40+ sjablonen voor sponsoringbrief en sponsorvoorstel

Als u op zoek bent naar financiering voor een evenement, wedstrijd of tour, dan kan een sponsorbrief of voorstel u helpen de financiering te verkrijgen die u nodig heeft om ons evenement tot een succes te maken. Veel bedrijven met een lokale of nationale aanwezigheid genieten van de mogelijkheid om sociaal goed te doen voor de gemeenschap door evenementen te sponsoren. Zelfs als u of uw organisatie relatief onbekend zijn, kan een sponsorbrief u helpen het benodigde geld binnen te halen en de geloofwaardigheid van uw project of evenement te vergroten.

Briefsjablonen voor sponsoring

Hoe u een sponsorbrief schrijft

Denk voordat u uw brief gaat schrijven aan het bedrijf of de persoon die deze ontvangt. Inzicht in uw publiek is essentieel voor uw succes en begrijpen waar sponsors naar op zoek zijn, maakt deel uit van die vergelijking.

Potentiële sponsors zullen willen weten wie u bereikt wanneer ze u sponsoren. Als u bijvoorbeeld sponsoring zoekt voor uw raceauto, moet u verschillende belangrijke details kunnen uitleggen, zoals:

• Wie zal de race bijwonen (demografische gegevens zoals leeftijd , aardrijkskunde, enz.?)
• Hoeveel mensen zullen aanwezig zijn?
• Wordt de race uitgezonden op televisie?
• Hoeveel mensen kijken als het op tv is?
• Zijn er lokale media aanwezig? Grote media? Wie bereiken ze?
• Hoe lang duurt het evenement?

De beste manier om deze informatie te verzamelen, is direct bij je vingertoppen – je kunt dit gemakkelijk opzoeken informatie online of via een snel telefoontje. De meeste publicaties en mediaorganisaties hebben online een mediakit met hun lezerspubliek, kijkers, enz., Evenals hun demografische gegevens, zoals leeftijd, ras, inkomen.

Met deze informatie kunt u zich nu voorbereiden op eventuele vragen over uw publiek voor het evenement, en een gedetailleerd overzicht van hun demografische gegevens en mogelijke berichtgeving in de media. (Het is zelfs nog beter als u informatie kunt vinden over welke mediagroepen of journalisten een RSVP hebben voor het evenement.)

Nu beschikt u over de informatie die u nodig hebt om potentiële sponsors te benaderen. U moet echter eerst kiezen welke bedrijven u wilt benaderen over sponsoring. Misschien wilt u een sponsorbriefsjabloon gebruiken om u te helpen bij het opmaken van de brief.

Welke zaken moet u benaderen voor een sponsorvoorstel?

Wanneer u sponsors zoekt, moet u bedrijven kiezen die in contact willen komen met de potentiële doelgroep die u bereiken. Als u bijvoorbeeld een concert organiseert dat veel tieners zal aantrekken, moet u denken aan detailhandelaren in eet- en drinkgelegenheden, maar ook aan lifestyle-merken die tieners beschouwen als hun doelgroep. Als je een prijsuitreiking organiseert voor een lokale non-profitorganisatie, moet je bedrijven kiezen die zich richten op iets terugdoen voor de gemeenschap en die in het verleden evenementen zoals die van jou hebben gesponsord. Als je aan een race meedoet, maar je eigen weg niet kunt betalen, kan een sponsor je helpen om je reiskosten te dekken in de hoop dat je ze met je prestaties de eer zult brengen. Een sponsor van atletiekevenementen zijn meestal schoenenbedrijven, sportkleding en andere lifestyle-merken die zich richten op fitness en gezondheid.

Neem de tijd om te brainstormen over bedrijven – zowel lokaal als nationaal – die mogelijk kunnen helpen bij het financieren of diensten leveren of benodigdheden doneren voor uw evenement. Bedenk wat u hen kunt bieden en wat zij hopen te winnen door hun sponsoring van u.

Sjablonen voor sponsorvoorstellen

Sponsoringbrieven gebruiken om bandreizen te financieren & Andere culturele evenementen

Sponsoring gebruiken om je band te financieren tour kan zeer lonend zijn – omdat je niet failliet gaat. Het sponsoren van uw tour, band of evenement is essentieel voor uw succes, omdat het financiering veiligstelt die u niet hoeft terug te betalen. Sponsoring kan kosten voor u compenseren. U vraagt zich misschien af of u of uw evenement belangrijk genoeg is om sponsoring te verdienen. Wees niet verlegen om sponsors te benaderen! Ze halen voordeel uit uw publiek, krijgen meer erkenning en u hoeft niet voor elke uitgave om donaties van individuen te bedelen.

Uw sponsorbrief is een introductiebrief

De eerste stap bij het binnenhalen van sponsorgelden is het opstellen van een professionele introductiebrief. Dit is waar u de mogelijkheid die u biedt onder de aandacht kunt brengen. Als je een concert organiseert, geef dan informatie over het publiek van elke band. Als je aan een race meedoet, leg dan uit wat je waarde, doelen en achtergrond zijn. Als er niets anders is, kunt u uw sponsors een kans bieden om u te helpen anderen te inspireren.

Als u moeite heeft om aan de slag te gaan, verzamel dan wat informatie over het evenement, zoals brochures, persberichten, biografieën van deelnemers en ga vanaf daar. U zou de kenmerken en voordelen van deelname aan het evenement moeten kunnen samenvatten door de kenmerken en voordelen van sponsoring door te nemen. Functies omvatten de deelnemers aan het evenement, verschillende activiteiten en andere aspecten van het evenement. Als u bijvoorbeeld bij een race met meerdere ronden bent, krijgt een sponsor de functie van een advertentie die meerdere keren op televisie wordt vertoond. Voordelen zijn vleziger; misschien wilt u cijfers gebruiken om uw lezer te helpen begrijpen hoeveel mensen een advertentie zal bereiken, evenals het potentiële publiek uit de berichtgeving in de media.

Hoe u een sponsorvoorstel schrijft

De meeste sponsorovereenkomsten zijn in feite marketingovereenkomsten waarbij een partij materiële ondersteuning biedt aan een sponsor die op zijn beurt een bepaalde hoeveelheid reclame en publiciteit krijgt. De beste manier om een sponsorovereenkomst te vinden, is door een zakelijk voorstel te schrijven waarin wordt uitgelegd waarom potentiële sponsors van uw evenement profiteren.

U moet een sjabloon voor een sponsorvoorstel gebruiken om u te helpen uw voorstel correct op te maken. We hebben er een op deze pagina opgenomen ter referentie. Een voorstelbrief moet bij een voorstel worden gevoegd waarop sponsors kunnen reageren.

Uw voorstel zelf moet een voorblad met een inhoudsopgave hebben.

Nieuw bij het schrijven van een voorstel? Maakt u zich geen zorgen. Een zakelijk voorstel voor sponsoring is niet moeilijk om te schrijven. Het is gewoon een document dat u gebruikt om uzelf voor te stellen, uw markt te beschrijven, uw behoeften te schetsen en sponsors te laten zien hoe zij profiteren van het ondersteunen van uw evenement.

• Stap 1: doe uw onderzoek. Wanneer u potentiële sponsors benadert, moet u laten zien dat u hen, hun merk en hoe hun sponsoring hun bedrijf ten goede kan komen, begrijpt. U moet elk voorstel voor elke sponsor maken – gebruik niet alleen een sjabloon voor het maken van koekjes. Uw voorstel moet diepgang tonen en dat u de tijd heeft genomen om elke sponsor te begrijpen.
• Stap 2: schrijf een twee tot drie alineas van uw kans. Dit zal feiten over de voordelen en kenmerken van het evenement herhalen.
• Stap 3: Geef een gedetailleerd overzicht van het publiek, de markten en het algemene mediabereik van het evenement. Laat hen weten wat voor soort PR-ondersteuning in hun sponsoring zal worden opgenomen. Zult u ze vermelden in een persbericht? Geef ze rechtstreeks toegang tot de media?
• Stap 4: Geef de resultaten een naam. Welke details kunt u garanderen dat elke sponsor krijgt? Hun naam op 1500 t-shirts?
• Stap 5: Noem hoeveel geld / goederen / diensten je zoekt van de sponsor.
• Stap 6: laat je referenties en expertise gelden. Sluit uw voorstel af met een beschrijving van eerdere projecten die een succes waren, en leg de geschiedenis, waarden en capaciteiten van de deelnemers uit het evenement uit.
• Stap 7: geef ze een antwoordtermijn. Dit zal je helpen de bedrijven uit de weg te ruimen die niet in je voorstel geïnteresseerd zijn.

Als je eenmaal denkt dat je voorstel compleet is, zorg er dan voor dat je het zorgvuldig naleest en de spelling controleert. Lees het hardop om te luisteren naar ongemakkelijke onderdelen en laat een collega of vriend het voorlezen en proeflezen. Een gepolijste definitieve versie die overtuigend is, is de extra inspanning waard en kan het verschil zijn tussen zinken en zwemmen als het gaat om uw voorstel.

Tips voor sponsorvoorstel voor evenementen

Het maakt niet uit waarvoor u sponsoring zoekt, de basisopzet van het voorstel is hetzelfde. Veel schrijvers van voorstellen maken een fout door te veel over zichzelf en hun eigen organisaties of deelnemers te praten, in plaats van zich te concentreren op hoe hun evenement de sponsor ten goede kan komen.

Een sponsorvoorstel is een document dat bedoeld is om een andere partij over te halen om u hun geld of materiële steun geven. Om succesvol te zijn, moet u het vertrouwen van de besluitvormers winnen en hen laten begrijpen hoe u hen kunt helpen hun merkimago uit te breiden en een nieuw publiek te bereiken. Wees niet bang om creatief te zijn met verschillende aspecten van uw evenement en de mogelijkheid om sponsors in verschillende aspecten op te nemen.

Denk na over de handeling van marketing en hoe u uw evenement nog marketingvriendelijker kunt maken. Gaan jullie weggeefacties doen? Loterijen voor prijzen? Misschien kunt u de coupon van uw sponsor toevoegen aan een promotietas? Misschien kun je hen helpen bij het opbouwen van hun lijst door tijdens je evenement een weggeefactie van hun product te organiseren, zodat ze de ingevulde deelnameformulieren kunnen behouden. Als een sponsor geen financiële steun wil bieden, is hij misschien bereid om tijd, vaardigheden of goederen te doneren aan het goede doel om je evenement te helpen ondersteunen.

Bedrijven geven zelden sponsoring of financiering zonder verwachtingen van iets terug, dus het is belangrijk om het de moeite waard te maken, en de beste manier om dit te doen is door manieren te bedenken om niet alleen het evenement gedenkwaardig te maken voor je bezoekers, maar ook voor je sponsors.

Wanneer je hebt sponsorvoorstellen verstuurd, het is nu tijd om te wachten. U had uw potentiële sponsors een uiterlijke datum moeten geven, en geïnteresseerde partijen zullen meestal reageren. Het is prima om bedrijven een paar dagen voor de deadline te bellen als herinnering, maar verander niet in een telemarketeer en zorg voor meerdere vervolgpartijen. Het kan zijn dat u naar hun concurrenten moet gaan voor hulp bij sponsoring als ze niet geïnteresseerd zijn. Dat is prima. Zorg er wel voor dat je jezelf veel tijd geeft tussen het voorstel en het daadwerkelijke evenement, en dat je al je materialen professioneel maakt.