Gmailの受信トレイを15分で整理する方法：17の秘密
平均的な従業員は、オフィス時間の3分の1をメールに費やしています。 142,000ドル（ベイエリアの技術者の平均給与）で、受信トレイを管理するために従業員に年間47,000ドルを支払います！
それはさらに悪い部分ではありません。メールをチェックするために行っていることをやめるたびに、フォーカスを取り戻すのに約23分かかります。
醜い真実は、あなたが好きかどうかにかかわらず、人々はあなたに連絡を取り続けるということです。 。そして、その未読のポップアップを無視するのは簡単ではありません。
何時間もかけてメールをふるいにかけ、何をすべきかを判断します。基本的に、最初に計画したよりも多くの時間を受信トレイで費やすことになります。
完全に逃げることができなくても、安心したい場合は、より整理されたものになります。
この投稿では、Gmailの受信トレイを整理して、生産性とコラボレーションツールになり、気を散らすものではないようにする方法を説明します。
より関連性の高いメールを配置する一番上
受信トレイの一番上にすべての新着メールが本当に必要ですか？すべてをすぐに読むわけではないと思います。
受信トレイを整理するための優れた方法は、重要またはスター付きのマークが付いているメールなど、関連するメールを一番上に配置することです。
Gmailには、受信トレイを整理するための5つのオプションがあります。
- 設定に移動します（上部の歯車アイコン）
- 次のドロップダウンをクリックします受信トレイタイプに。
そして、それぞれの意味は次のとおりです。
デフォルト：メールは受信順に表示されます—毎日表示されるレイアウトです。
最初に重要：Gmailは独自の予測を使用して重要なメールを判別し、それらを上部に配置します黄色のマーカーが付いた受信トレイ。それ以外はすべてそれを下回ります。
最初に未読：この設定では、最近のメールの上に未読のメールが表示されます。これは、既読/未読をToDoリストとして使用する場合に特に役立ちます。
最初にスターを付ける：これは、スターを使用して受信トレイに優先順位を付ける人向けです。スター付きのメッセージが最初に表示され、次に他のすべてが表示されます。
優先受信トレイ：Gmailは、ユーザーが最も頻繁にやり取りするメールの種類を学習し、それらを受信トレイの一番上に配置します。これは、毎日大量の電子メールを処理する必要がある人々に最適です。
これは、私が保証できるGmail組織のヒントの1つです。すぐに処理したくないメールを遠ざけるという点で、私にとっては不思議なことになりました。
あまり使用しないタブを削除する
Gmail内に5つのタブすべてが必要です。あまり使用しないものは無効にすることができます。無効にできない唯一のタブは[プライマリ]タブです。
次の操作を行う必要があります。
- [設定]をクリックします。
- ドロップダウンメニューから、[受信トレイの構成]をクリックします
- 有効または無効にするタブを選択します。
ここで注意してください：タブを無効にすると、そのメッセージは[プライマリ]タブに表示されます。メールがあまり届かないものは必ず削除してください。 Gmailの整理に1つ！
ラベルを使用してGmailを整理します
Gmailはラベルベースのシステムです。受信トレイ、ゴミ箱、下書き-技術的にはラベルです。
ラベルはGmailを整理するための優れた方法です。これらは、送受信する電子メールに追加できるタグのようなものです。すばらしいのは、メールに複数のラベルを追加できることです。気に入ったもう1つの機能は、ラベルに色を追加する機能です。
メールが届いたときにGmailにラベルを付けて、手作業を省くこともできます。たとえば、弁護士からのすべての電子メールにドキュメントというラベルを付けることができます。フィルタを作成するだけです。
関連記事：Gmailラベルについて知っておくべきことすべて
チームに割り当てられるメールを自動化する（転送せずに）
受信するメールの数が多いと、チームの他の誰かが作業する必要があります。
Gmailを整理する場合の通常の行動は、メールをふるいにかけてチームメートに転送することです。これは時間の無駄です。
チームに大量のメールを委任する場合は、Hiverを試してみる必要があります。チームメイトに自動的に割り当てられるメールに基づいて条件を指定できます。
たとえば、世話をするチームメイトがいるとします。配送パートナーからのすべてのメール。 Hiverを使用すると、メールアドレスからのすべての受信メールを自動的に割り当てることができます。
送信者のメールや件名の特定の単語など、複数の条件を指定することもできます。可能性は基本的に無限大です。試してみてください
社内の会話用のメールを書くのをやめてください
私たち全員が私たちとチームメートの受信トレイを氾濫させる1つの方法は、他の方法で非常にうまくできることについてメールを送信することです。
トピックに説明または議論する必要のある多くの側面がある場合は、それを個人的な会議に持ち込みます。ミーティング、集まり、またはインタビューの直前のキャンセルがある場合は、直接話すか、電話を使用します。
他に十分に実行可能と思われるものがない場合は、魅力のように機能するリゾートが1つあります。毎回–メールメモ。
メモはチームメートに書き込むことができるメッセージであり、話し合っているメールスレッドのすぐ横に表示されます（どのメールを送信するかを他の人に伝える必要があるSlackやハングアウトとは異なります）。話しているのは、何が起こったのかなどです。
チャットとは異なり、いつでも戻って自分の内容を確認できます。スレッドについて話し合った—コンテキストを失うことはありません。
メモを使用して、クライアント情報の交換、ヒントの提供、または基本的にストーリー全体の記述を伴わないあらゆることを行うことができます。受信トレイの目詰まりを解消するためのすべてのステップは、それだけの価値があります。
近い将来必要のないメールをアーカイブする
多くの場合、後で必要になる可能性があるという理由だけでメールを削除することはありません。そして、彼らは明日がないように積み重なっていきます。
たとえば、ベンダーから何かを購入するたびに、彼らはあなたに領収書を送ります。今は必要ありませんが、年末にアカウントを作成するときに役立つ場合があります。ここでアーカイブ機能が役立ちます。
アーカイブではメールは削除されませんが、受信トレイから削除されます。それらも検索可能です。 Gmailの受信トレイが整理されています。誰もが勝ちます！
メールを選択して、上部にあるファイルのようなアイコンを探します。クリックすると完了です。
フィルターを使用してアーカイブを自動化することもできます。これについては、次のポイントで説明します。 。
フィルタを使用して一般的なアクションを自動化する
Gmailには非常に強力なフィルタリング機能があります。件名、送信者、受信者、コンテンツなどでメールをフィルタリングできます。メッセージをフィルタリングしたら、Gmailにメッセージの処理方法を指示できます。メッセージにラベルを付け、優先度を設定し、メールが受信トレイに届くかどうかを決定します。
絶対に気に入っているのは自動フィルタリングです。 。基準とアクションを設定できます。基準を満たすすべてのメールはGmailによって自動的に処理されます。
必要なのは高度な検索を開始することだけです。検索バーの右端にある灰色の矢印をクリックします。
ドロップダウンが開きます。
メールアドレスを入力し、ポップアップの右下にある[この検索でフィルターを作成]をクリックします。
たとえば、興味のないニュースレターのメールを大量に受け取った場合、そのアドレスからのすべてのメールを自動的にアーカイブするフィルターを作成できます。
フィルタを使用してGmailを整理する方法：
- 重要な人物（銀行など）からのすべてのメールにスターを付ける）
- 特定のアドレスからのメールを自動的に転送する
- 特定の単語を含むメールをアーカイブする（無料と言う）試用版）
適切なフィルターを使用すると、毎週時間を簡単に節約できます。Gmailフィルターに関するこの包括的なガイドをご覧ください
Gmail Advancedの実験（複数の受信トレイが必要）
Gmail Advance（以前のLabs）を初めて使用する場合、最初に知っておく必要があるのは、GmailAdvanceがグーグル。成功したものはGmailの標準機能になり、他の機能は棚上げになる可能性がありますが、試してみる価値はあります。
Gmail Advancedの一部として長年使用されてきた機能の1つは、複数の受信トレイです。複数のペインを作成できます。各ペインは、メールの種類、トピック、または個人的な好みに基づいて、特定のカテゴリのメールを表示するように設計されています。
特定の送信者からのメール、または特定のラベルが別のメールボックスに表示されます。
たとえば、ニーズへの対応、やること、プロジェクトのバックログ、毎週の閲覧などのラベルを追加できます。特定のラベルが付いたすべてのメールがそれぞれに表示されます。受信トレイ：
複数の受信トレイを使用してGmailを整理する場合に便利な動画です。
新着メールのデスクトップ通知を設定する
顧客対応の役割をしている場合は、毎日大量のメールが届くと確信しています。リアルタイムのエンゲージメントを希望する場合は、デスクトップ通知を設定することを強くお勧めします。このように、新しいメールを受信するたびに、画面の右上に通知がポップアップ表示されます。
デスクトップ通知を有効にするには、次のことを行う必要があります。
- 設定に移動します（上部の歯車アイコン）
- 一般的に設定メニューで、[デスクトップ通知]までスクロールし、ラジオボタンをクリックして有効にします。
上級者向けのヒント：デスクトップ通知は、煩わしいだけでなく、気が散ることもあります。この罠に陥らないようにするには、「重要」とマークされたメールのデスクトップ通知をオンにします。
ナッジをオンにします
大量のスパムメールのおかげで、Gmailの重要なメールを見逃しがちです。ナッジはGmailのアルゴリズムであり、返信がない場合にメールを受信トレイの一番上に戻します。あなたまたは受信者によって送信されます。重要なメールに返信やフォローアップを送信するために定期的なリマインダーが必要な場合に最適です。
Gmailのナッジには次の2種類があります。
- 返信するメールの提案：返信を忘れた可能性のあるメールが受信トレイの上部に表示されます。
- フォローアップするメールの提案：フォローアップが必要な可能性のある送信済みメールは、受信トレイの上部。
設定の[全般]タブでナッジのオン/オフを切り替えることができます。
スターの重要なメッセージ
Gmailは常に、どのメール（両方）を検出するために最善を尽くします個々のメッセージとスレッド）は、他のメッセージよりも重要です。通常、これらは「重要度マーカー」（星のすぐ横にある黄色の矢印）で強調表示されます。
最近まで、Gmailには、メールが重要であるとマークされた理由を明確にするポインタがアプリ内にありました。 「私たちの魔法のソースによれば重要」と今言っています。
Gmailの大部分は依然として重要なメールのほとんどを正しくマークすることができますが、それでも問題が発生することがあります。
アルゴリズムをより適切に機能させるには、重要なメッセージに自分でタグを付けるようにしてください。こうすることで、アルゴリズムは最終的にすぐにキャッチされます。これを行う1つの方法は、重要度マーカーを手動で追加/削除することです。別の方法これは、メッセージにスターを付けることによるものです。
Gmailでは、スターは1つのスレッドの個々のメッセージに使用されますが、重要度マーカーはメールスレッド全体に使用されます。スターと重要度マーカーは、Gmail検索をより迅速に整理するのにも役立ちます。したがって、これらを追加するために時間を割くことは間違いなく価値があります。
Mu会話
必ずしもあなたが関与しているとは限らない同僚/顧客間の電子メールの会話に行き詰まるのにうんざりしている場合は、次に、Gmailの「会話のミュート」機能が最適です。
Gmailで会話をミュートすると、それに関連するメッセージが受信トレイに表示されなくなります。ミュートした後に会話に追加されたすべてのメールは、引き続きGmailアカウントに保存されますが、自動的にアーカイブされます。引き続き会話を検索して新しいメッセージを表示できます。
Gmailで会話をミュートするには、会話を開き、[その他]ドロップダウンメニューをクリックします。[ミュート]を選択します。リストと会話はアーカイブされます。
会話スレッドに送信された新しいメッセージは受信トレイに表示されませんが、表示されます。アーカイブに追加されます。
上級者向けのヒント：ミュートされた会話をすばやく見つけるには、Gmailの検索バーに「is：muted」と入力します。
会話のミュートを解除することはいつでもできます。ミュートを解除するには、ミュートされた会話を検索し、メールスレッドから「ミュート」ラベルを削除します。
Gmailのスマート返信オプションとスマート作成オプションを使用します
Gmailの「スマート返信」機能が推奨されます受信したメールの内容に基づいて短いフレーズで返信します。
[一般設定]タブからGmailのスマート返信をオンにできます。
この機能を使用すると、提案されたをクリックできます返信として使用してそのまま送信するか、[送信]をクリックする前に返信を編集する短いフレーズ。
これは、メールへの返信をすばやく送信する必要がある場合に特に役立ちます。
Smart Composeは、Smart Replyの概念に基づいていますが、短いフレーズだけでなく、メールへの完全な返信を作成するのに役立ちます。
（画像提供：Googleブログ）
Gmailの[一般設定]タブからスマート作成をオンにできます。
上級者向けのヒント：Smart Compose Personalizationオプションを使用して、Smart Composeオプションを自分の書き込みスタイルに適合させ、書き込みの提案を改善できるようにします。
SmartをオンにできますGmailの[一般設定]タブからパーソナライズを作成します。
返信定型文でメールにすばやく返信する
複数の顧客や同僚に同じ種類のメール返信を入力していることに気付いた場合は、返信定型文を検討する必要があります。 g up返信定型文（テンプレート）。
返信定型文は、あらかじめ決められたテキストでメールに返信できるメールテンプレートです。
Gmail設定の[詳細設定]タブからテンプレートを有効にできます。
送信取り消しの有効化
これはGmailの最も便利な機能の1つである必要があります。意図しない受信者にメールを送信したり、メールでタイプミスをしたことがある場合は、ガフによって引き起こされる不幸な恥ずかしさに見知らぬ人ではありません。
幸い、Gmailには[送信取り消し]オプションがあります。これにより、メールが送信されてから最大30秒間「送信を取り消す」ことができます。
このオプションは、Gmail設定の[一般設定]タブから有効にできます。
これを有効にした後、間違った受信者やタイプミスで慌てる必要はありません。代わりに、5〜30秒で「送信を取り消す」ことができます。 」メールを送信し、エラーを修正するための手順を実行します。
ホバーアクションを有効にする
2018年4月に発表されたGmailの新しい外観により、Gmailはホバーアクションを導入しました。受信トレイ内のメールにマウスポインタを合わせると、ボタンのコレクションが表示されます。
これらのボタンも、 「ホバーアクション」と呼ばれるものを使用すると、ワンクリックでメールをすばやく操作できます。メールをアーカイブしたり、削除したり、未読としてマークしたり、スヌーズしたりすることもできます。これは、メールとのやり取りを大幅に高速化する小さな機能です。
ホバーアクションは、Gmail設定の[全般]タブからオンにできます。
後でメールをスヌーズする
Gmailでのホバーアクションについて言えば、メールをスヌーズするオプションもあります。このオプションは、メールを受信トレイから削除して後で戻すためだけに使用します。これは、最終的に対処する必要があるが、現時点では対応できないものに最適です。
機能はシンプルです。スヌーズホバー機能をクリックして、メールをもう一度表示するタイミングを選択するだけです。時間切れになると、メッセージが受信トレイに表示されます。
開始するためのいくつかのツール
Hiver —メールをタスクとして自動的に委任します。内部の会話のために（電子メールではなく）メモを書きます。メールテンプレートを使用します。
Sanebox —ヘッダーを分析することにより、メッセージに優先順位を付けて要約します。重要でないメールを「SaneLater」ラベルでファイルして、後で処理できるようにします。
Maildrop —スパムを回避するのに役立ちます。
Unroll.Me —1つのダッシュボードからすべてのニュースレターを管理するのに役立ちます。登録解除が驚くほど簡単になります。
AwayFind —通知する価値のあるメールを決定できます。 SMS、電話、デスクトップアラート、またはAwayFindアプリのいずれかで通知を受けるかを選択できます。
まとめ
職場での気晴らしには、思ったよりも時間がかかります。彼らはあなたの精神的な進歩を狂わせ、あなたの脳は再び焦点を合わせるのに戻るのにしばらく時間がかかります。メールは仕事で気を散らす大きな原因であることを考えると、それについて何かをするのは自然なことです。
Gmailを整理するだけで解放できる時間の長さに驚かれることでしょう。
受信トレイに引き継がないでください。