De wet van de orde
Bijna iedereen kan het basisconcept van de parlementaire procedure van “quorum” definiëren – het aantal leden dat nodig is op een vergadering om geldige actie te ondernemen. Roberts Rules, en je zult enkele veelvoorkomende misvattingen tegenkomen die het handelen van besturen en organisaties in feite het risico op inefficiëntie en juridische uitdaging vormen.
Mythe 1: een groot quorum is een beste praktijk
Goedbedoelende leden pleiten vaak voor een groot quorum, in de hoop te voorkomen dat een groep actie onderneemt zonder een representatief cohort van leden. Maar een groot quorum doet meer dan een actie verhinderen, het verhindert vaak enige actie. een groot quorum instellen, alleen om gefrustreerd te raken door de zeldzame aanwezigheid van genoeg leden om iets gedaan te krijgen. En niemand heeft tijd om te verbranden. We komen bijeen om dingen voor elkaar te krijgen.
Het quorum van je groep zou dus een nauwkeurige weergave van het aantal mensen dat u redelijkerwijs kunt verwachten om een reguliere vergadering bij te wonen. Don Maak het quorum van het aantal mensen dat u wenst te bezoeken of waarvan u hoopt dat het zal komen. Maak er het aantal mensen van dat daadwerkelijk aanwezig is, zelfs als het moeilijk is om naar de vergadering te gaan.
Over het algemeen hebben de meeste grote organisaties geen quorum nodig dat hoger is dan 10 procent. Schokkend klein, toch? Je zal verrast zijn. Veel grote groepen hebben moeite om een quorum te halen dat veel hoger is dan 10 procent. Kleinere groepen, inclusief besturen en commissies, en misschien bepaalde soorten organisaties (zoals een kerk) kunnen een hogere drempel willen (en kunnen tolereren).
Natuurlijk, bij het instellen (of wijzigen) van uw quorumvereisten, zorg ervoor dat u de wetten van uw staat controleert om er zeker van te zijn dat u aan alle wettelijke bepalingen voldoet. Houd er rekening mee dat staatswetten soms andere quorumvereisten hebben voor bestuurdersvergaderingen dan voor algemene ledenvergaderingen. Controleer ook uw statuten. De bestaande quorumvereiste wordt daar waarschijnlijk vermeld, en voor het maken van eventuele aanpassingen is een wijziging van de statuten nodig.
Mythe 2: quorums verdwijnen nooit
Eens een quorum, altijd een quorum, toch? Fout. Als de voorzitter weet dat er geen quorum meer is (sommige leden zijn vertrokken voor de lunch of sommigen zijn de lange zakelijke bijeenkomst beu!), Dan moet hij / zij dat feit bekendmaken voordat hij gaat stemmen of een andere motie ter discussie indient. Leden die merken dat een quorum is verstreken, kunnen (en moeten) een motie van orde stellen.
Het is waar dat zodra de voorzitter het bestaan van een quorum bevestigt aan het begin van de vergadering, de voortdurende aanwezigheid van een quorum wordt bereikt totdat de voorzitter of een lid anders opmerkt. Maar dit vermoeden geeft de voorzitter of leden geen licentie om het voor de hand liggende te negeren en door te gaan met het ondernemen van actie zonder het vereiste aantal leden.
Wat zijn uw opties als uw aantal daalt?
Blijf lezen ..
Mythe 3: een groep kan niets doen zonder een quorum
Geen quorum hoeft geen vooruitgang te betekenen. Maar volgens de regels van Robert kan een groep zonder een quorum geen enkele inhoudelijke actie ondernemen of kennisgeving doen, zelfs niet met eenparigheid van stemmen van degenen die er nog zijn. Maar hier zijn enkele dingen die een groep zelfs zonder quorum kan doen:
Roep de vergadering op om te bestellen – Door de vergadering op bestelling te roepen, zelfs zonder quorum, zegt u: “We hadden wel een vergadering. met onze statuten die vereisen dat we X keer per jaar bijeenkomen. ” Dit helpt je om beschuldigingen te vermijden die je niet hebt ontmoet.
Bespreek onderwerpen informeel – Gebruik de tijd om relevante kwesties en vragen te bespreken. Zelfs zonder een officiële motie kun je consensus opbouwen en duidelijkheid krijgen dat bespaart tijd wanneer die onderwerpen ter stemming worden voorgelegd.
De vergadering voortzetten – Als er zaken moeten worden gedaan vóór de volgende regelmatig geplande zakelijke vergadering, gaat u gewoon door om de huidige vergadering voort te zetten tot een specifieke datum en tijd in de toekomst. De voortgezette vergadering is precies dat – een verlenging van de huidige vergadering. Het is geen aparte, speciale vergadering die vooraf moet worden aangemeld. U krijgt er wel een kans om op een later tijdstip opnieuw te groeperen en genoeg te krijgen mensen in de kamer weer om af te maken waar je aan begonnen bent.
Mythe 4: Het is eenvoudig om acties af te dwingen die worden ondernomen zonder een quorum.
Duidelijk en eenvoudig, acties die worden ondernomen zonder een quorum zijn ongeldig en niet afdwingbaar. U kunt een actie ondernemen en vervolgens proberen om de volgende vergadering te bekrachtigen. Maar dat is riskant. Bij de volgende vergadering is de groep niet verplicht iets te ratificeren dat is gebeurd toen het quorum niet was bereikt. Als u aanneemt dat alles goed komt, stelt u uzelf en uw groep bloot aan mogelijke aansprakelijkheid. Niet doen.
Kortom, bepaal het beste quorumnummer voor uw groep en houd u eraan. Als je tijdens een vergadering geen quorum hebt, doe dan wat je kunt om de groep vooruit te helpen, maar wacht met het ondernemen van inhoudelijke actie.