Co to jest formularz W-3?

Masz pracowników? W takim razie wiesz, że część obowiązków pracodawcy obejmuje coroczne raportowanie wynagrodzeń pracowników i podatków na formularzu W-2. Żadne raportowanie na formularzu W-2 nie jest kompletne bez zaufanego pomocnika, formularza W-3. Co to jest formularz W-3?

Co to jest formularz W-3?

Formularz W-3, Przekazanie deklaracji dotyczących wynagrodzeń i podatków, to dokument towarzyszący formularzowi W-2, który podsumowuje informacje zawarte w formularzu W-2. Formularz IRS W-3 zawiera skompilowaną listę informacji o pracownikach zawartych we wszystkich formularzach W-2. Formularz W-3 nie jest samodzielnym formularzem – prześlij go tylko wraz z kopiami wszystkich swoich formularzy W-2.

Formularz W-3 pokazuje IRS całkowitą kwotę, którą zapłaciłeś wszystkim swoim pracownikom, a także całkowity federalny dochód, podatki na ubezpieczenie społeczne i Medicare potrącone od swoich pracowników. Informuje również urząd skarbowy o liczbie osób, które zatrudniasz, oraz o łącznej liczbie formularzy W-2, w których składasz formularz.

Jak wiesz, formularz W-2 zawiera liczne kopie dla Twojego pracownika, Social Security Administration (SSA) i odpowiednich stanowych agencji podatkowych. Oto zestawienie kopii formularza W-2, w których znajdują się:

1. Kopia A: SSA
2. Kopia B: Pracownik
3. Kopia C: Pracownik
4. Kopia D: Twoje dane
5. Kopia 1: Stan, miasto lub lokalny wydział podatkowy, jeśli dotyczy
6. Kopia 2: Pracownik

Z drugiej strony istnieje tylko jedna kopia formularza W-3 i trafia ona do jednej strony: SSA. Musisz też sporządzić i zachować kopię formularza – wraz z kopią D formularza W-2 – w celach archiwalnych.

Wyślij formularz W-3, nawet jeśli składasz tylko jeden formularz W-2 w SSA.

Jaki jest zatem cel formularza podatkowego W-3? Formularz W-3 weryfikuje dokładność formularzy W-2. Formularz W-3 zapewnia również formalne uzgodnienie kwartalnych płatności podatku za rok.

Informacje potrzebne do wypełnienia formularza podatkowego W-3

Aby wypełnić formularz W-3, potrzebujesz podstawowych informacji biznesowych, w tym nazwy prawnej swojej firmy, federalnego numeru identyfikacyjnego pracodawcy (FEIN lub EIN) oraz adresu do korespondencji.

Dodatkowo potrzebujesz swoich list płac i formularzy W-2. Twoje rejestry płac, takie jak lista płac i aktualne informacje o płacach, pokazują płace brutto pracowników, potrącone podatki i potrącenia oraz płace netto.

Zamiast wprowadzać informacje bezpośrednio z formularzy W-2, porównaj swoje informacje z formularza W-2 z zapisami listy płac w celu dodatkowej weryfikacji. W ten sposób przed wypełnieniem formularza W-3 możesz potwierdzić, że informacje w formularzu W-2 są dokładne.

Instrukcje dotyczące formularza W-3

Wypełnianie i przesyłanie formularza W-3 jest dość proste proces. Formularz ma podobny zestaw do formularza W-2.

Pola a-h zawierają pytania o informacje o pracodawcy. Pola 1-19 zawierają informacje o całkowitych wynagrodzeniach i podatkach dla wszystkich pracowników. Na dole znajdują się również cztery nienumerowane i nieliterowane pola, w których należy podać dane kontaktowe pracodawcy.

Oto przegląd wypełniania formularza W-3 według pól:

• a: Numer kontrolny
• b: Rodzaj płatnika / Rodzaj pracodawcy / Zasiłek chorobowy strony trzeciej (jeśli
• dotyczy)
• c: Całkowita liczba formularzy W-2
• d: Numer zakładu
• e: numer identyfikacyjny pracodawcy
• f: nazwa pracodawcy
• g: adres i kod pocztowy pracodawcy
• h: inny numer EIN używany w tym roku
• 1: Płace, napiwki, inne odszkodowania
• 2: Pobrany federalny podatek dochodowy
• 3: Zarobki na ubezpieczenie społeczne
• 4: Ubezpieczenie społeczne podatek potrącony
• 5: Płace i napiwki na Medicare
• 6: Potrącony podatek na Medicare
• 7: Wskazówki dotyczące ubezpieczeń społecznych
• 8: Przydzielone napiwki
• 9: Puste
• 10: Świadczenia z tytułu opieki zależnej
• 11: Plany niekwalifikowane
• 12a. Odroczona rekompensata
• 12b. Puste
• 13: Plany niekwalifikowane
• 14: Podatek dochodowy potrącany przez płatnika zasiłku chorobowego osoby trzeciej
• 15: Stan i numer identyfikacyjny pracodawcy
• 16: Płace stanowe, napiwki itp.
• 17: Stanowy podatek dochodowy
• 18: Płace lokalne, napiwki itp.
• 19: Lokalny podatek dochodowy
• Osoba kontaktowa pracodawcy
• Numer telefonu pracodawcy
• Numer faksu pracodawcy
• Adres e-mail pracodawcy

Jak złożyć

Formularz W-3 można przesłać drogą elektroniczną za pomocą formularzy W-2 lub przesłać formularze W-3 i W-2 do SSA. Pamiętaj, że SSA zachęca do składania formularzy drogą elektroniczną.

Termin

Formularz W-3 należy złożyć wraz z formularzami W-2 do 31 stycznia. Jeśli 31 stycznia wypada w weekend, termin zostaje przesunięty na następny dzień roboczy.

Termin ten dotyczy zarówno dokumentów papierowych, jak i elektronicznych.

Poprawianie błędów w formularzu W-3

Błędy w formularzu W-2 mogą wpłynąć na dokładność formularza W -3. Jeśli zauważysz błąd na formularzu W-3, użyj formularza W-3c, Przekazanie skorygowanych deklaracji płac i podatków, aby poprawić błąd.

Jeśli poprawiasz formularz W-2, musisz również złożyć formularz W-3c.

Nie chcesz zajmować się kłopotami związanymi z przesyłaniem formularza W-3? Pełne usługi płacowe Patriot wygenerują i prześlą formularz W-3 w Twoim imieniu. Już dziś wypróbuj bezpłatną wersję próbną!

Ten artykuł został zaktualizowany w stosunku do pierwotnej daty publikacji, czyli 20 marca 2012 r.

Nie ma to służyć jako porada prawna; aby uzyskać więcej informacji, kliknij tutaj.