Come organizzare la posta in arrivo di Gmail in 15 minuti: diciassette segreti

Un dipendente medio trascorre 1/3 del proprio tempo in ufficio in posta elettronica. A $ 142.000 (stipendio medio di un tecnico della Bay Area), paghiamo ai dipendenti $ 47.000 allanno per gestire le loro caselle di posta!

Non è nemmeno la parte peggiore. Ogni volta che interrompi ciò che stai facendo per controllare la posta, ci vogliono circa 23 minuti per ritrovare la concentrazione.

La brutta verità è: le persone continueranno a contattarti, che ti piaccia o no . E non è molto facile ignorare quel pop-up non letto.

Passi ore a setacciare le email, determinando cosa fare con loro, e alla fine affrontarli – in pratica finisci per passare molto più tempo nella tua casella di posta di quanto avevi inizialmente pianificato.

Quando non puoi fuggire del tutto ma vuoi comunque la tua tranquillità, diventando più organizzato è la migliore via duscita.

Questo post ti spiegherà come organizzare la tua casella di posta Gmail in modo che sia più uno strumento di produttività e collaborazione e non una distrazione.

Inserisci email più pertinenti in alto

Hai davvero bisogno di tutte le nuove email direttamente nella parte superiore della tua casella di posta? Sono sicuro che non le leggi tutte subito.

Un ottimo modo per mantenere organizzata la tua casella di posta è mettere le email pertinenti in alto, come quelle contrassegnate come importanti o speciali.

Gmail ti offre cinque opzioni per organizzare la tua posta in arrivo.

• Vai alle tue impostazioni (licona a forma di ingranaggio in alto)
• Fai clic sul menu a discesa accanto al tipo di casella di posta.

Ed ecco cosa significa ciascuno di essi:

Predefinito: mostra le email nellordine in cui sono arrivate: il layout che vediamo ogni giorno.

Importante per prima: Gmail utilizza la propria previsione per determinare quali email sono importanti e le colloca allinizio di la posta in arrivo con un pennarello giallo. Tutto il resto va al di sotto di questo.

Prima non letti: questa impostazione mostra i messaggi di posta elettronica non letti sopra quelli recenti. Ciò è particolarmente utile se utilizzi le cose lette / non lette come elenco di cose da fare.

Prima gli speciali: questo è per coloro che usano le stelle per dare la priorità alla loro casella di posta. I messaggi speciali vengono visualizzati per primi, seguiti da tutto il resto.

Posta prioritaria: Gmail apprende con quali tipi di email interagisci maggiormente e le inserisce nella parte superiore della posta in arrivo. Questo è ottimo per le persone che hanno a che fare con molte e-mail ogni giorno.

Questo è uno di quei suggerimenti per lorganizzazione di Gmail di cui posso garantire. Ha funzionato a meraviglia per me in termini di tenere lontane le email che non voglio trattare subito.

Sbarazzati delle schede che non usi molto

Non lo fai Non devi avere tutte e cinque le schede allinterno di Gmail. Puoi disabilitare quelli che non usi molto. Lunica scheda che non puoi disabilitare è la scheda Principale.

Ecco cosa devi fare:

• Fai clic su Impostazioni.
• Dal menu a discesa , fai clic su Configura Posta in arrivo
• Seleziona le schede che desideri abilitare o disabilitare.

Fai molta attenzione qui: se disabiliti una scheda, i suoi messaggi verranno visualizzati nella scheda principale. Rimuovi sempre quelli che non ricevono molte email. Uno per lorganizzazione di Gmail!

Usa le etichette per organizzare in modo ordinato Gmail

Gmail è un sistema basato su etichette. Posta in arrivo, Cestino, Bozze: tecnicamente sono Etichette.

Le etichette sono un ottimo modo per organizzare Gmail. Sono come tag che puoi aggiungere alle email che invii o ricevi. Il bello è che puoi aggiungere più di unetichetta a une-mail. Unaltra caratteristica che ameresti è la possibilità di aggiungere colori alle etichette.

Puoi anche fare in modo che Gmail applichi le etichette alle email non appena arrivano, risparmiandoti il lavoro manuale. Ad esempio, puoi avere tutte le email dei tuoi avvocati etichettate come Documenti. Tutto quello che devi fare è creare un filtro.

Post correlato: Tutto ciò che devi sapere sulle etichette Gmail

Automatizza lassegnazione delle email al tuo team (senza inoltro)

Un gran numero di email che ricevi richiederebbe che qualcun altro del tuo team ci lavori.

La solita linea di condotta quando si desidera organizzare Gmail è passare al setaccio le email e inoltrarle ai compagni di squadra: unassoluta perdita di tempo.

Se deleghi molte email al tuo team, devi provare Hiver. Potrai specificare le condizioni in base alle email che verranno assegnate automaticamente ai tuoi compagni di squadra.

Ad esempio, supponi di avere un compagno di squadra che si occupa di tutte le email dal tuo partner di spedizione. Utilizzando Hiver, puoi assegnare automaticamente tutte le email in arrivo dal loro indirizzo email.

Hai anche la possibilità di specificare più condizioni, come lemail del mittente e una parola specifica nella riga delloggetto.Le possibilità sono praticamente infinite. Provalo

Smetti di scrivere e-mail per conversazioni interne

Lunico modo in cui tutti noi inondiamo le nostre caselle di posta e quelle dei nostri compagni di squadra: inviare e-mail per cose che potrebbero essere ben fatte altrimenti.

Se un argomento ha molti aspetti che devono essere spiegati o discussi, portalo a una riunione personale. Se cè una cancellazione dellultimo minuto di riunioni, incontri o interviste, dillo di persona o usa il telefono.

Se nientaltro sembra abbastanza fattibile, cè un resort che funziona come un fascino ogni singola volta – Note via e-mail.

Le note sono messaggi che puoi scrivere ai tuoi compagni di squadra e appaiono proprio accanto al thread di posta di cui stai discutendo (a differenza di Slack o Hangouts in cui devi dire alle persone di quale e-mail ti stai parlando di cosa è successo e tutto il resto).

A differenza della chat, puoi sempre tornare indietro e vedere cosa conversato su un thread: non si perde mai il contesto.

È possibile utilizzare Notes per scambiare informazioni sui clienti, offrire suggerimenti o praticamente tutto ciò che non implica la scrittura di unintera storia. Vale la pena fare ogni passo per sbloccare la propria casella di posta.

Archivia le email che non ti servono nel prossimo futuro

Molte volte non cancelliamo le email solo perché potremmo averne bisogno in seguito. E poi continuano ad accumularsi come se non ci fosse un domani.

Ad esempio, ogni volta che acquisti qualcosa da un venditore, ti inviano una ricevuta. Non ti servono adesso, ma potrebbero tornare utili quando finirai i tuoi conti alla fine dellanno. È qui che entra in gioco la funzione di archiviazione.

Larchiviazione non elimina la tua posta, ma la rimuove dalla posta in arrivo. Rimangono anche ricercabili. La tua casella di posta Gmail è organizzata meglio. Tutti vincono!

Seleziona unemail e cerca licona a forma di file in alto. Fai clic e il gioco è fatto.

Puoi anche automatizzare larchiviazione utilizzando i filtri: lo spiegherò nel prossimo punto .

Utilizza i filtri per automatizzare le azioni comuni

Gmail ha una capacità di filtraggio davvero potente. Puoi filtrare le e-mail per oggetto, mittente, destinatario, contenuto e altro. Dopo aver filtrato i messaggi, puoi indicare a Gmail cosa fare con essi: etichettarli, impostare la priorità, decidere se le email arrivano nella tua casella di posta.

Ciò che ti piacerà assolutamente è il filtro automatico . Puoi impostare criteri e azioni: ogni email che soddisfa i criteri viene gestita automaticamente da Gmail.

Tutto quello che devi fare è avviare una ricerca avanzata. Fai clic sulla freccia grigia allestrema destra della barra di ricerca.

Viene visualizzato un menu a discesa.

Digita un indirizzo email e fai clic su “Crea filtro con questa ricerca” in basso a destra del popup.

Ad esempio, se ricevi molte email di newsletter che non ti interessano, puoi creare un filtro che archivierà automaticamente tutte le email che provengono da quellindirizzo.

Modi in cui puoi utilizzare i filtri per organizzare Gmail:

• Aggiungi a Speciali ogni email di qualcuno importante (ad esempio la tua banca )
• Inoltra automaticamente le email da un determinato indirizzo
• Archivia le email che contengono una determinata parola (ad esempio Gratis trial)

Con i filtri giusti, risparmierai facilmente ore ogni settimana. Dai unocchiata a questa guida esaustiva ai filtri Gmail

Sperimenta con Gmail Advanced (ti piaceranno più caselle di posta)

Se non conosci Gmail Advance (ex Labs), la prima cosa che devi sapere è che è un banco di prova per Google. Quelle di successo diventano funzionalità Gmail standard e altre potrebbero essere accantonate, ma vale sicuramente la pena provare.

Lunica funzione che fa parte di Gmail Advanced da anni è la posta in arrivo multipla. Consente di creare più riquadri, ciascuno progettato per visualizzare una determinata categoria di messaggi di posta elettronica, in base al tipo di messaggio, allargomento o alle preferenze personali.

È possibile ricevere messaggi di posta elettronica da un particolare mittente o messaggi di posta elettronica che riportano una determinata etichetta viene visualizzata in una casella di posta separata.

Ad esempio, è possibile aggiungere etichette come la risposta alle esigenze, le cose da fare, il backlog del progetto e la lettura settimanale: tutte le email con una particolare etichetta vengono visualizzate nei rispettivi posta in arrivo:

Ecco un pratico video se stai cercando di organizzare Gmail utilizzando più caselle di posta.

Configura notifiche desktop per nuove email

Se svolgi un ruolo di contatto con i clienti, siamo abbastanza certi che ricevi molte email ogni giorno. Se preferisci il coinvolgimento in tempo reale, ti consigliamo vivamente di impostare le notifiche sul desktop. In questo modo, vedrai apparire le notifiche in alto a destra dello schermo ogni volta che ricevi una nuova email.

Per abilitare le notifiche sul desktop, ecco cosa devi fare:

• Vai alle tue impostazioni (licona a forma di ingranaggio in alto)
• In generale menu delle impostazioni, scorri fino a “Notifiche sul desktop” e fai clic sui pulsanti di opzione per abilitarle.

Suggerimento: a volte le notifiche sul desktop possono diventare fastidiose oltre che distrarre. Per evitare di cadere in questa trappola, attiva le notifiche sul desktop solo per le email contrassegnate come “Importante”.

Attiva i solleciti

Grazie a un sacco di email di spam è spesso molto facile perdere unemail importante su Gmail. Il Nudge è un algoritmo in Gmail che riporta le email in cima alla tua casella di posta quando non è stata ricevuta una risposta inviato da te o da un destinatario. È fantastico se hai bisogno di promemoria costanti per inviare risposte o follow-up a email importanti.

I solleciti in Gmail sono di due tipi:

• Suggerisci email a cui rispondere: le email a cui potresti aver dimenticato di rispondere verranno visualizzate nella parte superiore della tua posta in arrivo.
• Suggerisci email a cui rispondere: le email inviate a cui potresti dover rispondere verranno visualizzate allindirizzo nella parte superiore della posta in arrivo.

Puoi attivare / disattivare Spinte nella scheda “Generale” nelle impostazioni.

Contrassegna i messaggi importanti

Gmail cerca sempre di fare del suo meglio per rilevare quali messaggi di posta (entrambi i singoli messaggi e le discussioni) sono più importanti per te rispetto agli altri. Di solito li evidenzia con “Indicatori di importanza” (una freccia gialla accanto alla stella).

Fino a poco tempo fa, Gmail aveva dei puntatori allinterno dellapp che chiarivano il motivo per cui unemail era contrassegnata come importante, al contrario del “importante secondo la nostra salsa magica” che si dice ora.

Anche se Gmail, per la parte migliore, riesce comunque a contrassegnare correttamente la maggior parte delle email importanti, a volte riesce ancora a sbagliare.

Per fare in modo che lalgoritmo funzioni meglio per te, assicurati di taggare tu stesso i messaggi importanti: in questo modo lalgoritmo alla fine prenderà piede rapidamente. Un modo per farlo è aggiungere / rimuovere manualmente i Marcatori di importanza. Un altro modo questo avviene aggiungendo i messaggi a Speciali.

In Gmail, i contrassegni di importanza vengono utilizzati per i singoli messaggi in un singolo thread, mentre gli indicatori di importanza vengono utilizzati per interi thread di posta. quindi vale la pena dedicare del tempo per aggiungerli.

Mu te Conversazioni

Se sei stanco di rimanere bloccato in conversazioni email tra colleghi / clienti che non ti coinvolgono necessariamente? Quindi la funzione “Disattiva conversazioni” in Gmail è solo per te.

Disattiva una conversazione in Gmail e non vedrai ulteriori messaggi ad essa correlati nella posta in arrivo. Tutte le email che vengono aggiunte alla conversazione dopo averla disattivata verranno comunque archiviate nel tuo account Gmail ma verranno archiviate automaticamente. Potrai comunque cercare la conversazione e visualizzare i nuovi messaggi.

Per disattivare una conversazione in Gmail, apri la conversazione e fai clic sul menu a discesa “Altro”. Scegli “Disattiva” da lelenco e la conversazione vengono archiviati.

Eventuali nuovi messaggi inviati al thread di conversazione non verranno visualizzati nella posta in arrivo ma essere aggiunto allarchivio.

Suggerimento professionale: per trovare più rapidamente conversazioni disattivate, digita “is: muted” nella barra di ricerca di Gmail.

Puoi sempre riattivare una conversazione. Per riattivare , cerca semplicemente la conversazione disattivata ed elimina letichetta “Disattivato” dal thread dellemail.

Utilizza le opzioni Risposta intelligente e Composizione intelligente di Gmail

La funzione “Risposta intelligente” di Gmail mostra i suggerimenti risposte con brevi frasi in base al contenuto dellemail che hai ricevuto.

Puoi attivare la Risposta intelligente per Gmail dalla scheda Impostazioni generali.

Usando questa funzione, puoi fare clic sul suggerito frasi brevi che desideri utilizzare come risposta e inviarla così comè oppure modificare la risposta prima di fare clic su Invia.

Ciò è particolarmente utile se devi attivare risposte rapide alle tue email.

Scrittura intelligente si basa sullidea di Risposta intelligente, ma ti aiuta a comporre risposte complete alle tue email anziché solo brevi frasi.

(immagine per gentile concessione: il blog di Google)

Puoi attivare Scrittura intelligente dalla scheda Impostazioni generali in Gmail.

Suggerimento per professionisti: utilizza lopzione di personalizzazione di Scrittura intelligente per consentire allopzione di composizione intelligente di adattarsi al tuo stile di scrittura e migliorare i suggerimenti di scrittura.

Puoi attivare la funzione Smart Componi la personalizzazione dalla scheda Impostazioni generali in Gmail.

Rispondi alle email più velocemente con le risposte predefinite

Se ti ritrovi a digitare lo stesso tipo di risposte e-mail a più clienti o colleghi, dovresti prendere in considerazione limpostazione g up Risposte predefinite (modelli).

Le risposte predefinite sono modelli di email che ti consentono di rispondere alle email con testo predeterminato.

Puoi abilitare i modelli dalla scheda “Avanzate” nelle impostazioni di Gmail.

Attiva Annulla invio

Questa deve essere una delle funzioni più pratiche di Gmail. Se hai mai inviato unemail a un destinatario involontario o hai fatto un errore di battitura in unemail, non sei estraneo allo sfortunato imbarazzo causato dalla tua gaffe.

Fortunatamente, Gmail ha unopzione Annulla invio che ti consente di “annullare linvio” delle email per un massimo di 30 secondi dopo che sono state inviate.

Puoi abilitare questa opzione dalla scheda Impostazioni generali nelle impostazioni di Gmail.

Dopo aver abilitato questa opzione, non devi farti prendere dal panico per un destinatario sbagliato o un errore di battitura. Ora hai dai cinque ai 30 secondi per “annullare linvio “La tua email e segui i passaggi per correggere i tuoi errori.

Abilita le azioni al passaggio del mouse

Con il nuovo aspetto di Gmail presentato nellaprile 2018, Gmail ha introdotto le azioni al passaggio del mouse. Passa il puntatore del mouse su qualsiasi messaggio di posta nella posta in arrivo e vedrai una raccolta di pulsanti.

Anche questi pulsanti chiamate “Azioni al passaggio del mouse” consentono di agire rapidamente su une-mail con un clic. Puoi archiviare le email, eliminarle, contrassegnarle come non lette o persino posticiparle. È una piccola funzione che rende molto più veloce linterazione con le email.

Le azioni al passaggio del mouse possono essere attivate dalla scheda Generale nelle impostazioni di Gmail.

Posticipa email per dopo

A proposito di azioni al passaggio del mouse in Gmail, ora hai anche lopzione Posticipa email. Questa opzione rimuove le email dalla tua casella di posta solo per recuperarle in un secondo momento, il che è perfetto per tutto ciò su cui devi agire alla fine ma non puoi agire in questo momento.

La funzionalità è semplice: fai clic sulla funzione Snooze al passaggio del mouse e scegli quando desideri vedere di nuovo lemail. Quando il tempo è scaduto, il messaggio viene visualizzato di nuovo nella Posta in arrivo.

Alcuni strumenti per iniziare

Hiver – Delega automaticamente le email come attività. Scrivi note (e non e-mail) per le conversazioni interne. Utilizza modelli di email.

Sanebox: assegna priorità e riepiloga i messaggi analizzandone le intestazioni. Archivia le email non importanti sotto unetichetta “SaneLater” per consentirti di gestirle in seguito.

Maildrop – Ti aiuta a evitare lo spam.

Unroll.Me – Ti aiuta a gestire tutta la tua newsletter da ununica dashboard. Rende lannullamento delliscrizione sorprendentemente facile.

AwayFind: ti consente di decidere quali email meritano una notifica. Puoi scegliere tra essere informato tramite SMS, telefonata, avviso sul desktop o lapp AwayFind.

Conclusione

Le distrazioni al lavoro richiedono più tempo di quanto pensi. Fanno deragliare i tuoi progressi mentali e il tuo cervello impiega un po di tempo per tornare a concentrarsi di nuovo. Dato che le email sono una grande fonte di distrazione al lavoro, è naturale fare qualcosa al riguardo.

Saresti sorpreso dalla quantità di tempo che puoi liberare semplicemente organizzando meglio il tuo Gmail.

Non lasciare che la posta in arrivo prenda il sopravvento.