43 Project Scope Statement Templates & Voorbeelden
Een goed voorbeeld van een projectomvang is een effectief hulpmiddel dat doorgaans wordt gebruikt bij projectbeheer. Het wordt gebruikt om de belangrijkste resultaten van een project uit te leggen. Deze omvatten de belangrijkste mijlpalen, vereisten op het hoogste niveau, aannames en beperkingen. Het is buitengewoon handig om een dergelijk document te maken als hulpmiddel bij de besluitvorming gedurende het hele projectproces. Vooral wanneer er wordt gedacht aan wijzigingsverzoeken om de projectomvang te wijzigen. Daarnaast legt het ook de beperkingen van een specifiek project vast en maakt het duidelijk welke deliverables binnen en buiten de scope vallen.
Een projectscope-sjabloon wordt gebruikt om al het werk en de taken vast te stellen die in het project moeten worden voltooid. Het beschrijft:
- alles wat tijdens het project moet worden bereikt,
- de resultaten of eindproducten die de klant op een bepaald moment moet leveren, binnen een termijn van specifiek budget,
- de beperkingen van het werk en de taken, waardoor de projectleden correct kunnen beoordelen wat een onderdeel is en niet een onderdeel van de benodigde inspanning.
Aan de omvang van het project kunnen bepalen, moet de projectmanager samenwerken met alle andere projectdeelnemers. De deelnemers zijn onder meer de leden van het team, de klanten of opdrachtgevers, de uitvoerende sponsors en de belangrijkste stakeholders. Ze werken allemaal samen om de output die nodig is voor het initiatief van het project te begrijpen en te kunnen beschrijven. Deze output wordt ook wel het deliverable genoemd. De kosten of op zijn minst een bevredigend kostenbereik worden geverifieerd bij het plannen en schatten van de activiteiten in het project. Dit is opgenomen in de resultaten.
Voorbeelden van projectomvang
# 01
# 02
# 03
# 04
# 05
# 06
# 07
# 08
# 09
# 10
# 11
Zodra je de deliverables hebt bepaald, is het tijd om de reikwijdte. Het zal de belangrijkste kenmerken definiëren die moeten worden opgenomen en het schema voor de voltooiing van het hele project. Als iedereen het over alles eens is, kan het worden afgerond. Eenmaal afgerond, moeten eventuele wijzigingen in dit document worden aangebracht via een veranderingsproces dat zorgvuldig wordt gecontroleerd en vastgelegd.
Zodra het scopedocument is afgerond, maken de deelnemers aan het project gebruik van de informatie erin om een inschatting te maken van hun taken, het tijdsbestek waarmee ze moeten werken en het budget.Hoe specifieker het document is, hoe groter de kans dat de deelnemers met nauwkeurige schattingen kunnen komen. Er zijn echter ook gevallen waarin het document ook enkele items bevat die geen deel uitmaken van de feitelijke scope, en dus geen deel uitmaken van het te leveren werk.
De belangrijkste elementen van een Project Scope Statement
Het maken van zon document is gemakkelijk als je weet welke elementen erin moeten worden opgenomen. Om een effectief document te kunnen maken, kunt u het gebruiken als een krachtig hulpmiddel voor uw project. Lees verder om meer te weten te komen over de belangrijkste elementen van een goed voorbeeld van een projectomvang:
Om effectieve doelstellingen te kunnen maken, moet u ervoor zorgen dat u de tijd vermeldt waarop de resultaten moeten worden geleverd, samen met het geschatte budget of de geschatte kosten.
Neem al deze elementen op bij het maken van uw scope, zodat u weet zeker dat het compleet is. Voordat we verder gaan met het maken van uw eigenlijke document, is het handig om de voordelen ervan te kennen. Zoals je in de volgende sectie zult zien, is het erg nuttig om een scope van je project te maken.
Project Scope Templates
# 12
# 13
# 14
# 15
# 16
# 17
# 19
# 20
# 21
# 22
De projectomvang is een essentieel onderdeel van het projectproces. Het bevat belangrijke informatie over wat er in het hele project is opgenomen en wat niet. In elke organisatie krijgt u de taak om een project te starten dat zijn eigen doelstellingen heeft. Voordat u begint, is het zeer nuttig om een document te bedenken dat de hele scope bevat. Dit zijn de redenen waarom:
- Het document stelt zowel de projectdeelnemer als de klanten of klanten in staat ervoor te zorgen dat ze op dezelfde pagina zijn. Het laat zien dat ze allemaal dezelfde mening delen over welke functies verwacht kunnen worden, evenals de kwaliteit en het tijdsbestek van het hele project.
- Het geeft de projectdeelnemers de mogelijkheid om duidelijk gesprekken tot stand te brengen en te voeren met de belangrijkste stakeholders. Dit zijn de mensen of groepen mensen die een grote invloed hebben op het project, dus het is belangrijk dat u hun steun krijgt.
- Het helpt de projectdeelnemers om zich te concentreren op het werk dat ze moeten doen specifiek om aan de behoeften van de klanten of klanten te voldoen.
- Als er wijzigingen moeten worden aangebracht, zal de verklaring dienen als referentie voor het maken van schattingen en voorstellen voor de genoemde wijzigingen. Als de wijzigingen zijn goedgekeurd door de belangrijkste belanghebbenden, kan de verklaring worden gewijzigd.
- Het helpt de projectdeelnemers om prioriteit te geven aan het werk dat ze moeten doen. Dit bespaart de organisatie ook veel tijd, geld en moeite.
- Het wordt gebruikt als een effectief hulpmiddel bij projectmanagement. U kunt het gebruiken om de verwachtingen van uw klanten of klanten te beheren, de werkdruk in evenwicht te brengen en het moreel van het team te verbeteren, vooral in het geval dat u in staat bent om mijlpalen te bereiken.
Zoals u kan zien, is het maken van een dergelijke verklaring erg belangrijk. Het werkt vooral in het voordeel van uw organisatie omdat het iedereen op de hoogte houdt en goed op de hoogte houdt. Laten we nu enkele handige tips bekijken die u kunt gebruiken om uw document te schrijven.
Tips voor het schrijven van een geweldig voorbeeld van een projectbereik
Om een geweldig voorbeeld van een projectbereik te kunnen maken, zult u heb een paar handige tips nodig. Deze tips helpen u bij het maken van een SMART-document. Dit is een acroniem dat u in gedachten kunt houden terwijl u uw sjabloon schrijft.
Dit zijn praktische tips om je te helpen bij het maken van je statement. Dit zijn eigenlijk praktische tips die u kunnen helpen bij het maken van verschillende soorten documenten. Als u deze handleidingen in gedachten houdt, kunt u effectieve sjablonen en rapporten maken. Laten we nu gaan kijken hoe u uw verklaring daadwerkelijk voor uw projectbereik kunt schrijven. Dit is het laatste deel van dit artikel en het zal u helpen bij het goed schrijven van uw projectomschrijving.
Project Scope Statement
# 23
# 24
# 25
# 26
# 27
# 28
# 29
# 30
# 31
# 32
Writi Een voorbeeld van een projectomvang kost veel tijd en moeite, maar dat betekent niet dat het moeilijk hoeft te zijn. Als u over alle vereiste informatie en enkele handige tips beschikt, zal het schrijven van de hele verklaring vrij eenvoudig zijn. Als je zon document blijft schrijven, wordt het proces elke keer dat je dat doet een beetje gemakkelijker.
Zoals je in een van de vorige secties hebt gelezen, is het erg nuttig voor je om leg een dergelijke verklaring af voordat u met uw project begint. Zonder dit document (en het onderzoek dat erbij hoort) zou het moeilijk kunnen zijn om je project uit te voeren. De mensen die bij het project betrokken zijn, zullen niet erg goed geïnformeerd zijn, wat zal leiden tot slechte prestaties en productiviteit. De scope definieert de beperkingen van uw project, dus als het niet duidelijk is vastgesteld, kan het project eronder lijden. U kunt vertraging oplopen of u overschrijdt het budget dat u voor uw project heeft.
De rol in projectbeheer
Een project is in feite een niet-permanente onderneming om te bedenken een bepaalde dienst, product of resultaat. Daarom speelt de omvang van het project daarin een grote rol. Het stelde vast welke taken of werkzaamheden deel uitmaken van het project en wat niet. Het identificeert het doel van uw project, de doelstellingen en hoe het project de doelstellingen zal bereiken. Dus in feite definieert het uw hele project.
De relevantie van de scope
Zonder scope heeft uw project een grote kans op mislukking. Als u de beperkingen van het project niet definieert, kunt u de risicos en problemen die zich voordoen niet verwachten. Wanneer dat gebeurt, hebben de projectdeelnemers geen idee wat ze moeten doen als deze problemen zich voordoen, en dus kan uw project crashen en in brand vliegen. De scope bevat al deze belangrijke informatie en daarom moet u deze als eerste stap bedenken.
De verklaring
Het eigenlijke document is belangrijk om onvoorspelbare en onaangename gebeurtenissen te vermijden die kunnen gebeuren terwijl het project in uitvoering is. De scope is een belangrijk statement voor de projectdeelnemers en voor de belangrijkste stakeholders.Het maakt communicatie mogelijk voordat het project daadwerkelijk wordt gestart, waardoor uw organisatie veel tijd en geld bespaart.
# 33
# 35
# 36
# 37
# 38
# 39
# 40
# 42
# 43
Schrijven van de Project Scope Statement
- Bij het schrijven van de reikwijdte van uw project, heeft u om jezelf te temperen. Haast je er niet doorheen, want dan mis je misschien belangrijke details en elementen. Maar neem ook niet te veel tijd om het te schrijven. De kans is groot dat je een deadline hebt om dit document in te dienen zodat het project ook op tijd kan starten.
- Wees heel specifiek. Hoe specifieker je bent, hoe beter het is. Wanneer u alle informatie in het document specificeert, zullen de lezers het gemakkelijker begrijpen. U hoeft ook niet veel vragen te beantwoorden alleen omdat uw uitspraken vaag zijn.
- Maak uw document lang. Het mag niet te lang of te kort zijn. De minimale lengte van een verklaring is die welke nog steeds alle relevante informatie bevat waarover in het project gecommuniceerd moet worden. Als u een korte scope wilt maken, neem dan geen informatie op die geen waarde heeft. Algemene verklaringen zijn niet erg handig, dus u kunt ervoor kiezen om ze weg te laten. Gebruik in plaats daarvan specifieke gegevens die het risico verkleinen dat u uw verklaring later moet wijzigen.
- Als u een document maakt dat te lang is, zijn uw lezers misschien niet erg geïnteresseerd in het lezen van het hele document. Neem niet te veel tijd bij het schrijven van uw document. Zolang je al het belangrijke hebt opgeschreven, is dat voldoende.
- Neem alle belangrijke elementen op in je document. Degenen die we eerder hebben besproken. Besteed aandacht aan en besteed de meeste tijd aan het schrijven van:
- Algemene beschrijving van het werk dat moet worden gedaan;
- De resultaten die door het project zullen worden geproduceerd, samen met de belangrijkste kenmerken;
- De rechtvaardiging voor uw project om uw lezers een beter begrip te geven van de hele reikwijdte;
- De beperkingen van uw project of eventuele risicos die u tijdens de gehele proces;
- De aannames die relevant zijn voor het project;
- En de in- en uitsluitingen om meer duidelijkheid te geven aan uw project.
- Creëer doelstellingen voor uw bereik die zeer goed haalbaar zijn. Verzin geen doelen die indrukwekkend zijn, maar moeilijk te bereiken. Dan zou je je project vanaf het begin kunnen verpesten.
- Probeer ook eens een lijst te maken van alle onzekerheden waar je aan kunt denken. In dit stadium kent u misschien niet alle beperkingen van uw project, maar heeft u wellicht een beter idee van de onzekerheden. Onzekerheden kunnen risicos worden terwijl het project wordt uitgevoerd. En deze risicos kunnen uitgroeien tot problemen die uw project vertragen of problemen opleveren in termen van kosten of budget. Als u uw onzekerheden opsomt, moet u ook opschrijven hoe u ermee omgaat. U kunt:
- De onzekerheden accepteren als risicos. Als de risicos zich voordoen, bent u er in ieder geval op voorbereid. Schrijf op wat er moet gebeuren als je ermee te maken krijgt. Hoe beter u bent voorbereid op de risicos, hoe beter het is voor uw project.
- Draag het risico over aan een andere partij.Loopt u het risico dat u had genoemd, dan mag u de verantwoordelijkheid overdragen aan een derde partij. Als de derde partij akkoord gaat, bent u gedekt en hoeft uw project geen vertraging op te lopen.
- Beperk het risico. Als je eenmaal weet wat de risicos zijn, kun je er iets aan doen. Werk met de plannen die u heeft gemaakt om de risicos van onzekerheid te verkleinen.
- Het definiëren van onzekerheden is belangrijk in uw verklaring om uzelf op alles voorbereid te houden.
- Als je alle benodigde informatie hebt verzameld, is het tijd om je document te schrijven. Dit is de langste stap in het proces die veel aandacht en moeite kost. Als u nog geen concept heeft gemaakt, zorg er dan voor dat u het volgende toevoegt:
- Maak een lijst van alle belangrijke belanghebbenden van uw project. Dit is belangrijk, zodat u een idee heeft van uw publiek en u in staat zult zijn om uw document voor hen te schrijven.
- Schrijf de beperkingen van uw project in opsommingstekens. Probeer ook de informatie te schrijven terwijl u nadenkt over het standpunt van de belanghebbenden. Zorg ervoor dat uw punten gemakkelijk te lezen en te begrijpen zijn.
- Let op alle grote risicos die het succes van uw project kunnen belemmeren. Dit zal u helpen bij het plannen van de nodige stappen die u moet nemen wanneer ze zich voordoen.
- Let op de belangrijkste doelstelling van het project. Uw project kan meerdere doelstellingen hebben, maar u moet weten welke de belangrijkste is.
- Maak een lijst van alle relevante grenzen en de risicos van het project.