Ponad 40 szablonów listów sponsorskich i propozycji sponsorów

Jeśli szukasz funduszy na imprezę, zawody lub trasę koncertową, list sponsorski lub propozycja może pomóc Ci w uzyskaniu funduszy potrzebnych do sukcesu naszej imprezy. Wiele firm działających lokalnie lub w całym kraju cieszy się możliwością zrobienia czegoś dobrego dla społeczności poprzez sponsorowanie wydarzeń. Nawet jeśli Ty lub Twoja organizacja jesteście stosunkowo niespotykani, list sponsorski może pomóc zabezpieczyć potrzebne fundusze, a także ustalić wiarygodność projektu lub wydarzenia.

Szablony listów sponsorskich

Jak napisać list sponsorski

Zanim zaczniesz pisać list, pomyśl o firmie lub osobie, która go otrzyma. Zrozumienie odbiorców ma kluczowe znaczenie dla Twojego sukcesu, a zrozumienie, czego szukają sponsorzy, jest częścią tego równania.

Potencjalni sponsorzy będą chcieli wiedzieć, do kogo docierasz, kiedy Cię sponsorują. Jeśli szukasz na przykład sponsora dla swojego samochodu wyścigowego, musisz być w stanie wyjaśnić kilka ważnych szczegółów, takich jak:

• Kto weźmie udział w wyścigu (dane demograficzne, takie jak wiek , geografia itp.?)
• Ile osób będzie obecnych?
• Czy wyścig będzie transmitowany w telewizji?
• Ile osób będzie oglądać jeśli jest w telewizji?
• Czy będą obecne lokalne media? Główne media? Do kogo docierają?
• Jak długo potrwa wydarzenie?

Najlepszym sposobem na zebranie tych informacji jest to, co masz na wyciągnięcie ręki – możesz łatwo sprawdzić to informacje online lub uzyskaj je przez szybki telefon. Większość publikacji i organizacji medialnych online będzie miała zestaw mediów, który zawiera szczegółowe informacje na temat ich czytelników, widzów itp., A także ich dane demograficzne, takie jak wiek, rasa, dochód.

Dzięki tym informacjom możesz być teraz przygotowany na wszelkie pytania dotyczące odbiorców wydarzenia oraz szczegółowe zestawienie ich danych demograficznych i ewentualnych relacji w mediach. (Jeszcze lepiej, jeśli znajdziesz informacje o tym, które grupy medialne lub dziennikarze otrzymali RSVP na to wydarzenie).

Teraz masz informacje potrzebne do skontaktowania się z potencjalnymi sponsorami. Najpierw jednak musisz wybrać firmy, do których chcesz zwrócić się w sprawie sponsorowania. Możesz użyć szablonu listu sponsorskiego, który pomoże Ci sformatować list.

Do jakiej firmy należy się zwrócić z propozycją sponsorowania?

Szukając sponsorów, musisz wybrać firmy, które chcą dotrzeć do potencjalnych odbiorców, osiągając. Na przykład, jeśli organizujesz koncert, który przyciągnie wiele nastolatków, pomyśl o sprzedawcach żywności i napojów, a także o markach lifestyleowych, które uważają nastolatki za docelową grupę demograficzną. Jeśli organizujesz ceremonię wręczenia nagród dla lokalnej organizacji non-profit, wybierz firmy, które skupiają się na pomaganiu społeczności i które w przeszłości sponsorowały takie wydarzenia, jak Twoja. Jeśli bierzesz udział w wyścigu, ale nie możesz sobie pozwolić na samodzielne opłacanie kosztów podróży, sponsor może pomóc Ci pokryć koszty podróży, mając nadzieję, że przyniesiesz im chwałę swoimi wynikami. Zwykle sponsorem wydarzeń sportowych będą firmy obuwnicze, odzież sportowa i inne marki lifestylowe skoncentrowane na fitnessie i zdrowiu.

Poświęć trochę czasu na burzę mózgów o firmach – zarówno lokalnych, jak i krajowych – które mogą pomóc w sfinansowaniu lub świadczyć usługi lub przekazywać materiały na swoje wydarzenie. Zastanów się, co możesz im zaoferować i co będą chcieli zyskać dzięki sponsorowaniu Ciebie.

Szablony propozycji sponsoringu

Wykorzystanie listów sponsorskich do finansowania wycieczek zespołu & Inne wydarzenia kulturalne

Wykorzystanie sponsorowania do finansowania zespołu wycieczka może być bardzo satysfakcjonująca – ponieważ nie zbankrutujesz. Sponsorowanie trasy koncertowej, zespołu lub wydarzenia ma kluczowe znaczenie dla Twojego sukcesu, ponieważ zapewnia fundusze, których nie musisz spłacać. Sponsorowanie może zrekompensować Ci wydatki. Możesz się zastanawiać, czy Ty lub Twoje wydarzenie jesteście na tyle ważni, aby zasłużyć na sponsoring. Nie wstydź się zwracać do sponsorów! Zyskują korzyści od Twoich odbiorców, zyskują większe uznanie, a Ty nie będziesz musiał błagać o darowizny od osób fizycznych na każdy wydatek.

Twój list sponsorski to list wprowadzający

Pierwsza krokiem w uzyskaniu dolarów od sponsorów jest przygotowanie profesjonalnego listu wprowadzającego. W tym miejscu możesz podkreślić oferowaną przez siebie możliwość. Jeśli organizujesz koncert, podaj informacje o publiczności każdego zespołu. Jeśli bierzesz udział w wyścigu, wyjaśnij swoją wartość, cele i tło. Jeśli nic więcej, możesz zaoferować swoim sponsorom szansę, aby pomogli Ci zainspirować innych.

Jeśli masz problemy z rozpoczęciem, zbierz niektóre informacje o wydarzeniu, takie jak broszury, komunikaty prasowe, biografie uczestników i idź stamtąd. Powinieneś być w stanie podsumować cechy i korzyści płynące z udziału w wydarzeniu, przeglądając cechy i korzyści płynące ze sponsorowania. Funkcje będą obejmować uczestników wydarzenia, różne działania i inne aspekty wydarzenia. Na przykład, jeśli bierzesz udział w wyścigu z wieloma okrążeniami, sponsor otrzyma funkcję reklamy, która będzie wyświetlana wielokrotnie w telewizji. Korzyści są bardziej mięsiste; możesz użyć liczb, aby pomóc czytelnikowi zrozumieć, do ilu osób dotrze reklama, a także do potencjalnych odbiorców z relacji medialnych.

Jak napisać propozycję sponsorowania

Większość umów sponsorskich to w zasadzie umowy marketingowe, w których jedna ze stron oferuje wsparcie materialne sponsorowi, który z kolei otrzymuje określoną ilość reklam i rozgłosu. Najlepszym sposobem znalezienia porozumienia sponsorskiego jest napisanie propozycji biznesowej wyjaśniającej, dlaczego wydarzenie przyniesie korzyści potencjalnym sponsorom.

Powinieneś użyć szablonu propozycji sponsoringu, aby pomóc Ci poprawnie sformatować swoją propozycję. Umieściliśmy jeden na tej stronie w celach informacyjnych. List z propozycją powinien być dołączony do propozycji, na którą sponsorzy mają odpowiedzieć.

Sam wniosek powinien mieć stronę tytułową ze spisem treści.

Nie masz doświadczenia w pisaniu propozycji? Nie martw się. Napisanie propozycji sponsoringu nie jest trudne. Jest to po prostu dokument, którego używasz, aby się przedstawić, opisać rynek, nakreślić swoje potrzeby i pokazać sponsorom, jakie korzyści odnoszą ze wspierania Twojego wydarzenia.

• Krok 1: Przeprowadź swoje badania. Zwracając się do potencjalnych sponsorów, powinieneś pokazać, że rozumiesz ich, ich markę i to, jak ich sponsoring może przynieść korzyści ich firmie. Musisz przygotować każdą propozycję dla każdego sponsora – nie używaj samego szablonu do wycinania ciastek. Twoja propozycja musi być głęboka i poświęciłeś czas na zrozumienie każdego sponsora.
• Krok 2: Napisz dwa do trzech akapitów swojej możliwości. Spowoduje to powtórzenie faktów na temat korzyści i funkcji wydarzenia.
• Krok 3: Podaj szczegółowy przegląd odbiorców, rynków i ogólnego zasięgu medialnego wydarzenia. Poinformuj ich, jakiego rodzaju wsparcie public relations będzie objęte ich sponsoringiem. Wspomnisz o nich w komunikacie prasowym? Zapewnić im bezpośredni dostęp do mediów?
• Krok 4: Nazwij elementy dostarczane. Jakie szczegóły możesz zagwarantować każdemu sponsorowi? Ich imię i nazwisko na 1500 koszulkach?
• Krok 5: Podaj, ile pieniędzy / towarów / usług szukasz od sponsora.
• Krok 6: Potwierdź swoje dane uwierzytelniające i wiedzę. Zakończ swoją propozycję, opisując poprzednie projekty, które zakończyły się sukcesem, wyjaśnij historię wydarzenia, wartości i możliwości osób uczestniczących w wydarzeniu.
• Krok 7: podaj termin odpowiedzi przed upływem terminu. Pomoże Ci to wyeliminować firmy, które nie są zainteresowane Twoją propozycją.

Gdy uznasz, że propozycja jest kompletna, upewnij się, że dokładnie ją przejrzyj i sprawdź pisownię. Przeczytaj go na głos, aby wysłuchać jakichkolwiek niezręcznych części i poproś kolegę lub przyjaciela o przeczytanie i korektę. Dopracowany ostateczny szkic, który jest przekonujący, jest wart dodatkowego wysiłku i może stanowić różnicę między tonięciem a pływaniem, jeśli chodzi o twoją propozycję.

Wskazówki dotyczące propozycji sponsorowania wydarzeń

Bez względu na to, czego szukasz, podstawowa konfiguracja propozycji będzie to samo. Wielu autorów propozycji popełnia błąd, mówiąc zbyt dużo o sobie i swoich organizacjach lub uczestnikach, zamiast skupiać się na tym, jak ich wydarzenie może przynieść korzyści sponsorowi.

Propozycja sponsorowania to dokument mający na celu przekonanie innej strony do dać ci pieniądze lub wsparcie materialne. Aby odnieść sukces, musisz zdobyć zaufanie decydentów i sprawić, by zrozumieli, w jaki sposób pomożesz im rozwinąć wizerunek marki i dotrzeć do nowych odbiorców. Nie bój się kreatywności w różnych aspektach wydarzenia i możliwości włączenia sponsorów w różne aspekty.

Pomyśl o działaniu marketingowym i o tym, jak możesz uczynić go jeszcze bardziej przyjaznym dla marketingu. Będziesz rozdawać prezenty? Loterie z nagrodami? Może możesz dodać kupon sponsora do torby promocyjnej? Może możesz zaoferować pomoc w tworzeniu listy, organizując prezentację ich produktu podczas wydarzenia, pozwalając im zachować wypełnione formularze zgłoszeniowe. Jeśli sponsor nie chce zapewnić wsparcia finansowego, może zechcieć ofiarować swój czas, umiejętności lub towary, aby wesprzeć Twoje wydarzenie.

Firmy rzadko udzielają wsparcia sponsorskiego lub finansowania bez oczekiwania coś w zamian, dlatego ważne jest, aby było to warte poświęcenia czasu, a najlepszym sposobem na to jest uwzględnienie sposobów, aby wydarzenie było nie tylko niezapomniane dla uczestników, ale także dla sponsorów.

Kiedy wysłałeś propozycje sponsorskie, teraz czas poczekać. Powinieneś był podać potencjalnym sponsorom datę odpowiedzi, a zainteresowane strony zwykle odpowiedzą. W ramach przypomnienia można dzwonić do firm na kilka dni przed upływem terminu, ale nie zamieniaj się w telemarketera, organizując wiele kolejnych spotkań. Jeśli nie są zainteresowani, może być konieczne zwrócenie się do konkurencji po pomoc w sponsorowaniu. W porządku. Po prostu upewnij się, że masz dużo czasu między propozycją a faktycznym wydarzeniem, a wszystkie materiały są wytwarzane profesjonalnie.