Wat is een W-3-formulier?
Heeft u werknemers? Dan weet u dat een deel van uw werkgeversverantwoordelijkheden de jaarlijkse rapportage van werknemerslonen en belastingen op formulier W-2 omvat. En geen formulier W-2-rapportage is compleet zonder zijn trouwe hulpje, Form W-3. Wat is een W-3-formulier?
Wat is een W-3-formulier?
Formulier W-3, Verzenden van loon- en belastingaangiften, is een begeleidend document van Form W-2 dat de informatie van Form W-2 samenvat. IRS-formulier W-3 biedt een samengestelde lijst met werknemersinformatie die op alle Forms W-2 is opgenomen. Het W-3-formulier is geen op zichzelf staand formulier – bewaar het alleen met kopieën van al uw Forms W-2.
Formulier W-3 toont de IRS het totale bedrag dat u aan al uw werknemers hebt betaald, evenals het totale federale inkomen, sociale zekerheid en Medicare-belastingen die u van uw werknemers hebt ingehouden. Het vertelt de IRS ook over het aantal mensen dat u in dienst heeft en vermeldt het totale aantal Forms W-2 waarmee u het indient.
Zoals u weet, bevat formulier W-2 talloze exemplaren die naar uw werknemer, de socialezekerheidsadministratie (SSA) en de toepasselijke belastinginstanties gaan. Hier is een uitsplitsing van welke exemplaren van Form W-2 waar naartoe gaan:
- Kopieer A: SSA
- Kopieer B: Werknemer
- Kopieer C: Werknemer
- Kopie D: uw gegevens
- Kopie 1: staat, stad of plaatselijke belastingdienst, indien van toepassing
- Kopie 2: werknemer
Aan de andere kant is er maar één exemplaar van Form W-3, en dat gaat naar één partij: de SSA. En u moet een kopie van het formulier maken en bewaren – samen met kopie D van formulier W-2 – voor uw administratie.
Stuur formulier W-3 zelfs als u slechts één formulier W-2 indient bij de SSA.
Dus, wat is het doel van het W-3-belastingformulier? Formulier W-3 verifieert de nauwkeurigheid van uw Forms W-2. Formulier W-3 biedt ook een formele aansluiting van uw driemaandelijkse belastingbetalingen voor het jaar.
Informatie die u nodig heeft om het W-3-belastingformulier in te vullen
Om formulier W-3 in te vullen, u hebt enkele elementaire bedrijfsinformatie nodig, waaronder de wettelijke naam van uw bedrijf, het federale werkgeversidentificatienummer (FEIN of EIN) en het postadres.
Bovendien hebt u uw salarisadministratie en formulieren W-2 nodig. Uw salarisadministratie, zoals uw salarisadministratie en salarisgegevens voor het jaar tot nu toe, toont het brutoloon van de werknemers, de ingehouden belastingen en inhoudingen en het nettoloon.
In plaats van informatie rechtstreeks vanuit Forms W-2 in te voeren, kunt u voor aanvullende verificatie uw Form W-2-informatie vergelijken met uw salarisadministratie. Op die manier kunt u bevestigen dat de informatie van formulier W-2 correct is voordat u formulier W-3 invult.
Instructies voor formulier W-3
Het invullen en indienen van formulier W-3 is vrij eenvoudig werkwijze. Het formulier heeft een vergelijkbare opzet als formulier W-2.
Vakken a-h vragen om werkgeversinformatie. In vakken 1-19 wordt gevraagd naar de totale loon- en belastinggegevens voor alle werknemers. Er zijn ook vier ongenummerde en ongeletterde vakjes onderaan die om contactgegevens van de werkgever vragen.
Hier is een overzicht van hoe u een W-3-formulier invult, per doos:
- a: controlenummer
- b: soort betaler / Soort werkgever / derde partij ziekengeld (indien
- van toepassing)
- c: totaal aantal formulieren W-2
- d: vestigingsnummer
- e: Identificatienummer werkgever
- f: naam werkgever
- g: adres en postcode van de werkgever
- h: ander EIN gebruikt dit jaar
- 1: lonen, fooien, andere vergoedingen
- 2: ingehouden federale inkomstenbelasting
- 3: lonen sociale zekerheid
- 4: sociale zekerheid ingehouden belasting
- 5: Medicare-lonen en fooien
- 6: Medicare-belasting ingehouden
- 7: Sociale zekerheidstips
- 8: Toegewezen fooien
- 9: blanco
- 10: vergoedingen voor afhankelijke zorg
- 11: niet-gekwalificeerde plannen
- 12a. Uitgestelde vergoeding
- 12b. Blanco
- 13: Niet-gekwalificeerde plannen
- 14: Inkomstenbelasting ingehouden door betaler van ziekengeld door derden
- 15: ID-nummer van staat en werkgever
- 16: Staatslonen, fooien, enz.
- 17: Staatsinkomstenbelasting
- 18: Plaatselijke lonen, fooien, enz.
- 19: Lokale inkomstenbelasting
- Contactpersoon werkgever
- Telefoonnummer werkgever
- Faxnummer werkgever
- E-mailadres werkgever
Hoe te archiveren
U kunt Form W-3 e-File met Forms W-2 of Formulieren W-3 en W-2 mailen naar de SSA. Houd er rekening mee dat de SSA u aanmoedigt om uw formulieren elektronisch in te dienen.
Deadline
Form W-3 moet samen met Forms W-2 uiterlijk 31 januari worden verwacht. Als 31 januari in een weekend valt, wordt de deadline verschoven naar de volgende werkdag.
Deze deadline geldt voor zowel papieren als elektronische indiening.
Formulier W-3-fouten corrigeren
Fouten op formulier W-2 kunnen de nauwkeurigheid van formulier W beïnvloeden -3. Als u een fout ontdekt op formulier W-3, gebruik dan formulier W-3c, Verzending van gecorrigeerde loon- en belastingaangiften om de fout te corrigeren.
Als u een formulier W-2 corrigeert, moet u ook formulier W-3c indienen.
Wilt u niet omgaan met het gedoe van het indienen van formulier W-3? Patriots Full Service-salarisadministratie zal namens u formulier W-3 genereren en indienen. Probeer het vandaag nog uit met een gratis proefperiode!
Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 20 maart 2012.
Dit is niet bedoeld als juridisch advies; klik hier voor meer informatie.