Come inviare une-mail al tuo professore (senza essere fastidioso AF)

Ogni semestre, vedo i tweet e i post di Facebook. I miei amici professori, sono infastiditi. I loro studenti non sanno come scrivere e-mail, dicono. Ciò che intendono veramente è che i loro studenti non sanno come seguire le convenzioni delletichetta dellemail in accademia. Anchio ero esasperato dalle email degli studenti. Fino a quando non mi sono reso conto che cera una semplice spiegazione del motivo per cui non sapevano come scriverli: non gli è mai stato effettivamente insegnato come. *

Ma ora, gli studenti incapaci non hanno scuse, perché possono leggi questo post. Profs, condividetela con i vostri studenti. Studenti, condividetelo con i vostri amici. Oppure no, e sii lunica persona della classe da cui il tuo professore ama ricevere email.

Ecco un modello che puoi seguire per costruire la tua email per un professore. Ogni elemento è spiegato più avanti.

Gentile Professore Cognome,

Questa è una linea che riconosce la nostra comune umanità.

Sono nella tua classe Nome, numero di sezione che si riunisce in questo giorno. Questa è la domanda che ho o laiuto di cui ho bisogno. Ho guardato nel programma e nei miei appunti dalla classe e online e ho chiesto a qualcun altro della classe, e penso che questa sia la risposta, ma non sono ancora sicuro. Questa è lazione che vorrei che intraprendessi.

Uscire con un ringraziamento è sempre una buona idea,
Studente preferito

Elemento n. 1: saluto

Fin dallinizio, qui puoi stabilire che vedi il tuo rapporto con il tuo professore come professionale. Usa “Gentile” o, se ti sembra orribilmente formale, puoi usare “Ciao” o “Ciao”. (“Ciao” lo sta spingendo. Vedi la nota sulle eccezioni di seguito.)

Elemento n. 2: onorifico

È qui che molti studenti colpiscono inconsapevolmente lego sensibile del loro professore e senso di giustizia nel mondo. Non pensavi che questa parolina fosse un grosso problema, ma in realtà lo è per loro. Un titolo onorifico è un titolo utilizzato per comunicare il rispetto per la posizione di una persona. Che tu, come studente, rispetti o meno lautorità o la posizione del tuo professore, è una buona idea agire come te. Il modo più semplice per farlo è chiamarli “Professore”. Se hanno un dottorato di ricerca, tecnicamente puoi chiamarli “Dr.” ma sei più al sicuro con “Professore”. Non tutti gli istruttori hanno un dottorato di ricerca (e molti non avranno nemmeno la parola professore nel loro titolo di lavoro ufficiale), ma se stanno insegnando in una classe universitaria stanno occupando il ruolo di Professore e possono essere indirizzati come tali. Il bonus di “Professore “E” Dr. ” è che non richiedono che tu sappia nulla dellidentità di genere o dello stato civile del tuo professore. Se chiami la tua prof “Signora” o “Signorina”, il signore ti aiuti.

Elemento n. 3: nome

Potresti essere sorpreso dalla frequenza con cui gli studenti sbagliano il nome del loro professore. Non è uninformazione difficile da cercare , persone. È sul tuo programma, è sul sito web del dipartimento, probabilmente anche Google. Usa il loro cognome. Spiega tutto. Scrivi correttamente. Se cè un trattino, usa sia i nomi che il trattino ( questo rientra davvero nellortografia dellintera cosa e nellortografia corretta, ma ho capito, è un caso speciale e causa molta confusione per qualche motivo anche se è il 2016.

Eccezioni a # 1–3 (non tentare fino a quando non sei salito di livello allo stato di emailer professionista)

Puoi usare un saluto meno formale e rivolgerti al tuo professore con qualcosa di diverso dal cognome del professore nella tua email, se, e solo se hai ricevuto une-mail da loro in cui usano un saluto informale e lo firmano con qualcosa di diverso dal Professor Last-Name. Ad esempio, quando ero un co llege professore, spesso firmavo le mie e-mail “Prof. P-S ”perché sapevo che il mio cognome era lungo e confondeva le persone. Poi mi è piaciuto molto quando le persone mi hanno inviato e-mail indirizzate al “Prof. P-S”. Ma non deviare da ciò che si definiscono. NON tentare MAI di utilizzare un nome a meno che non ti sia stato dato il permesso esplicito di farlo. Se il prof firma cripticamente le loro e-mail solo con le iniziali, è meglio attenersi al Professor Last-Name. in nessun caso iniziare une-mail con “Ehi”, perché alcune persone si arrabbiano molto a riguardo.

Elemento n. 4: gentilezza senza senso

Non fa mai male dire qualcosa come “Spero ti stai godendo il bel tempo oggi “, oppure” Spero che tu abbia trascorso un fine settimana rilassante “, per iniziare. Mostra che vedi il tuo professore come una persona che ha un qualche tipo di vita. Ai professori piace quando li vedi come persone che hanno vite al di fuori della loro classe (anche se lontanamente questo può somigliare alla verità). Non importa davvero quello che dici qui, è più il rituale dellinteresse educato che conta. Se riesci a farlo sembrare come se lo intendessi sinceramente, punti bonus per te.

Elemento n. 5: promemoria di come ti conoscono

Questo è fondamentale, soprattutto se è la prima volta che contatti il tuo professore.Non puoi contare su di loro per ricordare il tuo nome dai loro elenchi o per essere in grado di mettere la tua faccia con il tuo nome. Se cè qualcosa di distintivo in te che potrebbe stimolare la loro memoria e farti guardare con affetto, includilo. Ad esempio, “Sono rimasto dopo le lezioni a chiederti della lettura quella volta” o “Mi siedo in prima fila e ho i capelli blu”, qualunque cosa. Se non li hai ancora incontrati, spiega loro la relazione che desideri, ad esempio “Sono interessato a iscrivermi alla tua classe il prossimo semestre”. Se sei abbastanza certo che ti conosceranno per nome, puoi tralasciarlo. Ma alcuni professori sono molto cattivi nel ricordare i nomi, quindi potresti anche lanciargli un osso qui (se sei fortunato, quei professori lo saranno autocosciente ed empatico abbastanza da non farti memorizzare alcun nome per gli esami nelle loro classi.)

Elemento n. 6: il vero motivo della tua email

Questo è lintero motivo per cui tu stai inviando lemail, quindi fallo bene. Limportante qui è entrare e uscire, rimanendo cortese. Afferma concisamente ciò di cui hai bisogno dal professore senza offrire un mucchio di scuse o entrare in dettagli o suoni eccessivi come se stessi facendo richieste. Se non riesci a spiegare perché stai inviando unemail in una o due frasi, prendi in considerazione la possibilità di fissare un appuntamento per incontrare il professore di persona, nel qual caso la tua riga qui sarà “Speravo che potessimo incontrare per parlare di X. Quale sarebbe un buon momento per questo? ” Se non possono incontrarsi e vogliono solo discuterne tramite e-mail, te lo faranno sapere.

Elementi 7 e 8: qui è dove dimostri di essere una persona meravigliosa

Su Internet è in vendita una maglietta che dice: “È nel programma”. Pensa per un secondo al motivo per cui esiste un mercato per questo prodotto. Un gran numero di email inviate ai professori dagli studenti cercano informazioni che sono già state comunicate dal professore. Prima ancora di inviare lemail, dovresti effettivamente controllare il programma e il tuo note (e il sito web della classe se ce nè uno) per vedere se la tua domanda ha effettivamente avuto risposta lì. Non fa male chiedere anche a qualcun altro della classe – questo è il motivo per cui dovresti provare a ottenere almeno il numero di telefono di un compagno di classe o indirizzo e-mail durante la prima settimana. Se hai effettivamente fatto tutte queste cose e hai ancora una domanda, il tuo contatto con il professore fornirà effettivamente loro informazioni utili che potrebbero non essere state chiare su qualcosa.

Se puoi provare a rispondere alla tua domanda e risulta che hai ragione, questo fa risparmiare loro un po di tempo nella risposta. Ad esempio, se stai scrivendo per organizzare una riunione, potresti dire: “Sul programma cè scritto che sei fuori le ore di ghiaccio sono il martedì alle 15:00. Potrei venire questo martedì alle 3:15? ” Questo mostra anche che hai pensato a tutto per più di due secondi prima di decidere di dedicare il tempo alla lettura delle email.

Elemento n. 9: riaffermazione super cortese della tua richiesta

Se stai facendo una domanda a cui hai bisogno di una risposta, puoi dire qualcosa del tipo “Se potessi farmelo sapere il prima possibile, lo apprezzerei davvero.” Se hai bisogno che compilino un modulo, o contatti qualcuno per tuo conto, o faccia qualcosa che richiede più azioni rispetto alla semplice risposta alla tua email, dichiaralo molto chiaramente qui. Questo li aiuta a metterlo nella loro lista di cose da fare e ottenerlo fatto.

Elemento n. 10: Sign-off

Se non sei sicuro di come disconnettere unemail, “Grazie” è quasi sempre appropriato. Puoi fare “Il meglio” o “Tutto il meglio” o “Cordiali saluti” o qualsiasi altra cosa, ma una qualche forma di ringraziamento qui fa il doppio dovere sia come approvazione che come espressione di gratitudine.

Elemento n. 11: il follow-up

Se il tuo professore non ha risposto alla tua email e i segnali sociali ti dicono che probabilmente intendeva farlo, puoi inviare un gentile follow-up. Puoi formattare il follow-up utilizzando tutti gli elementi qui, ma puoi aggiungere “Sto solo seguendo la mia precedente email”, subito prima di arrivare allElemento # 6. Non devi strofinarlo sul fatto che si sono dimenticati di risponderti via email, capiranno il punto (e se lo dimenticassero sinceramente, potrebbero sentirsi male). Se non ti hanno rispedito apposta, probabilmente li hai già infastiditi la prima volta e potresti anche essere il più educato possibile con il follow-up. Quando è sicuro inviare un promemoria di follow-up? Devi valutarlo in base alla rapidità con cui rispondono di solito alle cose e quanto è veramente urgente il tuo bisogno di una risposta. Se può aspettare una settimana, lascia che aspetti una settimana (o finché non li vedi di persona).

Perché tutto questo è importante

Imparare a creare email professionali è unabilità puoi portare con te nel cosiddetto mondo reale. È molto più probabile che una richiesta cortese e costruita con cura riceva il tipo di risposta che desideri. E, ammettiamolo, i professori sono esseri umani con sentimenti che vogliono solo essere trattati come tali.

Potresti pensare che i professori infastiditi dalle email degli studenti siano troppo sensibili e pigri (è il loro lavoro gestire questa merda, giusto?). E potresti avere ragione. Ma considera che anche se hai solo pochi professori alla volta, potrebbero avere centinaia di studenti. Forse stanno ricevendo la stessa domanda da dieci persone diverse. Potrebbero essere un professore a contratto che in realtà viene pagato solo per le ore che trascorrono in classe (e non sono nemmeno pagati molto per quello). Potrebbero aver sperimentato un modello di ricevere meno rispetto dalle persone in base al loro genere o razza. Rendi la tua email quella per cui non si lamentano con i loro amici. Ora sai come.

* Questo è stato confermato per me quando ho intervistato un gruppo di miei ex studenti su come hanno capito come navigare nella comunicazione elettronica nelle loro carriere universitarie. Quelli che si sentivano sicuri ed efficaci erano quelli che avevano avuto molta esperienza nellinterazione elettronica con adulti al di fuori della loro famiglia prima che arrivassero al college. Non dobbiamo entrare nelle dimensioni sociologiche di chi ha maggiori probabilità di aver avuto tali opportunità, ma probabilmente puoi riempire gli spazi vuoti.