Che cosè un modulo W-3?

Avere dipendenti? Quindi sai che parte delle responsabilità del tuo datore di lavoro include la rendicontazione annuale degli stipendi e delle tasse dei dipendenti sul modulo W-2. Inoltre, nessun rapporto del modulo W-2 è completo senza il suo fidato compagno, il modulo W-3. Cosè un modulo W-3?

Cosè un modulo W-3?

Il modulo W-3, Trasmissione di dichiarazioni salariali e fiscali, è un documento di accompagnamento del modulo W-2 che riassume le informazioni del modulo W-2. Il modulo IRS W-3 fornisce un elenco compilato di informazioni sui dipendenti incluse in tutti i moduli W-2. Il modulo W-3 non è un modulo autonomo: archiviarlo solo con le copie di tutti i moduli W-2.

Il modulo W-3 mostra allIRS limporto totale pagato a tutti i dipendenti, nonché il reddito federale totale, la previdenza sociale e le tasse Medicare trattenute dai dipendenti. Inoltre comunica allIRS il numero di persone che impieghi e indica il numero totale di moduli W-2 con cui lo stai compilando.

Come sapete, il modulo W-2 contiene numerose copie destinate al vostro dipendente, alla Social Security Administration (SSA) e alle agenzie fiscali statali applicabili. Ecco una ripartizione di quali copie del modulo W-2 vanno dove:

1. Copia A: SSA
2. Copia B: dipendente
3. Copia C: dipendente
4. Copia D: i tuoi record
5. Copia 1: stato, città o ufficio fiscale locale, se applicabile
6. Copia 2: dipendente

Daltra parte, cè solo una copia del modulo W-3 e va a una parte: la SSA. Inoltre, devi creare e conservare una copia del modulo, insieme alla Copia D del modulo W-2, per i tuoi archivi.

Invia il modulo W-3 anche se stai presentando solo un modulo W-2 alla SSA.

Allora, qual è lo scopo del modulo fiscale W-3? Il modulo W-3 verifica laccuratezza dei moduli W-2. Il modulo W-3 fornisce anche una riconciliazione formale dei pagamenti fiscali trimestrali per lanno.

Informazioni necessarie per completare il modulo fiscale W-3

Per completare il modulo W-3, sono necessarie alcune informazioni aziendali di base, tra cui la ragione sociale della società, il numero di identificazione del datore di lavoro federale (FEIN o EIN) e lindirizzo postale.

Inoltre, sono necessari i record del libro paga e i moduli W-2. I registri delle buste paga, come il registro delle buste paga e le informazioni sui salari da inizio anno, mostrano i salari lordi dei dipendenti, le tasse e le detrazioni trattenute e i salari netti.

Anziché inserire le informazioni direttamente dai moduli W-2, fai un riferimento incrociato alle informazioni del modulo W-2 con i record del libro paga per ulteriori verifiche. In questo modo, puoi confermare che le informazioni del modulo W-2 sono accurate prima di compilare il modulo W-3.

Istruzioni per il modulo W-3

La compilazione e larchiviazione del modulo W-3 è piuttosto semplice processi. Il modulo ha una configurazione simile al modulo W-2.

Boxes a-h chiede informazioni sul datore di lavoro. I riquadri 1-19 chiedono informazioni sul salario totale e sulle tasse per tutti i dipendenti. Ci sono anche quattro caselle non numerate e non alfabetizzate in fondo che richiedono le informazioni di contatto del datore di lavoro.

Ecco una panoramica su come compilare un modulo W-3, per casella:

• a: Numero di controllo
• b: Tipo di pagatore / Tipo di datore di lavoro / Indennità di malattia di terzi (se
• applicabile)
• c: Numero totale di moduli W-2
• d: Numero di stabilimento
• e: numero di identificazione del datore di lavoro
• f: nome del datore di lavoro
• g: indirizzo del datore di lavoro e codice postale
• h: altro EIN utilizzato questanno
• 1: Salari, mance, altri compensi
• 2: Trattenuta fiscale federale
• 3: Salari previdenziali
• 4: Previdenza sociale trattenute fiscali
• 5: salari e mance Medicare
• 6: trattenute fiscali Medicare
• 7: mance della previdenza sociale
• 8: mance assegnate
• 9: Vuoto
• 10: Benefici per cure a carico
• 11: Piani non qualificati
• 12a. Retribuzione differita
• 12b. Vuoto
• 13: piani non qualificati
• 14: imposta sul reddito trattenuta dal pagatore dellindennità di malattia di terzi
• 15: numero identificativo dello stato e del datore di lavoro
• 16: salari statali, mance, ecc.
• 17: imposta statale sul reddito
• 18: salari locali, mance, ecc.
• 19: Imposta locale sul reddito
• Persona di contatto del datore di lavoro
• Numero di telefono del datore di lavoro
• Numero di fax del datore di lavoro
• Indirizzo e-mail del datore di lavoro

Come archiviare

È possibile inviare per posta elettronica il modulo W-3 con i moduli W-2 o inviare per posta i moduli W-3 e W-2 alla SSA. Tieni presente che la SSA ti incoraggia a presentare i tuoi moduli in formato elettronico.

Scadenza

Il modulo W-3 è dovuto insieme ai moduli W-2 entro il 31 gennaio. Se il 31 gennaio cade in un fine settimana, la scadenza viene spostata al giorno lavorativo successivo.

Questo termine è per larchiviazione sia cartacea che elettronica.

Correzione degli errori del modulo W-3

Gli errori del modulo W-2 possono influire sulla precisione del modulo W -3. Se si scopre un errore nel modulo W-3, utilizzare il modulo W-3c, Trasmissione delle dichiarazioni salariali e fiscali corrette, per correggere lerrore.

Se si corregge un modulo W-2, è necessario presentare anche il modulo W-3c.

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Questo articolo è stato aggiornato rispetto alla data di pubblicazione originale del 20 marzo 2012.

Questo non è da intendersi come un consiglio legale; per ulteriori informazioni, fare clic qui.