De eenvoudige gids voor het 8-stappen-veranderingsmodel van Kotter

Verandering is moeilijk. Zeker in de context van een organisatie kan verandering de status quo onderbreken en tot conflicten leiden. Maar verandering is nodig. En om veranderingen met succes door te voeren, moet u vertrouwen op een goed raamwerk.

Dit is waar Kotters 8-staps veranderingsmodel in het spel komt. Het schetst hoe u systematisch en effectief verandering in een organisatie kunt implementeren.

In dit bericht wordt het 8-stappen-veranderingsmodel van de Kotter in detail uitgelegd, waardoor het proces van toepassing ervan op uw organisatie wordt vereenvoudigd.

Wat is het 8-stappen-veranderingsmodel van Kotter

Het veranderingsmodel in 8 stappen van John Kotter is een populair raamwerk voor het succesvol implementeren van organisatieveranderingen en wordt in veel bedrijfstakken gebruikt. Het werd geïntroduceerd in zijn boek “Leading Change”, dat was gebaseerd op jarenlang onderzoek waaruit bleek dat er slechts 30% kans is op succesvolle implementatie van organisatieverandering.

Verandering kan komen als nieuwe technologieën, fusies en overnames , nieuwe strategieën, culturele transformatie, etc.

Een beetje over Kotter

John P. Kotter, professor aan de Harvard Business School, staat wereldwijd bekend als de autoriteit op het gebied van leiderschap en verandering.

Zijn bestverkochte boek “Leading Change”, dat fouten bespreekt die organisaties vaak maken bij het implementeren van verandering en een proces van acht stappen om met succes verandering teweeg te brengen, wordt door managers algemeen aangeduid als de bijbel van verandering over de hele wereld.

Wat zijn de 8 stappen in het veranderingsmodel van Kotter

Het implementeren van verandering is niet altijd gemakkelijk. Barrières kunnen verschillende vormen aannemen; gebrek aan teamwerk of leiderschap, starre werkculturen, arrogante attitudes, algemene menselijke angst, enz. kunnen elk veranderingsimplementatieproject verstoren.

Kotter benadrukt 8 stappen die organisaties moeten volgen om dergelijke uitdagingen te overwinnen en grootschalige veranderingen met succes door te voeren. Door deze stappen te volgen, zorgt u ervoor dat de organisatie aan het einde van het proces niet alleen voorbereid is, maar zich ook inzet om de veranderingen te omarmen.

Een gevoel van urgentie creëren

Het proces moet beginnen met het creëren van een gevoel van urgentie bij zowel managers als werknemers. Alle betrokkenen moeten de behoefte aan verandering voelen, anders is die verandering cruciaal voor de groei van de organisatie. Zonder hun steun zal het moeilijk worden om het momentum van het veranderingsinitiatief vast te houden en een duurzame transformatie te bereiken.

Het doel van deze stap zou moeten zijn om de werknemers voor te bereiden op de aanstaande verandering en hen te motiveren om hun bijdrage.

Om deze stap te laten slagen, moet ongeveer 75% van het management van de organisatie het veranderingsinitiatief ondersteunen. Om een omgeving te creëren waarin iedereen zich bewust is van het bestaande probleem

• Identificeer bestaande bedreigingen en kansen die van invloed zijn op de organisatie. Hier kunt u met het team een SWOT-analyse gebruiken. Op basis daarvan kunt u toekomstscenarios ontwikkelen die weergeven wat er zou kunnen gebeuren

• Bespreek openlijk met werknemers wat er gebeurt en waarom verandering op dit moment nodig is
• Creëer een forum om over te praten de problemen, bedreigingen en de mogelijke oplossingen
• Vraag steun van belanghebbenden en branchedeskundigen om u te ondersteunen bij uw standpunt

Een leidende coalitie samenstellen

Deze stap is bedoeld om een competent team samen te brengen met de juiste vaardigheden, kwalificaties, reputatie, connecties en voldoende kracht om leiding te geven aan de veranderingsinspanningen en belanghebbenden te beïnvloeden.

De grootte van het team zal variëren afhankelijk van de aard van de voorgestelde wijziging. Een effectief team moet echter de volgende supporters bevatten:

• De sponsor: dit is meestal een senior executive die verantwoordelijk is voor het veranderingsinitiatief. Zijn / haar verantwoordelijkheden omvatten het bieden van ondersteuning op directieniveau en de benodigde middelen om het veranderingsinitiatief uit te voeren.
• Het senior begeleidingsteam: de leden hier worden geselecteerd door de sponsor. Het bestaat uit individuen (leiders) met voldoende autoriteit in het gebied om beslissingen te nemen en de relevante middelen en steun voor het project te verzamelen. Het team is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van de visie en strategieën, het leveren van de middelen, het wegnemen van obstakels, het begeleiden van de organisatie tijdens het proces, het oplossen van conflicten en het communiceren met de stakeholders.
• Opgeslagen begeleidingsteam: dit omvat zeer geloofwaardige en gerespecteerde mensen die de achterban in de organisatie vertegenwoordigen die een belang hebben bij de verandering. Hun rol is om de visie te communiceren en de organisatie door het proces te begeleiden.
• Veranderteams: dit zijn de groepen managers en supervisors die ervoor verantwoordelijk zijn dat de taken op tijd succesvol worden afgerond. Ze spelen ook een rol bij het ontwerp en de implementatie van het veranderprogramma.

Als een team eenmaal is samengesteld, concentreer u dan op het stellen van duidelijke doelen en het ontwikkelen van een omgeving van vertrouwen en toewijding. Een effectief team moet

• Een gedeeld begrip hebben van de noodzaak van verandering
• Een gemeenschappelijk begrip hebben van de missie en het doel van het team, evenals de doelen en doelstellingen het probeert te bereiken
• Een duidelijk idee hebben van de rollen en verantwoordelijkheden van elkaar en de prestatiemaatstaven
• De risicos en uitdagingen begrijpen die samenhangen met het veranderingsinitiatief en de succesfactoren
• Zorg voor duidelijke processen voor het meten van succes, besluitvorming, het volgen van problemen en het oplossen van conflicten
• Zorg voor duidelijke communicatiekanalen

Visie en strategieën ontwikkelen

Het doel van deze stap is om een verstandige visie te creëren om het initiatief te sturen en om effectieve strategieën te ontwikkelen om het team te helpen dit te bereiken. Het helpt om een beeld te krijgen van hoe de toekomst van de organisatie eruit ziet als de verandering eenmaal is doorgevoerd.

De juiste visie helpt verandering succesvol te bereiken door teamacties en beslissingen te inspireren en te begeleiden. Het moet ook duidelijke en realistische doelen definiëren om succes gemakkelijk te kunnen meten en een beroep te doen op de belangen van de belanghebbenden van het bedrijf.

Om een duidelijke en aansprekende visie te formuleren,

• Stem deze af op de waarden die centraal staan in de organisatie en het veranderingsinitiatief
• Accepteer de ideeën van medewerkers wanneer ontwikkeling van de visie
• Zorg ervoor dat deze gemakkelijk kan worden gecommuniceerd en voor iedereen gemakkelijk te begrijpen is
• Neem gegevens op zoals prognoses, marktonderzoeksgegevens, zakelijke trends, enz.
• Zorg ervoor dat het eenvoudig genoeg is om in vijf minuten of minder uitgelegd te worden

De veranderingsvisie communiceren

In deze stap ligt de nadruk op effectief communiceren de visie en de strategieën op een manier die de rest van de organisatie helpt het veranderingsinitiatief te accepteren en te ondersteunen.

Het doel is hier om de harten en geesten van de medewerkers te veroveren; om hen ertoe te brengen offers te brengen om de verandering te ondersteunen, hen te laten geloven dat verandering mogelijk is en dat de daaruit voortvloeiende voordelen zowel voor het beste van de organisatie als voor henzelf zijn.

Om dit effectief te doen,

• Communiceer de visie en strategieën zo vaak mogelijk door deze op te nemen in de dagelijkse besluitvorming, probleemoplossing en acties
• Walk the talk. Het is belangrijk dat het senior management het ideale gedrag vertoont dat zij van de rest van de werknemers verwachten.
• Moedig feedback van werknemers aan en spreek hun angsten, problemen, woede en zorgen open en eerlijk aan
• Gebruik eenvoudige woorden bij het overbrengen van de boodschap om verwarring en twijfel te voorkomen.
• Maak gebruik van alle communicatiekanalen van de organisatie om het woord bekend te maken. Dit kunnen platforms zijn die variëren van e-mails en nieuwsbrieven tot het bedrijfsintranet.

Verwijder belemmeringen voor actie

Bij het doorvoeren van organisatorische veranderingen kunnen er vaak obstakels optreden. Barrières kunnen komen in de vorm van onvoldoende processen, weerstand tegen verandering door werknemers zelf, machteloze managers, organisatiebeleid en de structuur ervan, enz.

En in deze stap moeten de leidende coalitie en het senior management zich concentreren op het wegnemen van dergelijke obstakels die de weg van de organisatie naar het bereiken van de veranderingsvisie blokkeren.

• Begrijp duidelijk de barrières binnen de organisatie die de implementatie van verandering in de weg staan. De leidende coalitie die bestaat uit medewerkers met verschillende expertises kan hierbij helpen. En open communiceren met medewerkers en belanghebbenden kan ook helpen bij het identificeren van de barrières.
• Zorg ervoor dat organisatieprocessen, structuren, beleid, beloningssystemen, enz. in lijn zijn met de nieuwe veranderingsvisie.
• Herken en beloon medewerkers die actief werken aan het implementeren van verandering
• Geef medewerkers de mogelijkheid om hun best te doen en uitdagingen met succes aan te gaan door hen de nodige training, coaching en mentoring te geven.

Behaal kortetermijnoverwinningen

Het bereiken van een volledige echte transformatie kan even duren. Zo lang doorgaan zonder overwinningen te vieren, kan werknemers ontmoedigen. Om het momentum gaande te houden en werknemers aan te moedigen om het initiatief te blijven steunen, is het belangrijk om kortetermijndoelen te hebben en vroeg in het veranderingsproces te vieren.

Een korte termijn winst is een organisatorische verbetering die in korte tijd kan worden doorgevoerd. Zon quick win moet zichtbaar zijn in de hele organisatie, ondubbelzinnig en gerelateerd aan het veranderingsinitiatief.

• Identificeer haalbare winsten op korte termijn; Dit kunnen bijvoorbeeld inspanningen zijn die kunnen helpen om kosten te besparen, processen te verbeteren, winst te verhogen, enz. Het is belangrijk om de voor- en nadelen van het doel dat u selecteert grondig te overwegen, aangezien het mislukken van een vroeg doel het team kan ontmoedigen.
• Splits het veranderingsproject op in kleinere delen met kortetermijndoelen
• Erken en beloon degenen die verantwoordelijk zijn voor deze quick wins om ook andere medewerkers aan te moedigen

Bouw voort op de verandering

Deze stap heeft alles te maken met het ondersteunen van de implementatie van verandering door ervoor te zorgen dat de teams voortdurend werken aan het bereiken van de veranderingsvisie en tegelijkertijd de voortgang meten. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat het team niet voortijdig de overwinning bekendmaakt na een paar snelle overwinningen.

Om het momentum van verandering voort te zetten,

• Identificeer na elke overwinning wat werkte en wat er mis ging om te beslissen wat er verbeterd moet worden
• Consolideren de voordelen van de quick wins en blijf werken aan het implementeren van grotere veranderingen in de hele organisatie
• Identificeer en verwijder onnodige processen en onderlinge afhankelijkheden
• Ga door met het communiceren van de visie en het leveren van voordelen

Zorg dat verandering blijft hangen

In deze stap werken de veranderingsleiders aan het koesteren van een nieuwe cultuur waar verandering kan blijven bestaan. Dit omvat veranderende organisatorische normen en waarden, processen, beloningssystemen en andere infrastructuurelementen om ervoor te zorgen dat alles in lijn is met de nieuwe richting.

Om verandering met succes te implementeren,

• Bespreek het belang van de nieuwe veranderingen door te wijzen op de voordelen die ze opleveren
• Identificeer en neem normen en waarden op die de verandering versterken
• Neem deze nieuwe normen en waarden op bij het selecteren en aannemen van nieuw talent, het promoten van werknemers, enz.
• Creëer nieuwe opleidings- en ontwikkelingsprogrammas om werknemers te helpen vaardigheden en competenties te ontwikkelen die relevant zijn voor de nieuwe veranderingen
• Verbeter of elimineer organisatieprocessen die niet in lijn zijn met de nieuwe cultuur. Verwijder ook personen die de voortgang belemmeren.

Klaar om verandering door te voeren?

Het doorvoeren van organisatiebrede verandering is niet snel of gemakkelijk. Het vereist geduld, voorbereiding en volharding. Een goed raamwerk om u tijdens deze lange reis op het goede spoor te houden, is het veranderingsmodel van Kotter in 8 stappen. Door deze 8 stappen te volgen, zorg je voor een succesvolle implementatie van verandering binnen jouw organisatie.