RACI-matrixsjabloon
Teamorganisatie is de sleutel tot elk groot project. Als iedereen precies weet wat zijn / haar rol in het project is, dan schieten de succespercentages omhoog.
De RACI-matrix (ook wel RACI-diagram of RACI-diagram genoemd) is gemaakt om ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden op één lijn zitten pagina, en samenwerken in koor. Met onze gratis RACI-matrixsjabloon kunt u uw eigen team organiseren en beter laten samenwerken.
Ontvang uw gratis RACI-matrixsjabloon voor Excel:
Wat is een RACI-matrix?
Een RACI-matrix is een diagram dat de rollen en verantwoordelijkheden van teamleden identificeert en definieert met betrekking tot de taken in een project. Een RACI-matrix gebruikt de letters R, A, C en I om teamverantwoordelijkheden te categoriseren. RACI staat voor Responsible, Accountable, Consulted, Informed.
Verantwoordelijke (R)
Dit is iemand die verantwoordelijk is om het werk gedaan te krijgen. Wanneer het in een RACI-matrix als “verantwoordelijk” wordt bestempeld, geeft dit aan dat van de persoon wordt verwacht dat hij hands-on is bij het uitvoeren van de taak.
Accountable (A)
Dit is de persoon die is verantwoordelijk voor het toezicht op de taak en ervoor te zorgen dat het werk correct wordt uitgevoerd. Ze zijn niet hands-on met het werk, maar beheren en zorgen ervoor dat het werk wordt voltooid.
Geraadpleegd (C)
Deze persoon helpt door informatie en ondersteuning te bieden over een bepaalde taak of te leveren product. Ze zijn niet direct verantwoordelijk voor een taak, maar in plaats daarvan verstrekken ze de nodige informatie die de R zal helpen hun werk gedaan te krijgen.
Geïnformeerd (I)
Deze persoon of groep mensen moet op de hoogte worden gehouden van de voortgang van een taak of resultaat. Dit is gewoonlijk het hogere management of een klant die de voortgang moet begrijpen van het project, maar heeft geen directe input over de voltooiing van het werk.
Waarom een RACI-matrixsjabloon gebruiken?
Een RACI-matrixsjabloon kan de sleutel zijn tot een succesvol project. Bij correct gebruik is een RACI-matrix het leidende document waarnaar elk teamlid zal verwijzen naarmate het project vordert. Het houdt een project op koers door duidelijk te definiëren wie waarvoor verantwoordelijk is. Als elk teamlid precies weet wat zijn verantwoordelijkheid is, kan een team miscommunicatie, tijdverspilling en verwarring voorkomen.
Een RACI-matrix helpt het probleem te veel koks in de keuken te vermijden, waarbij te veel teamleden leden proberen een mening te geven, wat kan leiden tot vertragingen en onnodige stress. De RACI-matrix geeft duidelijk aan wie deze taak uitvoert (R), wie erop moet wegen (C), en wie er het laatste woord over heeft (A ).
Hoe de RACI-matrixsjabloon te gebruiken
Stap 1: maak een lijst van de projecttaken
In kolom 1, onder de kop “Projecttaken”, zal alle taken vermelden die zullen worden voltooid als onderdeel van dit project. In ons voorbeeld hebben we de taken onderverdeeld in verschillende projectfasen om de zaken overzichtelijker te houden.
Als je wilt, kun je de projectfasen verwijderen en in plaats daarvan gewoon een grote lijst met taken uitvoeren, maar wij Ik vond de projectfasen nuttig.
Stap 2: Maak een lijst van al uw teamleden
Zoek vervolgens de lichtblauwe balk. Van links naar rechts gaan we al uw teamleden aan dit gedeelte toevoegen. Betrek alle belanghebbenden in uw organisatie, zelfs als ze niet rechtstreeks aan het project zullen werken.
We vinden het handig om de functietitel / rol in dit gedeelte te gebruiken, maar u kunt in plaats daarvan ook de namen van belanghebbenden gebruiken . We hebben de neiging om functietitels te gebruiken, zodat dit document nuttig is voor iemand die naar de matrix kijkt en die misschien niet bekend is met de naam van iedereen.
Stap 3: wijs R, A, C, I toe aan elke taak
Lokaliseer je eerste taak van het project (dit zou de taak moeten zijn die je het hoogst in kolom A hebt vermeld). Zodra je je eerste taak hebt gevonden, beweeg je over de matrix naar rechts. Bepaal wie (R) verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de werkzaamheden voor deze specifieke taak. Onthoud dat R voor de persoon is die het werk aan deze taak daadwerkelijk gaat uitvoeren.
Ga verder naar rechts en vervolgens kies je wie (A) verantwoordelijk zal zijn voor deze taak. De persoon die u bestempelt als (A) Verantwoordelijk is de persoon die ervoor zal zorgen dat de taak correct en tijdig wordt uitgevoerd.
Vervolgens beslist u wie (C) wordt geraadpleegd op deze taak. Onthoud dat (C) betekent dat iemand om hulp of advies wordt gevraagd bij een taak, en dat hij / zij zal samenwerken met het verantwoordelijke teamlid om de taak te voltooien. In sommige gevallen heb je geen C voor een taak en dat is OK.
Tot slot, voor elke taak bepaal je wie er over de voortgang van de taak wordt geïnformeerd. Deze stakeholder krijgt het label (I) Informed.Als iemand voor deze taak is gelabeld (I), wordt deze persoon op de hoogte gehouden van de voortgang van de taak, maar krijgt hij geen directe feedback naar de persoon die verantwoordelijk is voor de taak.
Een geïnformeerd persoon is een eenrichtingscommunicatie, in vergelijking met een geraadpleegde persoon die een tweerichtingscommunicatie heeft over de taak. De meeste taken hebben een geïnformeerd persoon, maar er zullen enkele gevallen zijn waarin er geen I nodig is.
Stap 4: deel het document
Zodra uw RACI-diagram volledig is ingevuld, het is belangrijk om het document te delen met alle teamleden van dit project. Dit is een belangrijke stap omdat een RACI-matrix het nuttigst is wanneer elk teamlid precies begrijpt wat zijn rol is bij elke stap van het project.
Gerelateerde inhoud van de RACI-matrix
Naast onze gratis sjablonen voor projectbeheer, onze website staat boordevol nuttige bronnen. Hier zijn een paar andere blogs en trainingsvideos die u kunnen helpen belanghebbenden beter te beheren.
ProjectManager.com kan u helpen projecten beter te beheren
Een RACI-matrix is een goede manier om uw visualiseer een project, maar het is zeker niet de enige tool die u kunt gebruiken. ProjectManager.com biedt een hele reeks gerelateerde projectmanagementtools die u zou moeten uitproberen. Een paar van hen worden hieronder opgesomd.
Gantt-grafieken
ProjectManager.com heeft online Gantt-grafieken die uw takenlijst omzetten in een projectplanning. Vanuit het Gantt-diagram kunt u teamleden aan taken toewijzen, hun voortgang volgen en belanghebbenden op de hoogte houden.
Projectdashboards
Projectmanager. com is een cloudgebaseerde projectbeheersoftware. Dat betekent dat het realtime dashboard je voortgang laat zien terwijl het gebeurt. Dit is een geweldige manier om de voortgang te volgen vanuit een weergave op hoog niveau.
Projectrapporten
Voor meer gedetailleerde informatie, ProjectManager .com heeft gebruiksvriendelijke rapporten die kunnen worden gefilterd om alleen de gewenste gegevens weer te geven. Dit kan ongelooflijk handig zijn voor het beheren van de belanghebbenden die u in uw RACI-diagram hebt geïdentificeerd.
Probeer deze andere tools uit om te zien hoe u en uw team meer kunnen zijn georganiseerd en efficiënter samen! Probeer ProjectManager.com vandaag nog gratis met deze proefperiode van 30 dagen.