Hoe u uw professor e-mailt (zonder vervelende AF te zijn)

Elk semester zie ik de tweets en Facebook-berichten. Mijn professorvrienden, ze zijn geïrriteerd. Hun studenten weten niet hoe ze e-mails moeten schrijven, zeggen ze. Wat ze echt bedoelen, is dat hun studenten niet weten hoe ze de conventies van e-mailetiquette in de academie moeten volgen. Ik was ook geïrriteerd door studentenmails. Totdat ik me realiseerde dat er een eenvoudige verklaring was waarom ze niet wisten hoe ze ze moesten schrijven – ze hebben nooit geleerd hoe. *

Maar nu hebben clueless studenten geen excuus, want ze kunnen lees dit bericht. Profs, deel het met uw studenten. Studenten, deel het met je vrienden. Of niet, en wees de enige persoon in de klas waarvan uw prof graag e-mail ontvangt.

Hier is een sjabloon dat u kunt volgen bij het samenstellen van uw e-mail aan een professor. Elk element wordt hieronder verder uitgelegd.

Beste Professor Achternaam,

Dit is een regel die onze gemeenschappelijke menselijkheid erkent.

Ik zit in jouw klas Naam, sectienummer dat op deze dag samenkomt. Dit is de vraag die ik heb of de hulp die ik nodig heb. Ik heb de syllabus en mijn aantekeningen van de klas en online bekeken en ik heb iemand anders uit de klas gevraagd, en ik denk dat dit het antwoord is, maar ik weet het nog steeds niet zeker. Dit is de actie die ik je zou willen laten ondernemen.

Afmelden met een bedankje is altijd een goed idee,
Favoriete student

Element # 1: Aanhef

Hier kunt u meteen vaststellen dat u uw relatie met uw professor als een professionele beschouwt. Gebruik Beste, of als dat vreselijk formeel voor je aanvoelt, kun je Hallo of Hallo gebruiken. (“Hallo” drukt erop. Zie opmerking over uitzonderingen hieronder.)

Element # 2: eretitel

Hier steken veel studenten onbewust recht in het gevoelige ego van hun professor en rechtvaardigheidsgevoel in de wereld. Je dacht niet dat dit kleine woord een groot probleem was, maar voor hen is het dat wel. Een eretitel is een titel die wordt gebruikt om respect voor iemands positie uit te drukken. Of je als student nu wel of niet de autoriteit of positie van je professor respecteert, het is een goed idee om te doen zoals je doet. De eenvoudigste manier om dit te doen, is door ze aan te spreken met Professor. Als ze een doctoraat hebben, kun je ze technisch Dr. noemen. maar je bent veiliger met “Professor”. Niet alle instructeurs zijn gepromoveerd (en velen zullen niet eens het woord professor in hun officiële functietitel hebben), maar als ze een college geven, vervullen ze de rol van professor en kunnen ze als zodanig worden aangesproken. De bonus van Professor “En” Dr. ” is dat ze niet vereisen dat u iets weet over de geslachtsidentiteit of burgerlijke staat van uw professor. Als u uw prof Mevr. of “Juffrouw”, heer help u.

Element # 3: Naam

Het zal u misschien verbazen hoe vaak studenten de naam van hun professor verkeerd interpreteren. Dit is geen moeilijke informatie om op te zoeken , mensen. Het staat in je syllabus, het staat op de website van de afdeling, het is waarschijnlijk ook geschikt voor Google. Gebruik hun achternaam. Spel de hele tekst uit. Spel het correct. Als er een koppelteken in staat, gebruik dan beide namen en het koppelteken ( dit valt echt onder het spellen van het hele ding en het correct spellen, maar ik begrijp het, het is een speciaal geval en het veroorzaakt om de een of andere reden veel verwarring, ook al is het 2016).

Uitzonderingen op # 1–3 (probeer niet totdat je een niveau bereikt hebt naar de status van pro-e-mailer)

Je mag een minder formele aanhef gebruiken en je professor aanspreken met iets anders dan de achternaam van je professor in je e-mail, als, en alleen als u een e-mail van hen heeft ontvangen waarin ze een informele aanhef gebruiken en deze ondertekenen met iets anders dan de achternaam van professor. Toen ik bijvoorbeeld co llege professor, ik tekende vaak af op mijn e-mails “Prof. P-S ”omdat ik wist dat mijn achternaam lang en verwarrend was voor mensen. Ik vond het toen leuk als mensen me e-mails stuurden gericht aan “Prof. P-S.” Maar wijk niet af van hoe ze zichzelf noemen. Probeer NOOIT een voornaam te gebruiken, tenzij je hiervoor expliciete toestemming hebt gekregen. Als de prof zijn e-mails cryptisch ondertekent met alleen initialen, kun je het beste bij de achternaam van professor blijven. Begin in geen geval een e-mail met Hé, omdat sommige mensen daar erg huiverig van worden.

Element 4: Zinloze Aardigheid

Het kan nooit kwaad om zoiets te zeggen als Ik hoop je geniet vandaag van het mooie weer , of ik hoop dat je een ontspannend weekend hebt gehad , om te beginnen. Het laat zien dat je je professor ziet als iemand die een soort leven heeft. Hoogleraren vinden het leuk als je ze ziet als mensen die een leven buiten hun klaslokaal hebben (hoe ver dit ook lijkt op de waarheid). Het maakt niet echt uit wat je hier zegt, het is meer het ritueel van beleefde interesse dat telt. Als je het kunt laten komen alsof je het echt meent, bonuspunten voor je.

Element # 5: Herinnering aan hoe ze je kennen

Deze is essentieel, vooral als het de eerste keer dat u contact opneemt met uw professor.Je kunt er niet op rekenen dat ze je naam onthouden uit hun lijst of dat ze je gezicht bij je naam kunnen zetten. Als er iets onderscheidends aan jou is dat hun geheugen op hol brengt en ervoor zorgt dat ze met liefde naar je kijken, neem dat dan op. Bijvoorbeeld: “Ik ben na de les gebleven om je die ene keer te vragen naar het lezen”, of “Ik zit op de eerste rij en heb blauw haar”, wat dan ook. Als je ze nog niet hebt ontmoet, leg dan uit wat je gewenste relatie met ze is, zoals Ik ben geïnteresseerd in deelname aan je klas volgend semester. Als je er vrij zeker van bent dat ze je bij naam zullen kennen, kun je dit weglaten. Maar sommige profs zijn erg slecht in het onthouden van namen, dus je kunt ze net zo goed een botje gooien. (Als je geluk hebt, zullen die profs zelfbewust en empathisch genoeg om u geen namen voor examens in hun lessen te laten onthouden.)

Element # 6: de echte reden voor uw e-mail

Dit is de hele reden waarom u sturen de e-mail, dus zorg ervoor dat het goed is. Het belangrijkste hier is om in en uit te stappen, terwijl je hoffelijk blijft. Geef beknopt aan wat je nodig hebt van de professor zonder excuses aan te bieden of overdreven in detail te treden of te klinken alsof je eisen stelt. Als je niet kunt uitleggen waarom je e-mailt in een zin of twee, overweeg dan om een afspraak te maken voor een persoonlijk gesprek met de professor. In dat geval zal je lijn hier zijn: Ik hoopte dat we elkaar konden ontmoeten om over X te praten. Wat zou daarvoor een goed moment zijn? ” Als ze elkaar niet kunnen ontmoeten en het gewoon via e-mail willen bespreken, laten ze het je weten.

Elementen 7 en 8: hier bewijst je dat je een geweldig persoon bent

Er is een t-shirt te koop op internet met de tekst: “Het staat in de syllabus.” Denk even na over waarom er een markt is voor dit product. Een groot aantal e-mails die door studenten naar professoren worden gestuurd, zoeken informatie die al door de professor is meegedeeld. Voordat u de e-mail verstuurt, moet u de syllabus en uw aantekeningen (en de klaswebsite als die er is) om te zien of je vraag daar inderdaad is beantwoord. Het kan geen kwaad om ook iemand anders uit de klas te vragen – dit is waarom je zou moeten proberen het telefoonnummer van minstens één klasgenoot te krijgen of e-mailadres tijdens de eerste week. Als je al deze dingen echt hebt gedaan en je hebt nog steeds een vraag, dan zal je contact opnemen met de professor hen nuttige informatie geven dat ze misschien ergens niet duidelijk over waren.

Als u kunt proberen uw eigen vraag te beantwoorden, en u krijgt gelijk, dat scheelt hen een beetje tijd bij hun antwoord. Als u bijvoorbeeld schrijft om een vergadering te plannen, kunt u zeggen: Er staat op de syllabus dat je uitgeschakeld bent ijstijden zijn dinsdag om 15.00 uur. Kan ik aanstaande dinsdag om 15.15 uur komen? ” Dit toont ook aan dat je meer dan twee seconden over de hele zaak hebt nagedacht voordat je besloot om hun e-mailleestijd te besteden.

Element # 9: Super beleefde herformulering van je verzoek

Als je een vraag stelt waarop je een antwoord nodig hebt, kun je iets zeggen als Als je het me zo snel mogelijk zou kunnen laten weten, zou ik dat erg op prijs stellen. Als je ze nodig hebt om een formulier in te vullen, of namens jou contact op te nemen met iemand, of iets te doen waarvoor meer actie vereist is dan alleen het beantwoorden van je e-mail, vermeld dat dan hier heel duidelijk. Zo kunnen ze het op hun takenlijst zetten en krijgen klaar.

Element # 10: Sign-off

Als u niet zeker weet hoe u een e-mail moet afmelden, is “Bedankt” bijna altijd geschikt. Je kunt het “Beste”, of “Het allerbeste”, of “Met vriendelijke groeten” of wat dan ook doen, maar een of andere vorm van dank doet hier een dubbele plicht als teken van dankbaarheid en als teken van dankbaarheid.

Het verborgen Element # 11: de follow-up

Als je professor niet op je e-mail heeft gereageerd en sociale signalen je vertellen dat ze dat waarschijnlijk al bedoeld hadden, kun je een vriendelijke follow-up sturen. de follow-up met alle elementen hier, maar je kunt toevoegen in “Ik volg mijn vorige e-mail op”, net voordat je bij Element # 6 komt. U hoeft het niet in te wrijven dat ze zijn vergeten u terug te e-mailen, ze zullen het punt begrijpen (en als ze het echt vergeten zijn, kunnen ze zich slecht voelen). Als ze je niet expres een e-mail sturen, heb je ze de eerste keer waarschijnlijk al geïrriteerd, en kun je net zo goed zo beleefd mogelijk zijn met de follow-up. Wanneer is het veilig om een vervolgherinnering te sturen? Je moet dit inschatten op basis van hoe snel ze gewoonlijk op dingen reageren en hoe dringend je behoefte aan een reactie werkelijk is. Als het een week kan wachten, laat het dan een week wachten (of tot je ze persoonlijk ziet).

Waarom dit allemaal van belang is

Leren hoe je professionele e-mails kunt maken is een vaardigheid u kunt meenemen naar de zogenaamde echte wereld. Een hoffelijk en doordacht opgesteld verzoek krijgt veel meer het soort antwoord dat u wilt. En laten we eerlijk zijn, professoren zijn mensen met gevoelens die gewoon als zodanig behandeld willen worden.

Je zou kunnen denken dat professoren die geïrriteerd zijn door e-mails van studenten overgevoelig en lui zijn (het is hun taak om met deze shit om te gaan, toch?). En misschien heb je gelijk. Maar bedenk dat hoewel je maar een paar professoren tegelijk hebt, ze misschien wel honderden studenten hebben. Mogelijk krijgen ze dezelfde vraag van tien verschillende mensen. Ze kunnen een adjunct-professor zijn die eigenlijk alleen wordt betaald voor de uren die ze in de klas doorbrengen (en daar krijgen ze zelfs niet veel voor). Ze hebben misschien een patroon ervaren waarbij ze minder respect van mensen krijgen op basis van hun geslacht of ras. Zorg ervoor dat uw e-mail de e-mail is waarover ze niet klagen bij hun vrienden. Nu weet je hoe.

* Dit werd voor mij bevestigd toen ik een aantal van mijn voormalige studenten interviewde over hoe ze erachter kwamen hoe ze tijdens hun universiteitscarrière door elektronische communicatie moesten navigeren. Degenen die zich zelfverzekerd en effectief voelden, waren degenen die veel ervaring hadden met elektronische interactie met volwassenen buiten hun familie voordat ze ooit naar de universiteit gingen. We hoeven niet in te gaan op de sociologische dimensies van wie het meest waarschijnlijk dergelijke kansen heeft gehad, maar u kunt waarschijnlijk de lege plekken invullen.