The Law of Order

Quasi chiunque può definire il concetto di procedura parlamentare di base di “quorum”: il numero di membri necessari a una riunione per intraprendere unazione valida. Approfondisci un po più a fondo Le regole di Robert, tuttavia, e troverai alcune idee sbagliate comuni che in realtà mettono le azioni di consigli di amministrazione e organizzazioni a rischio di inefficienza e sfida legale.

Mito 1: un quorum di grandi dimensioni è la migliore pratica

I membri ben intenzionati spesso sostengono un quorum ampio, sperando di impedire a un gruppo di agire senza una coorte rappresentativa di membri. Ma un quorum di grandi dimensioni fa più che impedire alcune azioni, spesso impedisce qualsiasi azione. Molti gruppi hanno impostare un quorum ampio, solo per sentirsi frustrato dalla presenza rara di un numero sufficiente di membri per portare a termine qualcosa. E nessuno ha tempo da perdere. Ci incontriamo per fare le cose.

Quindi, il quorum del tuo gruppo dovrebbe essere un un riflesso accurato del numero di persone che puoi ragionevolmente aspettarti che partecipino a una riunione regolare. t rendere quorum il numero di persone a cui vorresti partecipare o che speri parteciperanno. Imposta il numero di persone che partecipano effettivamente anche quando è difficile arrivare alla riunione.

In generale, la maggior parte delle organizzazioni di grandi dimensioni non ha bisogno di un quorum superiore al 10%. Incredibilmente piccolo, giusto? Saresti sorpreso. Molti grandi gruppi faticano a raggiungere un quorum molto superiore al 10 percento. Gruppi più piccoli, inclusi consigli di amministrazione e comitati, e forse alcuni tipi di organizzazioni (come una chiesa) potrebbero volere (ed essere in grado di tollerare) una soglia più alta.

Ovviamente, quando si imposta (o si modifica) la propria requisiti di quorum, assicurati di controllare le leggi del tuo stato per essere sicuro di essere in conformità con le disposizioni di legge. Tieni presente che le leggi statali a volte hanno requisiti di quorum diversi per le riunioni dei direttori rispetto alle riunioni generali dei soci. Controlla anche il tuo statuto. Il requisito del quorum esistente è probabilmente annotato lì e per apportare eventuali modifiche sarà necessario un emendamento allo statuto.

Mito 2: i quorum non scompaiono mai

Una volta raggiunto il quorum, sempre un quorum, giusto? Sbagliato. Se il presidente sa che il quorum non è più presente (alcuni membri sono andati a pranzo o alcuni si sono stancati della lunga riunione di lavoro!), Deve annunciarlo prima di votare o di presentare unaltra mozione per la discussione. I membri che notano che un quorum è scaduto, possono (e dovrebbero) sollevare una mozione dordine in tal senso.

È vero che una volta che il presidente conferma lesistenza di un quorum allinizio della riunione, la presenza continua si presume il quorum fino a quando il presidente o un membro non notificherà diversamente. Ma questa presunzione non dà al presidente o ai membri la licenza di ignorare lovvio e continuare ad agire senza il numero richiesto di membri.

Quali sono le tue opzioni se i tuoi numeri diminuiscono?

Continua a leggere . . . .

Mito 3: un gruppo non può fare nulla senza un quorum

Nessun quorum non significa necessariamente nessun progresso. Ma secondo le regole di Robert, senza un quorum, un gruppo non può intraprendere alcuna azione sostanziale o dare avviso, anche con un voto unanime di coloro che sono ancora lì. Ma ecco alcune delle cose che un gruppo può fare anche senza quorum:

Chiama la riunione per ordine – La convocazione della riunione per ordine, anche senza un quorum, dice: “Abbiamo avuto una riunione. Abbiamo rispettato con il nostro statuto che ci impone di incontrarci X volte allanno “. Questo ti aiuta a stare lontano dalle accuse che non sei riuscito a soddisfare.

Discuti gli argomenti in modo informale: usa il tempo per parlare di questioni e domande rilevanti. Anche senza una mozione ufficiale, puoi creare consenso e ottenere chiarezza Ciò consentirà di risparmiare tempo quando tali argomenti vengono presentati per un voto.

Continua la riunione: se è necessario concludere gli affari prima della successiva riunione di lavoro regolarmente programmata, è sufficiente spostarsi per continuare la riunione corrente a una data e unora specifiche in futuro. La riunione continua è proprio questo: unestensione della riunione corrente. Non è una riunione speciale separata che richiede un preavviso. Ma ti darà la possibilità di raggruppare nuovamente in un secondo momento e ottenere abbastanza le persone nella stanza di nuovo per finire ciò che hai iniziato.

Mito 4: imporre azioni intraprese senza un quorum è facile

Chiaro e semplice, le azioni intraprese senza un quorum sono nulle e non eseguibili. Potresti intraprendere unazione e poi provare a dare seguito alla ratifica nella prossima riunione. Ma è rischioso. Nella riunione successiva, il gruppo non ha lobbligo di ratificare qualcosa che è accaduto quando non cera il quorum. Se presumi che tutto andrà bene, stai aprendo te stesso e il tuo gruppo a potenziali responsabilità. No.

In sintesi, determina il miglior numero di quorum per il tuo gruppo e rispettalo. Se non hai un quorum in una riunione, fai il possibile per far avanzare il gruppo, ma attendi prima di intraprendere qualsiasi azione sostanziale.