Wat is Kanban?

TRIVIA – Kanban, ook wel gespeld als kamban in het Japans, vertaalt naar Billboard (uithangbord in het Chinees) dat aangeeft “beschikbare capaciteit (om te werken)”. Kanban is een concept met betrekking tot lean and just-in-time (JIT) -productie, waarbij het wordt gebruikt als een planningssysteem dat u vertelt wat u moet produceren, wanneer u het moet produceren en hoeveel u moet produceren.

Leer de basisprincipes van Kanban:

• Waar komt Kanban vandaan?
• Wat is de Kanban-methode?
• Basisprincipes van Kanban
• 6 Kernpraktijken van de Kanban
• Hoe werkt Kanban? – Het concept
• WIP-limieten in Kanban
• Kanban in IT & Software
• Kanban in Lean / Agile-ontwikkeling
• Kanban buiten software & IT
• Gebruik een Kanban-tool

Waar kwam Kanban vandaan ? – Een korte geschiedenis van Kanban

Het begon allemaal in het begin van de jaren veertig. Het eerste Kanban-systeem is ontwikkeld door Taiichi Ohno (industrieel ingenieur en zakenman) voor Toyota Automotive in Japan. Het is gemaakt als een eenvoudig planningssysteem met als doel het werk en de voorraad in elke productiefase optimaal te controleren en te beheren.

Een belangrijke reden voor de ontwikkeling van Kanban was de ontoereikende productiviteit en efficiëntie van Toyota in vergelijking met zijn Amerikaanse auto-rivalen. Met Kanban bereikte Toyota een flexibel en efficiënt just-in-time productiecontrolesysteem dat de productiviteit verhoogde en de kostenintensieve voorraad van grondstoffen, halffabrikaten en afgewerkte producten verminderde.

Een Kanban-systeem controleert idealiter de hele waardeketen van leverancier tot eindgebruiker. Op deze manier helpt het onderbreking van de levering en overbevoorrading van goederen in verschillende stadia van het productieproces te voorkomen. Kanban vereist continue monitoring van het proces. Er moet bijzondere aandacht worden besteed aan het vermijden van bottlenecks die het productieproces zouden kunnen vertragen. Het doel is om een hogere doorvoer te realiseren met kortere levertijden. In de loop van de tijd is Kanban een efficiënte manier geworden in verschillende productiesystemen.

“De twee pijlers van het Toyota-productiesysteem zijn just-in-time en automatisering met een menselijke maat, oftewel autonomie. ” – David J. Anderson Klik om te tweeten

Wat is de Kanban-methode?

Hoewel kanban werd geïntroduceerd door Taiichi Ohno in de maakindustrie, is het David J. Anderson, die het concept in 2004 als eerste toepaste op IT, softwareontwikkeling en kenniswerk in het algemeen. David bouwde voort op de werken van Taiichi Ohno, Eli Goldratt, Edward Demmings, Peter Drucker en anderen om de Kanban-methode te definiëren, met concepten zoals pull-systemen, wachtrijtheorie en flow. Zijn eerste boek over Kanban – “Kanban: Successfully Evolutionary Change for your Technology Business”, gepubliceerd in 2010, is de meest uitgebreide definitie van de Kanban-methode voor kenniswerk.

De Kanban-methode is een proces om alles geleidelijk te verbeteren u doet – of het nu gaat om softwareontwikkeling, IT / operaties, personeel, rekrutering, marketing en verkoop, inkoop enz. In feite, bijna elke zakelijke functie kan profiteren van het toepassen van de principes van de Kanban-methodologie.

De Kanban-kennis heeft geabstraheerd en geprofiteerd van de werken van verschillende opinieleiders sinds het originele boek werd geschreven! Mensen zoals Don Reinertsen (auteur van Principles of Product Development Flow), Jim Benson (pionier van Personal Kanban) en verschillende anderen.

Kanban is geen methodologie voor de levenscyclus van softwareontwikkeling of een benadering van projectmanagement. Het vereist dat er al een proces aanwezig is, zodat Kanban kan worden toegepast om het onderliggende proces stapsgewijs te wijzigen. – DJA klik om te tweeten

Kanban-principes & Praktijken

De Kanban-methode volgt een reeks principes en praktijken voor het beheren en verbeteren van de werkstroom. Het is een evolutionaire, niet-verstorende methode die geleidelijke verbeteringen in de processen van een organisatie bevordert. Als u deze principes en werkwijzen volgt, zult u met succes Kanban kunnen gebruiken om de voordelen voor uw bedrijfsproces te maximaliseren – de stroom verbeteren, de cyclustijd verkorten, de waarde voor de klant verhogen, met een grotere voorspelbaarheid – die allemaal cruciaal zijn voor elk bedrijf vandaag.

De vier basisprincipes en zes kernpraktijken van de Kanban-methodologie worden hieronder gegeven:

4 basisprincipes:

1. Begin met wat je nu doet
2. Spreek af om incrementele, evolutionaire verandering na te streven
3. Respecteer in eerste instantie huidige rollen, verantwoordelijkheden en functietitels
4. Stimuleer leiderschap op alle niveaus

• Begin met wat u nu doet: de Kanban-methode (hierna genoemd to als alleen Kanban) benadrukt sterk dat je niet meteen wijzigingen aanbrengt in je bestaande setup / proces. Kanban moet rechtstreeks op de huidige workflow worden toegepast. Alle benodigde wijzigingen kunnen geleidelijk plaatsvinden over een bepaalde periode in een tempo dat het team prettig vindt.

• Spreek af om incrementele, evolutionaire verandering na te streven : Kanban moedigt je aan om kleine incrementele veranderingen aan te brengen in plaats van radicale veranderingen die zouden kunnen leiden tot weerstand binnen het team en de organisatie.

• Aanvankelijk respecteer huidige rollen, verantwoordelijkheden en functietitels: in tegenstelling tot andere methoden legt Kanban op zichzelf geen organisatorische veranderingen op. Het is dus niet nodig om wijzigingen aan te brengen in uw bestaande rollen en functies die mogelijk goed presteren. Het team zal samen eventuele wijzigingen identificeren en implementeren. Deze drie principes helpen de organisaties de typische emotionele weerstand en de angst voor verandering te overwinnen die gewoonlijk gepaard gaan met veranderingsinitiatieven in een organisatie.

• Aanmoedigen daden van leiderschap op alle niveaus: Kanban moedigt continue verbetering aan op alle niveaus van de organisatie en het zegt dat leiderschapshandelingen niet alleen afkomstig hoeven te zijn van senior managers. Mensen op alle niveaus kunnen ideeën aandragen en leiderschap tonen om veranderingen door te voeren om de manier waarop ze hun producten en diensten leveren voortdurend te verbeteren.

” Mensen vragen om hun gedrag te veranderen is moeilijk! ” – David J. Anderson Klik om te tweeten

TRIVIA – Een goed voorbeeld van een Kanban-systeem wordt tegenwoordig gebruikt in Tokio Imperial Palace Gardens in Japan. Het personeel hier gebruikt een waterdichte methode om de bezoekersstroom te beperken. Elke bezoeker krijgt een plastic kaart bij de ingang, die moet worden ingeleverd bij het verlaten van de tuin. Omdat het totale aantal kaarten zinvol beperkt is, zoveel bezoekers kunnen in een bepaalde tijd door het paleis slenteren. Nieuwe bezoekers moeten in de rij wachten tot de volgende kaart / slot beschikbaar is. De toegang tot het paleis is gratis, maar wordt alleen verleend als de vooraf toegewezen kaarten beschikbaar zijn .

6 kernpraktijken van de Kanban-methode:

1. Visualiseer de werkstroom
2. Beperk WIP (Work in Progress)
3. Flow beheren
4. Procesbeleid expliciet maken
5. Feedback-loops implementeren
6. Samen verbeteren, experimenteel evolueren

• Visualiseer het werkstroom: dit is de fundamentele eerste stap bij het aannemen en implementeren van de Kanban-methode. U moet de processtappen visualiseren die u momenteel gebruikt om uw werk of uw diensten te leveren, hetzij op een fysiek bord of een elektronisch Kanban-bord. Afhankelijk van de complexiteit van uw proces en uw werkmix (de verschillende soorten werkitems waaraan u werkt en die u levert), kan uw Kanban-bord heel eenvoudig tot zeer uitgebreid zijn. Zodra u uw proces heeft gevisualiseerd, kunt u het huidige werk visualiseren dat u en uw team doen.

Dit kan in de vorm van stickies of kaarten met verschillende kleuren om ofwel verschillende serviceklassen aan te duiden, of kunnen gewoon het verschillende type werkitems zijn. (In SwiftKanban duiden de kleuren de verschillende typen werkitems aan!) Als je denkt dat het nuttig kan zijn, kan je Kanban-bord verschillende Swim Lanes hebben, één voor elke serviceklasse of voor elk type werkitem. Om het echter eenvoudig te houden, kunt u in eerste instantie ook slechts één zwembaan hebben om al uw werk te beheren – en later een eventueel bordherontwerp uitvoeren.

• Limiet WIP (Work in Progress): Het beperken van work-in-progress (WIP) is fundamenteel voor de implementatie van Kanban – een Pull-systeem. Door WIP te beperken, moedigt u uw team aan om eerst het werk af te maken voordat u met nieuw werk begint. Werk dat momenteel wordt uitgevoerd, moet dus worden voltooid en gemarkeerd als voltooid. Hierdoor ontstaat capaciteit in het systeem, waardoor nieuw werk door het team kan worden aangetrokken. In eerste instantie is het misschien niet eenvoudig om te beslissen wat uw OHW-limieten zouden moeten zijn. In feite kunt u beginnen zonder OHW-limieten.De grote Don Reinertsen suggereert (hij deed dit tijdens een van de Lean Kanban-conferenties) dat je kunt beginnen zonder WIP-limieten en gewoon het initiële werk in uitvoering kunt observeren terwijl je team Kanban begint te gebruiken. Zodra u voldoende gegevens heeft, definieert u de OHW-limieten voor elke fase van de workflow (elke kolom van uw Kanban-bord) als zijnde gelijk aan de helft van de gemiddelde OHW.

Meestal beginnen veel teams met een OHW-limiet van 1 tot 1,5 keer het aantal mensen dat in een specifieke fase werkt. Door OHW te beperken en de OHW-limieten op elke kolom van het bord te plaatsen, helpen de teamleden niet alleen om eerst af te maken wat ze doen voordat ze nieuwe dingen oppakken, maar wordt ook aan de klant en andere belanghebbenden gecommuniceerd dat er beperkte capaciteit is om voor wie dan ook werk te doen. team – en ze moeten zorgvuldig plannen welk werk ze het team vragen te doen.

“Een interessant neveneffect van pull-systemen is dat ze het onderhanden werk (WIP) beperken tot een afgesproken hoeveelheid” – David J. Anderson Klik om te tweeten

• Stroom beheren: het beheren en verbeteren van de stroom is de crux van uw Kanban-systeem nadat u de eerste 2 praktijken hebt geïmplementeerd. Een Kanban-systeem helpt u bij het beheren stroom door de verschillende fasen van de workflow en de status van het werk in elke fase te markeren. Afhankelijk van hoe goed de workflow is gedefinieerd en de WIP-limieten zijn ingesteld, ziet u een soepele doorstroming binnen de OHW-limieten of wordt het werk opgestapeld als iets wordt vastgehouden en begint capaciteit vast te houden beïnvloedt hoe snel werk doorloopt van het begin tot het einde van de workflow (sommige mensen noemen het waardestroom). Kanban helpt uw team het systeem te analyseren en aanpassingen aan te brengen om de doorstroming te verbeteren, zodat de tijd die nodig is om elk werkstuk te voltooien, wordt verkort.

Een sleutel aspect van dit proces van het observeren van uw werk en het oplossen / elimineren van knelpunten is om te kijken naar de tussenliggende wachtfasen (de tussenliggende fasen Klaar) en te zien hoe lang werkitems in deze “overdrachtsfasen” blijven. Zoals u zult leren, vermindert u de tijd die u besteedt in deze wachtfasen is essentieel om de cyclustijd te verkorten. Naarmate u de doorstroming verbetert, wordt de levering van werk door uw team soepeler en voorspelbaarder. Naarmate het voorspelbaarder wordt, wordt het gemakkelijker voor u om betrouwbare toezeggingen aan uw klant te doen over wanneer u gedaan met al het werk dat u voor hen doet. Het verbeteren van uw vermogen om op betrouwbare wijze voltooiingstijden te voorspellen, is een groot deel van de implementatie van een Kanban-systeem!

• Maak procesbeleid Expliciet: als onderdeel van het visualiseren van uw proces, is het logisch om ook definieer en visualiseer expliciet uw beleid (procesregels of richtlijnen) voor hoe u het werk doet dat u doet. Door expliciete procesrichtlijnen te formuleren, creëert u een gemeenschappelijke basis voor alle deelnemers om te begrijpen hoe ze elk type werk in het systeem moeten doen. Het beleid kan op directieniveau, op zwembaanniveau en voor elke kolom zijn, het kan een checklist zijn met stappen die moeten worden uitgevoerd voor elk type werkitem, de criteria voor binnenkomst / vertrek voor elke kolom of iets anders dat helpt teamleden beheren de werkstroom op het bord goed. Voorbeelden van expliciet beleid zijn onder meer de definitie van wanneer een taak is voltooid, de beschrijving van individuele rijstroken of kolommen, wie wanneer trekt, enz. Het beleid moet expliciet worden gedefinieerd en gevisualiseerd, meestal bovenaan het bord en op elke rijstrook en kolom.

• Implementeer Feedback Loops: Feedback loops zijn een integraal onderdeel van elk goed systeem. De Kanban-methode stimuleert en helpt u verschillende soorten feedbackloops te implementeren – beoordelingsfasen in uw Kanban-bordworkflow, statistieken en rapporten en een reeks visuele aanwijzingen die u continue feedback geven over de voortgang van het werk – of het gebrek daaraan – in uw systeem. Terwijl de mantra van “Fail fast! Fail vaak!” wordt door veel teams misschien niet intuïtief begrepen, maar het idee om vroegtijdig feedback te krijgen, vooral als je op het verkeerde spoor zit met je werk, is cruciaal om uiteindelijk het juiste werk, het juiste product of de juiste dienst aan de klant te leveren in de kortst mogelijke tijd . Feedbackloops zijn essentieel om ervoor te zorgen dat.

• Samen verbeteren, experimenteel evolueren (met behulp van de wetenschappelijke methode): De Kanban-methode is een evolutionair verbeteringsproces. Het helpt u kleine veranderingen aan te nemen en geleidelijk te verbeteren in een tempo en omvang die uw team gemakkelijk aankan. Het stimuleert het gebruik van de wetenschappelijke methode – u vormt een hypothese, u test deze en u brengt wijzigingen aan afhankelijk van de uitkomst van uw test. Als team dat Lean / Agile-principes implementeert, is het uw belangrijkste taak om uw proces voortdurend te evalueren en continu te verbeteren waar nodig en mogelijk .

De impact van elke wijziging die u aanbrengt, kan worden waargenomen en gemeten met behulp van de verschillende signalen die uw Kanban-systeem u geeft. Met behulp van deze signalen kunt u evalueren of een verandering u helpt te verbeteren of niet, en beslissen of u deze wilt behouden of iets anders wilt proberen. Kanban-systemen helpen u veel van de prestatiegegevens van uw systeem te verzamelen – hetzij handmatig, als u een fysiek bord gebruikt, of automatisch, als u een tool zoals SwiftKanban gebruikt. Met behulp van deze gegevens en de statistieken die ze helpen genereren, kunt u gemakkelijk evalueren of uw prestaties verbeteren of afnemen – en uw systeem zo nodig aanpassen.

Hoe werkt Kanban? – Het concept

Kanban is een niet-verstorend evolutionair verandermanagementsysteem. Dit betekent dat het bestaande proces in kleine stappen wordt verbeterd. Door veel kleine wijzigingen door te voeren (in plaats van een grote), wordt het risico voor het algehele systeem verkleind. De evolutionaire benadering van Kanban leidt tot weinig of geen weerstand bij het team en de betrokken stakeholders.

De eerste stap bij de introductie van Kanban is het visualiseren van de workflow. Dit gebeurt in de vorm van een Kanban-bord bestaande uit een eenvoudig whiteboard en sticky notes of kaarten. Elke kaart op het bord vertegenwoordigt een taak.

In een klassiek Kanban-bordmodel zijn er drie kolommen, zoals weergegeven in de bovenstaande afbeelding:

• “To Do”: deze kolom bevat de taken die nog niet zijn gestart. (ook bekend als “backlog”)
• “Bezig”: bestaat uit de taken die in uitvoering zijn.
• “Gereed”: bestaat uit de taken die voltooid.

Deze eenvoudige visualisatie alleen al leidt tot een grote mate van transparantie over de verdeling van het werk en over eventuele bestaande knelpunten. Natuurlijk kunnen Kanban-borden uitgebreide workflows tonen, afhankelijk van de complexiteit van de workflow en de noodzaak om specifieke delen van de workflow te visualiseren en te onderzoeken om knelpunten te identificeren en ze weg te nemen.

Het concept van FLOW

De kern van Kanban is het concept van “Flow”. Dit betekent dat de kaarten zo gelijkmatig mogelijk door het systeem moeten stromen, zonder lange wachttijden of blokkades. Alles die de stroom belemmert, moet kritisch worden bekeken. Kanban heeft verschillende technieken, statistieken en modellen, en als deze consequent worden toegepast, kan dit leiden tot een cultuur van continue verbetering (kaizen).

Het concept van Flow is cruciaal en door Flow-statistieken te meten en eraan te werken deze te verbeteren, kan de snelheid van uw leveringsprocessen drastisch verbeteren, terwijl de cyclustijd wordt verkort en de kwaliteit van uw producten of diensten wordt verbeterd door snellere feedback van uw klanten – intern of extern.

Deze worden uitvoerig behandeld in het boek “Actionable Agile” van Dan Vacanti.

WIP-limieten voor kanban

A Het belangrijkste aspect van Kanban is het verminderen van de hoeveelheid multi-tasking die de meeste teams en kenniswerkers geneigd zijn te doen en hen in plaats daarvan aan te moedigen “Stop met starten! And Start Finishing! ”, Een mantra bedacht door Dr. Arne Roock (van www.Software-Kanban.de). WIP – Work-in-Progress – Limieten die in elke fase van de workflow op een Kanban-bord zijn gedefinieerd, moedigen teamleden aan om hun werk af te maken en pas daarna aan het volgende werk te beginnen.

Forceer geen visualisatie-, transparantie- en WIP-limieten voor afdelingen die niet vrijwillig samenwerken.” – David J. Anderson Klik om te tweeten

Kanban-systeemvoorbeelden

De schoonheid van Kanban is in zijn eenvoud. Kanban gaat echter niet alleen over het visualiseren van een proces op een wit bord (of een elektronisch bord) en het werken met plakbriefjes of elektronische kaarten. Zoals je van bovenaf kunt zien, is het veel meer dan dat. U zult echt profiteren van de implementatie ervan als u alle principes en praktijken op een methodologische manier toepast.

De huidige trends van over de hele wereld laten zien dat Kanban aan populariteit wint en wordt op veel verschillende gebieden gebruikt, van kleine bureaus en start-ups tot traditionele organisaties van elke omvang.

Kanban in IT & Software

Kanban is geen softwareontwikkeling of projectmanagementmethodologie – David maakt dat heel duidelijk in zijn Blue Book. Kanban zegt niets over hoe een Software ontwikkeld moet worden. Het zegt zelfs niets over hoe softwareprojecten moeten worden gepland en geïmplementeerd.Daarom is Kanban geen managementraamwerk zoals Scrum. In plaats daarvan is het doel van Kanban om het eigen werkproces voortdurend te verbeteren.

Kanban werd in 2004 gebruikt bij de softwareontwikkelingsactiviteiten van Microsoft. Sindsdien is Kanban enthousiast overgenomen in de IT-, Ops-, DevOps- en applicatie- / softwareteams.

Het mooie van Kanban is dat het kan worden toegepast op elk proces of elke methodologie. Of je nu al Agile-methoden zoals Scrum, XP en andere gebruikt, of meer traditionele methoden – waterval, iteratief, etc. – je kunt daarbovenop Kanban toepassen om geleidelijk je processen te verbeteren, cyclustijd te verkorten en je flow te verbeteren. Tijdens het proces zul je merken dat je op weg bent naar continue levering van functies, producten of diensten.

Kanban in Lean / Agile software / productontwikkeling

Applicatiesoftware en technische productontwikkelingsteams hebben Kanban overgenomen als een manier om de principes van Lean en Agile te implementeren. De Kanban-methode biedt technologieteams een geweldige set principes voor het visualiseren van hun werk, het continu leveren van producten en diensten en het vaker en sneller krijgen van feedback van klanten. Bijgevolg helpt het teams om sneller op de markt te komen met een grotere getrouwheid aan wat de klanten van die producten en diensten willen.

De definitie van Kanban in de IT-sector heeft zijn eigen evolutie ondergaan in de afgelopen 3 – 5 jaar. Tegenwoordig wordt Kanban beschouwd als een methode die flexibiliteit biedt bij het beheren en verbeteren van de dienstverlening op een geleidelijke, evolutionaire manier.

Daarnaast biedt de Kanban-methode belangrijke principes en technieken voor een beter beheer van Service Level Agreement (SLA) -verplichtingen, het just in time op de markt brengen van producten en het minimaliseren van risicos en kosten van vertraging. Door gebruik te maken van concepten zoals Serviceklasse, uitgestelde toewijding en commitment in twee fasen, helpt Kanban klanten en bezorgteams effectief samen te werken en helpt het ervoor te zorgen dat op het juiste moment aan de juiste dingen wordt gewerkt.

De komst van Upstream Kanban, Portfolio Kanban en Enterprise Services Planning in de afgelopen jaren heeft bedrijven nog meer reden gegeven om Kanban te implementeren voor het bereiken van bedrijfsflexibiliteit en verbeterde marktprestaties.

Kanban als alternatief pad naar Enterprise Agility

De Kanban-methode helpt u de levering van uw producten en services geleidelijk te verbeteren. Het doet dit door u te helpen knelpunten in uw systeem te elimineren, de doorstroming te verbeteren en de cyclustijd te verkorten. Het helpt u om continu meer te leveren en snellere feedback te krijgen om eventuele wijzigingen aan te brengen die uw klant nodig heeft. Het helpt je om responsiever te worden.

Over het algemeen maakt Kanban alle principes van het Agile Manifesto mogelijk en helpt het je producten en diensten te leveren die je markt echt nodig heeft. Of u nu Scrum en andere Agile-technieken of -methodologieën gebruikt, Kanban helpt u uw processen te verbeteren voor betere prestaties van uw teams en organisaties.

Kanban voorbij software & IT

Gezien zijn oorsprong in de productie, past Kanban ook uitstekend in niet-IT-bedrijfsprocessen, met enorme voordelen voor organisaties die slank en wendbaar willen worden en willen presteren hoogwaardige producten en services op een responsieve manier.

Terwijl middelgrote en grote product- en dienstenorganisaties, met name hi-tech productiebedrijven, al enkele jaren Lean / 6-Sigma-initiatieven implementeren, maakt Kanban alle soorten bedrijven en zakelijke functies mogelijk, zoals HR, Marketing, Sales , Inkoop enzovoort.

Kanban wordt ook toegepast in traditionele projectmanagementcontexten, h als bouw- en engineeringprojecten. zoals constructies en engineeringprojecten. Een grote verscheidenheid aan organisaties, uitzendbedrijven, wervingsorganisaties, reclamebureaus, verzekeringsmaatschappijen en vele anderen zoeken naar Kanban voor het stroomlijnen van hun activiteiten, het elimineren van verspilling en het drastisch verbeteren van doorvoer en kwaliteit.

Aanvullende bronnen die mogelijk interessant zijn op Kanban –

• Hoe begin ik?
• Wat is Scrumban?
• Wat is een Kanban-bord?
• Hoe kan ik mijn project / functie beheren met Kanban?

Je kunt je ook aanmelden voor aankomende webinars op Kanban – of kijk naar enkele geweldige eerdere webinars die zijn geleid door opinieleiders zoals David Anderson en verschillende andere opinieleiders!

Als je SwiftKanban wilt verkennen, kun je onze uitgebreide reeks functies bekijken of als je hier op zoek bent naar een gratis Kanban-bord voor SwiftKanban! Als u directe vragen heeft, stel deze dan aan een van onze verkoopvertegenwoordigers via [email protected]