Jak uporządkować skrzynkę odbiorczą Gmaila w 15 minut: siedemnaście tajemnic

Przeciętny pracownik spędza 1/3 czasu biurowego na wiadomości e-mail. Przy 142 000 USD (średnia pensja pracownika technicznego Bay Area) płacimy pracownikom 47 000 USD rocznie za zarządzanie skrzynkami odbiorczymi!

To nie jest nawet gorsza część. Za każdym razem, gdy przerywasz to, co robisz, aby sprawdzić pocztę, odzyskanie koncentracji zajmuje około 23 minut.

Brzydka prawda jest taka: ludzie będą się do Ciebie kontaktować, czy ci się to podoba, czy nie . Zignorowanie tego nieprzeczytanego wyskakującego okienka nie jest łatwe.

Spędzasz godziny przeglądając e-maile, zastanawiając się, co zrobić z i ostatecznie radzisz sobie z nimi – w zasadzie spędzasz dużo więcej czasu w swojej skrzynce odbiorczej, niż początkowo planowałeś.

Kiedy nie możesz całkowicie uciec, ale nadal chcesz mieć spokój ducha, stać się bardziej zorganizowanym to najlepsze wyjście.

W tym poście dowiesz się, jak uporządkować skrzynkę odbiorczą Gmaila tak, aby była bardziej narzędziem zwiększającym produktywność i współpracę, a nie rozpraszającym.

Umieść trafniejsze wiadomości e-mail na górze

Czy naprawdę potrzebujesz wszystkich nowych e-maili na samej górze skrzynki odbiorczej? Na pewno nie przeczytasz ich wszystkich od razu.

Świetnym sposobem na uporządkowanie skrzynki odbiorczej jest umieszczenie odpowiednich wiadomości e-mail na górze, na przykład tych, które są oznaczone jako ważne lub oznaczone gwiazdką.

Gmail oferuje pięć opcji porządkowania skrzynki odbiorczej.

• Przejdź do ustawień (ikona koła zębatego u góry)
• Kliknij menu obok do typu skrzynki odbiorczej.

A oto, co każdy z nich oznacza:

Domyślna: pokazuje e-maile w kolejności, w jakiej przyszły – w układzie, który widzimy każdego dnia.

Najpierw ważne: Gmail używa własnych przewidywań, aby określić, które e-maile są ważne, i umieszcza je na górze swoją skrzynkę odbiorczą z żółtym znacznikiem. Wszystko inne znajduje się poniżej.

Najpierw nieprzeczytane: to ustawienie wyświetla nieprzeczytane e-maile nad najnowszymi e-mailami. Jest to szczególnie przydatne, jeśli używasz przeczytanych / nieprzeczytanych list jako listy rzeczy do zrobienia.

Najpierw oznaczone gwiazdką: ta opcja jest przeznaczona dla tych, którzy używają gwiazdek do nadawania priorytetów swojej skrzynce odbiorczej. Wiadomości oznaczone gwiazdką pojawiają się jako pierwsze, a po nich wszystko inne.

Priorytety: Gmail uczy się, z jakimi e-mailami najczęściej korzystasz, i umieszcza je na górze skrzynki odbiorczej. Jest to świetne rozwiązanie dla osób, które każdego dnia mają do czynienia z dużą liczbą e-maili.

To jedna z tych wskazówek dotyczących organizacji Gmaila, za które mogę ręczyć. Zrobiło to dla mnie cuda, jeśli chodzi o ukrywanie e-maili, którymi nie chcę zajmować się od razu.

Pozbądź się zakładek, których nie używasz zbyt często

Nie robisz tego Nie muszę mieć wszystkich pięciu kart w Gmailu. Możesz wyłączyć te, których nie używasz zbyt wiele. Jedyną kartą, której nie możesz wyłączyć, jest karta Podstawowe.

Oto, co musisz zrobić:

• Kliknij Ustawienia.
• Z menu rozwijanego , kliknij Skonfiguruj skrzynkę odbiorczą
• Wybierz karty, które chcesz włączyć lub wyłączyć.

Zwróć szczególną uwagę: jeśli wyłączysz kartę, jej komunikaty pojawią się na karcie Główne. Zawsze usuwaj te, które nie otrzymują wielu e-maili. Jedna pomoc dla organizacji Gmaila!

Używaj etykiet do porządnego organizowania Gmaila

Gmail to system oparty na etykietach. Skrzynka odbiorcza, Kosz, Wersje robocze – to z technicznego punktu widzenia etykiety.

Etykiety to świetny sposób na uporządkowanie Gmaila. Są jak tagi, które możesz dodawać do wysyłanych lub otrzymywanych wiadomości e-mail. Wspaniałą rzeczą jest to, że możesz dodać więcej niż jedną etykietę do wiadomości e-mail. Inną funkcją, którą pokochasz, jest możliwość dodawania kolorów do etykiet.

Możesz także ustawić Gmaila na etykietach do e-maili zaraz po ich odebraniu, oszczędzając Ci wysiłku ręcznego. Na przykład wszystkie e-maile od prawników można oznaczyć jako Dokumenty. Wszystko, co musisz zrobić, to utworzyć filtr.

Powiązany post: Wszystko, co musisz wiedzieć o etykietach Gmaila

Zautomatyzuj e-maile, które zostaną przypisane do Twojego zespołu (bez przekazywania)

Duża liczba otrzymywanych e-maili wymagałaby pracy nad nimi przez kogoś innego z Twojego zespołu.

Zwykłą czynnością, gdy chcesz uporządkować Gmaila, jest przeglądanie e-maili i przekazywanie ich członkom zespołu – absolutna strata czasu.

Jeśli delegujesz wiele e-maili do swojego zespołu, musisz wypróbować Hiver. Będziesz mógł określić warunki, na podstawie których e-maile będą automatycznie przypisywane do twoich kolegów z drużyny.

Na przykład załóżmy, że masz kolegę z drużyny, który się opiekuje wszystkie e-maile od partnera wysyłkowego. Korzystając z Hivera, możesz automatycznie przypisywać mu wszystkie przychodzące wiadomości e-mail z ich adresu e-mail.

Masz również możliwość określenia wielu warunków, takich jak adres e-mail nadawcy i określone słowo w temacie.Możliwości są w zasadzie nieograniczone. Wypróbuj

Przestań pisać e-maile do rozmów wewnętrznych

Jedyny sposób, w jaki każdy z nas zalewa skrzynki odbiorcze nasze i naszych kolegów – wysyłanie e-maili w sprawach, które można zrobić w inny sposób.

Jeśli temat ma wiele aspektów, które należy wyjaśnić lub przedyskutować, zabierz go na osobiste spotkanie. Jeśli w ostatniej chwili odwołasz spotkania, spotkania lub wywiady, powiedz im osobiście lub użyj telefonu.

Jeśli nic innego nie wydaje się wystarczająco wykonalne, istnieje jeden ośrodek, który działa jak urok za każdym razem – e-maile z notatkami.

Notatki to wiadomości, które możesz napisać do członków swojego zespołu i pojawiają się one bezpośrednio obok wątku e-mail, o którym rozmawiasz (w przeciwieństwie do Slacka lub Hangoutów, w których musisz powiedzieć ludziom, które e-maile do Ciebie są rozmawiamy o tym, co się stało i tak dalej).

W przeciwieństwie do czatu, zawsze możesz wrócić i zobaczyć, co rozmawialiśmy o wątku – nigdy nie tracisz kontekstu.

Za pomocą Notatek możesz wymieniać się informacjami o klientach, oferować porady lub w zasadzie wszystko, co nie wymaga napisania całej historii. Każdy krok w kierunku odblokowania skrzynki odbiorczej jest tego wart.

Archiwizuj wiadomości e-mail, których nie będziesz potrzebować w najbliższej przyszłości

Wiele razy nie usuwamy e-maili tylko dlatego, że będziemy potrzebować ich później. A potem piętrzą się, jakby nie było jutra.

Na przykład za każdym razem, gdy kupujesz coś od sprzedawcy, wysyłają Ci pokwitowanie. Nie potrzebujesz ich teraz, ale mogą się przydać, gdy będziesz robić swoje rachunki pod koniec roku. Tutaj do gry wkracza funkcja archiwizacji.

Archiwizacja nie usuwa e-maili, ale usuwa je ze skrzynki odbiorczej. Można je również przeszukiwać. Twoja skrzynka odbiorcza Gmaila jest lepiej zorganizowana. Wszyscy wygrywają!

Wybierz wiadomość e-mail i poszukaj ikony przypominającej plik u góry. Kliknij i gotowe.

Możesz także zautomatyzować archiwizację za pomocą filtrów – wyjaśnię to w następnym punkcie .

Używaj filtrów do automatyzacji typowych działań

Gmail ma naprawdę silne możliwości filtrowania. Możesz filtrować wiadomości e-mail według tematu, nadawcy, odbiorcy, treści i nie tylko. Po przefiltrowaniu wiadomości możesz poinstruować Gmaila, co ma z nimi zrobić – oznaczyć je etykietami, ustawić priorytet, zdecydować, czy e-maile trafią do Twojej skrzynki odbiorczej.

To, co bardzo Ci się spodoba, to automatyczne filtrowanie . Możesz ustawić kryteria i działania – Gmail automatycznie obsługuje każdą wiadomość e-mail spełniającą kryteria.

Wszystko, co musisz zrobić, to rozpocząć wyszukiwanie zaawansowane. Kliknij szarą strzałkę po prawej stronie paska wyszukiwania.

Pojawi się lista rozwijana.

Wpisz adres e-mail i kliknij „Utwórz filtr z tym wyszukiwaniem” w prawym dolnym rogu wyskakującego okienka.

Na przykład, jeśli otrzymasz kilka e-maili z biuletynami, którymi nie jesteś zainteresowany, możesz utworzyć filtr, który będzie automatycznie archiwizował wszystkie e-maile przychodzące z tego adresu.

Sposoby wykorzystania filtrów do organizowania Gmaila:

• Oznacz gwiazdką każdego e-maila od kogoś ważnego (powiedz, że Twój bank )
• Automatycznie przesyłaj dalej e-maile z określonego adresu
• Archiwizuj e-maile zawierające określone słowo (na przykład Bezpłatne trial)

Dzięki odpowiednim filtrom z łatwością zaoszczędzisz godziny każdego tygodnia. Zapoznaj się z tym wyczerpującym przewodnikiem po filtrach Gmaila

Eksperymentuj z Gmailem Advanced (spodobałoby Ci się wiele skrzynek odbiorczych)

Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z Gmail Advance (dawniej Labs), pierwszą rzeczą, którą musisz wiedzieć, jest to, że jest to poligon doświadczalny Google. Te odnoszące sukcesy stają się standardowymi funkcjami Gmaila, a inne mogą zostać odłożone na półkę – ale zdecydowanie warto spróbować.

Jedyną funkcją, która jest częścią Gmail Advanced od lat, jest wiele skrzynek odbiorczych. Umożliwia tworzenie wielu paneli, z których każdy jest przeznaczony do wyświetlania określonej kategorii wiadomości e-mail, w oparciu o typ wiadomości e-mail, temat lub osobiste preferencje.

Możesz mieć e-maile od określonego nadawcy lub e-maile z określona etykieta pojawia się w osobnej skrzynce pocztowej.

Na przykład możesz dodać etykiety, takie jak odpowiedź na potrzeby, zadania, zaległości projektu i cotygodniowe czytanie – wszystkie wiadomości e-mail z określoną etykietą pojawiają się w odpowiednich inbox:

Oto przydatny film, jeśli chcesz uporządkować Gmaila za pomocą wielu skrzynek odbiorczych.

Skonfiguruj powiadomienia na pulpicie dla nowych wiadomości e-mail

Jeśli zajmujesz się obsługą klienta, jesteśmy prawie pewni, że każdego dnia otrzymujesz dużo e-maili. Jeśli wolisz zaangażowanie w czasie rzeczywistym, zdecydowanie zalecamy skonfigurowanie powiadomień na pulpicie. W ten sposób za każdym razem, gdy otrzymasz nową wiadomość e-mail, zobaczysz powiadomienia wyskakujące w prawym górnym rogu ekranu.

Aby włączyć powiadomienia na pulpicie, wykonaj następujące czynności:

• Przejdź do ustawień (ikona koła zębatego u góry)
• Ogólnie menu ustawień, przewiń do opcji „Powiadomienia na pulpicie” i kliknij przyciski opcji, aby je włączyć.

Wskazówka dla profesjonalistów: czasami powiadomienia na pulpicie mogą stać się irytujące i rozpraszające. Aby uniknąć wpadnięcia w tę pułapkę, włącz powiadomienia na pulpicie tylko dla e-maili oznaczonych jako „Ważne”.

Włącz podpowiedzi

Dzięki mnóstwu wiadomości spamowych często bardzo łatwo jest przeoczyć ważną wiadomość e-mail w Gmailu. Podsuwanie to algorytm Gmaila, który przenosi e-maile z powrotem na górę skrzynki odbiorczej, gdy nie ma odpowiedzi wysłane przez Ciebie lub odbiorcę. Jest to świetne rozwiązanie, jeśli potrzebujesz ciągłych przypomnień o wysyłaniu odpowiedzi lub dalszych informacji na ważne e-maile.

Podpowiedzi w Gmailu są dwojakiego rodzaju:

• Proponuj e-maile, na które chcesz odpowiedzieć: e-maile, na które mogłeś nie odpowiedzieć, pojawią się u góry skrzynki odbiorczej.
• Zaproponuj e-maile do dalszych czynności: wysłane e-maile, na które możesz potrzebować dalszych czynności, pojawią się pod adresem u góry skrzynki odbiorczej.

Podpowiedzi można włączać i wyłączać na karcie „Ogólne” w ustawieniach.

Oznacz ważne wiadomości gwiazdką

Gmail zawsze stara się wykryć, które e-maile (oba poszczególne wiadomości, a także wątki) są dla Ciebie ważniejsze niż inne. Zazwyczaj wyróżnia je za pomocą „Znaczników ważności” (żółta strzałka obok gwiazdki).

Do niedawna Gmail zawierał w aplikacji wskaźniki wyjaśniające, dlaczego e-mail został oznaczony jako ważny, w przeciwieństwie do „ważne według naszego magicznego sosu”, o którym mówi się teraz.

Chociaż Gmailowi, dla lepszej części, nadal udaje się poprawnie oznaczyć większość ważnych wiadomości e-mail, zdarza się, że nadal udaje mu się popełnić błąd.

Aby algorytm działał lepiej, pamiętaj o samodzielnym oznaczaniu ważnych wiadomości – w ten sposób algorytm w końcu szybko się przyjmie. Jednym ze sposobów jest ręczne dodawanie / usuwanie znaczników ważności. Innym sposobem na zrobienie tego dzieje się tak przez oznaczanie wiadomości gwiazdką.

W Gmailu gwiazdki są używane do poszczególnych wiadomości w jednym wątku, natomiast znaczniki ważności są używane do całych wątków e-maili. Gwiazdki i znaczniki ważności pomagają również w szybszym organizowaniu wyszukiwania w Gmailu, więc warto poświęcić trochę czasu na ich dodanie.

Mu te Rozmowy

Jeśli masz dość utknięcia w rozmowach e-mailowych między współpracownikami / klientami, które niekoniecznie Cię dotyczą? W takim razie funkcja „Wycisz rozmowy” w Gmailu jest właśnie dla Ciebie.

Wycisz rozmowę w Gmailu, a nie zobaczysz żadnych innych powiązanych z nią wiadomości w swojej skrzynce odbiorczej. Wszystkie e-maile dodane do rozmowy po jej wyciszeniu będą nadal przechowywane na Twoim koncie Gmail, ale będą automatycznie archiwizowane. Nadal będziesz mógł wyszukiwać wątek i wyświetlać nowe wiadomości.

Aby wyciszyć rozmowę w Gmailu, otwórz rozmowę, a następnie kliknij menu rozwijane „Więcej”. Wybierz „Wycisz” z lista i rozmowa są archiwizowane.

Wszelkie nowe wiadomości wysłane do wątku konwersacji nie pojawią się w skrzynce odbiorczej, ale zostanie dodany do archiwum.

Wskazówka: aby szybciej znaleźć wyciszone rozmowy, wpisz „is: muted” w pasku wyszukiwania Gmaila.

Zawsze możesz wyłączyć wyciszenie rozmowy. Aby wyłączyć wyciszenie , po prostu wyszukaj wyciszoną rozmowę i usuń etykietę „Wyciszony” z wątku e-maili.

Użyj opcji Inteligentnej odpowiedzi i Inteligentnego tworzenia wiadomości Gmaila

Funkcja „Inteligentna odpowiedź” Gmaila wyświetla sugerowane odpowiada krótkimi frazami na podstawie treści otrzymanego e-maila.

Możesz włączyć Inteligentną odpowiedź dla Gmaila na karcie Ustawienia ogólne.

Korzystając z tej funkcji, możesz kliknąć sugerowaną krótkich fraz, których chcesz użyć jako odpowiedzi i wysłać ją tak, jak jest, lub edytuj odpowiedź przed kliknięciem przycisku Wyślij.

Jest to szczególnie przydatne, jeśli chcesz odpisywać szybkie odpowiedzi na swoje e-maile.

Funkcja Smart Compose opiera się na idei Inteligentnej odpowiedzi, ale pomaga w tworzeniu pełnych odpowiedzi na e-maile, a nie tylko krótkich fraz.

(dzięki uprzejmości: blog Google)

Możesz włączyć funkcję Smart Compose na karcie Ustawienia ogólne w Gmailu.

Porada dla profesjonalistów: użyj opcji Smart Compose Personalizacja, aby pozwolić opcji Inteligentne tworzenie wiadomości na dostosowanie się do Twojego stylu pisania i poprawienie sugestii dotyczących pisania.

Możesz włączyć Inteligentne Personalizacja tworzenia na karcie Ustawienia ogólne w Gmailu.

Szybsze odpowiadanie na e-maile dzięki gotowym odpowiedziom

Jeśli zauważysz, że piszesz ten sam typ odpowiedzi e-mail do wielu klientów lub współpracowników, powinieneś rozważyć ustawienie g up Gotowe odpowiedzi (szablony).

Gotowe odpowiedzi to szablony wiadomości e-mail, które umożliwiają odpowiadanie na wiadomości e-mail z określonym z góry tekstem.

Możesz włączyć szablony na karcie „Zaawansowane” w ustawieniach Gmaila.

Aktywuj Cofnij Wyślij

To musi być jedna z najbardziej przydatnych funkcji Gmaila. Jeśli kiedykolwiek wysłałeś wiadomość e-mail do niezamierzonego adresata lub popełniłeś literówkę w wiadomości e-mail, nie jest ci obce niefortunne zażenowanie spowodowane twoją luką.

Na szczęście Gmail ma opcję Cofnij wysyłanie która umożliwia „cofanie” wiadomości e-mail przez maksymalnie 30 sekund po ich wysłaniu.

Możesz włączyć tę opcję na karcie Ustawienia ogólne w ustawieniach Gmaila.

Po włączeniu tej opcji nie musisz panikować z powodu niewłaściwego adresata lub literówki. Zamiast tego masz teraz od pięciu do 30 sekund na „cofnięcie wysłania” ”W e-mailu i podejmij kroki, aby poprawić błędy.

Włącz akcje najechania kursorem

Wraz z nowym wyglądem Gmaila przedstawionym w kwietniu 2018 r. Gmail wprowadził akcje najechania kursorem. Najedź wskaźnikiem myszy na dowolną wiadomość e-mail w skrzynce odbiorczej, a zobaczysz zbiór przycisków.

Te przyciski również o nazwie „Akcje najechania” pozwalają szybko reagować na e-maile jednym kliknięciem. Możesz archiwizować e-maile, usuwać je, oznaczać jako nieprzeczytane, a nawet odkładać. To niewielka funkcja, która znacznie przyspiesza interakcję z wiadomościami e-mail.

Akcje najechania kursorem można włączyć na karcie Ogólne w ustawieniach Gmaila.

Odłóż e-maile na później

A propos akcji najechania myszą w Gmailu, masz teraz również opcję Odłóż e-maile. Ta opcja usuwa e-maile ze skrzynki odbiorczej tylko po to, aby przywrócić je później, co jest idealne w przypadku wszystkiego, na co musisz w końcu podjąć, ale nie możesz tego zrobić teraz.

Funkcjonalność jest prosta: po prostu kliknij funkcję Snooze hover i wybierz, kiedy chcesz ponownie zobaczyć wiadomość e-mail. Gdy czas minie, wiadomość pojawi się w Twojej skrzynce odbiorczej.

Kilka narzędzi na początek

Hiver – Automatyczne delegowanie e-maili jako zadań. Pisz notatki (a nie e-maile) do rozmów wewnętrznych. Używaj szablonów wiadomości e-mail.

Sanebox – nadaje priorytet wiadomościom i podsumowuje je, analizując ich nagłówki. Przechowuje nieistotne e-maile pod etykietą „SaneLater”, abyś mógł się nimi zająć później.

Maildrop – pomaga unikać spamu.

Unroll.Me – Pomaga zarządzać całym biuletynem z jednego panelu. Sprawia, że anulowanie subskrypcji jest zaskakująco łatwe.

AwayFind – pozwala zdecydować, które e-maile są warte powiadomienia. Możesz wybierać między otrzymywaniem informacji za pośrednictwem wiadomości SMS, połączenia telefonicznego, alertu na pulpicie lub aplikacji AwayFind.

Podsumowanie

Rozproszenie uwagi w pracy zajmuje więcej czasu niż myślisz. Utrudniają rozwój umysłowy, a mózg potrzebuje trochę czasu, aby ponownie się skupić. Biorąc pod uwagę, że e-maile są dużym źródłem rozproszenia uwagi w pracy, zrobienie czegoś z tym jest naturalne.

Zdziwiłbyś się, ile czasu możesz zwolnić, po prostu lepiej organizując Gmaila.

Nie pozwól, aby skrzynka odbiorcza przejęła kontrolę.