Kantoorbeheer

Office-beheer is een beroep dat betrekking heeft op het ontwerpen, implementeren, evalueren en onderhouden van het werkproces binnen een kantoor of andere organisatie, om om de efficiëntie en productiviteit te behouden en te verbeteren.

Office management is dus een onderdeel van de algehele administratie van het bedrijf en aangezien de elementen van het management voorspellen en plannen, organiseren, bevelen, controleren en coördineren zijn, is het kantoor een onderdeel van de totale managementfunctie.

Office management is de techniek van het plannen, organiseren, coördineren en controleren van kantooractiviteiten met het oog op het behalen van bedrijfsdoelstellingen en houdt zich bezig met het efficiënt en effectief functioneren van het kantoorwe rk. Het succes van een bedrijf hangt af van de efficiëntie van zijn kantoor. De hoeveelheid papierwerk in kantoren is tegenwoordig veelvuldig toegenomen als gevolg van industrialisatie, bevolkingsexplosie, overheidscontrole en de toepassing van verschillende belasting- en arbeidswetten op elke zakelijke onderneming. Efficiëntie en effectiviteit, die sleutelwoorden zijn bij het beheer, worden alleen bereikt door een goede planning en controle van activiteiten, vermindering van kantoorkosten en coördinatie van alle bedrijfsactiviteiten.

“Office management kan worden gedefinieerd als een taak van planning , coördinatie, het motiveren van de inspanningen van anderen om de specifieke doelstellingen op kantoor te bereiken. “

” Office management, als een functie, is die tak van de kunst en wetenschap van management die zich bezighoudt met het efficiënt uitvoeren van werk waar en wanneer dat werk gedaan moet worden. ” – William If. Leffingwell en Edwin M. Rot.

“Office management is manipulatie en controle van mensen, methoden, machines en materiaal om de best mogelijke resultaten te bereiken – resultaten van de hoogst mogelijke kwaliteit met de besteding van de minst mogelijke effecten en kosten , in de kortst mogelijke tijd en op een manier die aanvaardbaar is voor het topmanagement. ”- Harry H. Wylie.

Deze definitie benadrukt het gebruik van bedrijfsmiddelen zoals materiaal, methoden enz. om de doelstellingen te bereiken en resulteert op de beste en goedkoopste manier en in een zo kort mogelijke tijd.

“Office management is de kunst om het personeel van het kantoor te begeleiden bij het gebruik van middelen die passen bij de omgeving om de gespecificeerde doel. ”- Mills and Standinhford.

Volgens deze definitie is een goed begrip van het objectieve doel noodzakelijk, zodat alle inspanningen en activiteiten gericht zijn op het bereiken ervan. Omgeving waarin kantoorwerk moet worden verricht door management na prop eh planning. Milieu betekent een omgeving waarin werknemers van een onderneming actief zijn. Het omvat fysieke factoren zoals locatie, indeling, verlichtingstemperatuur, ventilatie, netheid enz. Diverse zakelijke wetten, douanepraktijken enz. Moeten ook bekend worden gemaakt aan de werknemers.

In deze definitie heeft de auteur het kantoorbeheer behandeld als een kunst om personen of medewerkers in de organisatie te begeleiden en aan te sturen bij het gebruik van verschillende middelen zoals machines, kantoorformulieren, handleidingen, methoden etc. De definitie benadrukt de ontwikkeling van personen op kantoor en niet de richting van zaken. Officemanagement moet het gedrag en de behoeften van zijn werknemer begrijpen om hem te motiveren om te werken door hem te beïnvloeden en door prikkels te geven zodat het doel van de organisatie wordt bereikt.

In eenvoudige bewoordingen kan officemanagement worden gedefinieerd als een apart proces van plannen, organiseren, bemannen, leiding geven, coördineren en controleren van kantoor om het bereiken van de doelstellingen van elke zakelijke onderneming te vergemakkelijken, toont de definitie de managementfuncties van een administratief manager. Het volgende diagram geeft verschillende elementen of functies in het proces weer van office management.