Prawo porządku

Prawie każdy może zdefiniować podstawowe pojęcie procedury parlamentarnej „kworum” – liczbę członków potrzebnych na posiedzeniu do podjęcia odpowiednich działań. Jednak Reguły Roberta, a znajdziesz kilka powszechnych błędnych przekonań, które w rzeczywistości narażają działania zarządów i organizacji na ryzyko nieefektywności i wyzwań prawnych.

Mit 1: Duże kworum to najlepsza praktyka

Członkowie o dobrych intencjach często opowiadają się za dużym kworum, mając nadzieję na powstrzymanie grupy przed podjęciem działań bez reprezentatywnej kohorty członków. Ale duże kworum robi więcej niż tylko zapobiega jakimś działaniom, często uniemożliwia jakiekolwiek działanie. Wiele grup ustanowić duże kworum, tylko po to, by frustrować się rzadką obecnością wystarczającej liczby członków, aby cokolwiek zrobić. I nikt nie ma czasu na spalenie. dokładne odzwierciedlenie liczby osób, których można oczekiwać, że będą uczestniczyć w regularnych spotkaniach. Nie zwiększaj kworum do liczby osób, które chciałbyś, aby w nim uczestniczyły lub masz nadzieję, że przyjdą. Podaj liczbę osób, które faktycznie uczestniczą, nawet jeśli trudno jest dostać się na spotkanie.

Ogólnie większość dużych organizacji nie potrzebuje kworum przekraczającego 10%. Szokująco mały, prawda? Zdziwiłbyś się. Wiele dużych grup ma problemy z osiągnięciem kworum znacznie przekraczającego 10%. Mniejsze grupy, w tym zarządy i komitety, a być może niektóre typy organizacji (takie jak kościół) mogą chcieć (i być w stanie tolerować) wyższego progu.

Oczywiście podczas ustalania (lub zmiany) wymagania dotyczące kworum, upewnij się, że sprawdziłeś prawo swojego stanu, aby upewnić się, że przestrzegasz wszelkich przepisów ustawowych. Należy pamiętać, że przepisy stanowe czasami nakładają inne wymagania dotyczące kworum na zebraniach dyrektorów i walnych zgromadzeniach członków. Sprawdź również swoje regulaminy. Prawdopodobnie odnotowano tam istniejący wymóg kworum, a wprowadzenie jakichkolwiek zmian będzie wymagało zmiany regulaminu.

Mit 2: Kwory nigdy nie znikają

Raz kworum, zawsze kworum, prawda? Źle. Jeśli przewodniczący wie, że kworum już nie istnieje (niektórzy członkowie wyszli na obiad lub niektórzy zmęczyli się długim spotkaniem biznesowym!), Musi to zgłosić przed głosowaniem lub przedłożeniem kolejnego wniosku do dyskusji. Członkowie, którzy zauważą, że kworum zniknęło, mogą (i powinni) podnieść w tej sprawie kwestię porządkową.

Prawdą jest, że gdy przewodniczący potwierdzi istnienie kworum na początku spotkania, obecność ciągła kworum zakłada się, dopóki przewodniczący lub członek nie zauważy inaczej. Ale to założenie nie daje przewodniczącemu ani członkom licencji na ignorowanie oczywistych i kontynuowanie działań bez wymaganej liczby członków.

Jakie masz opcje, jeśli liczba spadnie?

Czytaj dalej . . . .

Mit 3: Grupa nie może nic zrobić bez kworum

Żadne kworum nie musi oznaczać braku postępu. Jednak zgodnie z Regułami Roberta, bez kworum, grupa nie może podjąć żadnych istotnych działań ani zawiadomić, nawet przy jednomyślnym głosowaniu tych, którzy nadal tam są. Ale oto kilka rzeczy, które grupa może zrobić nawet bez kworum:

Wezwanie zebrania do porządku – wezwanie zebrania do porządku, nawet bez kworum, mówi: „Mieliśmy spotkanie. z naszym regulaminem wymagającym spotykania się X razy w roku ”. Pomaga to uniknąć oskarżeń, których nie udało Ci się spotkać.

Dyskutuj na tematy nieformalnie – wykorzystaj czas na omówienie istotnych kwestii i pytań. Nawet bez oficjalnego wniosku możesz zbudować konsensus i uzyskać jasność pozwoli to zaoszczędzić czas podczas przedstawiania tych tematów pod głosowanie.

Kontynuuj spotkanie – jeśli konieczne jest załatwienie spraw przed kolejnym regularnym spotkaniem biznesowym, po prostu przejdź do kontynuowania bieżącego spotkania do określonego dnia i godziny w przyszłości. Kontynuacja spotkania jest po prostu przedłużeniem obecnego spotkania. Nie jest to oddzielne, specjalne spotkanie, które wymaga powiadomienia. Ale da ci szansę na ponowne zgrupowanie w późniejszym terminie i uzyskanie wystarczającej ludzi w pokoju, aby dokończyć to, co zacząłeś.

Mit 4: Wymuszanie działań podjętych bez kworum jest łatwe

Proste i proste działania podejmowane bez kworum są nieważne i niewykonalne. Możesz podjąć działanie, a następnie spróbować kontynuować ratyfikację na następnym posiedzeniu. Ale to ryzykowne. Na następnym spotkaniu grupa nie ma obowiązku ratyfikowania czegoś, co wydarzyło się, gdy nie było kworum. Jeśli zakładasz, że wszystko będzie dobrze, otwierasz siebie i swoją grupę na potencjalną odpowiedzialność. Nie.

Podsumowując, określ najlepszy numer kworum dla swojej grupy i przestrzegaj go. Jeśli nie masz kworum na spotkaniu, zrób, co możesz, aby posunąć grupę do przodu, ale poczekaj, aż podejmiesz jakiekolwiek istotne działanie.