Hoe u uw Gmail-inbox in 15 minuten organiseert: zeventien geheimen

Een gemiddelde werknemer besteedt 1/3 van zijn kantoortijd aan e-mails. Met $ 142.000 (gemiddeld salaris van technisch medewerker in Bay Area) betalen we werknemers $ 47.000 per jaar om hun inbox te beheren!

Dat is niet eens het ergste. Elke keer dat je stopt met wat je doet om je e-mail te checken, duurt het ongeveer 23 minuten voordat je je weer kunt concentreren.

De lelijke waarheid is: mensen zullen contact met je blijven opnemen, of je het nu leuk vindt of niet . En het is niet zo eenvoudig om die ongelezen pop-up te negeren.

Je besteedt uren aan het doorzoeken van e-mails om te bepalen wat je ermee moet doen ze, en uiteindelijk met ze af te rekenen – je brengt uiteindelijk veel meer tijd door in je inbox dan je aanvankelijk had gepland.

Als je niet helemaal kunt ontsnappen, maar toch gemoedsrust wilt, word je meer georganiseerd is de beste uitweg.

In dit bericht wordt uitgelegd hoe u uw Gmail-inbox zo organiseert dat het meer een hulpmiddel voor productiviteit en samenwerking is en niet een afleiding.

Plaats relevantere e-mails bovenaan

Heb je echt alle nieuwe e-mails bovenaan je inbox nodig? Ik weet zeker dat je ze niet allemaal meteen leest.

Een goede manier om je inbox georganiseerd te houden, is door de relevante e-mails bovenaan te plaatsen, zoals de e-mails die als belangrijk zijn gemarkeerd of met een ster zijn gemarkeerd.

Gmail geeft je vijf opties om je inbox te organiseren.

• Ga naar je instellingen (het tandwielpictogram bovenaan)
• Klik op het vervolgkeuzemenu naar inbox.

En hier is wat elk van hen betekent:

Standaard: het toont de e-mails in de volgorde waarin ze zijn binnengekomen – de lay-out die we elke dag zien.

Belangrijk eerst: Gmail gebruikt zijn eigen voorspelling om te bepalen welke e-mails belangrijk zijn, en plaatst ze bovenaan uw inbox met een gele markering. Al het andere gaat daaronder.

Eerst ongelezen: deze instelling geeft ongelezen e-mails weer boven recente e-mails. Dit is vooral handig als je de gelezen / ongelezen lijst gebruikt als een takenlijst.

Met ster eerst: dit is voor degenen die sterren gebruiken om prioriteit te geven aan hun inbox. De berichten met een ster verschijnen eerst, gevolgd door al het andere.

Prioriteitsinbox: Gmail leert met wat voor soort e-mails u het meest communiceert en plaatst deze bovenaan uw inbox. Dit is geweldig voor mensen die elke dag met veel e-mails te maken hebben.

Dit is een van die Gmail-organisatietips waar ik voor kan instaan. Het heeft wonderen verricht voor het weghouden van e-mails die ik niet meteen wil afhandelen.

Weg met tabbladen die je niet veel gebruikt

Dat doe je niet Je hoeft niet alle vijf tabbladen in Gmail te hebben. U kunt degene die u niet veel gebruikt, uitschakelen. Het enige tabblad dat u niet kunt uitschakelen, is het tabblad Primair.

Dit is wat u moet doen:

• Klik op Instellingen.
• In het vervolgkeuzemenu , klik op Inbox configureren.
• Selecteer tabbladen die u wilt in- of uitschakelen.

Let hier goed op: als u een tabblad uitschakelt, verschijnen de berichten op het tabblad Primair. Verwijder altijd degene die niet veel e-mails ontvangen. Eén voor Gmail-organisatie!

Gebruik labels om Gmail netjes te organiseren

Gmail is een op labels gebaseerd systeem. Inbox, Prullenbak, Concepten – zijn technisch gezien labels.

Labels zijn een uitstekende manier om Gmail te ordenen. Het zijn net tags die u kunt toevoegen aan e-mails die u verzendt of ontvangt. Het mooie is dat u meer dan één label aan een e-mail kunt toevoegen. Een andere functie die u geweldig zou vinden, is de mogelijkheid om kleuren aan labels toe te voegen.

U kunt Gmail ook labels laten toepassen op e-mails zodra ze binnenkomen, waardoor u handmatige inspanningen bespaart. U kunt bijvoorbeeld alle e-mails van uw advocaten laten labelen als documenten. Het enige dat u hoeft te doen, is een filter maken.

Gerelateerd bericht: alles wat u moet weten over Gmail-labels

Automatiseer e-mails die aan uw team worden toegewezen (zonder ze door te sturen)

Voor een groot aantal e-mails dat u ontvangt, moet iemand anders van uw team eraan werken.

De gebruikelijke manier van handelen wanneer u Gmail wilt organiseren, is e-mails doorzoeken en doorsturen naar teamgenoten – een absolute tijdverspilling.

Als je veel e-mails aan je team delegeert, moet je Hiver uitproberen. U kunt voorwaarden specificeren op basis van welke e-mails automatisch aan uw teamgenoten worden toegewezen.

Stel dat u een teamgenoot heeft die voor u zorgt. alle e-mails van uw verzendpartner. Met Hiver kun je alle inkomende e-mails van hun e-mailadres automatisch aan hem laten toewijzen.

Je krijgt ook de mogelijkheid om meerdere voorwaarden op te geven, zoals de afzender-e-mail en een specifiek woord in de onderwerpregel.De mogelijkheden zijn in principe eindeloos. Probeer het uit

Stop met het schrijven van e-mails voor interne gesprekken

De enige manier waarop we de inbox van ons en onze teamgenoten overspoelen – e-mails sturen voor dingen die anders heel goed kunnen.

Als een onderwerp veel aspecten heeft die moeten worden uitgelegd of besproken, neem het dan mee naar een persoonlijke ontmoeting. Als vergaderingen, bijeenkomsten of interviews op het laatste moment worden geannuleerd, vertel het ze dan persoonlijk of gebruik de telefoon.

Als niets anders haalbaar genoeg lijkt, is er één resort dat als een charme werkt elke keer – E-mailnotities.

Notities zijn berichten die u naar uw teamgenoten kunt schrijven en ze verschijnen direct naast de e-mailthread die u bespreekt (in tegenstelling tot Slack of Hangouts waar u mensen moet vertellen welke e-mail u hebben het over en wat er is gebeurd en zo).

In tegenstelling tot chatten, kunt u altijd teruggaan en zien wat u converseren over een thread – je verliest nooit de context.

Je kunt Notes gebruiken om klantinformatie uit te wisselen, tips te geven of eigenlijk alles waarbij je niet een heel verhaal moet schrijven. Elke stap om iemands inbox te ontstoppen, is de moeite waard.

Archiveer e-mails die je in de nabije toekomst niet meer nodig hebt

Vaak verwijderen we e-mails niet alleen omdat we ze later misschien nodig hebben. En dan blijven ze zich opstapelen alsof er geen morgen is.

Bijvoorbeeld, elke keer dat je iets bij een verkoper koopt, sturen ze je een ontvangstbewijs. U hebt ze nu niet nodig, maar ze kunnen van pas komen wanneer u aan het eind van het jaar uw rekeningen afmaakt. Dit is waar de archiveringsfunctie in het spel komt.

Bij archivering wordt uw e-mail niet verwijderd, maar uit uw inbox. Ze blijven ook doorzoekbaar. Je Gmail-inbox is beter georganiseerd. Iedereen wint!

Selecteer een e-mail en zoek naar het bestandachtige pictogram bovenaan. Klik erop en je bent klaar.

Je kunt archivering ook automatiseren door filters te gebruiken – ik leg dit uit in het volgende punt .

Gebruik filters om veelvoorkomende acties te automatiseren

Gmail heeft een zeer sterke filtercapaciteit. U kunt e-mails filteren op onderwerp, afzender, ontvanger, inhoud en meer. Nadat je de berichten hebt gefilterd, kun je Gmail instrueren wat je ermee moet doen – ze labelen, prioriteit instellen, beslissen of de e-mails in je inbox terechtkomen.

Wat je absoluut geweldig zult vinden, is automatisch filteren . U kunt criteria en acties instellen – elke e-mail die aan de criteria voldoet, wordt automatisch door Gmail afgehandeld.

Het enige dat u hoeft te doen, is een geavanceerde zoekopdracht starten. Klik op de grijze pijl helemaal rechts in uw zoekbalk.

En er wordt een vervolgkeuzelijst geopend.

Typ een e-mailadres in en klik op “Filter maken met deze zoekopdracht” rechtsonder in de pop-up.

Als u bijvoorbeeld een heleboel nieuwsbrief-e-mails ontvangt waarin u geen interesse hebt, kunt u een filter maken dat automatisch alle e-mails archiveert die van dat adres komen.

Manieren waarop u filters kunt gebruiken om Gmail te ordenen:

• Geef elke e-mail van een belangrijk iemand een ster (bijvoorbeeld uw bank )
• Stuur e-mails automatisch door vanaf een bepaald adres
• Archiveer e-mails die een bepaald woord bevatten (zeg gratis trial)

Met de juiste filters bespaar je gemakkelijk elke week uren. Bekijk deze uitgebreide gids voor Gmail-filters

Experimenteer met Gmail Advanced (je zou dol zijn op meerdere inboxen)

Als Gmail Advance (voorheen Labs) nieuw voor je is, moet je eerst weten dat het een proeftuin is voor Google. De succesvolle functies worden standaard Gmail-mogelijkheden en andere worden misschien op de plank gelegd, maar het is zeker de moeite waard om een kans te wagen.

De enige functie die al jaren deel uitmaakt van Gmail Advanced is Meerdere inboxen. Hiermee kunt u meerdere deelvensters maken, elk ontworpen om een bepaalde categorie e-mails weer te geven, op basis van het e-mailtype, onderwerp of persoonlijke voorkeur.

U kunt e-mails hebben van een bepaalde afzender of e-mails met een bepaald label verschijnt in een aparte mailbox.

U kunt bijvoorbeeld labels toevoegen zoals respons op behoeften, taak, projectachterstand en wekelijks lezen – alle e-mails met een bepaald label verschijnen in de respectieve inbox:

Hier is een handige video als je Gmail wilt organiseren met meerdere inboxen.

Bureaubladmeldingen instellen voor nieuwe e-mails

Als je een klantgerichte rol hebt, zijn we er vrij zeker van dat je elke dag veel e-mails ontvangt. Als u de voorkeur geeft aan realtime betrokkenheid, raden we u ten zeerste aan desktopmeldingen in te stellen. Zo zie je elke keer dat je een nieuwe e-mail ontvangt rechtsboven in je scherm notificaties verschijnen.

Om bureaubladmeldingen in te schakelen, moet u het volgende doen:

• Ga naar uw instellingen (het tandwielpictogram bovenaan)
• In het algemeen instellingenmenu, scrol naar Bureaubladmeldingen en klik op de keuzerondjes om ze in te schakelen.

Pro-tip: soms kunnen bureaubladmeldingen zowel vervelend als storend worden. Om te voorkomen dat u in deze val loopt, schakelt u bureaubladmeldingen in voor e-mails die alleen zijn gemarkeerd als “Belangrijk”.

Nudges inschakelen

Dankzij een heleboel spam-e-mails is het vaak heel gemakkelijk om een belangrijke e-mail in Gmail te missen. The Nudge is een algoritme in Gmail dat e-mails terugbrengt naar de bovenkant van je inbox wanneer er geen antwoord is ontvangen verzonden door jou of een ontvanger. Het is geweldig als je constante herinneringen nodig hebt om antwoorden of vervolgacties op belangrijke e-mails te sturen.

Er zijn twee soorten duwtjes in Gmail:

• Stel e-mails voor om op te reageren: E-mails waarop u misschien bent vergeten te reageren, verschijnen bovenaan uw inbox.
• E-mails voorstellen om op te volgen: Verzonden e-mails die u mogelijk moet opvolgen, verschijnen op bovenaan je inbox.

Je kunt Nudges aan / uit zetten onder het tabblad “Algemeen” in je instellingen.

Belangrijke berichten een ster

Gmail probeert altijd zijn best te doen om te detecteren welke e-mails (beide individuele berichten en threads) zijn belangrijker voor u dan de anderen. Deze worden meestal gemarkeerd met belangrijkheidsmarkeringen (een gele pijl rechts naast de ster).

Tot voor kort had Gmail verwijzingen in de app die verduidelijkten waarom een e-mail als belangrijk werd gemarkeerd, in tegenstelling tot de “belangrijk volgens onze magische saus” dat er nu staat.

Hoewel Gmail er voor het grootste deel nog steeds in slaagt om de meeste belangrijke e-mails correct te markeren, zijn er momenten dat het er toch in slaagt om dingen verkeerd te doen.

Om het algoritme voor u beter te laten werken, moet u belangrijke berichten zelf taggen – op deze manier zal het algoritme uiteindelijk snel aanslaan. Een manier om dit te doen is het handmatig toevoegen / verwijderen van de belangrijkheidsmarkeringen. Een andere manier om dit te doen dit is door een ster aan berichten te geven.

In Gmail worden sterren gebruikt voor individuele berichten in een enkele thread, terwijl belangrijkheidsmarkeringen worden gebruikt voor volledige e-mailthreads. Sterren en belangrijkheidsmarkeringen helpen je ook om Gmail-zoekopdrachten sneller te organiseren, dus de tijd nemen om deze toe te voegen is zeker de moeite waard.

Mu te Gesprekken

Bent u het zat om vast te lopen in e-mailgesprekken tussen collegas / klanten waarbij u niet noodzakelijkerwijs betrokken bent? Dan is de functie ‘Gesprekken negeren’ in Gmail iets voor jou.

Als je een gesprek in Gmail negeert, zie je geen berichten meer in je inbox. Alle e-mails die aan het gesprek worden toegevoegd nadat je het geluid hebt genegeerd, worden nog steeds opgeslagen in je Gmail-account, maar worden automatisch gearchiveerd. Je kunt nog steeds naar het gesprek zoeken en nieuwe berichten bekijken.

Als je een gesprek in Gmail wilt negeren, open je het gesprek en klik je op het vervolgkeuzemenu Meer. Kies Negeren in de lijst en de conversatie wordt gearchiveerd.

Alle nieuwe berichten die naar de conversatiethread worden verzonden, verschijnen niet in je inbox, maar zullen worden toegevoegd aan het archief.

Pro-tip: typ is: gedempt in de zoekbalk van Gmail om sneller gedempte gesprekken te vinden.

Je kunt het dempen van een gesprek altijd opheffen. , zoek gewoon naar het gedempte gesprek en verwijder het label Gedempt uit de e-mailthread.

Gebruik de opties Smart Reply en Smart Compose van Gmail

De functie Smart Reply van Gmail wordt voorgesteld antwoorden met korte zinnen op basis van de inhoud van de e-mail die je hebt ontvangen.

Je kunt Smart Reply voor Gmail inschakelen via het tabblad Algemene instellingen.

Door deze functie te gebruiken, kunt u op het voorgestelde korte zinnen die u als antwoord wilt gebruiken en verstuur het zoals het is, of bewerk het antwoord voordat u op verzenden klikt.

Dit is vooral handig als u snelle antwoorden op uw e-mails wilt afvuren.

Smart Compose bouwt voort op het idee van Smart Reply, maar helpt u bij het opstellen van volledige antwoorden op uw e-mails in plaats van alleen korte zinnen.

(met dank aan de Google-blog)

U kunt Smart Compose inschakelen via het tabblad Algemene instellingen in Gmail.

Pro-tip: gebruik de Smart Compose-personalisatieoptie om de Smart Compose-optie te laten aanpassen aan uw schrijfstijl en schrijfsuggesties te verbeteren.

U kunt Smart Stel personalisatie samen vanaf het tabblad Algemene instellingen in Gmail.

Reageer sneller op e-mails met standaardantwoorden

Als u merkt dat u hetzelfde type e-mailantwoorden aan meerdere klanten of collegas typt, moet u overwegen om te settin g up Standaardantwoorden (sjablonen).

Standaardantwoorden zijn e-mailsjablonen waarmee u op e-mails kunt reageren met vooraf bepaalde tekst.

U kunt sjablonen inschakelen via het tabblad Geavanceerd in de Gmail-instellingen.

Activeer Verzenden ongedaan maken

Dit moet een van de handigste Gmail-functies zijn. Als je ooit een e-mail naar een onbedoelde ontvanger hebt gestuurd of een typefout hebt gemaakt in een e-mail, ben je geen onbekende in de ongelukkige schaamte die wordt veroorzaakt door je blunder.

Gelukkig heeft Gmail de optie Verzenden ongedaan maken waarmee je het verzenden van e-mails tot 30 seconden nadat ze zijn verzonden, kunt ongedaan maken.

Je kunt deze optie inschakelen op het tabblad Algemene instellingen in de Gmail-instellingen.

Nadat u dit heeft ingeschakeld, hoeft u niet in paniek te raken over een verkeerde ontvanger of een typefout. In plaats daarvan heeft u nu tussen de vijf en 30 seconden om het verzenden van ”Uw e-mail en onderneem stappen om uw fouten te corrigeren.

Hover-acties inschakelen

Met de nieuwe look van Gmail die in april 2018 werd onthuld, introduceerde Gmail Hover-acties. Beweeg uw muisaanwijzer over een e-mail in uw inbox en u ziet een verzameling knoppen.

Deze knoppen, ook Met de naam Hover Actions kunt u snel met één klik op een e-mail reageren. U kunt e-mails archiveren, verwijderen, markeren als ongelezen of zelfs snoozen. Het is een kleine functie die de interactie met e-mails een stuk sneller maakt.

Hover-acties kunnen worden ingeschakeld op het tabblad Algemeen in de Gmail-instellingen.

E-mails snoozen voor later

Over hover-acties in Gmail gesproken, je hebt nu ook de optie E-mails snoozen. Deze optie verwijdert e-mails uit je inbox om ze later terug te halen, wat perfect is voor alles waar je uiteindelijk iets aan moet doen, maar waar je op dit moment niet naar kunt handelen.

De functionaliteit is eenvoudig: klik gewoon op de Snooze-hover-functie en kies wanneer je de e-mail opnieuw wilt zien. Als de tijd om is, verschijnt het bericht weer in je Inbox.

Een paar tools om je op weg te helpen

Hiver – Delegeer e-mails automatisch als taken. Schrijf notities (en geen e-mails) voor interne gesprekken. Gebruik e-mailsjablonen.

Sanebox – Geeft prioriteit aan berichten en vat ze samen door hun kopteksten te analyseren. Sla onbelangrijke e-mails op onder een ‘SaneLater’ -label zodat u ze later kunt afhandelen.

Maildrop – helpt u spam te vermijden.

Unroll.Me – Helpt u al uw nieuwsbrief vanuit één dashboard te beheren. Maakt het uitschrijven verrassend eenvoudig.

AwayFind – Laat u beslissen welke e-mails een notificatie waard zijn. U kunt ervoor kiezen om geïnformeerd te worden via sms, telefoongesprek, desktopwaarschuwing of de AwayFind-app.

Afronden

Afleidingen op het werk nemen meer tijd in beslag dan u denkt. Ze verstoren je mentale vooruitgang en het duurt even voordat je brein weer focust. Aangezien e-mails een grote bron van afleiding zijn op het werk, is het niet meer dan normaal om er iets aan te doen.

U zult verrast zijn door de hoeveelheid tijd die u kunt vrijmaken door uw Gmail beter te organiseren.

Laat de inbox het niet overnemen.