43 Szablony i przykłady zestawienia zakresu projektu
Świetnym przykładem zakresu projektu jest skuteczne narzędzie zwykle używane w zarządzaniu projektami. Służy do wyjaśnienia najważniejszych rezultatów projektu. Obejmują one główne kamienie milowe, wymagania najwyższego poziomu, założenia, a także ograniczenia. Stworzenie takiego dokumentu jest niezwykle przydatne, aby pomóc w podejmowaniu decyzji w całym procesie projektowym. Zwłaszcza gdy myśli się o prośbach o zmianę w celu zmodyfikowania zakresu projektu. Poza tym ustanawia również ograniczenia konkretnego projektu i wyjaśnia, które produkty są objęte zakresem i poza nim.
Szablon zakresu projektu służy do określenia wszystkich prac i zadań, które muszą zostać wykonane w projekcie. Opisuje:
- wszystko, co należy osiągnąć w trakcie projektu,
- wyniki lub produkty końcowe, które klient ma dostarczyć w dowolnym momencie, w określony budżet,
- ograniczenia pracy i zadań, które pozwolą członkom projektu prawidłowo ocenić, co jest częścią, a nie częścią potrzebnego wysiłku.
Aby być w stanie określić zakres projektu, kierownik projektu musi współpracować ze wszystkimi pozostałymi uczestnikami projektu. Uczestnicy obejmują członków zespołu, klientów lub klientów, sponsorów wykonawczych i głównych interesariuszy. Wszyscy pracują razem, aby zrozumieć i móc opisać rezultaty, które są wymagane dla inicjatywy projektu. Ten wynik jest również nazywany elementem dostarczanym. Koszt lub przynajmniej satysfakcjonujący zakres kosztów jest weryfikowany przy planowaniu i szacowaniu działań w projekcie. Jest to uwzględnione w dostarczanych materiałach.
Przykłady zakresu projektu
# 01
# 02
# 03
# 04
# 05
# 06
# 07
# 08
# 09
# 10
# 11
Po określeniu elementów dostarczanych nadszedł czas, aby zakres. Określi główne cechy, które należy uwzględnić, oraz harmonogram zakończenia całego projektu. Gdy wszyscy zgodzą się na wszystko, można to sfinalizować. Po sfinalizowaniu, wszelkie modyfikacje tego dokumentu muszą zostać wprowadzone w procesie zmian, który jest dokładnie kontrolowany i rejestrowany.
Po sfinalizowaniu dokumentu zakresu uczestnicy projektu wykorzystują zawarte w nim informacje. oszacować swoje zadania, ramy czasowe, z którymi muszą pracować, oraz budżet.Im bardziej szczegółowy jest dokument, tym większe prawdopodobieństwo, że uczestnicy będą w stanie podać dokładne szacunki. Jednak zdarzają się również przypadki, w których dokument zawiera również elementy, które nie wchodzą w zakres faktyczny, a więc nie są częścią pracy, która ma być dostarczona.
Kluczowe elementy deklaracji zakresu projektu
Tworzenie takiego dokumentu jest łatwe, jeśli wiesz, jakie elementy należy w nim zawrzeć. Aby móc stworzyć skuteczny dokument, będziesz mógł używać go jako potężnego narzędzia w swoim projekcie. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się o kluczowych elementach dobrego przykładu zakresu projektu:
Aby móc skutecznie realizować cele, pamiętaj o uwzględnieniu czasu dostarczenia wyników oraz szacunkowego budżetu lub kosztów.
Uwzględnij wszystkie te elementy podczas określania zakresu, abyś na pewno jest kompletna. Zanim przejdziemy do tworzenia rzeczywistego dokumentu, warto poznać korzyści płynące z jego wykonania. Jak zobaczysz w następnej sekcji, bardzo korzystne jest określenie zakresu projektu.
Szablony zakresu projektu
# 12
# 13
# 14
# 15
# 16
# 17
# 19
# 20
# 21
# 22
Zakres projektu jest istotną częścią procesu projektowego. Zawiera ważne informacje o tym, co jest zawarte w całym projekcie, a co nie. W każdej organizacji zostaniesz poproszony o rozpoczęcie projektu, który ma własne cele. Przed rozpoczęciem przygotowywanie dokumentu zawierającego cały zakres jest bardzo korzystne. Oto powody, dla których:
- Dokument pozwoli uczestnikowi projektu, a także klientom lub klientom upewnić się, że znajdują się na tej samej stronie. Pokazuje, że wszyscy mają ten sam pogląd na temat tego, jakich funkcji można się spodziewać, a także jakości i ram czasowych całego projektu.
- Daje uczestnikom projektu możliwość jasnego ustalenia i prowadzenia rozmów z głównych interesariuszy. Są to osoby lub grupy osób, które mają duży wpływ na projekt, dlatego ważne jest, abyś pozyskał ich wsparcie.
- Służy to pomaganiu uczestnikom projektu w skupieniu się na pracy, którą muszą wykonać w szczególności w celu zaspokojenia potrzeb klientów lub klientów.
- Jeśli są jakieś modyfikacje do wprowadzenia, oświadczenie posłuży jako punkt odniesienia przy dokonywaniu szacunków i propozycji tych modyfikacji. Jeśli zmiany zostaną zatwierdzone przez głównych interesariuszy, oświadczenie można zmodyfikować.
- Pomaga to uczestnikom projektu w ustalaniu priorytetów pracy, którą muszą wykonać. Oszczędza to organizacji również dużo czasu, pieniędzy i wysiłku.
- Jest używany jako skuteczne narzędzie w zarządzaniu projektami. Możesz go używać do zarządzania oczekiwaniami swoich klientów lub klientów, równoważenia obciążenia pracą i podnoszenia morale zespołu, zwłaszcza w przypadku, gdy jesteś w stanie osiągnąć kamienie milowe.
widać, takie oświadczenie jest bardzo ważne. Działa to z korzyścią dla Twojej organizacji, głównie dlatego, że zapewnia wszystkim zaangażowanym w pętlę informacje i jest dobrze poinformowana. Przejdźmy teraz przez kilka pomocnych wskazówek, których możesz użyć podczas pisania dokumentu.
Wskazówki dotyczące pisania świetnego przykładu zakresu projektu
Aby móc stworzyć świetny przykład zakresu projektu, będziesz potrzebuję kilku pomocnych wskazówek. Te wskazówki poprowadzą Cię przez tworzenie dokumentu SMART. Jest to akronim, o którym możesz pamiętać podczas pisania szablonu.
Są to praktyczne wskazówki, które pomogą Ci sformułować oświadczenie. W rzeczywistości są to praktyczne wskazówki, które mogą pomóc w tworzeniu różnego rodzaju dokumentów. Pamiętanie o tych przewodnikach umożliwi tworzenie skutecznych szablonów i raportów. Teraz przejdźmy do nauczenia się, jak właściwie napisać oświadczenie dla zakresu projektu. To jest ostatnia sekcja tego artykułu, w której dowiesz się, jak dobrze napisać zestawienie zakresu projektu.
Oświadczenie dotyczące zakresu projektu
# 23
# 24
# 25
# 26
# 27
# 28
# 29
# 30
# 31
# 32
Writi Przykładowy zakres projektu wymaga dużo czasu i wysiłku, ale to nie znaczy, że musi być trudny. W rzeczywistości, jeśli masz wszystkie wymagane informacje oraz kilka pomocnych wskazówek, napisanie całego oświadczenia będzie dość łatwe. Ponadto, jeśli będziesz kontynuować pisanie takiego dokumentu, za każdym razem, gdy to zrobisz, proces stanie się trochę łatwiejszy.
Jak przeczytałeś w jednej z poprzednich sekcji, bardzo korzystne jest, abyś zrób takie oświadczenie przed rozpoczęciem projektu. Bez tego dokumentu (i towarzyszących mu badań) wdrożenie projektu może być trudne. Osoby zaangażowane w projekt nie będą dobrze poinformowane, co doprowadzi do słabej wydajności i produktywności. Zakres definiuje ograniczenia projektu, więc jeśli nie zostanie jasno określony, projekt może ucierpieć. Możesz napotkać opóźnienia lub możesz przekroczyć budżet, który masz na swój projekt.
Rola w zarządzaniu projektem
Projekt jest w zasadzie nietrwałym przedsięwzięciem, które należy wymyślić określonej usługi, produktu lub wyniku. Dlatego zakres projektu odgrywa w nim dużą rolę. Ustalono, jakie zadania lub praca są częścią projektu, a które nie. Określa cel projektu, cele i sposób, w jaki projekt osiągnie cele. Zasadniczo definiuje cały projekt.
Istotność zakresu
Bez zakresu projekt ma duże prawdopodobieństwo niepowodzenia. Jeśli nie zdefiniujesz ograniczeń projektu, nie będziesz w stanie spodziewać się zagrożeń i problemów, które się pojawią. Kiedy tak się stanie, uczestnicy projektu nie będą mieli pojęcia, co zrobić, gdy pojawią się te problemy, więc Twój projekt może się zawiesić i spalić. Zakres zawiera wszystkie te ważne informacje, dlatego musisz go wymyślić jako pierwszy krok.
Oświadczenie
Rzeczywisty dokument jest ważny, aby uniknąć wszelkich nieprzewidzianych i nieprzyjemnych zdarzeń, które mogą się zdarzyć podczas wdrażania projektu. Zakres jest ważnym stwierdzeniem dla uczestników projektu i głównych interesariuszy.Pozwala na komunikację jeszcze przed rozpoczęciem projektu, oszczędzając w ten sposób organizacji dużo czasu i pieniędzy.
# 33
# 35
# 36
# 37
# 38
# 39
# 40
# 42
# 43
Pisanie oświadczenia o zakresie projektu
- Pisząc zakres swojego projektu, masz aby się poruszać. Nie spiesz się, ponieważ możesz przegapić ważne szczegóły i elementy. Ale nie zajmuj też zbyt wiele czasu, pisząc to. Jest szansa, że masz ostateczny termin przesłania tego dokumentu, aby projekt mógł rozpocząć się na czas.
- Podaj bardzo precyzyjne informacje. Im bardziej jesteś dokładny, tym lepiej. Gdy podasz wszystkie informacje w dokumencie, czytelnicy łatwiej to zrozumieją. Nie będziesz też musiał odpowiadać na wiele pytań tylko dlatego, że Twoje stwierdzenia są niejasne.
- Zadbaj o odpowiednią długość dokumentu. Nie powinno być za długie ani za krótkie. Minimalna długość oświadczenia to taka, która nadal zawiera wszystkie istotne informacje, o których należy poinformować w projekcie. Jeśli chcesz przedstawić krótki zakres, nie dołączaj informacji, które nie mają żadnej wartości. Ogólne stwierdzenia nie są zbyt przydatne, więc możesz je pominąć. Zamiast tego użyj określonych danych, które zmniejszą ryzyko konieczności późniejszej modyfikacji wypowiedzi.
- Jeśli utworzysz dokument, który jest zbyt długi, czytelnicy mogą nie być zbyt zainteresowani przeczytaniem całości. Pisanie dokumentu nie zajmuje zbyt wiele czasu. Jeśli zapiszesz wszystko, co ważne, to wystarczy.
- Uwzględnij wszystkie ważne elementy w swoim dokumencie. Te, które omówiliśmy wcześniej. Zwróć uwagę i poświęć najwięcej czasu na napisanie:
- Ogólny opis pracy, która ma być wykonana;
- Produkty, które zostaną wytworzone w ramach projektu, wraz z głównymi cechami;
- Uzasadnienie Twojego projektu, aby umożliwić czytelnikom lepsze zrozumienie całego zakresu;
- Ograniczenia projektu lub ryzyko, z którym możesz się spotkać w całym proces;
- Założenia, które są istotne dla projektu;
- Oraz włączenia i wyłączenia, aby zapewnić większą przejrzystość projektu.
- Utwórz cele dla swojego zakresu, które są bardzo osiągalne. Nie twórz celów, które są imponujące, ale trudne do osiągnięcia. Wtedy możesz skończyć z zrujnowaniem swojego projektu od samego początku.
- Spróbuj także wypisać wszystkie niepewności, o których możesz pomyśleć. Na tym etapie możesz nie znać wszystkich ograniczeń swojego projektu, ale możesz mieć lepsze pojęcie o niepewności. Niepewność może stać się zagrożeniem podczas realizacji projektu. Ryzyko to może przekształcić się w problemy, które opóźnią Twój projekt lub spowodują problemy w zakresie kosztów lub budżetu. Wymieniając swoje wątpliwości, musisz również zapisać, jak sobie z nimi poradzisz. Możesz:
- Zaakceptować niepewność jako ryzyko. Jeśli ryzyko się zdarzy, przynajmniej jesteś na nie przygotowany. Zapisz, co należy zrobić, jeśli w końcu będziesz musiał sobie z nimi poradzić. Im lepiej jesteś przygotowany na ryzyko, tym lepiej dla Twojego projektu.
- Przenieś ryzyko na inną stronę.Jeśli napotkasz ryzyko, które wymieniłeś, możesz przenieść odpowiedzialność na osobę trzecią. Jeśli osoba trzecia wyrazi zgodę, zostaniesz objęty ubezpieczeniem, a Twój projekt nie będzie musiał być opóźniany.
- Ogranicz ryzyko. Kiedy już wiesz, jakie jest ryzyko, możesz coś z tym zrobić. Pracuj zgodnie z zaplanowanymi przez siebie planami, aby zmniejszyć ryzyko niepewności.
- Zdefiniowanie niepewności jest ważne w oświadczeniu, aby być przygotowanym na wszystko.
- Po zebraniu wszystkich potrzebnych informacji nadszedł czas, aby rozpocząć pisanie dokumentu. To najdłuższy krok w tym procesie, który będzie wymagał dużo myśli i wysiłku. Jeśli jeszcze nie przygotowałeś wersji roboczej, pamiętaj o dołączeniu następujących informacji:
- Zrób listę wszystkich głównych interesariuszy Twojego projektu. Jest to ważne, abyś miał pojęcie o swoich odbiorcach i będziesz mógł napisać dla nich dokument.
- Pisząc ograniczenia swojego projektu, napisz je w formie punktorów. Spróbuj też napisać informacje, myśląc o punkcie widzenia interesariuszy. Upewnij się, że punkty są łatwe do odczytania i zrozumienia.
- Zwróć uwagę na wszystkie główne zagrożenia, które mogą utrudnić sukces Twojego projektu. Pomoże Ci to zaplanować niezbędne kroki, które należy podjąć, gdy się pojawią.
- Zwróć uwagę na najważniejszy cel projektu. Twój projekt może mieć więcej niż jeden cel, ale musisz wiedzieć, który z nich jest najważniejszy.
- Wypisz wszystkie najważniejsze granice, a także ryzyko związane z projektem.