Jak wysłać e-maila do swojego profesora (bez irytującego AF)

Co semestr widzę tweety i posty na Facebooku. Moi przyjaciele profesorowie, są zirytowani. Mówią, że ich uczniowie nie wiedzą, jak pisać e-maile. Tak naprawdę mają na myśli to, że ich uczniowie nie wiedzą, jak postępować zgodnie z konwencją etykiety e-mailowej obowiązującą w akademii. Irytowały mnie też e-maile od studentów. Dopóki nie zdałem sobie sprawy, że istnieje proste wyjaśnienie, dlaczego nie wiedzieli, jak je napisać – tak naprawdę nigdy ich nie uczono. *

Ale teraz, nieświadomi uczniowie nie mają wymówki, ponieważ mogą przeczytaj ten post. Profesorowie, podzielcie się tym ze swoimi uczniami. Uczniowie, podzielcie się tym ze znajomymi. Albo nie rób tego i bądź jedyną osobą na zajęciach, od której Twój profesor lubi otrzymywać e-maile.

Oto szablon, który możesz wykorzystać podczas tworzenia wiadomości e-mail do profesora. Każdy element jest wyjaśniony poniżej.

Drogi profesorze Nazwisko,

To jest wiersz, który uznaje nasze wspólne człowieczeństwo.

Jestem w twojej klasie Imię i nazwisko, numer sekcji, która spotyka się w tym dniu. To jest pytanie, które mam lub potrzebna mi pomoc. Zajrzałem do programu nauczania i moich notatek z zajęć oraz w Internecie i zapytałem kogoś innego z klasy i myślę, że to jest odpowiedź, ale nadal nie jestem pewien. To jest działanie, które chciałbym, abyś wykonał.

Wylogowanie się z podziękowaniem jest zawsze dobrym pomysłem,
Ulubiony student

Element 1: Powitanie

Tutaj możesz od razu ustalić, że postrzegasz swoje relacje z profesorem jako relacje zawodowe. Użyj „Drogi” lub jeśli wydaje Ci się to przerażająco formalne, możesz użyć „Cześć” lub „Cześć”. („Cześć” to popycha. Zobacz uwagę o wyjątkach poniżej.)

Element nr 2: Honorowy

W tym miejscu wielu uczniów nieświadomie szturcha wrażliwe ego swoich profesorów i poczucie sprawiedliwości na świecie. Nie sądziłeś, że to małe słowo było super wielką sprawą, ale tak naprawdę jest dla nich. Honorowy to tytuł używany do wyrażania szacunku dla pozycji osoby. Niezależnie od tego, czy jako student rzeczywiście szanujesz autorytet lub stanowisko profesora, dobrze jest postępować tak, jak robisz. Najłatwiej to zrobić, zwracając się do nich jako „profesor”. Jeśli mają doktorat, technicznie rzecz biorąc, możesz nazwać ich „Dr.” ale jesteś bezpieczniejszy z „profesorem”. Nie wszyscy instruktorzy mają doktoraty (a wielu z nich nie ma nawet słowa profesor w oficjalnym tytule zawodu), ale jeśli prowadzą zajęcia w collegeu, pełnią rolę profesora i tak można się do nich zwracać. ”I„ Dr. ” polega na tym, że nie wymagają one od Ciebie żadnej wiedzy na temat tożsamości płciowej lub stanu cywilnego profesora. Jeśli zadzwonisz do swojego profesora „pani” lub „Panno”, Panie, pomóż.

Element 3: Imię

Możesz być zaskoczony, jak często uczniowie błędnie otrzymują nazwisko swojego profesora. Nie jest to trudna informacja do wyszukania Ludzie. To jest w Twoim programie nauczania, w witrynie wydziału, prawdopodobnie też jest dostępne w Google. Użyj ich nazwiska. Przeliteruj całość. Przeliteruj poprawnie. Jeśli jest w nim łącznik, użyj obu nazwisk i łącznika ( to naprawdę wymaga przeliterowania całej rzeczy i poprawnej pisowni, ale rozumiem, to szczególny przypadek i powoduje wiele zamieszania z jakiegoś powodu, mimo że jest rok 2016).

Wyjątki od # 1–3 (nie próbuj, dopóki nie osiągniesz statusu pro e-mailera)

Możesz użyć mniej formalnego powitania i zwrócić się do swojego profesora za pomocą czegoś innego niż nazwisko profesora w e-mailu, jeśli: i tylko wtedy, gdy otrzymałeś od nich e-mail, w którym użyli nieformalnego powitania i podpisali go czymś innym niż nazwisko profesora. Na przykład, gdy byłem współpracownikiem llege profesorze, często podpisywałem się pod moimi e-mailami ”prof. P-S ”, ponieważ wiedziałem, że moje nazwisko było długie i mylące dla ludzi. Wtedy raczej podobało mi się, gdy ludzie wysyłali mi e-maile adresowane do „Prof. P-S”. Ale nie odstępujcie od tego, jak sami siebie nazywają. NIGDY nie próbujcie używać imienia, chyba że otrzymaliście na to wyraźne pozwolenie. Jeśli profesor w tajemniczy sposób podpisuje e-maile tylko inicjałami, najlepiej trzymać się nazwiska profesora. pod żadnym pozorem nie zaczynaj e-maila od „Hej”, ponieważ niektórzy ludzie naprawdę się tym przejmują.

Element 4: Bez znaczenia Nicety

Nigdy nie zaszkodzi powiedzieć coś w rodzaju „Mam nadzieję cieszysz się dziś piękną pogodą ”lub„ Mam nadzieję, że miałeś relaksujący weekend ”na początek. Pokazuje, że postrzegasz swojego profesora jako osobę, która ma jakieś życie. Profesorom podoba się, gdy postrzegasz ich jako ludzi, którzy mieszkają poza ich salą lekcyjną (choć zdalnie może to przypominać prawdę). Tak naprawdę nie ma znaczenia, co tu powiesz, liczy się bardziej rytuał uprzejmego zainteresowania. Jeśli uda ci się sprawić, że wyjdzie tak, jakbyś naprawdę miał to na myśli, dodatkowe punkty dla ciebie.

Element nr 5: Przypomnienie, skąd cię znają

To jest kluczowe, zwłaszcza jeśli jest kiedy po raz pierwszy kontaktujesz się z profesorem.Nie możesz liczyć na to, że zapamiętają Twoje imię ze swoich list lub będą mogli umieścić Twoją twarz przy Twoim imieniu. Jeśli jest w tobie coś charakterystycznego, co pobudzi ich pamięć i sprawi, że spojrzą na ciebie czule, dołącz to. Na przykład: „Zostałem po zajęciach, żeby zapytać cię o to, co kiedyś czytałem” lub „Siedzę w pierwszym rzędzie i mam niebieskie włosy”, cokolwiek. Jeśli jeszcze ich nie spotkałeś, wyjaśnij im swój pożądany związek, na przykład „Jestem zainteresowany zapisaniem się na twoje zajęcia w następnym semestrze”. Jeśli jesteś całkiem pewien, że znają cię z imienia, możesz to pominąć. Jednak niektórzy profesorowie bardzo słabo zapamiętują nazwiska, więc równie dobrze możesz rzucić im tutaj kość. (Jeśli masz szczęście, ci profesorowie będą na tyle świadomy i empatyczny, że nie musisz zapamiętywać żadnych nazwisk egzaminów na ich zajęciach.)

Element 6: Prawdziwy powód Twojego e-maila

Z tego powodu wysyłam wiadomość e-mail, więc zrób to dobrze. Ważne jest, aby wejść i wyjść, zachowując jednocześnie uprzejmość. Dokładnie określ, czego potrzebujesz od profesora, bez oferowania wielu wymówek lub wchodzenia w nadmierne szczegóły lub brzmiące tak jak stawiasz wymagania. Jeśli nie możesz wyjaśnić, dlaczego wysyłasz e-mail w zdaniu lub dwóch, rozważ umówienie się na spotkanie z profesorem osobiście. W takim przypadku twoja linia tutaj będzie brzmiała: „Miałem nadzieję, że możemy się spotkać porozmawiać o X. Jaki byłby na to dobry moment? ” Jeśli nie mogą się spotkać i po prostu chcą przedyskutować to przez e-mail, dadzą Ci znać.

Elementy # 7 i 8: Tutaj udowodnisz, że jesteś wspaniałą osobą

W internecie jest sprzedawana koszulka z napisem „Jest w programie nauczania”. Zastanów się przez chwilę, dlaczego istnieje rynek na ten produkt. Ogromna liczba e-maili wysyłanych do profesorów przez studentów poszukuje informacji, które zostały już przekazane przez profesora. Przed wysłaniem e-maila należy sprawdzić program i notatki (i strona internetowa klasy, jeśli istnieje), aby sprawdzić, czy rzeczywiście została tam udzielona odpowiedź na Twoje pytanie. Nie zaszkodzi zapytać również kogoś z klasy – dlatego warto spróbować uzyskać numer telefonu co najmniej jednego kolegi z klasy lub adres e-mail w ciągu pierwszego tygodnia. Jeśli faktycznie zrobiłeś te wszystkie rzeczy i nadal masz pytanie, to skontaktowanie się z profesorem faktycznie dostarczy mu pomocnych informacji, których mogli nie mieć jasności.

Jeśli możesz spróbować odpowiedzieć na swoje pytanie i okaże się, że masz rację, oszczędza im to trochę czasu na udzielenie odpowiedzi. Na przykład, jeśli piszesz, aby umówić się na spotkanie, możesz powiedzieć: „W programie nauczania jest napisane, że masz wolne godziny lodu we wtorki o 15:00. Czy mogę przyjść w ten wtorek o 15:15? ” To również pokazuje, że myślałeś o całej sprawie przez ponad dwie sekundy, zanim zdecydowałeś się poświęcić czas na czytanie e-maili.

Element nr 9: Super uprzejme powtórzenie Twojej prośby

Jeśli zadajesz pytanie, na które potrzebujesz odpowiedzi, możesz powiedzieć coś w stylu „Gdybyś mógł dać mi znać przy najbliższej sposobności, byłbym bardzo wdzięczny”. Jeśli chcesz, aby wypełniły formularz, skontaktowały się z kimś w Twoim imieniu lub zrobiły coś, co wymaga więcej działań niż tylko odpowiadanie na Twój e-mail, powiedz to wyraźnie tutaj. Pomoże im to umieścić to na liście zadań i uzyskać. gotowe.

Element nr 10: Podpis

Jeśli nie masz pewności, jak podpisać wiadomość e-mail, „Dziękuję” jest prawie zawsze odpowiednie. Możesz zrobić „Najlepsze”, „Wszystkiego najlepszego”, „Z poważaniem” lub cokolwiek innego, ale jakaś forma podziękowania spełnia podwójny obowiązek zarówno jako podpis, jak i wyraz wdzięczności.

Ukryte Element # 11: Kontynuacja

Jeśli Twój profesor nie odpowiedział na Twój e-mail, a sygnały społecznościowe wskazują, że prawdopodobnie do tej pory miały taki zamiar, możesz wysłać delikatne podsumowanie. Możesz sformatować uzupełnienie z wykorzystaniem wszystkich elementów tutaj, ale możesz dodać „Po prostu kontynuuję na podstawie mojego poprzedniego e-maila”, tuż przed przejściem do elementu nr 6. Nie musisz wtrącać się w to, że zapomnieli odesłać do Ciebie e-mailem, zrozumieją, o co chodzi (a jeśli naprawdę zapomną, mogą poczuć się źle). Jeśli nie wysłali Ci e-maila celowo, prawdopodobnie zdenerwowałeś ich już za pierwszym razem i równie dobrze możesz być tak uprzejmy, jak to tylko możliwe, podczas kontynuacji. Kiedy wysyłanie przypomnienia o dalszych czynnościach jest bezpieczne? Musisz to ocenić na podstawie tego, jak szybko zwykle reagują na różne rzeczy i jak straszna jest twoja potrzeba odpowiedzi. Jeśli może poczekać tydzień, poczekaj tydzień (lub do czasu, gdy zobaczysz go osobiście).

Dlaczego to wszystko ma znaczenie

Nauka tworzenia profesjonalnych wiadomości e-mail to umiejętność możesz zabrać ze sobą w tak zwany prawdziwy świat. Uprzejma i przemyślana prośba jest znacznie bardziej skłonna do otrzymania takiej odpowiedzi, jakiej oczekujesz. I spójrzmy prawdzie w oczy, profesorowie to ludzie z uczuciami, którzy po prostu chcą być traktowani jako tacy.

Można by pomyśleć, że profesorowie, których denerwują e-maile studentów, są przesadnie wrażliwi i leniwi (ich zadaniem jest poradzić sobie z tym gównem, prawda?). I możesz mieć rację. Ale weź pod uwagę, że chociaż masz tylko kilku profesorów naraz, mogą mieć setki studentów. Prawdopodobnie otrzymują to samo pytanie od dziesięciu różnych osób. Mogą być adiunktem, który w rzeczywistości otrzymuje wynagrodzenie tylko za godziny spędzone na zajęciach (a nawet za to niewiele). Mogli doświadczyć schematu otrzymywania mniejszego szacunku od ludzi ze względu na ich płeć lub rasę. Niech Twój e-mail będzie taki, na jaki nie narzekają swoim znajomym. Teraz już wiesz, jak to zrobić.

* Potwierdziło się to dla mnie, kiedy przeprowadziłem wywiad z grupą moich byłych studentów na temat tego, jak zorientowali się, jak poruszać się po komunikacji elektronicznej w swojej karierze na uczelni. Ci, którzy czuli się pewni siebie i skuteczni, mieli dużo doświadczenia w kontaktach elektronicznych z dorosłymi spoza rodziny, zanim jeszcze poszli na studia. Nie musimy wchodzić w socjologiczne wymiary tego, kto najprawdopodobniej miał takie możliwości, ale prawdopodobnie możesz wypełnić luki.