celu może zniechęcić zespół.
• Podziel projekt zmiany na mniejsze części z celami krótkoterminowymi
• Przyjmij do wiadomości i nagradzaj tych, którzy są odpowiedzialni za te szybkie zwycięstwa, aby zachęcić również innych pracowników.

Buduj na zmianie

Ten krok polega na podtrzymaniu wdrażania zmiany poprzez zapewnienie, że zespoły pracują wytrwale w celu osiągnięcia wizji zmiany podczas pomiaru postępu. Ważne jest, aby upewnić się, że drużyna nie ogłosi zwycięstwa przedwcześnie po kilku szybkich zwycięstwach.

Aby kontynuować tempo zmian,

• Po każdej wygranej określ, co zadziałało, a co poszło nie tak, aby zdecydować, co należy poprawić.
• Konsolidacja korzyści płynące z szybkich zwycięstw i kontynuuj pracę nad wdrażaniem większych zmian w całej organizacji
• Zidentyfikuj i usuń niepotrzebne procesy i współzależności
• Kontynuuj komunikowanie wizji i zapewnianie korzyści

Make Change Stick

Na tym etapie liderzy zmian pracują nad pielęgnowaniem nowej kultury, w której zmiana może się utrzymać. Obejmuje to zmianę norm i wartości organizacyjnych, procesów, systemów wynagrodzeń i innych elementów infrastruktury, aby upewnić się, że wszystko jest zgodne z nowym kierunkiem.

Aby skutecznie wprowadzić zmiany,

• Omów znaczenie nowych zmian, wskazując korzyści, jakie niosą
• Zidentyfikuj i zastosuj normy i wartości, które wzmocnić zmianę
• Uwzględnij te nowe normy i wartości przy wyborze i zatrudnianiu nowych talentów, awansowaniu pracowników itp.
• Twórz nowe programy szkoleniowe i rozwojowe, aby pomóc pracownikom rozwijać umiejętności i kompetencje istotne dla nowe zmiany
• Ulepsz lub wyeliminuj procesy organizacyjne, które nie są zgodne z nową kulturą. Usuń także osoby, które utrudniają postęp.

Gotowy do wprowadzenia zmiany?

Wdrażanie zmian obejmujących całą organizację nie jest szybkie ani łatwe. Wymaga cierpliwości, przygotowania i wytrwałości. Dobrą ramą, która pomoże Ci utrzymać się na dobrej drodze podczas tej długiej podróży, jest ośmiostopniowy model zmian Kottera. Wykonując te 8 kroków, możesz zapewnić pomyślne wdrożenie zmiany w swojej organizacji.