교수에게 이메일을 보내는 방법 (성가신 AF없이)

매 학기마다 트윗과 Facebook 게시물을 봅니다. 제 교수님 친구들은 짜증이납니다. 학생들은 이메일 작성법을 모른다고 말합니다. 그들이 실제로 의미하는 것은 학생들이 아카데미의 이메일 에티켓 규칙을 따르는 방법을 모른다는 것입니다. 저도 학생 이메일에 화를 냈습니다. 글을 쓰는 방법을 몰랐던 이유에 대한 간단한 설명이 있다는 것을 깨달을 때까지는 실제로 어떻게 쓰는지 배운 적이 없습니다. *

하지만 지금은 우둔한 학생들은 변명 할 수 없습니다. 이 게시물을 읽으십시오. 교수님, 학생들과 공유하세요. 학생 여러분, 친구들과 공유하세요. 아니면 교수님이 이메일을받는 것을 좋아하는 수업에서 한 사람이 되세요.

다음은 교수에게 보낼 이메일을 작성할 때 따를 수있는 템플릿입니다. 각 요소는 아래에 더 자세히 설명되어 있습니다.

성 교수님,

이것은 우리의 공통된 인간성을 인식하는 대사입니다.

나는 당신의 반에 있습니다. 오늘 만나는 이름, 섹션 번호. 이것은 내가 가지고있는 질문이거나 필요한 도움입니다. 강의 계획서와 수업 및 온라인 노트를 살펴본 후 다른 사람에게 물어 봤는데 이것이 답이라고 생각하지만 여전히 잘 모르겠습니다. 이것이 제가 취해 주셨으면하는 조치입니다.

감사합니다.
좋아하는 학생

요소 # 1 : 인사말

방망이없이 바로 여기에서 교수와의 관계를 전문적인 관계로 바라 볼 수 있습니다. “Dear”를 사용하십시오. 또는 그것이 당신에게 끔찍하게 공식적으로 느껴진다면 “Hello”또는 “Hi”를 사용할 수 있습니다. ( “안녕하세요”가 강요하고 있습니다. 아래 예외에 대한 참고 사항을 참조하십시오.)

요소 # 2 : 명예

많은 학생들이 자신도 모르게 교수의 민감한 자아를 찌르고 세상의 정의감. 이 작은 단어가 아주 큰 문제라고 생각하지 않았지만 실제로는 그들에게 있습니다. 명예는 사람의 지위에 대한 존중을 표현하는 데 사용되는 제목입니다. 학생으로서 교수님의 권위 나 지위를 실제로 존중하든 그렇지 않든 자신처럼 행동하는 것이 좋습니다. 이를 수행하는 가장 간단한 방법은 “교수”라고 부르는 것입니다. 박사 학위가 있으면 기술적으로 “Dr”라고 부를 수 있습니다. 하지만 “교수”를 사용하면 더 안전합니다. 모든 강사가 박사 학위를 갖고있는 것은 아니지만 (공식 직책에 교수라는 단어도 포함하지 않는 경우가 많지만) 대학 수업을 가르치는 경우 교수 역할을 맡고 있으므로 그와 같이 부를 수 있습니다. “교수”의 보너스 “및”박사. ” 교수의 성 정체성이나 결혼 상태에 대해 알 필요가 없다는 것입니다. 교수를 “Mrs”라고 부르면 또는 “미스”, 주님이 도와드립니다.

요소 # 3 : 이름

학생들이 교수의 이름을 얼마나 자주 잘못 이해하는지 놀라실 것입니다. 이것은 조회하기 어려운 정보가 아닙니다. , people. 강의 계획서에 있고, 부서 웹 사이트에있을 수도 있습니다. 아마도 Google에서 사용할 수있을 것입니다. 성을 사용하세요. 전체를 입력하세요. 정확하게 입력하세요. 하이픈이 있으면 이름과 하이픈 ( 이것은 정말 모든 것을 철자하고 정확하게 철자를 맞추는 것에는 해당되지 않습니다.하지만 저는 이해합니다. 특별한 경우이고 2016 년인데도 어떤 이유로 많은 혼란을 야기합니다.

#에 대한 예외 1–3 (프로 이메일 러 상태가 될 때까지 시도하지 마십시오.)

덜 공식적인 인사말을 사용하고, 다음과 같은 경우 이메일에 성 교수가 아닌 다른 이름으로 교수에게 주소를 지정할 수 있습니다. 비공식 인사말을 사용하고 성 교수가 아닌 다른 이름으로 서명하는 이메일을받은 경우에만 해당됩니다. 예를 들어 제가 공동 근무자 였을 때 형님, 저는 종종 제 이메일 “Prof. P-S”는 내 성이 길고 사람들에게 혼란 스럽다는 것을 알았 기 때문입니다. 사람들이 “Prof. P-S”라는 이메일을 보냈을 때 나는 오히려 그것을 좋아했습니다. 그러나 그들이 자신이라고 부르는 이름에서 벗어나지 마십시오. 명시적인 허가가 주어지지 않는 한 이름을 사용하지 마십시오. 교수가 이니셜 만 사용하여 이메일에 암호로 서명하는 경우 성 교수를 고수하는 것이 가장 좋습니다. 어떤 상황에서도 “Hey”로 이메일을 시작하지 마십시오. 어떤 사람들은 그것에 대해 정말 화를 내기 때문입니다.

요소 # 4 : 무의미한 멋짐

“나는 희망한다”와 같은 말을해도 결코 아프지 않습니다. 오늘은 아름다운 날씨를 즐기고 계십니다.”또는“편안한 주말 보내 셨으면 좋겠습니다.”로 시작합니다. 그것은 당신이 교수님을 일종의 삶을 가진 사람으로 보는 것을 보여줍니다. 교수들은 그들을 교실 밖에서 살아가는 사람들로 볼 때 그것을 좋아합니다 (그러나 원격으로 이것은 진실과 유사 할 수 있습니다). 여기서 무슨 말을하든 상관없고 공손한 관심의 의식이 더 중요합니다. 당신이 진심으로 당신을위한 보너스 포인트를 얻을 수 있다면, 당신을위한 보너스 포인트입니다.

요소 # 5 : 그들이 당신을 어떻게 아는지 상기시켜주는 것

이것이 특히 중요합니다. 교수님에게 처음 연락 할 때.당신은 그들이 명단에서 당신의 이름을 기억하거나 당신의 이름으로 당신의 얼굴을 넣을 수 있다고 믿을 수 없습니다. 기억을 되 살리고 당신을 사랑스럽게 쳐다볼 수있는 당신의 특징이 있다면 그것을 포함 시키세요. 예를 들어, “한 번은 독서에 대해 물어보기 위해 수업 후에 머물 렀습니다.”또는 “나는 앞줄에 앉아 파란 머리를 가졌습니다.” 아직 만난 적이 없다면 “다음 학기에 등록하는 데 관심이 있습니다.”와 같이 원하는 관계를 설명하십시오. 그들이 당신의 이름을 알 것이라 확신한다면, 이것을 생략 할 수 있습니다. 그러나 어떤 교수들은 이름을 기억하는 데 매우 좋지 않으므로 여기에 뼈를 던지는 것이 좋습니다. (당신이 운이 좋다면, 그 교수들은 수업 시간에 시험 이름을 외우지 않을 정도로 자각하고 공감합니다.)

요소 # 6 : 이메일을 보내는 진짜 이유

이것이 당신의 모든 이유입니다. 이메일을 보내고 있으니 잘 만드세요. 여기서 중요한 것은 예의를 지키면서 들어오고 나가는 것입니다. 많은 변명을하거나 지나치게 자세하게 말하거나 소리를 내지 않고 교수님에게 필요한 것이 무엇인지 간결하게 말씀하세요. 한두 문장으로 이메일을 보내는 이유를 설명 할 수없는 경우 교수를 직접 만나기 위해 약속을 잡는 것이 좋습니다.이 경우에는 “우리가 만날 수 있기를 바랍니다. X에 대해 이야기합니다. 언제가 좋을까요?” 만나지 못하고 이메일로만 논의하고 싶다면 알려줄 것입니다.

요소 # 7 및 8 : 당신이 훌륭한 사람임을 증명하는 곳입니다.

인터넷에 “강의 계획서에 있습니다.”라고 적힌 티셔츠가 있습니다. 이 제품에 대한 시장이있는 이유에 대해 잠시 생각해보십시오. 학생들이 교수님에게 보낸 수많은 이메일은 교수님이 이미 전달한 정보를 찾고 있습니다. 이메일을 보내기 전에 실제로 강의 계획서와 귀하의 귀하의 질문에 대한 답변이 실제로 있는지 확인하기 위해 메모 (및 수업 웹 사이트가있는 경우). 수업에서 다른 사람에게도 물어 보는 것도 문제가되지 않습니다. 이것이 최소한 한 명의 친구의 전화 번호를 얻어야하는 이유입니다. 또는 이메일 주소입니다. 실제로 이러한 모든 작업을 수행했지만 여전히 질문이있는 경우 교수에게 연락하면 실제로 어떤 내용에 대해 명확하지 않았을 수있는 유용한 정보를 제공 할 것입니다.

자신의 질문에 답할 수 있고 옳다고 판명되면 응답 시간을 약간 절약 할 수 있습니다. 예를 들어 회의를 준비하기 위해 글을 쓰는 경우 다음과 같이 말할 수 있습니다. “강의 계획서에 나와 있습니다. 얼음 시간은 화요일 오후 3시입니다. 이번 화요일 3시 15 분에 와도 될까요?” 이는 또한 이메일 읽기 시간을 사용하기로 결정하기 전에 2 초 이상 모든 것에 대해 생각했음을 보여줍니다.

요소 # 9 : 요청에 대한 매우 정중 한 수정

답변이 필요한 질문을하는 경우 “빠른 시간에 알려 주시면 정말 감사하겠습니다.”와 같이 말할 수 있습니다. 양식을 작성하거나 사용자를 대신하여 다른 사람에게 연락해야하거나 이메일에 답하는 것보다 더 많은 조치가 필요한 작업을해야하는 경우 여기에 매우 명확하게 설명하세요. 이렇게하면 할 일 목록에 추가하고 가져 오는 데 도움이됩니다. 완료되었습니다.

요소 # 10 : 사인 오프

이메일에서 사인 오프하는 방법을 잘 모르겠다면 “감사합니다”가 거의 항상 적절합니다. “Best”, “All the best”, “Sincerely”등 무엇이든 할 수 있지만 여기에서 어떤 형태의 감사는 사인 오프와 감사의 표현으로 두 배의 임무를 수행합니다.

숨겨진 것 요소 # 11 : 후속 조치

교수가 귀하의 이메일에 응답하지 않았고 사회적 단서가 현재 의도했을 가능성이 있다고 알려주는 경우 부드러운 후속 조치를 보낼 수 있습니다. 형식을 지정할 수 있습니다. 여기에있는 모든 요소를 사용하여 후속 조치를 수행하지만 요소 # 6에 도달하기 직전에 “이전 이메일에 대한 후속 조치”를 추가 할 수 있습니다. 이메일로 답장하는 것을 잊었다 고 문지르지 않아도됩니다. 요점을 알 수 있습니다 (진심으로 잊어 버리면 기분이 나빠질 수 있습니다). 그들이 고의로 이메일을 보내지 않았다면 아마도 처음에 그들에게 짜증을 냈을 것이고 후속 조치에 최대한 예의를 갖추는 것이 좋습니다. 후속 알림을 보내는 것이 안전합니까? 당신은 그들이 일반적으로 사물에 얼마나 빨리 반응하는지, 그리고 당신의 반응이 얼마나 절실한 지에 따라 이것을 측정해야합니다. 1 주일을 기다릴 수 있다면 1 주일 (또는 직접 볼 때까지) 기다리십시오.

이게 중요한 이유

전문 이메일을 만드는 방법을 배우는 것은 기술입니다. 소위 현실 세계로 데려 갈 수 있습니다. 정중하고 신중하게 구성된 요청은 원하는 응답을받을 가능성이 훨씬 더 높습니다. 그리고 현실을 직시합시다. 교수는 그런 대우를 받고 싶어하는 감정을 가진 인간입니다.

학생 이메일에 짜증을 낸 교수는 지나치게 민감하고 게으르다 고 생각할 수 있습니다 (이 문제를 처리하는 것이 그들의 일 이죠?). 그리고 당신이 옳을 수도 있습니다. 그러나 한 번에 교수가 몇 명 밖에 없지만 수백 명의 학생이있을 수 있습니다. 그들은 아마도 10 명의 다른 사람들로부터 같은 질문을 받고있을 것입니다. 그들은 실제로 교실에서 보낸 시간에 대해서만 급여를받는 겸임 교수 일 수 있습니다 (그리고 그다지 많은 급여를 받지도 않음). 성별이나 인종에 따라 사람들로부터 덜 존경받는 패턴을 경험했을 수 있습니다. 친구에게 불만이없는 이메일로 만드세요. 이제 그 방법을 알 것입니다.

* 이는 대학 생활에서 전자 통신을 탐색하는 방법을 알아 낸 예전 학생들을 인터뷰했을 때 저에게 확증되었습니다. 자신감 있고 효과적이라고 느꼈던 사람들은 대학에 가기 전에 가족 외부의 성인들과 전자적으로 교류 한 경험이 많은 사람들이었습니다. 그러한 기회를 가질 가능성이 가장 높은 사람의 사회 학적 차원으로 들어갈 필요는 없지만 공백을 채울 수 있습니다.