15 분 안에 Gmail받은 편지함을 정리하는 방법 : 17 가지 비밀 | 블로그 | Hiver ™

2월 7, 2021

15 분 안에 Gmail받은 편지함을 구성하는 방법 : 17 가지 비밀

일반적인 직원은 사무실 시간의 1/3을 이메일에 보냅니다. $ 142K (Bay Area 기술 근로자의 평균 연봉)로 직원들에게받은 편지함을 관리하기 위해 연간 $ 47K를 지급합니다!

그게 더 나쁘지 않습니다. 이메일 확인을 위해 수행하는 작업을 중지 할 때마다 초점을 되 돌리는 데 약 23 분이 걸립니다.

추악한 사실은 사용자가 좋아하든 원하지 않든 계속 연락 할 것입니다. . 읽지 않은 팝업을 무시하는 것은 그리 쉬운 일이 아닙니다.

여러분은 이메일을 훑어 보며 무엇을할지 결정하는 데 시간을 보냅니다. 결국에는 결국 처리해야합니다. 기본적으로 원래 계획했던 것보다받은 편지함에서 훨씬 더 많은 시간을 보내 게됩니다.

완전히 탈출 할 수는 없지만 여전히 마음의 평화를 원할 때, 더욱 체계적으로 가장 좋은 방법입니다.

이 게시물은 생산성 및 공동 작업 도구에 가깝고 산만하지 않도록 Gmail받은 편지함을 구성하는 방법을 알려줍니다.

많이 사용하지 않는 탭 제거

당신은 Gmail에 5 개의 탭이 모두 있어야하는 것은 아닙니다. 많이 사용하지 않는 것은 비활성화 할 수 있습니다. 비활성화 할 수없는 유일한 탭은 기본 탭입니다.

해야 할 작업은 다음과 같습니다.

설정을 클릭합니다.
드롭 다운 메뉴에서 ,받은 편지함 구성
활성화 또는 비활성화 할 탭을 선택합니다.

여기에주의하십시오. 탭을 비활성화하면 해당 메시지가 기본 탭에 나타납니다. 이메일을 많이받지 않는 이메일은 항상 삭제하세요. Gmail 정리를위한 것입니다!

라벨을 사용하여 Gmail을 깔끔하게 정리

Gmail은 라벨 기반 시스템입니다. 받은 편지함, 휴지통, 임시 보관함은 기술적으로 라벨입니다.

라벨은 Gmail을 정리하는 좋은 방법입니다. 보내거나받는 이메일에 추가 할 수있는 태그와 같습니다. 좋은 점은 이메일에 둘 이상의 라벨을 추가 할 수 있다는 것입니다. 마음에 드는 또 다른 기능은 라벨에 색상을 추가하는 기능입니다.

또한 Gmail이 이메일이 도착할 때 라벨을 적용하도록하여 수작업을 절약 할 수 있습니다. 예를 들어 변호사가 보낸 모든 이메일에 문서 라벨을 지정할 수 있습니다. 필터를 만들기 만하면됩니다.

관련 게시물 : Gmail 라벨에 대해 알아야 할 모든 것

전달하지 않고 팀에 할당 할 이메일 자동화

많은 수의 이메일을 받으려면 팀의 다른 사람이 작업을해야합니다.

Gmail을 정리할 때 일반적으로 사용되는 작업은 이메일을 선별하여 팀원에게 전달하는 것입니다. 이는 절대 시간 낭비입니다.

팀에 많은 이메일을 위임하는 경우 Hiver를 사용해보아야합니다. 팀원에게 자동으로 할당되는 이메일을 기준으로 조건을 지정할 수 있습니다.

예를 들어 다음을 돌보는 팀원이 있다고 가정합니다. 배송 파트너가 보낸 모든 이메일. Hiver를 사용하면 이메일 주소에서 수신되는 모든 이메일이 자동으로 할당되도록 할 수 있습니다.

또한 발신자 이메일 및 제목 줄의 특정 단어와 같은 여러 조건을 지정할 수도 있습니다.가능성은 기본적으로 무한합니다. 사용해보기

내부 대화를위한 이메일 작성 중지

우리 모두와 팀원의받은 편지함을 가득 채우는 한 가지 방법은 그렇지 않으면 잘 할 수있는 일에 대해 이메일을 보내는 것입니다.

주제에 설명하거나 논의해야 할 측면이 많으면 개인 회의에 참석하십시오. 회의, 모임 또는 인터뷰의 막판 취소가있는 경우 직접 이야기하거나 전화를 사용하세요.

다른 방법이 충분하지 않으면 매력적으로 작동하는 리조트가 하나 있습니다. 매번 – 이메일 메모.

메모는 팀원에게 쓸 수있는 메시지이며 토론중인 이메일 스레드 바로 옆에 표시됩니다 (Slack이나 행 아웃에서 어떤 이메일을 보내야하는지 알려야하는 것과는 다릅니다). 무슨 일이 일어 났는지 등).

채팅과 달리 언제든지 뒤로 돌아가서 내 내용을 볼 수 있습니다. 스레드에 대해 대화했습니다. 컨텍스트를 잃지 않습니다.

Notes를 사용하여 클라이언트 정보를 교환하거나 팁을 제공하거나 기본적으로 전체 스토리를 작성하지 않는 모든 것을 사용할 수 있습니다. 받은 편지함의 막힘을 풀기위한 모든 단계는 그만한 가치가 있습니다.

가까운 미래에 필요하지 않은 이메일을 보관하세요.

많은 경우 이메일은 나중에 필요할 수 있기 때문에 삭제하지 않습니다. 그리고 내일이없는 것처럼 계속 쌓입니다.

예를 들어 공급 업체로부터 제품을 구매할 때마다 영수증을 보냅니다. 지금은 필요하지 않지만 연말에 계정을 완료 할 때 유용 할 수 있습니다. 여기에서 보관 기능이 작동합니다.

보관은 이메일을 삭제하지 않고받은 편지함에서 제거합니다. 검색 가능합니다. Gmail받은 편지함이 더 잘 구성됩니다. 모두가 이깁니다!

이메일을 선택하고 상단에서 파일 모양 아이콘을 찾으세요. 클릭하면 완료됩니다.

필터를 사용하여 보관을 자동화 할 수도 있습니다. 이에 대해서는 다음 부분에서 설명하겠습니다. .

필터를 사용하여 일반적인 작업 자동화

Gmail에는 강력한 필터링 기능이 있습니다. 제목, 보낸 사람,받는 사람, 콘텐츠 등을 기준으로 이메일을 필터링 할 수 있습니다. 메일을 필터링 한 후에는 Gmail에 라벨을 지정하고 우선 순위를 설정하고 이메일이받은 편지함으로 전송되는지 여부를 결정하는 등 어떻게해야하는지 Gmail에 지시 할 수 있습니다.

당신이 가장 좋아하는 것은 자동 필터링입니다. . 기준과 작업을 설정할 수 있습니다. 기준을 충족하는 모든 이메일은 Gmail에서 자동으로 처리됩니다.

고급 검색을 시작하기 만하면됩니다. 검색 창 오른쪽 끝에있는 회색 화살표를 클릭하세요.

그러면 드롭 다운이 열립니다.

이메일 주소를 입력하고 팝업 오른쪽 하단의 “이 검색으로 필터 만들기”를 클릭합니다.

예를 들어 관심이없는 뉴스 레터 이메일을 여러 개받은 경우 해당 주소에서 오는 모든 이메일을 자동으로 보관하는 필터를 만들 수 있습니다.

필터를 사용하여 Gmail을 구성하는 방법 :

중요한 사람이 보낸 모든 이메일에 별표 표시 (은행에 )
특정 주소에서 자동으로 이메일 전달
특정 단어가 포함 된 이메일 보관 (무료 평가판)

올바른 필터를 사용하면 매주 시간을 쉽게 절약 할 수 있습니다. Gmail 필터에 대한 전체 가이드를 확인하세요.

Gmail Advanced 실험 (여러받은 편지함이 마음에 들었습니다.)

Gmail Advance (이전 실험실)를 처음 사용하는 경우 가장 먼저 알아야 할 것은 구글. 성공적인 기능은 계속해서 표준 Gmail 기능이되고 다른 기능은 중단 될 수 있지만 한 번 시도해 볼 가치가 있습니다.

수년간 Gmail Advanced에 포함 된 기능 중 하나는 여러받은 편지함입니다. 이메일 유형, 주제 또는 개인 선호도에 따라 특정 카테고리의 이메일을 표시하도록 설계된 여러 창을 만들 수 있습니다.

특정 발신자로부터 이메일을 받거나 이메일을받을 수 있습니다. 특정 레이블이 별도의 편지함에 나타납니다.

예를 들어 응답 필요, 할 일, 프로젝트 백 로그 및 주간 읽기와 같은 레이블을 추가 할 수 있습니다. 특정 레이블이있는 모든 이메일은 각각의 받은 편지함 :

다음은 여러받은 편지함을 사용하여 Gmail을 정리하려는 경우 편리한 동영상입니다.

새 이메일에 대한 데스크톱 알림 설정

고객 대면 역할을 맡고있는 경우 매일 많은 이메일을받을 수 있습니다. 실시간 참여를 선호하는 경우 데스크톱 알림을 설정하는 것이 좋습니다. 이렇게하면 새 이메일을받을 때마다 화면 오른쪽 상단에 알림 팝업이 표시됩니다.

데스크톱 알림을 활성화하려면 다음을 수행하십시오.

설정으로 이동 (상단의 톱니 바퀴 아이콘)
일반적으로 설정 메뉴에서 데스크톱 알림으로 스크롤하고 라디오 버튼을 클릭하여 활성화합니다.

프로 팁 : 때때로 데스크톱 알림이 성 가시고 산만해질 수 있습니다. 이 함정에 빠지지 않으려면 중요로 표시된 이메일에만 데스크톱 알림을 사용 설정하세요.

너지 사용

많은 스팸 이메일 덕분에 Gmail에서 중요한 이메일을 놓치기 쉬운 경우가 많습니다. Nudge는 답장이 없을 때 이메일을받은 편지함 상단으로 다시 가져 오는 Gmail의 알고리즘입니다. 나 또는 수신자가 보낸 것입니다. 중요한 이메일에 답장이나 후속 조치를 보내기 위해 지속적으로 알림이 필요한 경우 유용합니다.

Gmail의 넛지는 두 가지 종류가 있습니다.

답장 할 이메일 제안 : 답장을 잊었을 수있는 이메일이받은 편지함 상단에 표시됩니다.
후속 조치 할 이메일 제안 : 후속 조치가 필요할 수있는 보낸 이메일은에 표시됩니다. 받은 편지함 상단.

설정의 일반탭에서 Nudges를 켜거나 끌 수 있습니다.

중요 메일에 별표 표시

Gmail은 항상 어떤 이메일 (둘 다 스레드뿐만 아니라 개별 메시지)가 다른 것보다 더 중요합니다. 일반적으로 중요도 마커(별표 바로 옆에 노란색 화살표)로 강조 표시됩니다.

최근까지 Gmail에는 이메일이 중요하다고 표시된 이유를 설명하는 포인터가 있습니다. “우리의 마법 소스에 따르면 중요합니다.”라고 말하고 있습니다.

더 나은 부분을위한 Gmail은 여전히 대부분의 중요한 이메일을 올바르게 표시하지만 여전히 문제가 발생하는 경우가 있습니다.

알고리즘이 더 잘 작동하도록하려면 중요한 메시지에 직접 태그를 지정해야합니다. 이렇게하면 알고리즘이 결국 빠르게 포착됩니다.이를위한 한 가지 방법은 중요도 마커를 수동으로 추가 / 제거하는 것입니다. 이는 별표 표시 메일입니다.

Gmail에서 별표는 단일 스레드의 개별 메일에 사용되는 반면 중요도 마커는 전체 이메일 스레드에 사용됩니다. 별표 및 중요도 마커는 Gmail 검색을보다 빠르게 구성하는데도 도움이됩니다. 시간을내어 추가하는 것은 그만한 가치가 있습니다.

Mu te Conversations

동료 / 고객 간의 이메일 대화에 반드시 참여하지 않아도되는 이메일 대화에 지쳐 있습니까? 그런 다음 Gmail의 대화 음소거기능은 나만을위한 것입니다.

Gmail에서 대화를 음소거하면받은 편지함에 관련 메시지가 더 이상 표시되지 않습니다. 음소거 한 후 대화에 추가 된 모든 이메일은 Gmail 계정에 계속 저장되지만 자동으로 보관됩니다. 여전히 대화를 검색하고 새 메시지를 볼 수 있습니다.

Gmail에서 대화를 음소거하려면 대화를 연 다음 “더보기”드롭 다운 메뉴를 클릭합니다. 다음에서 “숨기기”를 선택합니다. 목록과 대화가 보관됩니다.

대화 목록에 전송 된 모든 새 메시지는받은 편지함에 나타나지 않지만 보관함에 추가됩니다.

전문가 팁 : 음소거 된 대화를 더 빨리 찾으려면 Gmail 검색 창에 “is : muted”를 입력하세요.

언제든지 대화 음소거를 해제 할 수 있습니다. 음소거를 해제하려면 , 음소거 된 대화를 검색하고 이메일 대화 목록에서 “음소거 됨”라벨을 삭제하면됩니다.

Gmail의 스마트 답장 및 스마트 편지 쓰기 옵션 사용

Gmail의 스마트 답장기능은 추천 항목을 표시합니다. 수신 한 이메일의 내용에 따라 짧은 구문으로 답장합니다.

일반 설정 탭에서 Gmail 용 스마트 답장을 사용 설정할 수 있습니다.

이 기능을 사용하면 제안 된 답장으로 사용하고 싶은 짧은 문구를있는 그대로 보내거나 보내기를 클릭하기 전에 답장을 수정하세요.

이는 이메일에 대한 빠른 답장을 시작해야하는 경우 특히 유용합니다.

Smart Compose는 스마트 답장의 개념을 기반으로하지만 짧은 문구가 아닌 이메일에 대한 전체 답장을 작성하는 데 도움이됩니다.

(이미지 제공 : Google 블로그)

Gmail의 일반 설정 탭에서 스마트 편지 쓰기를 사용 설정할 수 있습니다.

전문가 팁 : 스마트 편지 쓰기 옵션을 사용하여 스마트 편지 쓰기 옵션을 사용하여 쓰기 스타일에 맞게 조정하고 쓰기 제안을 개선 할 수 있습니다.

스마트를 켤 수 있습니다. Gmail의 일반 설정 탭에서 맞춤 설정을 작성하세요.

미리 준비된 답변으로 이메일에 더 빠르게 답장

여러 고객이나 동료에게 동일한 유형의 이메일 답장을 입력하는 경우 설정을 고려해야합니다. 준비된 답변 (템플릿).

미리 준비된 답변은 미리 결정된 텍스트로 이메일에 응답 할 수있는 이메일 템플릿입니다.

Gmail 설정의 고급탭에서 템플릿을 활성화 할 수 있습니다.

보내기 취소 활성화

가장 편리한 Gmail 기능 중 하나입니다. 의도하지 않은 수신자에게 이메일을 보냈거나 이메일에 오타를 입력 한 적이 있다면 당황한 일로 인해 당황스러워하는 일이 낯설지 않습니다.

다행히 Gmail에는 보내기 취소 옵션이 있습니다. 이메일을 보낸 후 최대 30 초 동안 “보내지 않음”이메일을 보낼 수 있습니다.

Gmail 설정의 일반 설정 탭에서이 옵션을 활성화 할 수 있습니다.

이 기능을 사용하도록 설정하면 잘못된 수신자 나 오타에 당황 할 필요가 없습니다. 대신 이제 5 ~ 30 초 동안 ”이메일을 보내고 오류를 수정하기위한 조치를 취하세요.

마우스 오버 작업 활성화

2018 년 4 월에 발표 된 새로운 Gmail 디자인과 함께 Gmail은 마우스 오버 작업을 도입했습니다. 받은 편지함의 이메일 위로 마우스 포인터를 가져 가면 버튼 모음이 표시됩니다.

이 버튼도 호버 작업이라는 이름을 사용하면 한 번의 클릭으로 이메일에 대해 빠르게 작업 할 수 있습니다. 이메일을 보관하거나 삭제하거나 읽지 않은 상태로 표시하거나 일시 중지 할 수도 있습니다. 이메일과 더 빠르게 상호 작용할 수있는 작은 기능입니다.

Gmail 설정의 일반 탭에서 마우스 오버 작업을 사용 설정할 수 있습니다.

나중을 위해 이메일 일시 중지

Gmail의 마우스 오버 작업에 대해 말하면 이제 이메일 다시 알림 옵션도 제공됩니다. 이 옵션은 나중에 다시 가져올 수 있도록받은 편지함에서 이메일을 제거합니다. 이는 결국 조치를 취해야하지만 지금은 조치를 취할 수없는 모든 것에 적합합니다.

기능은 간단합니다. 스누즈 호버 기능을 클릭하고 이메일을 다시보고 싶은시기를 선택하기 만하면됩니다. 시간이되면 메시지가받은 편지함에 다시 표시됩니다.

시작할 수있는 몇 가지 도구

Hiver — 이메일을 작업으로 자동 위임합니다. 내부 대화를위한 메모 (이메일 아님)를 작성합니다. 이메일 템플릿을 사용합니다.

Sanebox — 헤더를 분석하여 메시지의 우선 순위를 지정하고 요약합니다. 중요하지 않은 이메일은 나중에 처리 할 수 있도록‘SaneLater’라벨 아래에 보관합니다.

Maildrop — 스팸을 차단합니다.

Unroll.Me — 하나의 대시 보드에서 모든 뉴스 레터를 관리 할 수 있습니다. 탈퇴가 놀랍도록 쉬워집니다.

AwayFind — 알림을받을 가치가있는 이메일을 결정할 수 있습니다. SMS, 전화 통화, 데스크톱 알림 또는 AwayFind 앱을 통해 알림을받을 수 있습니다.

말씀

직장에서 산만 함은 생각보다 더 많은 시간이 걸립니다. 그들은 당신의 정신적 진보를 약화시키고 당신의 두뇌는 다시 집중하는 데 시간이 걸립니다. 이메일은 직장에서 산만 함의 큰 원천이므로 이에 대해 조치를 취하는 것은 당연한 일입니다.

Gmail을 더 잘 구성하여 여유 시간을 확보 할 수 있다는 사실에 놀랄 것입니다.

받은 편지함이 대신하지 않도록합니다.

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